Ενίσχυση της διαχείρισης των εγγράφων και του αρχείου στο πλαίσιο της αναδιοργάνωσης του μηχανισμού του πολιτικού συστήματος.

Απαγορεύεται αυστηρά η παράνομη κατοχή, μεταφορά ή καταστροφή εγγράφων και βάσεων δεδομένων εγγράφων· δεν επιτρέπεται η πρόκληση ζημιάς ή η απώλεια εγγράφων και βάσεων δεδομένων εγγράφων κατά τη διαδικασία αναδιοργάνωσης του μηχανισμού.

Στις 19 Μαρτίου 2025, το Υπουργείο Εσωτερικών εξέδωσε την Επίσημη Αποστολή Αρ. 414/BNV-VTLTNN προς τις Λαϊκές Επιτροπές των επαρχιών και των κεντρικά διοικούμενων πόλεων σχετικά με την ενίσχυση της διαχείρισης του έργου των εγγράφων και των αρχείων στο πλαίσιο της αναδιοργάνωσης του μηχανισμού του πολιτικού συστήματος, σύμφωνα με το Πόρισμα Αρ. 127-KL/TW του Πολιτικού Γραφείου.

Απαγορεύεται αυστηρά η παράνομη κατοχή, μεταφορά ή καταστροφή εγγράφων και βάσεων δεδομένων εγγράφων.

Για να διασφαλιστεί η ομαλή και συνεχής εργασία σε έγγραφα και αρχεία, να διασφαλιστεί η ασφαλής διαχείριση των εγγράφων πριν, κατά τη διάρκεια και μετά την ολοκλήρωση της αναδιοργάνωσης του πολιτικού συστήματος σύμφωνα με το Πόρισμα Αρ. 127-KL/TW της 28ης Φεβρουαρίου 2025 του Πολιτικού Γραφείου και της Γραμματείας σχετικά με την εφαρμογή της έρευνας και την πρόταση για συνέχιση της αναδιοργάνωσης του πολιτικού συστήματος, εκτελώντας την ευθύνη της κρατικής διαχείρισης εγγράφων και αρχείων, το Υπουργείο Εσωτερικών ζητά από τον Πρόεδρο της Λαϊκής Επιτροπής της επαρχίας ή της κεντρικά διοικούμενης πόλης να κατευθύνει επειγόντως την υλοποίηση μιας σειράς επειγόντων καθηκόντων για την ενίσχυση της διαχείρισης των εγγράφων και των αρχείων στο πλαίσιο της αναδιοργάνωσης του μηχανισμού της τοπικής αυτοδιοίκησης ως εξής:

Πρώτον, να συμμορφώνεστε πλήρως και ορθά με τους νομικούς κανονισμούς σχετικά με τα έγγραφα και τα αρχεία, πληρώντας τις ακόλουθες απαιτήσεις:

Πρώτον, όλα τα έγγραφα και οι βάσεις δεδομένων εγγράφων που σχηματίζονται κατά τη διάρκεια των δραστηριοτήτων των φορέων και οργανισμών πρέπει να διαχειρίζονται κεντρικά, ομοιόμορφα και με ασφάλεια σύμφωνα με κάθε αρχείο· τα έγγραφα και οι βάσεις δεδομένων εγγράφων οποιουδήποτε φορέα ή οργανισμού πρέπει να καταμετρώνται και να συλλέγονται σύμφωνα με το αρχείο του εν λόγω φορέα ή οργανισμού.

Δεύτερον, ο φορέας ή ο οργανισμός κλείνει τα αρχεία του από την ημερομηνία λήξης των δραστηριοτήτων του. Ο φορέας ή ο οργανισμός δεν εκδίδει διοικητικά έγγραφα βάσει της αρμοδιότητάς του από την ημερομηνία έναρξης ισχύος της απόφασης της αρμόδιας αρχής σχετικά με τη συγχώνευση ή τη λήξη των δραστηριοτήτων.

