Amit a könyvelőknek, HR-szakembereknek és alkalmazottaknak tudniuk kell

Ez egy összefoglaló néhány fontos szabályozásról és válaszról a 2023-as társadalombiztosítási számlák lezárásával kapcsolatban, amelyekről a könyvelőknek, a HR-eseknek és az alkalmazottaknak tudniuk kell.

A munkavállalók társadalombiztosítási nyilvántartásainak véglegesítéséért felelős.

A 2019. évi Munka Törvénykönyve 48. cikkének rendelkezései alapján a munkaszerződés megszűnésekor a vállalkozás és a munkavállaló a következő felelősségekkel rendelkezik:

- A munkaszerződés megszűnésétől számított 14 munkanapon belül mindkét fél köteles teljes mértékben kiegyenlíteni a jogosultságaihoz kapcsolódó összes összeget, kivéve a következő eseteket, amikor az időszak meghosszabbítható, de legfeljebb 30 nappal:

+ A nem magánszemélyek vállalkozásai megszüntetik működésüket;

+ A vállalkozások megváltoztatják struktúrájukat, technológiájukat, vagy gazdasági okokból;

+ Vállalkozások és szövetkezetek felosztása, szétválasztása, egyesülése, konszolidációja; eladása, bérbeadása, üzletágának átalakítása; vállalkozások és szövetkezetek vagyonának tulajdonjogának és használati jogának átruházása;

+ Természeti katasztrófák, tűzvészek, háborús cselekmények vagy veszélyes járványok miatt.

- A kollektív szerződésekben és munkaszerződésekben foglalt bérek, társadalombiztosítás, egészségbiztosítás , munkanélküli-segély, végkielégítés és egyéb munkavállalói juttatások elsőbbséget élveznek a kifizetés során abban az esetben, ha egy vállalkozás vagy szövetkezet beszünteti működését, feloszlik vagy csődbe megy.

- A vállalkozásoknak a következő felelősségeik vannak:

+ Elvégezni a társadalombiztosítási és munkanélküli-biztosítási járulékfizetési időszak igazolására vonatkozó eljárásokat, és azokat az egyéb eredeti dokumentumokkal együtt visszaküldeni, amennyiben a vállalat azokat a munkavállalótól megőrizte;

+ Kérésre másolatokat kell biztosítani a munkavállaló munkafolyamatához kapcsolódó dokumentumokról. A dokumentumok másolása és elküldése költsége a munkáltatót terheli.

A fenti szabályozások alapján tehát a munkaviszony megszűnésekor a vállalkozás felelős a munkavállaló társadalombiztosítási és munkanélküli-biztosítási járulékfizetési idejének igazolásáért (vagy a gyakorlatban a társadalombiztosítási számla lezárásáért).

Ezért a vállalkozások könyvelőinek és HR-eseinek tisztában kell lenniük ezzel a szabályozással, hogy elvégezhessék a szükséges feladatokat a megszűnt munkaszerződésű alkalmazottak társadalombiztosítási nyilvántartásainak véglegesítéséhez.

Véglegesíthetik-e a munkavállalók a társadalombiztosítási nyilvántartásukat?

A 2019. évi Munka Törvénykönyve 48. cikke szerint a vállalkozások felelősek a társadalombiztosítási és munkanélküli-biztosítási járulékok időszakának igazolására vonatkozó eljárások lefolytatásáért, és azoknak az egyéb dokumentumok eredeti példányaival együtt történő visszaszolgáltatásáért, amennyiben a vállalkozás azokat a munkavállalótól megtartotta.

Ezenkívül a 2014. évi társadalombiztosítási törvény 21. cikkének 5. záradéka azt is kimondja, hogy a vállalkozások felelősek a társadalombiztosítási szervvel való együttműködésért a társadalombiztosítási könyvek visszaszolgáltatása érdekében az alkalmazottaknak, valamint a társadalombiztosítási járulékfizetési időszak megerősítéséért, amikor az alkalmazottak felmondanak munkaszerződésükben, munkaszerződésükben, vagy a törvénynek megfelelően felmondanak.

