این راهکار به کارمندان کمک می‌کند تا برنامه‌ها را تعیین کنند، وظایف را تعیین کنند و کار را به طور مناسب توزیع کنند.

جدید و نوآورانه

آقای لو وین چیِن، مدیر HueCIT، هر روز تعداد زیادی سند و نامه رسمی از شهر، سازمان‌ها و واحدها دریافت می‌کند. این نامه‌ها شامل نامه‌هایی در مورد اجرای احکام دولتی شماره ۲۹۶، ۳۱۲ و ۳۱۷؛ برنامه‌هایی برای اجرای قطعنامه دولتی شماره ۳۴۹؛ و تصمیمات کمیته مردمی شهر هوئه در مورد به رسمیت شناختن سازمان‌ها، مشاغل، مؤسسات آموزشی ، بخش‌ها و بخش‌هایی که استانداردهای "ایمنی و بهداشت شغلی" را رعایت می‌کنند، می‌شود. اگر او صرفاً بر پردازش به موقع تمام اسناد تمرکز می‌کرد، کار حرفه‌ای او موقتاً به تعویق می‌افتاد و گاهی حتی با تأخیر مواجه می‌شد. با این حال، از زمان به‌کارگیری نرم‌افزار هوش مصنوعی توسعه‌یافته توسط تیم مهندسی HueCIT، آقای چیِن فقط باید با دستیار مجازی چت کند تا خلاصه‌ای از محتوای اصلی سند، سازمان یا واحدی که دستورالعمل را صادر کرده، زمان اجرا و مهلت‌های تکمیل را دریافت کند. این به او اجازه می‌دهد تا وظایف را به بخش‌های مربوطه برای پردازش و اجرای سریع و دقیق دستورالعمل‌ها محول کند.

خانم نگوین تی تان توی، معاون مدیر HueCIT، به نمایندگی از تیم تحقیقاتی اظهار داشت که پس از اجرای یک سیستم دو لایه دولت محلی، تعداد نقاط تماس کاهش یافته، اما حجم اسناد و الزامات کاری برای هر موقعیت شغلی افزایش یافته است. با توجه به اینکه بدون ابزارهای پشتیبانی هوشمند، فشار بر مقامات بسیار زیاد خواهد بود، این برنامه به عنوان یک "میز الکترونیکی" برای کمک به کارمندان دولت در "ساده سازی" و "تسهیل" وظایف عملیاتی در نظر گرفته می‌شود و به آنها اجازه می‌دهد تا بیشتر بر محتوای حرفه‌ای و کارهای مشاوره‌ای تمرکز کنند.

این برنامه در سیستم مدیریت و اداره اسناد شهر هو (سیستم پرونده کاری) ادغام شده است. این سیستم که بر اساس هوش مصنوعی ساخته شده و پردازش زبان طبیعی (NLP)، یادگیری ماشین و تجزیه و تحلیل داده‌های تاریخی را با هم ترکیب می‌کند، در بیشتر مراحل فرآیند اداری، از خواندن، جستجو و طبقه‌بندی اسناد، پیشنهاد راه‌حل‌ها گرفته تا پیگیری پیشرفت و ارائه پشتیبانی مشاوره‌ای، از مقامات پشتیبانی می‌کند. نوآوری کلیدی این راهکار، توانایی آن در یادگیری و سازگاری با داده‌های خاص محل است. هوش مصنوعی نه تنها عملیات خودکار ساده را انجام می‌دهد، بلکه داده‌های اسناد تاریخی را نیز تجزیه و تحلیل می‌کند تا راه‌حل‌های متناسب با زمینه، فرآیند و اختیارات هر سازمان، واحد و اداره ارائه دهد.

پروژه «کاربرد هوش مصنوعی (AI) برای افزایش کارایی مدیریت و اداره اسناد در یک مدل دولتی دو لایه» با ویژگی‌ها و اثربخشی نوآورانه فراوان خود، به تازگی جایزه اول مسابقه نوآوری فنی شهر هوئه ۲۰۲۵ را از آن خود کرده است. این نتیجه نه تنها قابلیت‌های تحقیقاتی و کاربردی کارکنان فناوری اطلاعات محلی را تأیید می‌کند، بلکه عزم هوئه را برای پیشرو بودن در اجرای راه‌حل‌های بسیار کاربردی دولت دیجیتال نشان می‌دهد.

مدرن‌سازی مدیریت عمومی

فراتر از مفهوم اولیه فناوری خود، این پروژه اکنون عملاً در دفتر کمیته مردمی شهر هوئه و HueCIT به کار گرفته شده است و در ابتدا امکان‌سنجی و اثربخشی آن را در محیط مدیریت عمومی نشان داده است. در زمینه ادغام‌های محلی، ساده‌سازی دستگاه‌های اداری و اجرای همزمان یک مدل دو لایه دولت محلی، این یک "دستیار دیجیتال" قدرتمند محسوب می‌شود که به کاهش حجم کار کارمندان دولت و بهبود کیفیت مشاوره و حل و فصل رویه‌های اداری به شیوه‌ای علمی ، سریع و کارآمد کمک می‌کند.

کاربرد این ویژگی یکپارچه با هوش مصنوعی به کاهش هزینه‌های مدیریت دستی، به حداقل رساندن وظایف تکراری و صرفه‌جویی در زمان و منابع کمک می‌کند. به جای افزایش کارکنان یا جستجوی دستی، این سیستم از استخراج سریع اطلاعات از یک پایگاه داده متنی بزرگ و به هم پیوسته پشتیبانی می‌کند و به کارکنان اداری این امکان را می‌دهد تا به راحتی اطلاعات را برای کارهای مشاوره‌ای، پردازش وظایف حرفه‌ای و تصمیم‌گیری به موقع‌تر و دقیق‌تر ترکیب و تجزیه و تحلیل کنند.

این سیستم با معماری باز طراحی شده است و عمیقاً نرم‌افزارهای مدیریت اسناد و عملیاتی موجود و همچنین سایر سیستم‌های نرم‌افزاری مشترک را در سیستم دولت دیجیتال محلی ادغام می‌کند. بنابراین، می‌توان آن را بیشتر توسعه داد و در سایر سیستم‌های نرم‌افزاری مستقر کرد و در آینده در سطوح مختلف دولت گسترش داد. نکته مهم این است که این راهکار را می‌توان با حداقل نیازهای زیرساختی مستقر کرد و با روند برون‌سپاری خدمات فناوری اطلاعات بدون نیاز به سرمایه‌گذاری زیرساختی اولیه همسو شد و در نتیجه مقیاس‌پذیری را تسهیل نمود.

این راهکار عملی، نوآورانه و خلاقانه با کاهش حجم کار و بهبود کیفیت خدمات مشاوره‌ای، به بیش از ۷۰۰۰ کارمند دولت در این منطقه سود خواهد رساند. به گفته آقای لو وین چیِن، مدیر HueCIT، این فقط یک محصول نرم‌افزاری نیست، بلکه تغییر در تفکر در مورد به‌کارگیری فناوری در مدیریت دولتی و نوسازی اداره امور است. هوش مصنوعی با مقامات همراه خواهد شد، از تصمیم‌گیری پشتیبانی می‌کند و کیفیت خدمات به شهروندان و مشاغل را بهبود می‌بخشد، ضمن اینکه به ایجاد یک دولت دیجیتال کارآمد، شفاف و مردم‌محور در Hue کمک خواهد کرد.

متن و عکس‌ها: هوآی تونگ

منبع: https://huengaynay.vn/kinh-te/hieu-qua-cua-ban-lam-viec-dien-tu-161602.html