טרנספורמציה דיגיטלית במקום העבודה מניבה תוצאות חיוביות רבות.

הסתגלות מהירה

החל מ-1 במרץ 2025, מחלקת החינוך וההכשרה של העיר הואה תקבל 9 עובדי מדינה שהועברו ממשרד העבודה, נכי המלחמה והרווחה, כולל מנהיג אחד ו-8 עובדי מדינה ממחלקות ייעודיות הקשורות לחינוך מקצועי.

עבור גב' נגוין טי קים צ'י, קצינה במחלקת החינוך המקצועי, הימים הראשונים של כניסתה לתפקידה במחלקת החינוך וההכשרה היו באופן בלתי נמנע מעט מרתיעים. מה שהרשים אותה יותר מכל היה סביבת העבודה, האופן שבו אנשים פנו זה לזה כ"מורה" ו"מנטור". הבדלים ראשוניים אלה הוחלפו במהרה ברוח פרואקטיבית של הסתגלות לסביבת העבודה החדשה.

מעבר לשינוי תפקידים פשוט, הרוטציה וההקצאה מחדש מדגימות בבירור את הכיוון לבניית כוח אדם רב-תכליתי וגמיש המסוגל לעמוד בדרישות הממשל המודרני. בהתאם, כל פקיד ועובד מדינה חייבים לחדש כל הזמן את חשיבתם ולהיות פרואקטיביים בעבודתם. "בתחילה, היה הרבה בלבול, החל מהאופן שבו פנינו זה לזה ואופן עבודתנו ועד לנהלים לטיפול במשימות. הודות לתמיכתם של מנהיגים ועמיתים, הסתגלנו במהירות והשתלטנו על העבודה החדשה", שיתף מר לה פו בין, פקיד שהוקם מחדש.

הרה-ארגון חורג מהעברת כוח אדם בלבד; הוא דורש גם הקמת צוות של פקידים המסוגל להסתגל למודל הניהול החדש. בהקשר זה, כל אדם חייב לשנות את צורת החשיבה שלו ולהיות פרואקטיבי יותר, במקום לעבוד בצורה קונבנציונלית.

לדברי מנהל מחלקת החינוך וההכשרה, נגוין טאן, הארגון מחדש אינו רק מיזוג אדמיניסטרטיבי אלא ארגון מחדש של פונקציות ניהוליות לקראת שילוב וחיבור. "בעבר, החינוך המקצועי היה מפוזר על פני יחידות רבות, מה שהוביל לחוסר תיאום. על ידי איחודו תחת רשות אחת, ייעוץ ופיתוח תוכניות לפיתוח משאבי אנוש הופכים לנוחים ויעילים הרבה יותר. יחד עם זאת, מערכת מרכזי ההשתלמות אורגנה מחדש, מ-9 יחידות ל-4 מרכזים בכל אזור, מה שייעל את המערכת תוך מענה לצורכי הלמידה וההכשרה המקצועית של האנשים", הצהיר מר טאן.

הגברת הקואורדינציה

בעקבות הארגון מחדש, מספר הסוכנויות המיוחדות תחת ועדת העם של העיר הואה ירד מ-20 ל-14 יחידות (שווה ערך להפחתה של 30%). מספר המחלקות, החטיבות ותתי-המחלקות צומצם ב-28 יחידות; יחידות השירות הציבורי תחת המחלקות גם הן יועלו.

הערכות ראשוניות מצביעות על כך שייעול המבנה הארגוני על ידי צמצום מספר המחלקות תרם לקיצוץ שלבי ביניים ולהתגברות על חפיפה של תפקידים ואחריות. תהליכי העבודה עוצבו מחדש כדי שיהיו ברורים יותר, עקביים ויעילים יותר. ראוי לציין, כי התיאום בין סוכנויות ויחידות השתפר משמעותית; זמני הטיפול בהליכים אדמיניסטרטיביים רבים קוצרו הודות לצמצום מתווכים ושימוש מוגבר בטכנולוגיה.

למרות ההישגים, תהליך הרה-ארגון עדיין עומד בפני אתגרים רבים. במציאות, עדיין קיימים עיכובים מסוימים, לחץ על פקידים עקב עומס עבודה מוגבר, בעיות בטיפול בנכסי ציבור לאחר מיזוגים וחוסר סנכרון בתשתיות הדיגיטליות. לדברי מר נגוין ואן מאן, סגן יו"ר ועדת העם של העיר, העיר הכירה בגלוי בקשיים אלה על מנת למצוא פתרונות מתאימים לשלב הבא.

בתקופה הקרובה, עיריית הואה תתמקד בגיבוש תקנות בנוגע לתפקידים ולמשימות של סוכנויות ויחידות לאחר ארגון מחדש, ובמיוחד בתקנות התיאום בין מחלקות וסוכנויות בביצוע תפקידים רשמיים. במקביל, היא תפתח סט של קריטריונים כמותיים (KPI) להערכת פקידים, עובדי מדינה ועובדי ציבור; תאיץ את שיפור תשתית טכנולוגיית המידע, הטרנספורמציה הדיגיטלית ובניית מסד נתונים משותף כדי להבטיח ניצול יעיל של נתונים. לצד זאת, העיר תבחן ותארגן מחדש משרדים מיותרים באופן רציונלי, תוך הימנעות מבזבוז; ובכך תיצור משאבים נוספים לפיתוח בתקופה הקרובה.

טקסט ותמונות: פואנג טאו

מקור: https://huengaynay.vn/chinh-polit-xa-hoi/giam-dau-moi-tang-hieu-qua-165483.html