יישומי בינה מלאכותית משפרים את יעילות ההליכים המנהליים.

VHO - יישום בינה מלאכותית (AI) בפתרון הליכים אדמיניסטרטיביים אינו רק פתרון אופטימלי למצבים שעלולים להתעורר במהלך תהליך ארגון מחדש של המנגנון והיחידות המנהליות, אלא גם צעד אסטרטגי המעצב את התפתחותם העתידית של יישובים לקראת ממשל דיגיטלי.

צוות הנדסת ה-IT של VNPT פורס פתרונות טכנולוגיים כדי לשרת את הלקוחות.

משימת הארגון מחדש של המנגנון והיחידות המנהליות, ובמיוחד ארגון מחדש של יחידות מנהליות ברמת המחוז והקומונות, היא מדיניות מרכזית בעלת משמעות אסטרטגית בייעול המנגנון ובשיפור האפקטיביות והיעילות של הניהול. עם זאת, תהליך זה עורר ויעורר אתגרים משמעותיים בתחום הטיפול בהליכים מנהליים.

באופן ספציפי, שינויים בגבולות מנהליים, בשמות ובתקנות קשורות בלבלו אזרחים ועסקים, מה שהוביל לעלייה בפניות ובהליכים מנהליים. יתר על כן, בהקשר של צמצום כוח העבודה, פקידים ועובדי מדינה חייבים להסתגל בו זמנית להליכים תפעוליים חדשים ולטפל בכמות הניירת המוגברת, מה שיוצר לחץ משמעותי ומגדיל את הסיכון לעיכובים ולטעויות.

כדי להתמודד ביעילות עם אתגרים אלה, להבטיח תהליך ארגון מחדש חלק ושקוף, למזער את אי הנוחות לאזרחים ולעסקים ולמטב את המשאבים המנהליים, קבוצת הדואר והתקשורת של וייטנאם (VNPT) פיתחה יישומי בינה מלאכותית ייעודיים לתמיכה בעיבוד יעיל של הליכים מנהליים במהלך תקופת המעבר.

שירותים "מותאמים אישית" לאזרחים ולעסקים.

"עוזר וירטואלי לאזרח-עסק" היא פלטפורמת בינה מלאכותית משולבת הפועלת כנקודת מגע דיגיטלית אחת וחכמה, המספקת תמיכה מקיפה לאזרחים ולעסקים בכל ההליכים המנהליים הנובעים מתהליך המיזוג.

עם פונקציית מענה אוטומטי למידע 24/7, אפליקציה זו משתמשת בטכנולוגיית עיבוד שפה טבעית (NLP) כדי להבין ולענות במדויק ובמיידי על אלפי שאלות של אזרחים ועסקים בנוגע לגבולות מנהליים חדשים, שינויי שמות והתאמות מסמכים נחוצות (רישום משק בית, תעודת זהות, רישיון עסק, תעודת זכות שימוש בקרקע וכו'). האפליקציה מספקת גם מידע על מדיניות ותקנות חדשות הנובעות לאחר מיזוגים בצורה קלה להבנה ומותאמת אישית לכל מקרה.

מצד שני, בהתבסס על המידע שיספק המשתמש (סוג המסמך שיש לשנות, כתובת ישנה/חדשה, סוג העסק), בינה מלאכותית תזהה באופן אוטומטי את ההליכים המנהליים שיש לבצע ותספק הוראות מפורטות שלב אחר שלב לגבי אילו מסמכים להכין. היא גם תספק קישורים ישירים לטפסים האלקטרוניים שיש למלא, ואף תסייע במילוי אוטומטי של חלק מהמידע אם הנתונים כבר זמינים ממאגר הנתונים הלאומי, ובכך תמזער שגיאות וחיסכון בזמן לאזרחים.