Így látható, hogy a társadalombiztosítási számla lezárása a vállalkozás felelőssége, és a társadalombiztosítási szervvel együttműködve történik.

Ezért az alkalmazottak a munkahelyük elhagyása után – akár jogszerű, akár önkényes volt a felmondásuk – nem tudják maguk véglegesíteni társadalombiztosítási nyilvántartásaikat a társadalombiztosítási ügynökségnél. Ehelyett vissza kell térniük korábbi munkahelyükhöz, és kérniük kell a társadalombiztosítási nyilvántartás véglegesítési eljárásának lefolytatását.

Büntetések azoknak a vállalkozásoknak, amelyek nem véglegesítik alkalmazottaik társadalombiztosítási nyilvántartását.

A 12/2022/ND-CP rendelet 12. cikkének rendelkezései alapján azok a vállalkozások, amelyek nem teljesítik a törvényben előírt eljárásokat a munkavállalók társadalombiztosítási és munkanélküli-biztosítási járulékfizetési időszakának igazolására a munkaszerződésük megszűnése után, a következő büntetésekre számíthatnak:

- 2 millió VND-tól 4 millió VND-ig 1 és 10 alkalmazott közötti jogsértések esetén;

- 4 millió VND-tól 10 millió VND-ig terjedő bírságok 11 és 50 alkalmazott közötti jogsértések esetén;

- 10 millió VND-tól 20 millió VND-ig terjedő bírság 51 és 100 alkalmazott közötti jogsértések esetén;

- 20 millió VND-tól 30 millió VND-ig terjedő bírság 101 és 300 alkalmazott közötti jogsértések esetén;

- 30 millió VND-tól 40 millió VND-ig terjedő bírságok 301 vagy több alkalmazottat érintő szabálysértések esetén.

Ezenkívül a vállalkozásoknak a rendeletekben előírtak szerint el kell végezniük az alkalmazottaik társadalombiztosítási és munkanélküli-biztosítási járulékfizetési idejének ellenőrzésére vonatkozó eljárásokat is.

Mit kell tenniük a munkavállalóknak, ha a munkáltatójuk nem véglegesíti a társadalombiztosítási nyilvántartásaikat?

A 2014. évi társadalombiztosítási törvény 18. cikkének rendelkezései alapján a munkavállalóknak jogukban áll kérni az illetékes szervektől, szervezetektől és magánszemélyektől az szervek, szervezetek és magánszemélyek döntéseinek és intézkedéseinek felülvizsgálatát, amennyiben okkal feltételezhető, hogy ezek a döntések és intézkedések sértik a társadalombiztosítási törvényt, és sértik jogaikat és érdekeiket.

Ezért, ha a munkavállaló felmondta a munkaszerződését, de a munkáltató nem véglegesítette a társadalombiztosítási nyilvántartását az előírtak szerint, a munkavállalónak először fel kell vennie a kapcsolatot a munkáltatóval, és kérnie kell, hogy véglegesítse a társadalombiztosítási nyilvántartását.

Ha a vállalkozás továbbra sem tudja véglegesíteni a társadalombiztosítási nyilvántartásait a követelményeknek megfelelően, az alkalmazott panaszt nyújthat be a vállalkozás székhelye szerinti Munkaügyi, Háborús Rokkantsági és Szociális Ügyek Minisztériumának főfelügyelőjéhez, hogy az ő hatáskörükön belül rendezzék az ügyet.

A társadalombiztosítási számlák lezárásának eljárásai 2023-ban

A 2017. évi 595/QD-BHXH határozat értelmében a munkáltatóknak a következő sorrendben kell véglegesíteniük a társadalombiztosítási nyilvántartásaikat:

1. lépés: Jelentse a létszámcsökkentést

A társadalombiztosítási nyilvántartás véglegesítése előtt a munkáltatónak be kell fejeznie a munkavállalók létszámának csökkenésének bejelentési eljárását.

