تقویت مدیریت اسناد و بایگانی در فرآیند سازماندهی مجدد دستگاه نظام سیاسی.

تملک، انتقال یا تخریب غیرقانونی اسناد و پایگاه‌های داده اسناد اکیداً ممنوع است؛ آسیب رساندن یا از بین بردن اسناد و پایگاه‌های داده اسناد در طول فرآیند سازماندهی مجدد دستگاه مجاز نیست.

در ۱۹ مارس ۲۰۲۵، وزارت کشور ابلاغیه رسمی شماره ۴۱۴/BNV-VTLTNN را به کمیته‌های مردمی استان‌ها و شهرهای تحت مدیریت مرکزی در مورد تقویت مدیریت اسناد و بایگانی در فرآیند سازماندهی مجدد دستگاه نظام سیاسی طبق نتیجه گیری شماره ۱۲۷-KL/TW دفتر سیاسی صادر کرد.

تملک، انتقال یا معدوم کردن غیرقانونی اسناد و پایگاه‌های داده اسناد اکیداً ممنوع است.

برای اطمینان از روان و مداوم بودن کار اسناد و بایگانی، و اطمینان از مدیریت ایمن اسناد قبل، حین و پس از تکمیل سازماندهی مجدد نظام سیاسی طبق نتیجه گیری شماره 127-KL/TW مورخ 28 فوریه 2025 دفتر سیاسی و دبیرخانه در مورد اجرای تحقیقات و پیشنهاد ادامه سازماندهی مجدد نظام سیاسی، انجام مسئولیت مدیریت دولتی اسناد و بایگانی، وزارت امور داخلی از رئیس کمیته مردمی استان یا شهر تحت مدیریت مرکزی درخواست می‌کند تا فوراً اجرای تعدادی از وظایف فوری را برای تقویت مدیریت کار اسناد و بایگانی در فرآیند سازماندهی مجدد دستگاه دولت محلی به شرح زیر هدایت کند:

اولاً، به طور صحیح و کامل مقررات قانونی مربوط به اسناد و بایگانی را رعایت کنید و الزامات زیر را برآورده سازید:

اولاً، تمام اسناد و پایگاه‌های داده اسناد که در طول فعالیت ادارات و سازمان‌ها تشکیل می‌شوند، باید به صورت متمرکز، یکپارچه و ایمن مطابق با هر بایگانی مدیریت شوند؛ اسناد و پایگاه‌های داده اسناد هر اداره یا سازمان باید مطابق با بایگانی آن اداره یا سازمان شمارش و جمع‌آوری شوند.

دوم، اداره یا سازمان باید بایگانی خود را از تاریخ خاتمه عملیات تعطیل کند. اداره یا سازمان نباید از تاریخ لازم‌الاجرا شدن تصمیم مرجع ذیصلاح در مورد ادغام یا خاتمه عملیات، اسناد اداری تحت اختیار خود را صادر کند.

سوم، قبل و در طول ترتیبات سازمانی، اسناد و پایگاه‌های داده باید همچنان در بایگانی‌های بایگانی تاریخی استان و بایگانی‌های سازمان (یا مکانی که در آن نگهداری می‌شوند) واحد اداری قبل از ترتیبات، نگهداری شوند.

چهارم، تملک، انتقال یا تخریب غیرقانونی اسناد و پایگاه‌های داده اسناد اکیداً ممنوع است؛ آسیب رساندن یا از بین بردن اسناد و پایگاه‌های داده اسناد در طول فرآیند سازماندهی مجدد دستگاه مجاز نیست.

دوم، آرشیوهای تاریخی استان مسئول دریافت و هماهنگی با روسای ادارات، سازمان‌ها و واحدهای اداری برای ادامه نگهداری در محل یا نگهداری موقت کلیه اسناد آرشیوی و پایگاه‌های داده اسناد در استان هستند و اسناد را طبق اختیارات مدیریتی خود پس از تنظیم سازمانی به ادارات، سازمان‌ها و واحدهای اداری جدید تحویل می‌دهند.

