Ενίσχυση της διαχείρισης των εγγράφων και του αρχείου στο πλαίσιο της αναδιοργάνωσης του μηχανισμού του πολιτικού συστήματος.

Απαγορεύεται αυστηρά η παράνομη κατάσχεση, μεταφορά ή καταστροφή εγγράφων και βάσεων δεδομένων εγγράφων· δεν επιτρέπεται η πρόκληση ζημιάς ή η απώλεια εγγράφων και βάσεων δεδομένων εγγράφων κατά τη διαδικασία οργάνωσης του μηχανισμού.

Ενδεικτική φωτογραφία. Πηγή: VNA

Στις 19 Μαρτίου 2025, το Υπουργείο Εσωτερικών εξέδωσε την Επίσημη Αποστολή Αρ. 414/BNV-VTLTNN προς τις Λαϊκές Επιτροπές των επαρχιών και των κεντρικά διοικούμενων πόλεων σχετικά με την ενίσχυση της διαχείρισης του έργου των εγγράφων και των αρχείων στο πλαίσιο της αναδιοργάνωσης του μηχανισμού του πολιτικού συστήματος, σύμφωνα με το Πόρισμα Αρ. 127-KL/TW του Πολιτικού Γραφείου.

Απαγορεύεται αυστηρά η παράνομη κατοχή, μεταφορά ή καταστροφή εγγράφων και βάσεων δεδομένων εγγράφων.

Για να διασφαλιστεί η ομαλή και συνεχής εργασία σε έγγραφα και αρχεία, να διασφαλιστεί η ασφαλής διαχείριση των εγγράφων πριν, κατά τη διάρκεια και μετά την ολοκλήρωση της αναδιοργάνωσης του πολιτικού συστήματος σύμφωνα με το Πόρισμα Αρ. 127-KL/TW της 28ης Φεβρουαρίου 2025 του Πολιτικού Γραφείου και της Γραμματείας σχετικά με την εφαρμογή της έρευνας και την πρόταση για συνέχιση της αναδιοργάνωσης του πολιτικού συστήματος, εφαρμόζοντας την ευθύνη της κρατικής διαχείρισης εγγράφων και αρχείων, το Υπουργείο Εσωτερικών ζητά από τον Πρόεδρο της Λαϊκής Επιτροπής της επαρχίας ή της κεντρικά διοικούμενης πόλης να κατευθύνει επειγόντως την υλοποίηση μιας σειράς επειγόντων καθηκόντων για την ενίσχυση της διαχείρισης των εγγράφων και των αρχείων στο πλαίσιο της αναδιοργάνωσης του μηχανισμού της τοπικής αυτοδιοίκησης ως εξής:

Πρώτον, να συμμορφώνεστε πλήρως και ορθά με τους νομικούς κανονισμούς σχετικά με τα έγγραφα και τα αρχεία, πληρώντας τις ακόλουθες απαιτήσεις:

Πρώτον, όλα τα έγγραφα και οι βάσεις δεδομένων εγγράφων που σχηματίζονται κατά τη διάρκεια των δραστηριοτήτων των φορέων και των οργανισμών πρέπει να διαχειρίζονται κεντρικά, ομοιόμορφα και με ασφάλεια σύμφωνα με κάθε αρχείο· τα έγγραφα και οι βάσεις δεδομένων εγγράφων οποιουδήποτε φορέα ή οργανισμού πρέπει να καταμετρώνται και να συλλέγονται σύμφωνα με το αρχείο του εν λόγω φορέα ή οργανισμού.

Δεύτερον, ο φορέας ή ο οργανισμός κλείνει τα αρχεία του από την ημερομηνία λήξης των δραστηριοτήτων του. Ο φορέας ή ο οργανισμός δεν εκδίδει διοικητικά έγγραφα βάσει της αρμοδιότητάς του από την ημερομηνία έναρξης ισχύος της απόφασης της αρμόδιας αρχής σχετικά με τη συγχώνευση ή τη λήξη των δραστηριοτήτων.