- Az 595/QD-BHXH határozat 23. cikke értelmében a munkaerő-csökkentési jelentéshez tartozó dokumentáció a következőket tartalmazza:

+ Nyilatkozat a társadalombiztosítási és egészségbiztosítási adatok módosításához (TK1-TS nyomtatvány)

+ Nyilatkozat a társadalombiztosítási és egészségbiztosítási adatok módosítására (TK3-TS nyomtatvány);

+ A társadalombiztosításban, egészségbiztosításban, balesetbiztosításban, munkahelyi balesetbiztosításban és foglalkozási megbetegedés-biztosításban részt vevő alkalmazottak listája (D02-TS nyomtatvány);

+ Összefoglaló információs lap (D01-TS nyomtatvány);

+ A munkavállaló érvényes egészségbiztosítási kártyája (1 példány/fő);

- A munkáltatók a létszámleépítési jelentést közvetlenül annak a társadalombiztosítási hivatalnak nyújtják be, ahol a munkáltató regisztrálva van, vagy postai úton küldik el.

- Miután sikeresen bejelentette a társadalombiztosítási járulékok csökkentését, folytathatja társadalombiztosítási számlája lezárását.

2. lépés: A társadalombiztosítási nyilvántartás véglegesítése.

- Az 595/QD-BHXH határozat 23. cikke értelmében a társadalombiztosítási számla lezárásához szükséges dokumentumok a következők:

+ Nyilatkozat a részt vevő egységek számára, társadalombiztosítási és egészségbiztosítási információk módosítása (TK3-TS nyomtatvány);

+ A társadalombiztosításban, egészségbiztosításban, munkanélküli-biztosításban, munkahelyi balesetbiztosításban és foglalkozási megbetegedés-biztosításban részt vevő alkalmazottak listája (D02-TS nyomtatvány).

+ Összefoglaló tájékoztató (D01-TS nyomtatvány).

+ Társadalombiztosítási könyv

+ Társadalombiztosítási szelvények.

+ Határozat a munkaszerződés megszüntetéséről (vagy a munkaszerződés megszüntetésével kapcsolatos egyéb dokumentumok).

+ A munkavállaló érvényes egészségbiztosítási kártyája (1 példány/fő);

- A munkáltatók a társadalombiztosítási záródokumentumokat benyújtják ahhoz a társadalombiztosítási hivatalhoz, ahol a munkáltató regisztrálva van, vagy postai úton küldik el azokat.

Társadalombiztosítási zárónap

A 2019. évi Munka Törvénykönyve 48. cikkének 1. záradéka szerint a munkaszerződés megszűnésétől számított 14 munkanapon belül mindkét fél köteles teljes mértékben kiegyenlíteni az egymás jogaival és juttatásaival kapcsolatos összes összeget, kivéve a következő eseteket, amikor ez az időszak meghosszabbítható, de legfeljebb 30 nappal:

- A munkáltató nem magánszemély, aki megszünteti a tevékenységét;

- A munkáltató megváltoztatja a struktúráját, a technológiáját, vagy gazdasági okokból megváltoztatja;

- Vállalkozások és szövetkezetek felosztása, szétválasztása, egyesülése, konszolidációja; eladása, bérbeadása, üzletágának átalakítása; vagyonuk tulajdonjogának és használati jogának átruházása;

- Természeti katasztrófák, tűzvészek, háborús cselekmények vagy veszélyes járványok miatt.

Ezért a szabályozások szerint a társadalombiztosítási számlák lezárásának ideje nem haladhatja meg a 14 napot, és a 2019. évi Munka Törvénykönyve 48. cikkének 1. pontjában foglalt különleges esetekben a társadalombiztosítási számlák lezárásának maximális ideje nem haladhatja meg a 30 napot.

Forrás: https://baoquocte.vn/chot-so-bhxh-2023-ke-toan-nhan-su-va-nguoi-lao-dong-can-biet-241767.html