Τρίτον, πριν και κατά τη διάρκεια της οργανωτικής ρύθμισης, τα έγγραφα και οι βάσεις δεδομένων πρέπει να συνεχίσουν να φυλάσσονται στα αρχεία των Επαρχιακών Ιστορικών Αρχείων και των Αρχείων της Υπηρεσίας (ή στην τοποθεσία όπου φυλάσσονται) της διοικητικής μονάδας πριν από τη ρύθμιση.

Τέταρτον, απαγορεύεται αυστηρά η παράνομη κατοχή, μεταφορά ή καταστροφή εγγράφων και βάσεων δεδομένων εγγράφων· δεν επιτρέπεται η πρόκληση ζημιάς ή η απώλεια εγγράφων και βάσεων δεδομένων εγγράφων κατά τη διαδικασία αναδιοργάνωσης του μηχανισμού.

Δεύτερον, τα επαρχιακά ιστορικά αρχεία είναι υπεύθυνα για την παραλαβή και τον συντονισμό με τους επικεφαλής των υπηρεσιών, οργανισμών και διοικητικών μονάδων για τη συνέχιση της διατήρησης επιτόπου ή προσωρινής διατήρησης όλων των αρχειακών εγγράφων και των βάσεων δεδομένων εγγράφων στην επαρχία και την παράδοση εγγράφων σύμφωνα με την διαχειριστική τους εξουσία στις νέες υπηρεσίες, οργανισμούς και διοικητικές μονάδες μετά την οργανωτική ρύθμιση.

Τρίτον, η παράδοση εγγράφων και βάσεων δεδομένων εγγράφων μετά την οργανωτική ρύθμιση πραγματοποιείται σύμφωνα με τις διατάξεις του νόμου περί αρχής διαχείρισης αρχείων.

Τέταρτον, αυστηρή εφαρμογή των νομικών κανονισμών σχετικά με τη διαχείριση και τη χρήση σφραγίδων και πιστοποιητικών ψηφιακής υπογραφής για τη δημόσια υπηρεσία· προστασία των κρατικών μυστικών και διασφάλιση της ασφάλειας των πληροφοριών, των εγγράφων και των δεδομένων κατά την εκτέλεση στατιστικών εργασιών, τη συσκευασία, την παράδοση, τη διατήρηση και τη χρήση τους στη διαδικασία αναδιοργάνωσης του μηχανισμού.

Έκδοση εγγράφων που ρυθμίζουν τον κατάλογο κωδικών αναγνώρισης για έγγραφα, αρχεία και σύμβολα κειμένου νέων υπηρεσιών και οργανισμών

Για τις Λαϊκές Επιτροπές των επαρχιών και των κεντρικά διοικούμενων πόλεων, το Υπουργείο Εσωτερικών συνιστά ο Πρόεδρος της Επαρχιακής Λαϊκής Επιτροπής να είναι υπεύθυνος, ως επικεφαλής, για την εφαρμογή της κρατικής διαχείρισης των αρχείων στην περιοχή, εντός του πεδίου των καθηκόντων και των εξουσιών του, διασφαλίζοντας την ασφάλεια των εγγράφων και των βάσεων δεδομένων εγγράφων που υπάγονται στη διαχειριστική τους αρμοδιότητα σύμφωνα με τις διατάξεις του νόμου, καθ' όλη τη διαδικασία αναδιοργάνωσης του μηχανισμού.

Να εκδοθεί επειγόντως η οδηγία του Προέδρου της Επαρχιακής Λαϊκής Επιτροπής για την ενίσχυση της κρατικής διαχείρισης των εγγράφων και του αρχείου.

Ανάπτυξη σχεδίου για την αναδιοργάνωση των ιστορικών αρχείων του Κράτους σε επαρχιακό επίπεδο στο πλαίσιο του Έργου για την αναδιάταξη και αναδιοργάνωση των διοικητικών μονάδων σε όλα τα επίπεδα και την οικοδόμηση ενός μοντέλου οργάνωσης τοπικής αυτοδιοίκησης δύο επιπέδων, και υποβολή του στις αρμόδιες αρχές για αξιολόγηση και εφαρμογή.