Τρίτον, πριν και κατά τη διάρκεια της οργανωτικής ρύθμισης, τα έγγραφα και οι βάσεις δεδομένων πρέπει να συνεχίσουν να φυλάσσονται στα αρχεία των Επαρχιακών Ιστορικών Αρχείων και των Αρχείων της Υπηρεσίας (ή στην τοποθεσία όπου φυλάσσονται) της διοικητικής μονάδας πριν από τη ρύθμιση.

Τέταρτον, απαγορεύεται αυστηρά η παράνομη κατάσχεση, μεταφορά ή καταστροφή εγγράφων και βάσεων δεδομένων εγγράφων· δεν επιτρέπεται η πρόκληση ζημιάς ή η απώλεια εγγράφων και βάσεων δεδομένων εγγράφων κατά τη διαδικασία οργάνωσης του μηχανισμού.

Δεύτερον, τα επαρχιακά ιστορικά αρχεία είναι υπεύθυνα για την παραλαβή και τον συντονισμό με τους επικεφαλής των υπηρεσιών, οργανισμών και διοικητικών μονάδων για τη συνέχιση της διατήρησης επιτόπου ή προσωρινής διατήρησης όλων των αρχειακών εγγράφων και των βάσεων δεδομένων εγγράφων στην επαρχία και την παράδοση εγγράφων σύμφωνα με την διαχειριστική τους εξουσία στις νέες υπηρεσίες, οργανισμούς και διοικητικές μονάδες μετά την αναδιοργάνωση της οργανωτικής δομής.

Τρίτον, η παράδοση εγγράφων και βάσεων δεδομένων εγγράφων μετά την οργανωτική ρύθμιση πραγματοποιείται σύμφωνα με τις διατάξεις του νόμου περί αρχής διαχείρισης αρχείων.

Τέταρτον, αυστηρή εφαρμογή των νομικών κανονισμών σχετικά με τη διαχείριση και τη χρήση σφραγίδων και πιστοποιητικών ψηφιακής υπογραφής για εξειδικευμένες δημόσιες υπηρεσίες· προστασία των κρατικών μυστικών και διασφάλιση της ασφάλειας των πληροφοριών, των εγγράφων και των δεδομένων κατά την εκτέλεση στατιστικών εργασιών, τη συσκευασία, την παράδοση, τη διατήρηση και τη χρήση κατά τη διαδικασία αναδιοργάνωσης του μηχανισμού.

Έκδοση εγγράφων που ρυθμίζουν τον κατάλογο κωδικών αναγνώρισης για έγγραφα, αρχεία και σύμβολα κειμένου νέων υπηρεσιών και οργανισμών

Για τις Λαϊκές Επιτροπές των επαρχιών και των κεντρικά διοικούμενων πόλεων, το Υπουργείο Εσωτερικών συνιστά ο Πρόεδρος της Επαρχιακής Λαϊκής Επιτροπής να είναι υπεύθυνος, ως επικεφαλής, για την εφαρμογή της κρατικής διαχείρισης των αρχείων στην περιοχή, εντός του πεδίου των καθηκόντων και των εξουσιών του, διασφαλίζοντας την ασφάλεια των εγγράφων και των βάσεων δεδομένων εγγράφων που υπάγονται στην διαχειριστική εξουσία σύμφωνα με τις διατάξεις του νόμου, καθ' όλη τη διαδικασία οργανωτικής ρύθμισης.

Να εκδοθεί επειγόντως η οδηγία του Προέδρου της Επαρχιακής Λαϊκής Επιτροπής για την ενίσχυση της κρατικής διαχείρισης των εγγράφων και του αρχείου.

Ανάπτυξη σχεδίου για την αναδιοργάνωση των ιστορικών αρχείων του Κράτους σε επαρχιακό επίπεδο στο πλαίσιο του Έργου για την αναδιάταξη και αναδιοργάνωση των διοικητικών μονάδων σε όλα τα επίπεδα και την οικοδόμηση ενός μοντέλου οργάνωσης τοπικής αυτοδιοίκησης δύο επιπέδων, και υποβολή του στις αρμόδιες αρχές για αξιολόγηση και εφαρμογή.

