Toutefois, les obstacles liés à l'interopérabilité des données et au cadre juridique demeurent des « goulots d'étranglement » qu'il convient de lever rapidement.
Conditions nécessaires et suffisantes
La numérisation des dossiers scolaires est censée réduire les procédures administratives, améliorer l'efficacité de la gestion et favoriser la transformation numérique de l'éducation . Cependant, sa mise en œuvre concrète dans de nombreuses localités montre qu'il ne s'agit pas simplement de remplacer les documents papier par des versions électroniques.
M. Nguyen Huu Thinh, proviseur du lycée Huong Phung ( district de Quang Tri ), a indiqué que l'établissement utilise le système de gestion des élèves VNEDU depuis plusieurs années et mettra en place des bulletins scolaires numériques pour les élèves de terminale à partir de la rentrée 2025-2026. Tous les enseignants étant désormais équipés de signatures numériques, la transition se déroule sans encombre.
Cependant, selon M. Thinh, le principal défi actuel réside dans la synchronisation des données entre les systèmes. Chaque semestre, les données doivent être transférées du logiciel de gestion de l'établissement vers la base de données de l'établissement, mais des problèmes persistent car les plateformes ne sont pas encore totalement unifiées. Il a suggéré que les codes des matières telles que la technologie et les langues étrangères soient standardisés au plus vite dans la base de données de l'établissement afin de garantir l'interopérabilité des données.
Partageant cet avis, M. Vo Dang Chin, directeur de l'école primaire et secondaire internat ethnique Tra Nam (Tra Linh, ville de Da Nang ), estime que le principal obstacle actuel réside dans le manque d'interconnexion des données. Selon lui, bien que les dossiers scolaires numériques soient en place depuis de nombreuses années, les données d'une année scolaire à l'autre ne sont toujours pas correctement synchronisées. Lorsqu'un élève passe en classe supérieure, les informations et les signatures numériques de l'année précédente n'apparaissent pas dans son dossier actuel, obligeant les enseignants à consulter chaque année scolaire séparément pour rechercher ou réimprimer les données.
De plus, l'utilisation de plusieurs plateformes de gestion différentes accroît le risque d'erreurs. Même une petite différence dans la saisie ou la mise en forme des données peut déclencher une alerte, obligeant les enseignants à vérifier et corriger manuellement le problème. Selon les responsables de l'éducation, les dossiers scolaires numériques ont peu de chances d'être efficaces si les données restent dispersées, non normalisées et ne sont pas centralisées sur une plateforme nationale unique.
Du point de vue des infrastructures, M. Vo Thanh Phuoc, directeur de l'école secondaire Nguyen Hue (district de Hai Chau, ville de Da Nang), a déclaré que même déployé sur le système de données local, des ralentissements ou une congestion du réseau se produisent encore aux heures de pointe.
Les difficultés sont encore plus marquées dans les zones montagneuses. Selon M. Vo Dang Chin, en fin d'année scolaire, de nombreux enseignants doivent saisir les données tard le soir ou tôt le matin pour éviter la surcharge du système. Dans les zones où la connexion internet est instable, même une petite erreur technique peut entraîner un délai de traitement des documents de plusieurs heures.
Selon les responsables de l'éducation, si les dossiers scolaires numériques sont mis en œuvre à l'échelle nationale dans un avenir proche, investir dans l'infrastructure technologique, améliorer la capacité de traitement des données et garantir l'interopérabilité seront des conditions préalables au bon fonctionnement du système.
Finalisation du lien
À l'école primaire Le Dinh Chinh (Hoa Cuong, Da Nang), lors de la mise en place du système de dossiers scolaires électroniques, l'établissement a apporté un soutien financier aux enseignants pour l'obtention de leur signature numérique personnelle. Parallèlement, le personnel administratif, les enseignants en informatique et la direction de l'école ont été chargés de se familiariser avec le système au préalable afin d'accompagner et de soutenir les enseignants.
