יישום בינה מלאכותית משפר את יעילות יישוב הליכים מנהליים

צוות מהנדסי ה-IT של VNPT פורס פתרונות טכנולוגיים כדי לשרת את הלקוחות.

משימת ארגון מחדש של המנגנון ויחידות המנהל, ובמיוחד ארגון מחדש של יחידות מנהליות ברמות המחוז והקומוניה, היא מדיניות מרכזית בעלת משמעות אסטרטגית בייעול המנגנון ובשיפור יעילות הניהול. עם זאת, תהליך זה עורר ויעורר אתגרים משמעותיים בתחום יישוב ההליכים המנהליים.

באופן ספציפי, שינוי הגבולות המנהליים, השמות והתקנות הנלוות גרם לבלבול וחוסר מידע עבור אנשים ועסקים, מה שהוביל לעלייה פתאומית בצורך בשאלות ותשובות וביישום נהלים מנהליים. בנוסף, בהקשר של ייעול השכר, צוות הפקידים ועובדי המדינה חייב להבין את תהליכי העסק החדשים ולטפל במספר ההולך וגדל של מסמכים, מה שגורם ללחץ רב ולסיכונים פוטנציאליים של עיכובים ושגיאות.

כדי להתמודד ביעילות עם אתגרים אלה, להבטיח שתהליך ההסדר חלק ושקוף, למזער את אי הנוחות לאנשים ולעסקים ולמטב את המשאבים המנהליים, קבוצת הדואר והתקשורת של וייטנאם (VNPT) פיתחה יישומי בינה מלאכותית ייעודיים לתמיכה בעיבוד יעיל של הליכים מנהליים במהלך תקופת המעבר.

"התאמה אישית" לשירות אנשים ועסקים

"Citizen - Business Virtual Assistant" היא פלטפורמת בינה מלאכותית משולבת הפועלת כנקודת מגע דיגיטלית אחת וחכמה, התומכת באופן מקיף באזרחים ובעסקים בכל סוגיות ההליכים המנהליים הנובעות מתהליך המיזוג.

עם היכולת לענות באופן אוטומטי על מידע 24/7, אפליקציה זו משתמשת בטכנולוגיית עיבוד שפה טבעית (NLP) כדי להבין ולענות במדויק ובמיידי על אלפי שאלות של אנשים ועסקים בנוגע לגבולות מנהליים חדשים, שינויי שמות ומסמכים הכרחיים שיש להתאים (רישום משק בית, זיהוי אזרח, רישיון עסק, תעודת זכות שימוש בקרקע וכו'). האפליקציה מספקת גם מידע על מדיניות ותקנות חדשות הנובעות לאחר המיזוג בצורה קלה להבנה ומותאמת אישית לכל מקרה.

מצד שני, בהתבסס על המידע שיסופק על ידי המשתמש (סוג המסמך שיש לשנות, כתובת ישנה/חדשה, סוג העסק), בינה מלאכותית תזהה באופן אוטומטי את ההליכים המנהליים שיש לבצע ותספק הוראות מפורטות לכל שלב ולכל מסמך שיש להכין, תוך מתן קישורים ישירים לטפסים האלקטרוניים שיש למלא, ואף תתמוך במילוי אוטומטי של חלק מהמידע אם הנתונים כבר זמינים ממאגר הנתונים הלאומי, מה שממזער שגיאות וזמן עבור אנשים.

מערכת בינה מלאכותית זו אוספת, מנתחת ומעדכנת באופן אוטומטי את המסמכים המשפטיים וההכרזות העדכניים ביותר ממשרדים, סניפים ורשויות מקומיות הקשורות למיזוגים, ומבטיחה שהמידע תמיד מדויק ועדכני לאנשים ולעסקים.

הודות לפונקציות הנ"ל, אפליקציית הבינה המלאכותית "עוזר וירטואלי לאזרחים - ארגונים" תפחית משמעותית את נטל החקירה הישיר עבור פקידים האחראים על טיפול בהליכים מנהליים, ותפנה את זמנם להתמקדות בעיבוד רשומות מורכבות הדורש הערכה מעמיקה.

האפליקציה גם מסייעת בשיפור שביעות הרצון והחוויה של אנשים ועסקים, ועוזרת להם לחפש מידע באופן יזום ולבצע הליכים אדמיניסטרטיביים בכל זמן ובכל מקום, תוך הפחתת זמן ההמתנה והנסיעה, יצירת שקיפות ואמון. בפרט, האפליקציה גם מבטיחה אחידות ודיוק של המידע, מגבילה את המצב שבו כל מקום מסביר אחרת, גורמת לבלבול, ויוצרת הוגנות עבור כל הנושאים.

בינה מלאכותית תומכת בעיבוד הליכים אדמיניסטרטיביים

VNPT פיתחה גם סדרה של יישומי בינה מלאכותית המשולבים עמוק במערכת עיבוד הליכים מנהליים כדי לסייע לפקידים ולעובדי מדינה לעבד הליכים מנהליים בצורה יעילה יותר במהלך תקופת המעבר.

ראשית, ישנה מערכת של בינה מלאכותית התומכת בסיווג ובדיקה חכמים של רשומות. בינה מלאכותית זו משתמשת בטכנולוגיית "ראייה ממוחשבת" כדי לסרוק, לזהות ולקרוא באופן אוטומטי מידע ממסמכים ורשומות; לסווג באופן אוטומטי רשומות, לחלץ נתונים ולבדוק תוקפן בהתאם לתקנות וצורות חדשות של יחידות מנהליות לאחר המיזוג; לאחר מכן להתריע באופן אוטומטי על ליקויים, שגיאות או רשומות לא תקפות, ובכך לסייע לפקידים לזהות מוקדם ולבקש תוספות בזמן, ולהפחית את שיעור הרשומות שיש להחזיר.