Αμέσως μετά την ολοκλήρωση της οργανωτικής ρύθμισης, είναι απαραίτητο να εκτελεστούν άμεσα οι ακόλουθες εργασίες:

Πρώτον, εκδώστε ένα έγγραφο που ρυθμίζει τον κατάλογο των κωδικών αναγνώρισης για έγγραφα, αρχεία και σύμβολα κειμένου των νέων υπηρεσιών και οργανισμών που βρίσκονται υπό διαχείριση.

Δεύτερον, δώστε εντολή στον επικεφαλής του νέου οργανισμού ή φορέα να παραλαμβάνει έγγραφα και βάσεις δεδομένων που υπάγονται στην διαχειριστική του αρμοδιότητα· στον επικεφαλής της νέας διοικητικής μονάδας βάσης να παραλαμβάνει έγγραφα στις αίθουσες και τις αποθήκες στην περιοχή διαχείρισης που διαχειρίζονται προσωρινά τα Επαρχιακά Ιστορικά Αρχεία.

Τρίτον, να δοθεί εντολή στη μονάδα που διαχειρίζεται και λειτουργεί το Σύστημα να εφαρμόσει τεχνικές λύσεις για να διασφαλιστεί η συνέχεια και η συνέχιση των δραστηριοτήτων έκδοσης εγγράφων και εκκαθάρισης εργασιών των φορέων και οργανισμών που τελούν υπό τη διαχείρισή της.

Τέταρτον, κατευθύνετε την ανάπτυξη έργων και σχεδίων για τη διαχείριση και την επιχειρηματική επεξεργασία προηγουμένως καταρτισμένων εγγράφων.

Πέμπτον, εξασφαλίστε πόρους για την ασφαλή και ομαλή εκτέλεση των γραφειακών και αρχειοθετικών εργασιών πριν, κατά τη διάρκεια και μετά την οργανωτική ρύθμιση.

Έκτον, να αναφερθεί η κατάσταση εφαρμογής στο Υπουργείο Εσωτερικών, ώστε το Υπουργείο Εσωτερικών να μπορέσει να τη συνθέσει και να την υποβάλει στην Κυβέρνηση .

Έκδοση Σχεδίου για την εφαρμογή της Οδηγίας του Προέδρου της Επαρχιακής Λαϊκής Επιτροπής σχετικά με την ενίσχυση της διαχείρισης του έργου των εγγράφων και των αρχείων.

Για το Υπουργείο Εσωτερικών, συμβουλεύστε τον Πρόεδρο της Επαρχιακής Λαϊκής Επιτροπής να εκδώσει οδηγία σχετικά με την ενίσχυση της διαχείρισης του έργου των εγγράφων και των αρχείων στο πλαίσιο της αναδιοργάνωσης του μηχανισμού του τοπικού πολιτικού συστήματος.

Έκδοση Σχεδίου για την εφαρμογή της Οδηγίας του Προέδρου της Επαρχιακής Λαϊκής Επιτροπής σχετικά με την ενίσχυση της διαχείρισης του έργου των εγγράφων και των αρχείων στο πλαίσιο της αναδιοργάνωσης του μηχανισμού του τοπικού πολιτικού συστήματος.

Τα Επαρχιακά Ιστορικά Αρχεία αναθέτουν σε υπαλλήλους την οργάνωση ομάδων εργασίας σε φορείς, οργανισμούς και μονάδες για την παραλαβή, τον συντονισμό της επιτόπιας διατήρησης εγγράφων και την οριοθέτηση της βάσης δεδομένων εγγράφων στο Σύστημα.

Να δοθούν οδηγίες στα Επαρχιακά Ιστορικά Αρχεία να λάβουν προληπτικά μέτρα για τη συλλογή μόνιμα διατηρημένων αρχείων που έχουν υποστεί πλήρη επεξεργασία σε φορείς και οργανισμούς που αποτελούν πηγές εγγράφων που υποβάλλονται στα Επαρχιακά Ιστορικά Αρχεία.

