دیجیتالی کردن سوابق مدرسه: افزایش بهره‌وری اداری

GD&TĐ - بخشنامه شماره ۱۵ که مقررات مربوط به مدارس ابتدایی، راهنمایی، دبیرستان‌ها و مدارس آموزش عمومی چند پایه را ابلاغ می‌کند، رسماً لازم‌الاجرا شده است.

بخشنامه ۱۵/۲۰۲۶/TT-BGDĐT (بخشنامه ۱۵) وزارت آموزش و پرورش، دیجیتالی کردن سوابق و اسناد مدارس را مجاز می‌داند و زمینه‌ای را برای ارتقای تحول دیجیتال، کاهش فشار اداری و بهبود کارایی حاکمیت در مؤسسات آموزشی فراهم می‌کند.

کاهش کاغذبازی و بار ثبت سوابق.

بخشنامه شماره ۱۵ که آیین‌نامه مدارس ابتدایی، راهنمایی و دبیرستان و همچنین مدارس آموزش عمومی چند پایه را ابلاغ می‌کند، رسماً لازم‌الاجرا شده است. یکی از نکات جدیدی که توجه ویژه مدیران و معلمان را به خود جلب کرده است، اجازه دیجیتالی کردن سوابق و اسناد و اجرای مدیریت الکترونیکی است.

در استان فو تو ، سال‌هاست که از فناوری اطلاعات در مدیریت آموزش استفاده می‌شود. با این حال، بخشنامه شماره ۱۵، مبنای قانونی‌تری را برای مدارس فراهم می‌کند تا تحول دیجیتال را به شیوه‌ای یکپارچه‌تر و هماهنگ‌تر تسریع کنند.

طبق آیین‌نامه جدید، سوابق معلمان ساده‌سازی شده و می‌تواند به صورت الکترونیکی پردازش شود. این گامی مهم در اصلاحات اداری بخش آموزش و پرورش محسوب می‌شود و به کاهش بار کاغذبازی معلمان کمک می‌کند.

پیش از این، در بسیاری از سطوح آموزشی، معلمان مجبور بودند انواع مختلفی از دفاتر ثبت دستی مانند دفاتر ثبت کلاس، گزارش‌های ردیابی دانش‌آموزان، برنامه‌های آموزشی و غیره را نگهداری کنند. این کار نه تنها وقت‌گیر بود، بلکه ذخیره و بازیابی داده‌ها را نیز دشوار می‌کرد.

در سطح مدارس ابتدایی، معلمان باید دائماً بر یادگیری و پیشرفت دانش‌آموزان نظارت داشته باشند که منجر به حجم زیادی از سوابق می‌شود. بنابراین، دیجیتالی شدن ضروری و متناسب با الزامات فعلی اصلاح مدیریت آموزشی تلقی می‌شود.

آقای نگوین تین دونگ، مدیر مدرسه ابتدایی فو لوک (بخش فو نین، استان فو تو)، معتقد است که بخشنامه ۱۵ فهرست سوابق معلمان را شفاف‌سازی کرده و استفاده از سوابق الکترونیکی را مجاز دانسته و به کاهش دوباره‌کاری در ثبت سوابق کمک کرده است.

به گفته آقای تین دانگ، به‌کارگیری فناوری دیجیتال، به‌روزرسانی نتایج یادگیری و ارزیابی‌های دانش‌آموزان را سریع‌تر و راحت‌تر می‌کند. همچنین بررسی، نظارت و مدیریت داده‌ها به صورت متمرکز برای مدیریت مدرسه آسان‌تر خواهد شد.

آقای تین دانگ گفت: «این یک گام مهم است که به معلمان کمک می‌کند تا فشار اداری را کاهش دهند و بتوانند زمان بیشتری را به توسعه حرفه‌ای خود، نوآوری در روش‌های تدریس و حمایت از دانش‌آموزان اختصاص دهند.»

در واقع، بسیاری از مؤسسات آموزشی در استان فو تو نشان داده‌اند که استفاده از پرونده‌های الکترونیکی دانش‌آموزان، دفاتر نمرات الکترونیکی و نرم‌افزار مدیریت مدرسه به تدریج روش‌های سنتی مدیریت را تغییر می‌دهد. وقتی پرونده‌ها دیجیتالی می‌شوند، ذخیره‌سازی و بازیابی داده‌ها راحت‌تر می‌شود و از گم شدن اسناد کاغذی و حجم کار معلمان کاسته می‌شود.

علاوه بر این، داده‌های به‌روز شده و منظم در سیستم الکترونیکی به مدرسه کمک می‌کند تا به طور فعال پیشرفت یادگیری و آموزش دانش‌آموزان را رصد کند؛ و به طور مؤثر در خدمت اهداف گزارش‌دهی، آمار و مدیریت حرفه‌ای باشد.

دیجیتالی کردن سوابق به معلمان مدرسه متوسطه ون لانگ کمک می‌کند تا بر وظیفه اصلی خود که بهبود کیفیت تدریس است، تمرکز کنند.

از دیجیتالی کردن سوابق گرفته تا مدیریت مدرسه دیجیتال.

دیجیتالی کردن سوابق، فراتر از کاهش حجم کار معلمان، راه‌های جدیدی را برای مدیریت مدرن و شفاف مدارس نیز باز می‌کند.