سوم، تحویل اسناد و پایگاه‌های داده اسناد پس از تنظیم سازمانی، مطابق با مفاد قانون اختیارات مدیریت بایگانی انجام می‌شود.

چهارم، اجرای دقیق مقررات قانونی در مورد مدیریت و استفاده از مهر و گواهی‌های امضای دیجیتال برای خدمات عمومی؛ حفاظت از اسرار دولتی و تضمین امنیت اطلاعات، اسناد و داده‌ها هنگام انجام وظایف آماری، بسته‌بندی، تحویل، نگهداری و استفاده از آنها در فرآیند سازماندهی مجدد دستگاه.

صدور اسناد تنظیم فهرست کدهای شناسایی اسناد، مدارک و نمادهای متنی ادارات و سازمان‌های جدید

وزارت کشور برای کمیته‌های مردمی استان‌ها و شهرهای تحت مدیریت مرکزی توصیه می‌کند که رئیس کمیته مردمی استان به عنوان رئیس، مسئول اجرای مدیریت دولتی بایگانی‌ها در محل، در محدوده وظایف و اختیارات خود باشد و ایمنی اسناد و پایگاه‌های داده اسناد تحت مدیریت خود را طبق مفاد قانون در طول فرآیند سازماندهی مجدد دستگاه تضمین کند.

فوراً دستورالعمل رئیس کمیته مردمی استان در مورد تقویت مدیریت دولتی اسناد و بایگانی را صادر کنید.

تدوین طرحی برای سازماندهی مجدد بایگانی‌های تاریخی ایالت در سطح استان در قالب پروژه‌ای برای سازماندهی مجدد و ساماندهی واحدهای اداری در تمام سطوح و ایجاد یک مدل سازمانی دو سطحی حکومت محلی، و ارائه آن به مراجع ذیصلاح برای ارزیابی و اجرا.

بلافاصله پس از تکمیل ترتیبات سازمانی، لازم است وظایف زیر به سرعت انجام شود:

اولاً، سندی را منتشر کنید که فهرست کدهای شناسایی اسناد، مدارک و نمادهای متنی سازمان‌ها و ادارات جدید تحت مدیریت را تنظیم کند.

دوم، به روسای سازمان‌ها و ادارات جدید دستور دهید تا اسناد و پایگاه‌های داده تحت مدیریت خود را دریافت کنند؛ روسای واحدهای اداری مردمی جدید نیز اسناد را در اتاق‌ها و انبارهای حوزه مدیریتی که موقتاً توسط آرشیو تاریخی استان مدیریت می‌شوند، دریافت کنند.

سوم، به واحد مدیریت و بهره‌برداری از سامانه دستور دهید تا راهکارهای فنی را برای تضمین تداوم و استمرار فعالیت‌های صدور اسناد و تسویه حساب‌های کاری سازمان‌ها و نهادهای تحت مدیریت خود، اجرا کند.

چهارم، هدایت توسعه پروژه‌ها و برنامه‌ها برای مدیریت و پردازش عملیات تجاری برای اسناد قبلاً تدوین‌شده.

پنجم، قبل، حین و بعد از ترتیبات سازمانی، منابع لازم برای انجام ایمن و روان وظایف دفتری و بایگانی را تضمین کنید.

ششم، وضعیت اجرا را به وزارت امور داخلی گزارش دهید تا وزارت امور داخلی آن را بررسی و به دولت گزارش دهد.

صدور طرح اجرای دستورالعمل رئیس کمیته مردمی استان در مورد تقویت مدیریت اسناد و بایگانی.

از طرف وزارت کشور، به رئیس کمیته مردمی استان توصیه کنید که در فرآیند سازماندهی مجدد دستگاه سیاسی محلی، دستورالعملی در مورد تقویت مدیریت اسناد و بایگانی صادر کند.

طرحی را برای اجرای دستورالعمل رئیس کمیته مردمی استان در مورد تقویت مدیریت اسناد و بایگانی در فرآیند سازماندهی مجدد دستگاه نظام سیاسی محلی صادر کنید.