Αμέσως μετά την ολοκλήρωση της οργανωτικής ρύθμισης, είναι απαραίτητο να εκτελεστούν άμεσα οι ακόλουθες εργασίες:

Πρώτον, εκδώστε ένα έγγραφο που ρυθμίζει τον κατάλογο των κωδικών αναγνώρισης για έγγραφα, αρχεία και σύμβολα κειμένου των νέων υπηρεσιών και οργανισμών που βρίσκονται υπό διαχείριση.

Δεύτερον, να δοθούν οδηγίες στους επικεφαλής των νέων υπηρεσιών και οργανισμών να παραλαμβάνουν έγγραφα και βάσεις δεδομένων υπό τη διαχειριστική τους αρμοδιότητα· στους επικεφαλής των νέων διοικητικών μονάδων βάσης να παραλαμβάνουν έγγραφα στις αίθουσες και τις αποθήκες στην περιοχή διαχείρισης που διαχειρίζονται προσωρινά τα Επαρχιακά Ιστορικά Αρχεία.

Τρίτον, να δοθεί εντολή στη μονάδα που διαχειρίζεται και λειτουργεί το Σύστημα να εφαρμόσει τεχνικές λύσεις για να διασφαλιστεί η συνέχεια και η συνέχιση των δραστηριοτήτων έκδοσης εγγράφων και εκκαθάρισης εργασιών των φορέων και οργανισμών που τελούν υπό τη διαχείρισή της.

Τέταρτον, κατευθύνετε την ανάπτυξη έργων και σχεδίων για τη διαχείριση και την επεξεργασία επιχειρηματικών δραστηριοτήτων για έγγραφα που έχουν ήδη συνταχθεί.

Πέμπτον, εξασφαλίστε πόρους για την ασφαλή και ομαλή εκτέλεση των γραφειακών και αρχειοθετικών εργασιών πριν, κατά τη διάρκεια και μετά την οργανωτική ρύθμιση.

Έκτον, υποβάλετε έκθεση σχετικά με την κατάσταση εφαρμογής στο Υπουργείο Εσωτερικών, ώστε το Υπουργείο Εσωτερικών να τη συνθέσει και να την υποβάλει στην Κυβέρνηση .

Έκδοση του Σχεδίου για την εφαρμογή της Οδηγίας του Προέδρου της Επαρχιακής Λαϊκής Επιτροπής σχετικά με την ενίσχυση της διαχείρισης του έργου των εγγράφων και των αρχείων.

Για το Υπουργείο Εσωτερικών, συμβουλεύστε τον Πρόεδρο της Επαρχιακής Λαϊκής Επιτροπής να εκδώσει οδηγία σχετικά με την ενίσχυση της διαχείρισης του έργου των εγγράφων και των αρχείων στο πλαίσιο της αναδιοργάνωσης του μηχανισμού του τοπικού πολιτικού συστήματος.

Έκδοση Σχεδίου για την εφαρμογή της Οδηγίας του Προέδρου της Επαρχιακής Λαϊκής Επιτροπής σχετικά με την ενίσχυση της διαχείρισης του έργου των εγγράφων και των αρχείων στο πλαίσιο της αναδιοργάνωσης του μηχανισμού του τοπικού πολιτικού συστήματος.

Τα Επαρχιακά Ιστορικά Αρχεία αναθέτουν σε υπαλλήλους την οργάνωση ομάδων εργασίας σε φορείς, οργανισμούς και μονάδες για την παραλαβή, τον συντονισμό της επιτόπιας διατήρησης εγγράφων και την οριοθέτηση της βάσης δεδομένων εγγράφων στο Σύστημα.

Να δοθούν οδηγίες στα Επαρχιακά Ιστορικά Αρχεία να λάβουν προληπτικά μέτρα για τη συλλογή μόνιμα διατηρημένων αρχείων που έχουν υποστεί πλήρη επεξεργασία σε φορείς και οργανισμούς που αποτελούν την πηγή των εγγράφων που υποβάλλονται στα Επαρχιακά Ιστορικά Αρχεία.