Συμβουλεύστε τον Πρόεδρο της Επαρχιακής Λαϊκής Επιτροπής να εξασφαλίσει επαρκείς πόρους για να διασφαλίσει την ασφάλεια των εγγράφων και των βάσεων δεδομένων εγγράφων σε δωμάτια και αποθήκες που έχουν επιβεβαιωθεί και σφραγιστεί από τα Επαρχιακά Ιστορικά Αρχεία μέχρι να παραδοθούν στον αρμόδιο φορέα ή οργανισμό διαχείρισης μετά την αναδιοργάνωση του μηχανισμού.

Αμέσως μετά την ολοκλήρωση της οργανωτικής ρύθμισης, είναι απαραίτητο να εκτελεστούν άμεσα οι ακόλουθες εργασίες:

Συμβουλεύστε τον Πρόεδρο της Επαρχιακής Λαϊκής Επιτροπής να εκδώσει άμεσα έναν κατάλογο κωδικών αναγνώρισης για έγγραφα, αρχεία και σύμβολα κειμένου των υπηρεσιών και οργανισμών που σχηματίστηκαν μετά την αναδιοργάνωση του μηχανισμού που τελεί υπό τη διοίκησή τους.

Υποβολή στην Επαρχιακή Λαϊκή Επιτροπή του σχεδίου διαχείρισης και χειρισμού εγγράφων των υπηρεσιών και των οργανισμών πριν από την αναδιοργάνωση του μηχανισμού.

Συντονισμός με τη μονάδα διαχείρισης και λειτουργίας του συστήματος για την ανάπτυξη σχεδίου παράδοσης και την ενσωμάτωση εγγράφων και βάσεων δεδομένων εγγράφων στο Σύστημα.

Εάν είναι απαραίτητο, συμβουλευτείτε το Τμήμα Αρχείων και Μητρώων του Κράτους σχετικά με το σχέδιο διαχείρισης και επεξεργασίας για το σύνολο εγγράφων και τη βάση δεδομένων εγγράφων που έχουν καταρτιστεί στατιστικά πριν από τη διαμόρφωση της οργανωτικής δομής.

Τακτική καθοδήγηση και απάντηση σε ερωτήσεις φορέων, οργανισμών και ατόμων σχετικά με έγγραφα και αρχεία πριν, κατά τη διάρκεια και μετά την οργανωτική αναδιάρθρωση.

Επιβεβαίωση της παράδοσης εγγράφων και βάσεων δεδομένων εγγράφων των οργανισμών και των φορέων πριν από την αναδιάρθρωση του μηχανισμού.

Για τα επαρχιακά ιστορικά αρχεία, το Υπουργείο Εσωτερικών προτείνει να ορίσει υπαλλήλους που θα καθοδηγούν την καταμέτρηση, τη διευθέτηση, τη συσκευασία, τη σφράγιση, την επιβεβαίωση του όγκου και της κατάστασης των έντυπων εγγράφων και των εγγράφων σε άλλους φορείς πληροφοριών (εάν υπάρχουν), την παραλαβή και τον συντονισμό της επιτόπιας διατήρησης ή της προσωρινής κεντρικής διατήρησης εγγράφων φορέων και οργανισμών.

Συντονισμός με τη μονάδα διαχείρισης και λειτουργίας του Συστήματος για τον προσδιορισμό του αριθμού των ψηφιακών εγγράφων και την οριοθέτηση της βάσης δεδομένων εγγράφων στο Σύστημα κάθε φορέα, οργανισμού και διοικητικής μονάδας.

Να καταρτιστεί κατάλογος όλων των εγγράφων και των βάσεων δεδομένων εγγράφων που φυλάσσονται επί του παρόντος στα Επαρχιακά Ιστορικά Αρχεία· να συνεχιστεί η διασφάλιση της ασφάλειας, της ακεραιότητας και της χρηστικότητας των εγγράφων και των βάσεων δεδομένων εγγράφων στα Επαρχιακά Ιστορικά Αρχεία έως ότου τα έγγραφα και οι βάσεις δεδομένων εγγράφων παραδοθούν σε αρμόδιες υπηρεσίες και οργανισμούς μετά την αναδιάρθρωση του μηχανισμού.