آرشیو تاریخی استان، مسئولینی را مأمور سازماندهی گروه‌های کاری به آژانس‌ها، سازمان‌ها و واحدها می‌کند تا اسناد را دریافت، هماهنگ کرده و نگهداری در محل را انجام دهند و پایگاه داده اسناد را در سیستم محدود کنند.

به آرشیو تاریخی استان دستور دهید تا به طور فعال اقداماتی را برای جمع‌آوری سوابق دائمی که به طور کامل در سازمان‌ها و نهادهایی که منبع اسناد ارائه شده به آرشیو تاریخی استان هستند، ویرایش شده‌اند، انجام دهد.

به رئیس کمیته مردمی استان توصیه کنید که منابع کافی را برای تضمین ایمنی اسناد و پایگاه‌های داده اسناد در اتاق‌ها و انبارهایی که توسط آرشیو تاریخی استان تأیید و مهر و موم شده‌اند، تا زمان تحویل آنها به سازمان یا نهاد مدیریتی مسئول پس از سازماندهی مجدد دستگاه، ترتیب دهد.

بلافاصله پس از تکمیل ترتیبات سازمانی، لازم است وظایف زیر به سرعت انجام شود:

به رئیس کمیته مردمی استان توصیه کنید که فوراً فهرستی از کدهای شناسایی اسناد، مدارک و نمادهای متنی ادارات و سازمان‌هایی که پس از سازماندهی مجدد دستگاه تحت مدیریت آن تشکیل شده‌اند را منتشر کند.

ارائه طرح‌ها و پروژه‌های مدیریت و پردازش اسناد ادارات و سازمان‌ها به کمیته مردمی استان قبل از سازماندهی مجدد دستگاه.

هماهنگی با واحد مدیریت و عملیات سیستم برای تدوین طرح تحویل، یکپارچه‌سازی اسناد و پایگاه‌های داده اسناد در سیستم.

در صورت لزوم، قبل از تنظیم ساختار سازمانی، با اداره اسناد و بایگانی ایالتی در مورد طرح مدیریت و پردازش بلوک اسناد و پایگاه داده اسناد که تهیه شده است، مشورت کنید.

قبل، حین و بعد از تجدید ساختار سازمانی، به طور منظم به آژانس‌ها، سازمان‌ها و افراد در مورد اسناد و بایگانی‌ها راهنمایی و پاسخ دهید.

تأیید تحویل اسناد و پایگاه‌های داده اسناد سازمان‌ها و ادارات قبل از سازماندهی مجدد دستگاه

وزارت کشور برای بایگانی‌های تاریخی استانی، توصیه می‌کند که مأمورانی برای راهنمایی در شمارش، چیدمان، بسته‌بندی، پلمپ، تأیید حجم و وضعیت اسناد کاغذی و اسناد روی سایر حامل‌های اطلاعاتی (در صورت وجود)، و دریافت و هماهنگی برای نگهداری در محل یا نگهداری متمرکز موقت اسناد سازمان‌ها و نهادها، تعیین شوند.

هماهنگی با واحد مدیریت و عملیات سامانه برای تعیین تعداد اسناد دیجیتال و تعیین محدوده پایگاه داده اسناد در سامانه هر سازمان، نهاد و واحد اداری.

فهرستی از تمام اسناد و پایگاه‌های داده اسنادی که در حال حاضر در بایگانی تاریخی استان نگهداری می‌شوند، تهیه کنید؛ تا زمانی که اسناد و پایگاه‌های داده اسناد پس از سازماندهی مجدد ساختار سازمانی به سازمان‌ها و نهادهای ذیصلاح تحویل داده شوند، به تضمین ایمنی، یکپارچگی و قابلیت استفاده از اسناد و پایگاه‌های داده اسناد در بایگانی تاریخی استان ادامه دهید.

ترکیب کمیت، وضعیت اسناد، پایگاه داده اسناد و گزارش به وزارت امور داخلی برای گزارش به وزارت امور داخلی.