Συμβουλεύστε τον Πρόεδρο της Επαρχιακής Λαϊκής Επιτροπής να εξασφαλίσει επαρκείς πόρους για να διασφαλίσει την ασφάλεια των εγγράφων και των βάσεων δεδομένων εγγράφων σε δωμάτια και αποθήκες που έχουν επιβεβαιωθεί και σφραγιστεί από τα Επαρχιακά Ιστορικά Αρχεία μέχρι να παραδοθούν στον αρμόδιο φορέα ή οργανισμό διαχείρισης μετά την αναδιοργάνωση του μηχανισμού.

Συμβουλεύστε τον Πρόεδρο της Επαρχιακής Λαϊκής Επιτροπής να δημοσιεύσει άμεσα έναν κατάλογο κωδικών αναγνώρισης για έγγραφα, αρχεία και σύμβολα κειμένου των υπηρεσιών και οργανισμών που σχηματίστηκαν μετά την αναδιοργάνωση του μηχανισμού που υπάγεται στο πεδίο διαχείρισής του.

Υποβολή στην Επαρχιακή Λαϊκή Επιτροπή σχεδίων και έργων για τη διαχείριση και την επεξεργασία εγγράφων των φορέων και οργανισμών πριν από την αναδιοργάνωση του μηχανισμού.

Συντονισμός με τη μονάδα διαχείρισης και λειτουργίας του συστήματος για την ανάπτυξη σχεδίου παράδοσης και την ενσωμάτωση εγγράφων και βάσεων δεδομένων εγγράφων στο Σύστημα.

Εάν είναι απαραίτητο, συμβουλευτείτε το Τμήμα Αρχείων και Μητρώων του Κράτους σχετικά με το σχέδιο διαχείρισης και επεξεργασίας για το μπλοκ εγγράφων και τη βάση δεδομένων εγγράφων που έχουν καταρτιστεί πριν από τη διαμόρφωση της οργανωτικής δομής.

Τακτική καθοδήγηση και απάντηση σε ερωτήσεις φορέων, οργανισμών και ατόμων σχετικά με έγγραφα και αρχεία πριν, κατά τη διάρκεια και μετά την οργανωτική αναδιάρθρωση.

Επιβεβαίωση της παράδοσης εγγράφων και βάσεων δεδομένων εγγράφων των φορέων και οργανισμών πριν από την αναδιοργάνωση του μηχανισμού

Για τα επαρχιακά ιστορικά αρχεία, το Υπουργείο Εσωτερικών συνιστά την ανάθεση σε υπαλλήλους της καθοδήγησης της καταμέτρησης, της τακτοποίησης, της συσκευασίας, της σφράγισης, της επιβεβαίωσης του όγκου και της κατάστασης των έντυπων εγγράφων και των εγγράφων σε άλλους φορείς πληροφοριών (εάν υπάρχουν), καθώς και της παραλαβής και του συντονισμού της επιτόπιας διατήρησης ή της προσωρινής κεντρικής διατήρησης εγγράφων φορέων και οργανισμών.

Συντονισμός με τη μονάδα διαχείρισης και λειτουργίας του Συστήματος για τον προσδιορισμό του αριθμού των ψηφιακών εγγράφων και την οριοθέτηση της βάσης δεδομένων εγγράφων στο Σύστημα κάθε φορέα, οργανισμού και διοικητικής μονάδας.

Να καταρτιστεί κατάλογος όλων των εγγράφων και των βάσεων δεδομένων εγγράφων που φυλάσσονται αυτήν τη στιγμή στα Επαρχιακά Ιστορικά Αρχεία· να συνεχιστεί η διασφάλιση της ασφάλειας, της ακεραιότητας και της χρηστικότητας των εγγράφων και των βάσεων δεδομένων εγγράφων στα Επαρχιακά Ιστορικά Αρχεία μέχρι να παραδοθούν τα έγγραφα και οι βάσεις δεδομένων εγγράφων σε αρμόδιες υπηρεσίες και οργανισμούς μετά την αναδιοργάνωση της οργανωτικής δομής.