Σύνθεση της ποσότητας, της κατάστασης των εγγράφων, της βάσης δεδομένων εγγράφων και υποβολή αναφοράς στο Υπουργείο Εσωτερικών για την υποβολή αναφοράς στο Υπουργείο Εσωτερικών.

Αμέσως μετά την ολοκλήρωση της οργανωτικής ρύθμισης, είναι απαραίτητο να εκτελεστούν άμεσα οι ακόλουθες εργασίες:

Το σημείο επαφής οργανώνει και επιβεβαιώνει την παράδοση εγγράφων και βάσεων δεδομένων εγγράφων των φορέων και οργανισμών πριν από την οργανωτική ρύθμιση στον αρμόδιο φορέα διαχείρισης ή οργανισμό μετά την οργανωτική ρύθμιση.

Συμβουλεύστε το Υπουργείο Εσωτερικών Υποθέσεων να αναπτύξει σχέδια και έργα για τη διαχείριση και την επεξεργασία των εγγράφων και των βάσεων δεδομένων εγγράφων που έχουν συγκεντρωθεί από την υπηρεσία ή τον οργανισμό πριν από την αναδιοργάνωση του μηχανισμού.

Συντονισμός με αρμόδιους φορείς και οργανισμούς για την οργάνωση της υλοποίησης έργων και σχεδίων διαχείρισης και επεξεργασίας επιχειρηματικών λειτουργιών για έγγραφα και βάσεις δεδομένων που έχουν συγκεντρωθεί στατιστικά πριν από την αναδιοργάνωση του μηχανισμού.
Συλλογή αρχείων μόνιμης διατήρησης που έχουν προηγουμένως υποστεί πλήρη επεξεργασία σε φορείς και οργανισμούς που αποτελούν πηγές εγγράφων που υποβάλλονται στα Επαρχιακά Ιστορικά Αρχεία. Σε περίπτωση που δεν υπάρχει εξειδικευμένο αρχείο, τα Επαρχιακά Ιστορικά Αρχεία θα συμβουλεύσουν το Υπουργείο Εσωτερικών να οργανώσει χώρους και αποθήκες για να διασφαλίσει την ασφάλεια των εγγράφων που συλλέγονται κατά τη διαδικασία οργανωτικής διευθέτησης.

Εγγραφείτε για να ανοίξετε νέους ή να ανοίξετε ξανά λογαριασμούς οργανισμών, ηγετών και γραμματέων στο Σύστημα, ώστε να διασφαλίσετε την έκδοση και παραλαβή εγγράφων.

Για τους επικεφαλής των υπηρεσιών, των οργανισμών και των διοικητικών μονάδων, το Υπουργείο Εσωτερικών απαιτεί από τους επικεφαλής των υπηρεσιών, των οργανισμών, τους Προέδρους των Λαϊκών Επιτροπών σε επίπεδο περιφέρειας και κοινότητας να είναι υπεύθυνοι για τη διασφάλιση της ασφάλειας των εγγράφων και των βάσεων δεδομένων εγγράφων που υπάγονται στη διαχειριστική τους αρμοδιότητα σύμφωνα με τις διατάξεις του νόμου κατά τη διάρκεια της διαδικασίας αναδιάρθρωσης του μηχανισμού, έως ότου τα έγγραφα και οι βάσεις δεδομένων εγγράφων παραδοθούν στα Επαρχιακά Ιστορικά Αρχεία και στις αρμόδιες υπηρεσίες και οργανισμούς μετά την αναδιάρθρωση του μηχανισμού.

Κατευθύνετε τις μονάδες και τα άτομα να συγκεντρώσουν και να συσκευάσουν αρχεία και έγγραφα σχετικά με την ολοκληρωμένη εργασία και αρχεία και έγγραφα σχετικά με την ημιτελή εργασία (δημιουργήστε μια λίστα με την ημιτελή εργασία για κάθε μονάδα).

Αναθέστε σε μονάδες και άτομα τη σύνθεση και τη σύνταξη ενός καταλόγου με τις ημιτελείς εργασίες του οργανισμού ή της υπηρεσίας· επισυνάψτε αρχεία και έγγραφα που έχουν συσκευαστεί ξεχωριστά και συλλεχθεί για να υποβληθούν στα Αρχεία του οργανισμού.