بلافاصله پس از تکمیل ترتیبات سازمانی، لازم است وظایف زیر به سرعت انجام شود:

این مرکز، تحویل اسناد و پایگاه‌های داده اسناد آژانس‌ها و سازمان‌ها را قبل از تنظیم سازمانی به آژانس یا سازمان مدیریت ذیصلاح پس از تنظیم سازمانی، سازماندهی و تأیید می‌کند.

به وزارت کشور توصیه کنید که قبل از سازماندهی مجدد دستگاه، برنامه‌ها و پروژه‌هایی را برای مدیریت و رسیدگی به اسناد و پایگاه‌های داده اسنادی که توسط سازمان‌ها و نهادها گردآوری شده‌اند، تدوین کند.

هماهنگی با ارگان‌ها و سازمان‌های ذیربط برای سازماندهی اجرای پروژه‌ها و طرح‌ها جهت مدیریت و پردازش اسناد و پایگاه‌های داده‌ای که قبل از سازماندهی مجدد دستگاه تدوین شده‌اند.
جمع‌آوری پرونده‌هایی با دوره نگهداری دائمی که قبلاً در سازمان‌ها و نهادهایی که منبع اسناد ارائه شده به آرشیو تاریخی استان هستند، به‌طور کامل ویرایش شده‌اند. در صورتی که آرشیو تخصصی وجود نداشته باشد، آرشیو تاریخی استان به وزارت کشور توصیه می‌کند که اتاق‌ها و انبارهایی را برای اطمینان از ایمنی اسناد جمع‌آوری‌شده در طول فرآیند سازماندهی مجدد دستگاه، فراهم کند.

برای اطمینان از صدور و دریافت اسناد، برای افتتاح حساب‌های جدید یا بازگشایی حساب‌های سازمان‌ها، رهبران و دبیران در سیستم ثبت نام کنید.

برای روسای سازمان‌ها، ادارات و واحدهای اداری، وزارت امور داخلی، روسای سازمان‌ها، ادارات و روسای کمیته‌های مردمی در سطوح بخش و بخش را ملزم می‌کند که طبق مفاد قانون، در طول فرآیند بازسازی دستگاه، تا زمان تحویل اسناد و پایگاه‌های داده اسناد به آرشیو تاریخی استان و ادارات و سازمان‌های ذیصلاح پس از بازسازی دستگاه، مسئول تضمین ایمنی اسناد و پایگاه‌های داده اسناد تحت مدیریت خود باشند.

واحدها و افراد را به جمع‌آوری و بسته‌بندی سوابق و مدارک مربوط به کارهای تکمیل‌شده و سوابق و مدارک مربوط به کارهای ناتمام هدایت کنید (فهرستی از کارهای ناتمام هر واحد تهیه کنید).

واحدها و افرادی را مأمور کنید تا کارهای ناتمام آژانس یا سازمان را جمع‌آوری و فهرستی از آنها تهیه کنند؛ فایل‌ها و اسناد را پیوست، جداگانه بسته‌بندی و برای ارسال به بایگانی آژانس جمع‌آوری کنند.

هدایت بایگانی سازمان آمار، بسته‌بندی اسناد در بایگانی و راهنمایی واحدها و افراد برای جمع‌آوری و بسته‌بندی پرونده‌ها و اسناد ارائه نشده در بایگانی؛ دریافت پرونده‌ها و اسناد از واحدها و افراد و جمع‌آوری آنها در بایگانی و اتاق‌های ذخیره‌سازی متمرکز و انبارها. توجه، جمع‌آوری جداگانه و داشتن یادداشت‌های واضح برای پرونده‌ها و اسناد در مورد کارهای ناتمام ضروری است.

انبارها، تجهیزات و منابع انسانی لازم را برای حفاظت و نگهداری ایمن اسناد تا زمان تحویل آنها به مرجع یا سازمان ذیصلاح برای مدیریت پس از سازماندهی مجدد دستگاه، ترتیب دهید.