Σύνθεση της ποσότητας, της κατάστασης των εγγράφων, της βάσης δεδομένων εγγράφων και υποβολή αναφοράς στο Υπουργείο Εσωτερικών, για να υποβληθεί αναφορά στο Υπουργείο Εσωτερικών.

Το σημείο επαφής οργανώνει και επιβεβαιώνει την παράδοση εγγράφων και βάσεων δεδομένων εγγράφων των φορέων και οργανισμών πριν από την οργανωτική ρύθμιση στον αρμόδιο φορέα διαχείρισης ή οργανισμό μετά την οργανωτική ρύθμιση.

Συμβουλεύστε το Υπουργείο Εσωτερικών Υποθέσεων να αναπτύξει σχέδια και έργα για τη διαχείριση και τον χειρισμό των εγγράφων και των βάσεων δεδομένων εγγράφων που έχουν συγκεντρωθεί από υπηρεσίες και οργανισμούς πριν από την αναδιοργάνωση του μηχανισμού.

Συντονισμός με αρμόδιους φορείς και οργανισμούς για την οργάνωση της υλοποίησης έργων και σχεδίων, με σκοπό τη διαχείριση και επεξεργασία εγγράφων και βάσεων δεδομένων που έχουν συγκεντρωθεί πριν από την αναδιοργάνωση του μηχανισμού.
Συλλογή αρχείων με μόνιμη περίοδο διατήρησης που έχουν υποστεί πλήρη επεξεργασία στο παρελθόν σε φορείς και οργανισμούς που αποτελούν την πηγή των εγγράφων που υποβάλλονται στα Επαρχιακά Ιστορικά Αρχεία. Σε περίπτωση που δεν υπάρχει εξειδικευμένο αρχείο, τα Επαρχιακά Ιστορικά Αρχεία θα συμβουλεύσουν το Υπουργείο Εσωτερικών να διαμορφώσει χώρους και αποθήκες για να διασφαλίσει την ασφάλεια των εγγράφων που συλλέγονται κατά τη διαδικασία αναδιοργάνωσης του μηχανισμού.

Εγγραφείτε για να ανοίξετε νέους ή να ανοίξετε ξανά λογαριασμούς οργανισμών, ηγετών και γραμματέων στο Σύστημα, ώστε να διασφαλίσετε την έκδοση και παραλαβή εγγράφων.

Για τους επικεφαλής των υπηρεσιών, των οργανισμών και των διοικητικών μονάδων, το Υπουργείο Εσωτερικών απαιτεί από τους επικεφαλής των υπηρεσιών, των οργανισμών και τους Προέδρους των Λαϊκών Επιτροπών σε επίπεδο περιφέρειας και κοινότητας να είναι υπεύθυνοι για τη διασφάλιση της ασφάλειας των εγγράφων και των βάσεων δεδομένων εγγράφων που υπάγονται στη διαχειριστική τους αρμοδιότητα σύμφωνα με τις διατάξεις του νόμου κατά τη διάρκεια της διαδικασίας αναδιάρθρωσης του μηχανισμού, έως ότου τα έγγραφα και οι βάσεις δεδομένων εγγράφων παραδοθούν στα Επαρχιακά Ιστορικά Αρχεία και στις αρμόδιες υπηρεσίες και οργανισμούς μετά την αναδιάρθρωση του μηχανισμού.

Κατευθύνετε τις μονάδες και τα άτομα να συγκεντρώσουν και να συσκευάσουν αρχεία και έγγραφα σχετικά με την ολοκληρωμένη εργασία και αρχεία και έγγραφα σχετικά με την ημιτελή εργασία (δημιουργήστε μια λίστα με την ημιτελή εργασία κάθε μονάδας).