Mme Huynh Thi Thu Nguyet, directrice de l'école primaire Le Dinh Chinh, a indiqué que le passage des signatures manuelles aux signatures numériques avait initialement engendré une forte pression sur les enseignants. En particulier, certains enseignants contractuels remplaçant des collègues en congé maternité n'avaient pas encore reçu d'identifiant leur permettant d'utiliser les signatures numériques.
Dans ces cas-là, l'établissement doit faire preuve de souplesse : soit en faisant signer les documents au nom du personnel par un enseignant titulaire une fois la passation de responsabilités terminée, soit en contactant un enseignant en congé maternité pour qu'il revienne et aide à remplir les formalités administratives. Ce sont là des obstacles qui surviennent lors de la transition et que l'établissement doit anticiper afin de ne pas perturber le déroulement des travaux.
Selon M. Vo Thanh Phuoc, proviseur du lycée Nguyen Hue (district de Hai Chau, ville de Da Nang), la signature numérique constitue l'une des premières difficultés rencontrées lors de la mise en place de l'archivage numérique des dossiers scolaires. Actuellement, deux formes coexistent : les signatures numériques délivrées par le Comité gouvernemental de chiffrement et les signatures numériques fournies par des services spécialisés.
Cependant, de nombreux enseignants ont signalé que les signatures numériques gratuites rencontrent parfois des erreurs ou que leur résolution est très longue en cas de problèmes techniques. Pour assurer la continuité de leur travail, beaucoup d'entre eux doivent recourir à des services de signature numérique payants, dont le coût s'élève à plusieurs centaines de milliers de dongs par cycle d'utilisation.
Cependant, selon M. Phuoc, les difficultés techniques ne constituent pas le principal problème. Ce qui inquiète les établissements scolaires, c'est que malgré les investissements dans l'infrastructure technologique, la formation des enseignants, la mise à disposition de signatures numériques et la mise en place de bulletins scolaires électroniques, ces derniers ne sont toujours pas pleinement reconnus comme ayant la valeur légale requise pour remplacer intégralement les bulletins papier. Par conséquent, la plupart des écoles doivent encore conserver simultanément des dossiers papier et électroniques. Les enseignants doivent signer électroniquement les bulletins sur le système et les imprimer pour les signer directement et les archiver. Lors d'un changement d'établissement ou de niveau scolaire, les documents papier restent obligatoires dans de nombreux cas.
M. Vo Dang Chin estime que c'est la raison pour laquelle l'objectif de réduction des procédures administratives n'a pas été atteint comme prévu. « La transformation numérique aurait dû contribuer à alléger la charge de travail des enseignants, mais dans certains domaines, elle l'a en réalité alourdie », a-t-il commenté.
Selon les responsables de l'éducation, si les données restent dispersées, si les systèmes ne sont pas connectés de manière synchrone et si les dossiers papier continuent de coexister avec les dossiers électroniques, la transformation numérique de l'éducation aura du mal à atteindre ses objectifs de réduction de la pression administrative, d'amélioration de l'efficacité de la gestion et d'utilisation des données comme prévu.
La numérisation des dossiers scolaires est une évolution inévitable qui offre de nombreux avantages à long terme. Toutefois, pour que ce système devienne une réalité, la préparation au niveau des établissements scolaires ne suffit pas. Il est essentiel de mettre en place un écosystème de données éducatives unifié à l'échelle nationale, où les données des élèves sont stockées de la 1re à la terminale, les plateformes sont interconnectées, les signatures numériques sont utilisées facilement et les dossiers scolaires numériques sont pleinement reconnus juridiquement. – M. Vo Thanh Phuoc – Principal du lycée Nguyen Hue (Hoa Cuong, Da Nang)
Source : https://giaoducthoidai.vn/hoc-ba-so-go-vuong-tu-du-lieu-den-phap-ly-post781379.html