Δώστε εντολή στα αρχεία της στατιστικής υπηρεσίας να συσκευάσουν τα έγγραφα στα αρχεία και καθοδηγήστε τις μονάδες και τα άτομα να συλλέξουν και να συσκευάσουν τα μη υποβληθέντα αρχεία και έγγραφα στα αρχεία· παραλάβετε αρχεία και έγγραφα από μονάδες και άτομα και συγκεντρώστε τα στα αρχεία και τους κεντρικούς αποθηκευτικούς χώρους. Είναι απαραίτητο να δοθεί προσοχή, να συλλεχθούν ξεχωριστά και να σημειωθούν με σαφήνεια τα αρχεία και τα έγγραφα σχετικά με τις ημιτελείς εργασίες.

Να οργανώσετε τις απαραίτητες αποθήκες, τον εξοπλισμό και το ανθρώπινο δυναμικό για την προστασία και την ασφαλή φύλαξη των εγγράφων μέχρι την παράδοσή τους στην αρμόδια αρχή ή οργανισμό για διαχείριση μετά την αναδιοργάνωση του μηχανισμού.

Δώστε οδηγίες στη μονάδα που διαχειρίζεται και λειτουργεί το στατιστικό σύστημα για να επιβεβαιώσει τον αριθμό των εγγράφων και των βάσεων δεδομένων εγγράφων ολοκληρωμένων και ημιτελών εργασιών· οριοθετήστε τα δεδομένα στο σύστημα ή εξαγάγετε τα σε συσκευές αποθήκευσης και διασφαλίστε την ασφάλεια και την ακεραιότητα των εγγράφων και των βάσεων δεδομένων μέχρι να παραδοθούν στα επαρχιακά ιστορικά αρχεία ή σε αρμόδιες υπηρεσίες και οργανισμούς μετά την αναδιάρθρωση του μηχανισμού.

Ο Πρόεδρος της Λαϊκής Επιτροπής της Περιφέρειας αναθέτει στο Υπουργείο Εσωτερικών να συμβουλεύσει σχετικά με την οργάνωση αποθηκών και τον απαραίτητο εξοπλισμό για τη συλλογή και ασφαλή φύλαξη εγγράφων εξειδικευμένων υπηρεσιών που υπάγονται στην Λαϊκή Επιτροπή της Περιφέρειας· να οργανώσει δυνάμεις για την προστασία της ασφάλειας των εγγράφων μέχρι να παραδοθούν σε αρμόδιες υπηρεσίες και οργανισμούς για διαχείριση μετά την αναδιοργάνωση του μηχανισμού.

Αμέσως μετά την ολοκλήρωση της οργανωτικής ρύθμισης, ο επικεφαλής του νέου φορέα, οργανισμού ή διοικητικής μονάδας πρέπει να δώσει άμεσα οδηγίες:

Εγγραφείτε για να ανοίξετε νέους ή να ανοίξετε ξανά λογαριασμούς οργανισμών, ηγετών και γραμματέων στο Σύστημα, ώστε να διασφαλίσετε την έκδοση και παραλαβή εγγράφων· εγγραφείτε για να εκδίδετε σφραγίδες και πιστοποιητικά ψηφιακής υπογραφής για εξειδικευμένες δημόσιες υπηρεσίες σύμφωνα με τους κανονισμούς.

Συντονισμός με τα Επαρχιακά Ιστορικά Αρχεία, τη μονάδα διαχείρισης και λειτουργίας του Συστήματος και τις αρμόδιες μονάδες και άτομα για την παραλαβή εγγράφων και βάσεων δεδομένων τεκμηρίωσης σχετικά με ημιτελή έργα υπό την αρμοδιότητα διαχείρισης για περαιτέρω επίλυση.

Παραλαβή εγγράφων, βάσεων δεδομένων εγγράφων υπό την εποπτεία διαχείρισης και εγγράφων σε αίθουσες και αποθήκες στην περιοχή διαχείρισης· συντονισμός με τα Ιστορικά Αρχεία για την ανάπτυξη ενός σχεδίου για τη διαχείριση των επιχειρηματικών δραστηριοτήτων για το συγκεκριμένο σύνολο εγγράφων.