Αναθέστε σε μονάδες και άτομα τη σύνθεση και τη σύνταξη ενός καταλόγου με τις ημιτελείς εργασίες του οργανισμού ή της υπηρεσίας· επισυνάψτε αρχεία και έγγραφα, συσκευάστε τα ξεχωριστά και συλλέξτε τα για να τα υποβάλετε στα Αρχεία του οργανισμού.

Κατευθύνετε τα αρχεία της στατιστικής υπηρεσίας, ώστε να τακτοποιούν τα έγγραφα στα αρχεία και καθοδηγήστε τις μονάδες και τα άτομα για τη συλλογή και τακτοποίηση των μη υποβληθέντων αρχείων και εγγράφων στα αρχεία· παραλάβετε αρχεία και έγγραφα από μονάδες και άτομα και συγκεντρώστε τα στα αρχεία και τις κεντρικές αποθήκες και αποθήκες. Είναι απαραίτητο να δίνετε προσοχή, να συλλέγετε ξεχωριστά και να έχετε σαφείς σημειώσεις για τα αρχεία και τα έγγραφα σχετικά με την ημιτελή εργασία.

Να οργανώσετε τις απαραίτητες αποθήκες, τον εξοπλισμό και το ανθρώπινο δυναμικό για την προστασία και την ασφαλή φύλαξη των εγγράφων μέχρι την παράδοσή τους στην αρμόδια αρχή ή οργανισμό για διαχείριση μετά την αναδιοργάνωση του μηχανισμού.

Δώστε οδηγίες στη μονάδα που διαχειρίζεται και λειτουργεί το στατιστικό σύστημα για να επιβεβαιώσει τον αριθμό των εγγράφων και των βάσεων δεδομένων εγγράφων ολοκληρωμένης και μη ολοκληρωμένης εργασίας· οριοθετήστε τα δεδομένα στο σύστημα ή εξαγάγετε τα σε συσκευές αποθήκευσης και διασφαλίστε την ασφάλεια και την ακεραιότητα των εγγράφων και των βάσεων δεδομένων μέχρι την παράδοσή τους στα επαρχιακά ιστορικά αρχεία ή σε αρμόδιες υπηρεσίες και οργανισμούς μετά την αναδιάρθρωση του μηχανισμού.

Ο Πρόεδρος της Λαϊκής Επιτροπής της Περιφέρειας αναθέτει στο Υπουργείο Εσωτερικών να συμβουλεύσει σχετικά με τη διευθέτηση των αποθηκών και του απαραίτητου εξοπλισμού για τη συλλογή και κεντρική φύλαξη εγγράφων εξειδικευμένων υπηρεσιών που υπάγονται στην Λαϊκή Επιτροπή της Περιφέρειας· να οργανώσει δυνάμεις για την προστασία της ασφάλειας των εγγράφων μέχρι την παράδοσή τους στην αρμόδια υπηρεσία ή οργανισμό διαχείρισης μετά την οργανωτική διευθέτηση.

Αμέσως μετά την ολοκλήρωση της οργανωτικής ρύθμισης, ο επικεφαλής του νέου φορέα, οργανισμού ή διοικητικής μονάδας πρέπει να δώσει άμεσα οδηγίες:

Εγγραφείτε για να ανοίξετε νέους ή να ανοίξετε ξανά λογαριασμούς οργανισμών, ηγετών και γραμματέων στο Σύστημα, ώστε να διασφαλίσετε την έκδοση και παραλαβή εγγράφων· εγγραφείτε για να εκδίδετε σφραγίδες και πιστοποιητικά ψηφιακής υπογραφής για εξειδικευμένες δημόσιες υπηρεσίες σύμφωνα με τους κανονισμούς.

Συντονισμός με τα Επαρχιακά Ιστορικά Αρχεία, τη μονάδα διαχείρισης και λειτουργίας του Συστήματος και τις αρμόδιες μονάδες και άτομα για την παραλαβή εγγράφων και βάσεων δεδομένων τεκμηρίωσης σχετικά με ημιτελείς εργασίες που εμπίπτουν στην αρμοδιότητά τους για περαιτέρω επίλυση.