לאחר מכן, נמצאות בינה מלאכותית התומכת בקבלת החלטות ובעיבוד קבצים. בינה מלאכותית זו ינתחה נתונים מהקבצים, משווה אותם לתקנות רלוונטיות כדי להציע פתרונות או להציע צעדים נוספים לקצינים. במקרים מורכבים, בינה מלאכותית יכולה להצביע על נקודות שיש לציין או על מסמכים משפטיים רלוונטיים אליהם יוכלו הקצינים להתייחס, ובכך להאיץ את תהליך ההערכה.

לבסוף, בינה מלאכותית הופכת את הדיווח והסטטיסטיקה לאוטומטיים. בהתאם לכך, האפליקציה תסנתז באופן אוטומטי נתונים מתהליך קבלת ועיבוד הליכים אדמיניסטרטיביים (מספר רשומות, זמן עיבוד ממוצע, סוגי ההליכים המנהליים הנפוצים ביותר, שגיאות נפוצות וכו').

משם, צור דוחות סטטיסטיים חזותיים בזמן אמת, המסייעים למנהיגים מקומיים, מחלקות, סניפים ומגזרים לקבל תמונה מקיפה של יעילות יישוב ההליכים המנהליים, לזהות בקלות צווארי בקבוק כדי לתת הנחיות בזמן.

תוצאות הניסויים המעשיים מראות כי מערכות בינה מלאכותית אלו שיפרו משמעותית את הפרודוקטיביות של הצוות, צמצמו משימות ידניות, חוזרות ונשנות ונוטות לטעויות, סייעו לצוות להתמקד במשימות מקצועיות וכן לפתור בעיות מורכבות יותר; הבטיחו שקיפות והוגנות בטיפול בהליכים אדמיניסטרטיביים כאשר תהליכים עברו דיגיטציה ונשלטו על ידי בינה מלאכותית, תוך צמצום התערבות סובייקטיבית וסיכונים שליליים; ובמקביל, סיפקו נתונים מדויקים ובזמן להנהלה, ותמכו במנהיגים מקומיים ובשטח לקבל החלטות ניהוליות מהירות ויעילות, המבוססות על נתונים אמיתיים.

התנסו בניהול דיגיטלי מודרני, מהיר ויעיל

יישום הפיילוט של בינה מלאכותית בתמיכה בעיבוד הליכים מנהליים בהו צ'י מין סיטי במאי 2025 הביא לתוצאות חיוביות רבות. באופן ספציפי: זמן קבלת הפנים והמענה לאנשים קוצר משמעותית; אנשים ועסקים מקבלים תמיכה מדויקת יותר, מה שמפחית את הצורך בנסיעות רבות; במקביל, לפקידים יש גם כלים נוספים לתמיכה בעיבוד מסמכים בצורה פרואקטיבית ויעילה יותר.

בהתאם לכך, מערכת הבינה המלאכותית תמכה בקליטה של בממוצע 10,000-13,000 מסמכים שהוגשו ישירות על ידי אזרחים מדי יום, מה שסייע לחסוך בזמן עיבוד של כ-1,400 שעות ביום, יותר מ-30,800 שעות בחודש ו-369,600 שעות בשנה, שווה ערך לעבודתם של כ-175 שוטרים.

בנוסף, יישומי בינה מלאכותית תומכים גם בקבלת בממוצע 5,000-6,000 בקשות מקוונות ביום, מה שעוזר לחסוך בזמן עיבוד של כ-550 שעות ביום, יותר מ-12,100 שעות בחודש ו-145,200 שעות בשנה, שווה ערך לעבודתם של כמעט 70 עובדים.

בנוסף, כאשר אנשים ועסקים עוקבים אחר התקדמות הליכים אדמיניסטרטיביים, הם יכולים לחפש ולהציג מידע של אנשים על עסקאות בצ'אטבוט, מה שמסייע לחוות את התהליך כולו. יישום בינה מלאכותית בפורטל השירות הציבורי ובמערכת המידע להליכים אדמיניסטרטיביים סייע לייעל את התהליך, להפחית את זמן ההמתנה ועלויות העיבוד, להבטיח שירותים מהירים ושקופים ולשרת את הציבור מכל הלב.

עבור VNPT, בינה מלאכותית היא לא רק טרנד אלא גם אסטרטגיה ארוכת טווח שהחלה מוקדם מאוד. מכיוון ש-VNPT מבינה ששליטה בטכנולוגיית בינה מלאכותית אינה יכולה להיעשות בספרינט, אלא דורשת השקעה שיטתית, בת קיימא וחזונית. VNPT מזהה בבירור שלושה עמודי תווך הדורשים השקעה: אנשים, תשתיות ונתונים. כדי שבינה מלאכותית תתפתח באמת, מימון לבדו אינו מספיק, אלא דורש גם מנגנונים גמישים, מדיניות מיוחדת ונחישות לפעול.

טכנולוגיות בינה מלאכותית שפותחו על ידי VNPT ארוזות כולן במוצרים ושירותים ספציפיים, המשולבים באופן הדוק במערכת האקולוגית הדיגיטלית הנפרסת עבור הממשלה, אנשים ועסקים. הודות לתהליך "עבודה אמיתית - שימוש אמיתי" זה, טכנולוגיית הבינה המלאכותית של VNPT משתכללת יותר ויותר, וגם צוות משאבי האנוש של הבינה המלאכותית מתבגר יותר ויותר.

לפי עיתון THAI LINH/Nhan Dan

קישור למאמר המקורי

מקור: https://baovanhoa.vn/nhip-song-so/ung-dung-ai-nang-cao-hieu-qua-giai-quyet-thu-tuc-hanh-chinh-143013.html