מערכת בינה מלאכותית זו גם אוספת, מנתחת ומעדכנת באופן אוטומטי את המסמכים המשפטיים וההכרזות העדכניים ביותר ממשרדים, מחלקות ורשויות מקומיות הקשורות למיזוגים, ומבטיחה שהמידע תמיד מדויק ועדכני עבור אזרחים ועסקים.

הודות לפונקציות אלו, אפליקציית הבינה המלאכותית "Citizen-Business Virtual Assistant" תפחית משמעותית את נטל מפגשי השאלות והתשובות הישירים עבור פקידים האחראים על טיפול בהליכים מנהליים, ותפנה את זמנם להתמקדות בעיבוד קבצים מורכבים הדורשים הערכה מעמיקה.

האפליקציה מסייעת גם בשיפור שביעות הרצון והחוויה של אזרחים ועסקים, ומאפשרת להם לחפש מידע באופן יזום ולבצע הליכים אדמיניסטרטיביים בכל זמן ובכל מקום, תוך צמצום זמני ההמתנה והנסיעות, ויצירת שקיפות ואמון. בפרט, האפליקציה מבטיחה את העקביות והדיוק של המידע, מגבילה מצבים בהם מקומות שונים מספקים פרשנויות שונות, גורמת לבלבול ויוצרת הוגנות עבור כל הצדדים.

בינה מלאכותית מסייעת בעיבוד הליכים אדמיניסטרטיביים.

VNPT פיתחה גם סדרה של יישומי בינה מלאכותית המשולבים עמוק במערכת עיבוד הליכים מנהליים כדי לסייע לפקידים ולעובדי מדינה להתמודד עם הליכים מנהליים בצורה יעילה יותר במהלך תקופת המעבר.

ראשית, ישנה מערכת בינה מלאכותית התומכת בסיווג ואימות מסמכים חכמים. בינה מלאכותית זו משתמשת בטכנולוגיית "ראייה ממוחשבת" כדי לסרוק, לזהות ולקרוא באופן אוטומטי מידע מסוגים שונים של מסמכים וקבצים; לסווג באופן אוטומטי קבצים, לחלץ נתונים ולבדוק את תוקפם בהתאם לתקנות ולטפסים החדשים של היחידה המנהלית המאוחדת; לאחר מכן, להתריע באופן אוטומטי על ליקויים, פערים או קבצים לא תקפים, ולסייע לפקידים לזהות בעיות מוקדם ולבקש השלמות בזמן, ולהפחית את שיעור הקבצים המוחזרים.

בנוסף, בינה מלאכותית מסייעת בקבלת החלטות ובעיבוד מסמכים. בינה מלאכותית זו מנתחת נתונים ממסמכים, משווה אותם לתקנות רלוונטיות ומציעה פתרונות או צעדים נוספים לפקידים. במקרים מורכבים, הבינה המלאכותית יכולה להדגיש נקודות שיש לציין או לספק מסמכים משפטיים רלוונטיים לפקידים, ובכך לזרז את תהליך הבדיקה.

לבסוף, ישנם דוחות וסטטיסטיקות אוטומטיות המופעלות על ידי בינה מלאכותית. בהתאם לכך, האפליקציה תאסוף באופן אוטומטי נתונים מתהליך קבלת וטיפול בהליכים אדמיניסטרטיביים (מספר קבצים, זמן עיבוד ממוצע, סוגי ההליכים המנהליים הנפוצים ביותר, שגיאות נפוצות וכו').

זה מייצר דוחות סטטיסטיים חזותיים בזמן אמת, המעניקים למנהיגים ולמחלקות המקומיים תמונה מקיפה של יעילות ההליכים המנהליים, מה שמקל על זיהוי צווארי בקבוק ומתן הנחיה והכוונה בזמן.