Παραλαβή εγγράφων, βάσεων δεδομένων εγγράφων υπό την εποπτεία διαχείρισης και εγγράφων σε αίθουσες και αποθήκες στην περιοχή διαχείρισης· συντονισμός με τα Ιστορικά Αρχεία για την ανάπτυξη επιχειρηματικών σχεδίων επεξεργασίας για το συγκεκριμένο μπλοκ εγγράφων.

Καταμέτρηση, σφράγιση και ασφαλής αποθήκευση εγγράφων στα αρχεία και τις αποθήκες του οργανισμού.

Για τα αρχεία του οργανισμού, το τμήμα αρχείων του οργανισμού ή το άτομο που έχει οριστεί για την αρχειοθέτηση στον οργανισμό, τον οργανισμό ή τη μονάδα εκτελεί τα ακόλουθα καθήκοντα:

Δώστε οδηγίες σε μονάδες και άτομα να συγκεντρώσουν και να συσκευάσουν αρχεία και έγγραφα και να τα παραδώσουν εκ των προτέρων σε κεντρικούς χώρους αποθήκευσης και αποθήκες· προετοιμάστε τις αποθήκες και τις απαραίτητες συνθήκες για την ασφαλή φύλαξη των εγγράφων που παραλαμβάνονται από μονάδες και άτομα.

Καταμέτρηση, σφράγιση και ασφαλής φύλαξη των εγγράφων στο γραφείο ή το αρχείο του φορέα ή του οργανισμού μέχρι την παράδοσή τους στο Επαρχιακό Ιστορικό Αρχείο ή στον αρμόδιο φορέα ή οργανισμό μετά την αναδιοργάνωση της οργανωτικής δομής.

Συντονισμός με τη μονάδα διαχείρισης και λειτουργίας του Στατιστικού Συστήματος για την επιβεβαίωση του αριθμού των εγγράφων και των βάσεων δεδομένων εγγράφων των φορέων και οργανισμών στο Σύστημα.

Παραλαβή και ξεχωριστή φύλαξη αρχείων και εγγράφων ημιτελών εργασιών σύμφωνα με τη λίστα.

Υποβολή ή μεταγλώττιση, ξεχωριστή συσκευασία προηγουμένως συμπληρωμένων και μόνιμα διατηρημένων αρχείων, έτοιμων για υποβολή στα Ιστορικά Αρχεία.

Υποβάλετε τα συσκευασμένα έγγραφα και αρχεία και τη λίστα των ημιτελών εργασιών στην αρχική τους κατάσταση.

Για τους δημόσιους υπαλλήλους, τους δημόσιους υπαλλήλους και τους εργαζόμενους, η σύνταξη και η ομαδοποίηση αρχείων και εγγράφων σχετικά με την ολοκληρωμένη εργασία και αρχείων και εγγράφων σχετικά με την ανολοκλήρωτη εργασία· για την ανολοκλήρωτη εργασία, είναι απαραίτητο να καταρτιστεί ένας κατάλογος και να αναφέρονται σαφώς: το όνομα της εργασίας· το όνομα του ατόμου που έχει αναλάβει τη διεκπεραίωσή της· ο αριθμός των υπαρχόντων εγγράφων και υλικών· η προθεσμία για τη διεκπεραίωση (εάν υπάρχει).

Τηρείτε στατιστικά στοιχεία για τα αρχεία και τα έγγραφα σχετικά με τις ολοκληρωμένες εργασίες και τα αρχεία και τα έγγραφα σχετικά με τις μη ολοκληρωμένες εργασίες στο Σύστημα· δημιουργήστε μια λίστα με τα αρχεία εργασίας ή μια λίστα με τα έγγραφα σχετικά με τις μη ολοκληρωμένες εργασίες στο Σύστημα.

Υποβάλετε το αρχικό πακέτο εγγράφων και αρχείων και τη λίστα των ημιτελών εργασιών στο Σύστημα στα αρχεία του οργανισμού ή της μονάδας ή στο άτομο που είναι υπεύθυνο για τη συλλογή εγγράφων κατά τη διαδικασία αναδιοργάνωσης του μηχανισμού.