در سطح متوسطه اول، حجم داده‌هایی که باید مدیریت شوند قابل توجه است، از نتایج تحصیلی و رفتار دانش‌آموزان گرفته تا فعالیت‌های تجربی. جمع‌آوری و گزارش دستی داده‌ها زمان‌بر خواهد بود. بنابراین، دیجیتالی کردن سوابق برای استانداردسازی داده‌ها و بهبود کارایی مدیریت، امری اساسی تلقی می‌شود.

خانم تران تان های، مدیر مدرسه متوسطه ون لونگ (بخش فو تو، استان فو تو)، اظهار داشت: بخشنامه شماره ۱۵ به وضوح سیستم سوابق مدیریتی مدرسه را تعریف کرده و اجرای آن را در یک محیط دیجیتال تشویق می‌کند. در سطح دبیرستان، داده‌های مدیریت دانش‌آموزان بسیار گسترده است، از نتایج و رفتار تحصیلی گرفته تا سایر فعالیت‌های آموزشی. گردآوری دستی زمان‌بر و مستعد خطا خواهد بود.

با دیجیتالی شدن، مدارس می‌توانند یک مخزن داده متمرکز ایجاد کنند که گزارش‌دهی و ارزیابی سریع‌تر و دقیق‌تر کیفیت آموزشی را تسهیل می‌کند. همزمان، ذخیره‌سازی الکترونیکی داده‌ها به افزایش شفافیت در مدیریت کمک می‌کند.

در سطح دبیرستان، تحول دیجیتال محدود به دیجیتالی کردن سوابق نیست، بلکه با نوآوری جامع در مدیریت و سازماندهی آموزش نیز مرتبط است.

آقای تریو تری فو، مدیر دبیرستان لانگ چائو سا (بخش لام تائو، استان فو تو)، ارزیابی کرد که بخشنامه ۱۵ یک چارچوب قانونی مهم برای دبیرستان‌ها ایجاد می‌کند تا مدل‌های حاکمیت دیجیتال را به صورت هماهنگ‌تر اجرا کنند.

به گفته آقای تری فو، دیجیتالی کردن سوابق معلمان و دانش‌آموزان، کارنامه‌های الکترونیکی و دفاتر نمره الکترونیکی به مدارس کمک می‌کند تا داده‌ها را به صورت متمرکز مدیریت کنند و به طور مؤثر از اطلاعات برای پشتیبانی از راهنمایی‌های حرفه‌ای استفاده کنند. بر اساس داده‌های دیجیتال، مدارس می‌توانند نتایج یادگیری دانش‌آموزان را سریع‌تر تجزیه و تحلیل کنند و از این طریق از نوآوری در روش‌های تدریس و بهبود کیفیت آموزش پشتیبانی کنند.

در استان فو تو، بسیاری از مؤسسات آموزشی به طور فعال پلتفرم‌های دیجیتال را در مدیریت و تدریس پیاده‌سازی کرده‌اند. با این حال، پیش از این، پیاده‌سازی آن در بین واحدهای مختلف یکنواخت نبود. انتظار می‌رود صدور بخشنامه ۱۵، یکنواختی در اجرای پرونده‌های الکترونیکی در مدارس ایجاد کند.

می‌توان مشاهده کرد که بخشنامه ۱۵ وزارت آموزش و پرورش نه تنها مقررات مربوط به سوابق و اسناد را تنظیم می‌کند، بلکه مبنایی برای ارتقای تحول دیجیتال در آموزش ایجاد می‌کند. دیجیتالی کردن سوابق گامی ملموس در نقشه راه برای نوسازی مدیریت آموزش و پرورش، مطابق با الزامات اصلاحات اساسی و جامع آموزش و پرورش است.

بر اساس تجربه فو تو، وقتی دیجیتالی شدن به طور جامع اجرا شود، نه تنها به کاهش فشار اداری بر معلمان کمک می‌کند، بلکه کارایی مدیریت را نیز بهبود می‌بخشد و شرایطی را برای مدارس ایجاد می‌کند تا بر وظیفه اصلی خود، یعنی بهبود کیفیت آموزش و یادگیری، تمرکز کنند.

در دوره آینده، همراه با تکمیل زیرساخت‌های فناوری و افزایش ظرفیت کارکنان، انتظار می‌رود تحول دیجیتال در آموزش و پرورش در فو تو به شدت گسترش یابد و به ایجاد یک سیستم آموزشی مدرن و مؤثر که نیازهای توسعه جامعه را برآورده می‌کند، کمک کند.

نکات جدید بخشنامه ۱۵/۲۰۲۶/TT-BGDĐT: امکان دیجیتالی کردن سوابق و اسناد مدرسه را فراهم می‌کند. سیستم سوابق معلم و دانش‌آموز را یکپارچه می‌کند. راحتی در ذخیره‌سازی و بازیابی داده‌ها را افزایش می‌دهد. فشار اداری بر معلمان را کاهش می‌دهد. تحول دیجیتال در مدیریت مدرسه را ارتقا می‌دهد.

منبع: https://giaoducthoidai.vn/so-hoa-ho-so-truong-hoc-nang-hieu-qua-quan-tri-post778550.html