תוצאות ניסויים מהעולם האמיתי מראות שמערכות בינה מלאכותית אלו שיפרו משמעותית את הפרודוקטיביות של פקידים, צמצמו משימות ידניות, חוזרות ונשנות ונוטות לטעויות, ואפשרו לפקידים להתמקד בתפקידיהם המקצועיים ולפתור בעיות מורכבות יותר; הבטיחו שקיפות והוגנות בהליכים מנהליים ככל שתהליכים עוברים דיגיטציה ונשלטים על ידי בינה מלאכותית, צמצמו התערבות סובייקטיבית וסיכונים שליליים; וסיפקו נתונים מדויקים ובזמן להנהלה, תוך תמיכה במנהיגים מקומיים ובשטח בקבלת החלטות תפעוליות מהירות ויעילות המבוססות על נתונים מהעולם האמיתי.

התנסו בניהול דיגיטלי מודרני, מהיר ויעיל.

תוכנית הפיילוט ליישום בינה מלאכותית לתמיכה בהליכים מנהליים בהו צ'י מין סיטי שנערך במאי 2025 הניבה תוצאות חיוביות רבות. באופן ספציפי: הזמן שלוקח לקבל ולתגובה לבקשות קוצר משמעותית; אזרחים ועסקים מקבלים תמיכה מדויקת יותר, מה שמפחית את הצורך בנסיעות מרובות; ופקידים קיבלו כלים נוספים לעיבוד בקשות בצורה פרואקטיבית ויעילה יותר.

בהתאם לכך, מערכת הבינה המלאכותית תמכה בעיבוד של בממוצע 10,000-13,000 בקשות שהוגשו ישירות על ידי אזרחים מדי יום, וחסכה כ-1,400 שעות ביום, מעל 30,800 שעות בחודש ו-369,600 שעות בשנה בזמן עיבוד, שווה ערך לעבודתם של כ-175 פקידים.

בנוסף, יישומי בינה מלאכותית תומכים גם בעיבוד של בממוצע 5,000-6,000 בקשות מקוונות ביום, וחוסכים כ-550 שעות ביום, 12,100 שעות בחודש ו-145,200 שעות בשנה בזמן עיבוד, שווה ערך לעבודתם של כמעט 70 פקידים.

יתר על כן, כאשר אזרחים ועסקים עוקבים אחר התקדמות הליכים מנהליים, הם יכולים לחפש ולהציג את המידע שלהם בפלטפורמת העסקאות ChatBot, ובכך לשפר את החוויה הכוללת. יישום הבינה המלאכותית בפורטל השירות הציבורי ובמערכת המידע לפתרון הליכים מנהליים ייעל תהליכים, צמצם את זמני ההמתנה ואת עלויות העיבוד, והבטיח שירות מהיר, שקוף ומסור לציבור.

עבור VNPT, בינה מלאכותית אינה רק טרנד, אלא אסטרטגיה ארוכת טווח שהושקה מוקדם מאוד. VNPT מבינה שלא ניתן להשיג שליטה בטכנולוגיית בינה מלאכותית באמצעות פעולות חפוזות; היא דורשת השקעה שיטתית, בת קיימא וחזונית. VNPT זיהתה בבירור שלושה עמודי תווך הזקוקים להשקעה: אנשים, תשתיות ונתונים. כדי שבינה מלאכותית תתפתח באמת, מימון לבדו אינו מספיק; גם מנגנונים גמישים, מדיניות מיוחדת ומחויבות נחושה לפעולה נחוצים.

טכנולוגיות הבינה המלאכותית שפותחו על ידי VNPT ארוזות במוצרים ושירותים ספציפיים, המשולבים באופן הדוק במערכת האקולוגית הדיגיטלית הנפרסת עבור הממשלה, האזרחים והעסקים. בזכות תהליך ה"עשה זאת בעצמך" הזה, טכנולוגיית הבינה המלאכותית של VNPT משתפרת כל הזמן, וצוות הבינה המלאכותית שלה מתבגר יותר ויותר.

לפי עיתון THAI LINH/Nhan Dan

קישור למאמר המקורי

מקור: https://baovanhoa.vn/nhip-song-so/ung-dung-ai-nang-cao-hieu-qua-giai-quyet-thu-tuc-hanh-chinh-143013.html