به واحد مدیریت و بهره‌برداری از سیستم آماری دستور دهید تا تعداد اسناد و پایگاه‌های داده اسناد مربوط به کارهای تکمیل‌شده و تکمیل‌نشده را تأیید کند؛ داده‌های موجود در سیستم را محدود کند یا آنها را در دستگاه‌های ذخیره‌سازی استخراج کند و ایمنی و یکپارچگی اسناد و پایگاه‌های داده را تا زمان تحویل به بایگانی تاریخی استان یا سازمان‌ها و نهادهای ذی‌صلاح پس از بازسازی دستگاه تضمین کند.

رئیس کمیته مردمی ناحیه، وزارت کشور را موظف می‌کند تا در مورد چیدمان انبارها و تجهیزات لازم برای جمع‌آوری و نگهداری متمرکز اسناد سازمان‌های تخصصی تحت نظر کمیته مردمی ناحیه، مشاوره دهد؛ نیروهایی را برای حفاظت از ایمنی اسناد تا زمان تحویل آنها به سازمان یا نهاد مدیریتی ذیصلاح پس از تنظیم سازمانی، سازماندهی کند.

بلافاصله پس از تکمیل ترتیبات سازمانی، رئیس آژانس، سازمان یا واحد اداری جدید باید فوراً موارد زیر را هدایت کند:

ثبت نام برای افتتاح حساب‌های جدید یا بازگشایی حساب‌های سازمان‌ها، رهبران و دبیران در سامانه برای اطمینان از صدور و دریافت اسناد؛ ثبت نام برای صدور مهر و گواهی امضای دیجیتال برای خدمات عمومی تخصصی طبق مقررات.

هماهنگی با آرشیو تاریخی استان، واحد مدیریت و عملیات سیستم و واحدها و افراد مربوطه برای دریافت اسناد و پایگاه‌های داده اسناد مربوط به کارهای ناتمام تحت اختیار مدیریت آنها برای حل و فصل بیشتر.

دریافت اسناد، پایگاه‌های داده اسناد تحت اختیار مدیریت و اسناد موجود در اتاق‌ها و انبارهای حوزه مدیریت؛ هماهنگی با بایگانی‌های تاریخی برای تدوین برنامه‌های پردازش تجاری برای آن بلوک اسناد.

شمارش، مهر و موم کردن و نگهداری ایمن اسناد در بایگانی‌ها و انبارهای سازمان.

برای بایگانی‌های سازمان، بخش بایگانی سازمان یا شخصی که در سازمان، سازمان یا واحد به بایگانی اختصاص داده شده است، وظایف زیر را انجام خواهد داد:

به واحدها و افراد دستور دهید که پرونده‌ها و اسناد را جمع‌آوری و بسته‌بندی کرده و از قبل آنها را به انبارها و انبارهای متمرکز تحویل دهند؛ انبارها و شرایط لازم را برای نگهداری ایمن اسناد دریافتی از واحدها و افراد آماده کنید.

شمارش، مهر و موم کردن و نگهداری ایمن اسناد در دفتر یا بایگانی آژانس یا سازمان تا زمان تحویل اسناد به بایگانی تاریخی استان یا آژانس یا سازمان ذیصلاح پس از سازماندهی مجدد ساختار سازمانی.

هماهنگی با واحد مدیریت و عملیات سامانه آماری برای تأیید تعداد اسناد و پایگاه‌های داده اسنادی سازمان‌ها و ادارات در سامانه.

دریافت و نگهداری جداگانه پرونده‌ها و اسناد کارهای ناتمام طبق لیست.

ارسال یا گردآوری، و بسته‌بندی جداگانه‌ی اسناد قبلاً تکمیل‌شده و به‌طور دائم نگهداری‌شده، آماده برای ارسال به بایگانی تاریخی.

مدارک و فایل‌های بسته‌بندی‌شده و فهرست کارهای ناتمام را در شرایط اولیه‌شان تحویل دهید.

برای کارمندان دولت، کارمندان دولت و کارگران، سوابق و اسناد مربوط به کارهای تکمیل‌شده و سوابق و اسناد مربوط به کارهای ناتمام را گردآوری و بسته‌بندی کنید؛ برای کارهای ناتمام، لازم است فهرستی تهیه شود و موارد زیر به وضوح ذکر شود: نام کار؛ نام شخص مسئول رسیدگی به آن؛ تعداد اسناد و مدارک موجود؛ مهلت رسیدگی (در صورت وجود).