Καταμέτρηση, σφράγιση και ασφαλής φύλαξη εγγράφων στα αρχεία και τις αποθήκες του οργανισμού.

Για τα αρχεία του οργανισμού, το τμήμα αρχείων του οργανισμού ή το άτομο που έχει οριστεί για την αρχειοθέτηση στον οργανισμό, τον οργανισμό ή τη μονάδα εκτελεί τα ακόλουθα καθήκοντα:

Δώστε οδηγίες σε μονάδες και άτομα για τη συλλογή, τη συσκευασία αρχείων και εγγράφων και την παράδοσή τους σε δωμάτια και αποθήκες για κεντρική αποθήκευση εκ των προτέρων· προετοιμάστε τις αποθήκες και τις απαραίτητες συνθήκες για την ασφαλή φύλαξη των εγγράφων που λαμβάνονται από μονάδες και άτομα.

Καταμέτρηση, σφράγιση και ασφαλής φύλαξη εγγράφων στο γραφείο ή την αποθήκη αποθήκευσης του φορέα ή του οργανισμού μέχρι την παράδοσή τους στο Επαρχιακό Ιστορικό Αρχείο ή στον αρμόδιο φορέα ή οργανισμό μετά την αναδιοργάνωση της οργανωτικής δομής.

Συντονισμός με τη μονάδα διαχείρισης και λειτουργίας του Στατιστικού Συστήματος για την επιβεβαίωση του αριθμού των εγγράφων και των βάσεων δεδομένων εγγράφων των φορέων και οργανισμών στο Σύστημα.

Παραλαβή και ξεχωριστή φύλαξη αρχείων και εγγράφων ημιτελών εργασιών σύμφωνα με τη λίστα.

Υποβολή ή μεταγλώττιση, ξεχωριστή συσκευασία προηγουμένως συμπληρωμένων και μόνιμα διατηρημένων αρχείων, έτοιμων για υποβολή στα Ιστορικά Αρχεία.

Υποβάλετε τα συσκευασμένα έγγραφα και τη λίστα ημιτελών εργασιών στην αρχική τους κατάσταση.

Για τους δημόσιους υπαλλήλους, τους δημόσιους υπαλλήλους και τους εργαζόμενους, η σύνταξη και η ομαδοποίηση αρχείων και εγγράφων σχετικά με την ολοκληρωμένη εργασία και αρχείων και εγγράφων σχετικά με την ανολοκλήρωτη εργασία· για την ανολοκλήρωτη εργασία, είναι απαραίτητο να καταρτιστεί ένας κατάλογος και να αναφέρονται σαφώς: το όνομα της εργασίας· το όνομα του ατόμου που έχει αναλάβει τη διεκπεραίωσή της· ο αριθμός των διαθέσιμων εγγράφων και εγγράφων· η προθεσμία διεκπεραίωσης (εάν υπάρχει).

Τηρείτε στατιστικά στοιχεία για τα αρχεία και τα έγγραφα σχετικά με τις ολοκληρωμένες εργασίες και τα αρχεία και τα έγγραφα σχετικά με τις ημιτελείς εργασίες στο Σύστημα· δημιουργήστε μια λίστα με τα αρχεία εργασίας ή μια λίστα με τα έγγραφα σχετικά με τις ημιτελείς εργασίες στο Σύστημα.

Υποβάλετε την αρχική κατάσταση των συσκευασμένων αρχείων, εγγράφων και τη λίστα των ημιτελών εργασιών στο Σύστημα στα αρχεία του οργανισμού ή της μονάδας ή στο άτομο που είναι υπεύθυνο για τη συλλογή εγγράφων κατά τη διαδικασία οργάνωσης του μηχανισμού.