Αμέσως μετά την ολοκλήρωση της οργανωτικής ρύθμισης, είναι απαραίτητο να γίνει άμεσος συντονισμός με τα Αρχεία του Οργανισμού και τη μονάδα που διαχειρίζεται και λειτουργεί το Σύστημα για την παράδοση αρχείων και εγγράφων σχετικά με τις ημιτελείς εργασίες στη μονάδα ή το άτομο που είναι υπεύθυνο για τη συνέχιση της διαχείρισής τους.

Κλείσιμο των λογαριασμών οργανισμών και ιδιωτών για φορείς και οργανισμούς που παύουν να λειτουργούν αμέσως μετά τη λήψη απόφασης για οργανωτική αναδιάρθρωση.

Όσον αφορά τη μονάδα που διαχειρίζεται και λειτουργεί το Σύστημα, το Υπουργείο Εσωτερικών απαιτεί να προσδιορίσει και να οριοθετήσει το εύρος των εγγράφων και των βάσεων δεδομένων εγγράφων στο Σύστημα σύμφωνα με κάθε λογαριασμό του φορέα, του οργανισμού και του ατόμου· με βάση τον κατάλογο των ημιτελών εργασιών των μονάδων και των ατόμων, να καθορίσει το εύρος των δεδομένων και να καταρτίσει έναν κατάλογο λογαριασμών οργανισμών και ατόμων με ημιτελή εργασία· να καταρτίσει ένα σχέδιο παράδοσης όταν του δοθούν οδηγίες.

Συλλογή και υποβολή αναφοράς στην Επαρχιακή Λαϊκή Επιτροπή και στο Υπουργείο Εσωτερικών σχετικά με το σύστημα κωδικών αναγνώρισης εγγράφων, κωδικών αρχείων και συμβόλων εγγράφων που χρησιμοποιούνται επί του παρόντος στο Σύστημα, ως βάση για τον καθορισμό κωδικών αναγνώρισης εγγράφων, κωδικών αρχείων και συμβόλων εγγράφων των υπηρεσιών και των οργανισμών, μετά την αναδιοργάνωση του μηχανισμού με ενιαίο, συγχρονισμένο τρόπο, αποφεύγοντας τις επικαλύψεις.

Ενημερώστε το σύστημα κωδικών αναγνώρισης εγγράφων, κωδικών αρχείων και συμβόλων κειμένου νέων υπηρεσιών και οργανισμών για να διασφαλίσετε την ομαλή λειτουργία του συστήματος.

Άνοιγμα λογαριασμών για νέους φορείς, οργανισμούς και άτομα, διασφαλίζοντας τη σύνδεση με προηγούμενα σχετικά έγγραφα και βάσεις δεδομένων εγγράφων, ώστε να μην διακόπτεται η επεξεργασία των εργασιών στο Σύστημα.
Εξαγωγή και συμπερίληψη εγγράφων και βάσεων δεδομένων τεκμηρίωσης ανενεργών φορέων, οργανισμών και μονάδων και παράδοσή τους στα Επαρχιακά Ιστορικά Αρχεία ή σε αρμόδιες υπηρεσίες και οργανισμούς μετά την αναδιάρθρωση του μηχανισμού.

Να υπάρχει ένα σχέδιο για τη χρήση εγγράφων και βάσεων δεδομένων εγγράφων στο Σύστημα για την εξυπηρέτηση των επειγουσών αναγκών των φορέων, των οργανισμών και των ατόμων κατά τη διαδικασία αναδιάρθρωσης του μηχανισμού.
Δείτε το πλήρες κείμενο της Επίσημης Αποστολής Αρ. 414/BNV-VTLTNN στο συνημμένο ΑΡΧΕΙΟ:

[διαφήμιση_2]
Πηγή: https://moha.gov.vn/tintuc/Pages/danh-sach-tin-noi-bat.aspx?ItemID=56987