آمار سوابق و مدارک مربوط به کارهای تکمیل‌شده و سوابق و مدارک مربوط به کارهای ناتمام را در سیستم نگهداری کنید؛ فهرستی از سوابق کاری یا فهرستی از مدارک مربوط به کارهای ناتمام را در سیستم ایجاد کنید.

بسته اصلی اسناد و پرونده‌ها و فهرست کارهای ناتمام روی سیستم را به بایگانی سازمان یا واحد یا فرد مسئول جمع‌آوری اسناد در طول فرآیند سازماندهی مجدد دستگاه ارسال کنید.

بلافاصله پس از تکمیل ترتیبات سازمانی، لازم است هماهنگی‌های لازم با بایگانی سازمان و واحد مدیریت و بهره‌برداری از سیستم انجام شود تا سوابق و مدارک مربوط به کارهای ناتمام به واحد یا فرد مسئول ادامه رسیدگی به آنها تحویل داده شود.

بستن حساب‌های سازمان‌ها و افراد برای آژانس‌ها و سازمان‌هایی که بلافاصله پس از تصمیم‌گیری در مورد تجدید ساختار سازمانی، فعالیت خود را متوقف می‌کنند.

در مورد واحدی که سیستم را مدیریت و اجرا می‌کند، وزارت امور داخلی موظف است دامنه اسناد و پایگاه‌های داده اسناد را در سیستم بر اساس هر حساب مربوط به سازمان، اداره و فرد شناسایی و تعیین کند؛ که در آن، بر اساس فهرست کارهای ناتمام واحدها و افراد، دامنه داده‌ها را تعیین کرده و فهرستی از حساب‌های سازمان‌ها و افراد دارای کار ناتمام تهیه کند؛ در صورت لزوم، یک طرح تحویل تهیه کند.

جمع‌آوری و گزارش به کمیته مردمی استان و وزارت کشور در مورد سیستم کدهای شناسایی اسناد، کدهای پرونده و نمادهای اسناد که در حال حاضر در سیستم استفاده می‌شوند تا به عنوان مبنایی برای تعیین کدهای شناسایی اسناد، کدهای پرونده و نمادهای اسناد ادارات و سازمان‌ها پس از سازماندهی مجدد دستگاه به صورت یکپارچه و هماهنگ و با اجتناب از دوباره‌کاری، مورد استفاده قرار گیرند.

بلافاصله پس از تکمیل ترتیبات سازمانی، لازم است وظایف زیر به سرعت انجام شود:

سیستم کدهای شناسایی اسناد، کدهای پرونده و نمادهای متنی ادارات و سازمان‌های جدید را به‌روزرسانی کنید تا از عملکرد روان سیستم اطمینان حاصل شود.

برای آژانس‌ها، سازمان‌ها و افراد جدید حساب باز کنید و از اتصال آنها با اسناد و پایگاه‌های داده اسناد مرتبط قبلی اطمینان حاصل کنید تا هیچ وقفه‌ای در پردازش کار در سیستم ایجاد نشود.
استخراج و بسته‌بندی اسناد و پایگاه‌های داده اسناد ادارات، سازمان‌ها و واحدهای غیرفعال و تحویل آنها به آرشیو تاریخی استان یا ادارات و سازمان‌های ذیصلاح پس از بازسازی دستگاه.

طرحی برای استفاده از اسناد و پایگاه‌های داده اسناد در سیستم داشته باشید تا نیازهای فوری سازمان‌ها، نهادها و افراد را در طول فرآیند بازسازی دستگاه برآورده کنید.
لطفاً متن کامل ابلاغیه رسمی شماره ۴۱۴/BNV-VTLTNN را در فایل پیوست مشاهده کنید:

منبع: https://moha.gov.vn/tintuc/Pages/danh-sach-tin-noi-bat.aspx?ItemID=56987