Αμέσως μετά την ολοκλήρωση της οργανωτικής ρύθμισης, είναι απαραίτητο να γίνει άμεσος συντονισμός με τα Αρχεία του οργανισμού και τη μονάδα που διαχειρίζεται και λειτουργεί το Σύστημα για την παράδοση αρχείων και εγγράφων σχετικά με τις ημιτελείς εργασίες στη μονάδα ή το άτομο που είναι υπεύθυνο για τη συνέχιση της διαχείρισής τους.

Κλείσιμο των λογαριασμών οργανισμών και ιδιωτών για φορείς και οργανισμούς που παύουν να λειτουργούν αμέσως μετά τη λήψη απόφασης για οργανωτική αναδιάρθρωση.

Όσον αφορά τις μονάδες που διαχειρίζονται και λειτουργούν το Σύστημα, το Υπουργείο Εσωτερικών απαιτεί τον προσδιορισμό και την οριοθέτηση του πεδίου εφαρμογής των εγγράφων και των βάσεων δεδομένων εγγράφων στο Σύστημα σύμφωνα με κάθε λογαριασμό του φορέα, του οργανισμού και του ατόμου· κατά τον οποίο, με βάση τον κατάλογο των ημιτελών εργασιών των μονάδων και των ατόμων, τον προσδιορισμό του πεδίου εφαρμογής των δεδομένων και την κατάρτιση καταλόγου λογαριασμών οργανισμών και ατόμων με ημιτελή εργασία· την προετοιμασία σχεδίου παράδοσης, όταν δοθεί εντολή.

Συλλογή και υποβολή αναφοράς στην Επαρχιακή Λαϊκή Επιτροπή και στο Υπουργείο Εσωτερικών σχετικά με το σύστημα κωδικών αναγνώρισης εγγράφων, κωδικών αρχείων και συμβόλων εγγράφων που χρησιμοποιούνται επί του παρόντος στο Σύστημα, ως βάση για τον καθορισμό κωδικών αναγνώρισης εγγράφων, κωδικών αρχείων και συμβόλων εγγράφων των υπηρεσιών και των οργανισμών, μετά την αναδιοργάνωση του μηχανισμού με ενιαίο, συγχρονισμένο τρόπο, αποφεύγοντας τις επικαλύψεις.

Αμέσως μετά την ολοκλήρωση της οργανωτικής ρύθμισης, είναι απαραίτητο να εκτελεστούν άμεσα οι ακόλουθες εργασίες:

Κλείσιμο των λογαριασμών οργανισμών και ιδιωτών για φορείς και οργανισμούς που παύουν να λειτουργούν αμέσως μετά τη λήψη απόφασης για οργανωτική αναδιάρθρωση.

Ενημερώστε το σύστημα κωδικών αναγνώρισης εγγράφων, τον κωδικό αρχείου και τα σύμβολα κειμένου των νέων υπηρεσιών και οργανισμών για να διασφαλίσετε την ομαλή λειτουργία του συστήματος.

Άνοιγμα λογαριασμών για νέους φορείς, οργανισμούς και άτομα, διασφαλίζοντας τη σύνδεση με προηγούμενα σχετικά έγγραφα και βάσεις δεδομένων εγγράφων, ώστε να μην διακόπτεται η επεξεργασία των εργασιών στο Σύστημα.
Εξαγωγή και συμπερίληψη εγγράφων και βάσεων δεδομένων τεκμηρίωσης ανενεργών φορέων, οργανισμών και μονάδων και παράδοσή τους στα επαρχιακά ιστορικά αρχεία ή σε αρμόδιες υπηρεσίες και οργανισμούς μετά την αναδιάρθρωση του μηχανισμού.

Να υπάρχει ένα σχέδιο για τη χρήση εγγράφων και βάσεων δεδομένων εγγράφων στο Σύστημα για την εξυπηρέτηση των επειγουσών αναγκών των φορέων, των οργανισμών και των ατόμων καθ' όλη τη διαδικασία αναδιάρθρωσης του μηχανισμού.
Δείτε το πλήρες κείμενο της Επίσημης Αποστολής Αρ. 414/BNV-VTLTNN στο συνημμένο ΑΡΧΕΙΟ:

Πηγή: https://moha.gov.vn/tintuc/Pages/danh-sach-tin-noi-bat.aspx?ItemID=56987