A polgári anyakönyvi adatok digitalizálásának előnyei

Az elektronikus anyakönyvi és igazgatási rendszer nemcsak a polgárok dolgát könnyítette meg, hanem javította az anyakönyvezés állami kezelésének hatékonyságát is. Ennek a kényelemnek köszönhetően a magasabb szintű anyakönyvi hivatalok könnyen ellenőrizhetik és nyomon követhetik az alacsonyabb szintű hivatalok anyakönyvi tevékenységét, azonnal észlelhetik és kijavíthatják a bejegyzési folyamat hibáit.

A polgárok elégedettségének elérése a cél.

2025 augusztusának közepén Nguyen Van Tam úr, aki a Can Tho város Long Phu községében, Hamlet 1. szám alatt lakik, felkereste a község Közigazgatási Szolgáltató Központját, hogy javítsa ki a lakossági nyilvántartásba vételét. Csak az eredeti személyazonosító okmányait hozta magával, és kitöltött egy nyomtatványt, amelyet a község igazságügyi és lakossági anyakönyvi tisztviselője biztosított; a folyamat körülbelül 15 percig tartott. Tam úr boldogan mondta: „A személyzet lelkesen segített nekem, munkájuk gyors és hatékony volt, és segítettek kitölteni a lakossági nyilvántartásba vételem javítására irányuló kérelmemet.”

Az elektronikus anyakönyvi adatok csökkentik az igazságszolgáltatás és a anyakönyvi tisztviselők terheit. Fotó: Kim Ngoc.

A Long Phu község Bung Thum falujában élő Nguyen Thanh Duy úr apasági elismerő eljárása is nemrégiben lezárult. Az elektronikus anyakönyvi rendszernek köszönhetően a község igazságügyi és anyakönyvi tisztviselőinek a papíralapú dokumentumok ellenőrzésével töltött idő helyett csak be kellett jelentkezniük az elektronikus anyakönyvi és kezelőrendszerbe, hogy kikeressék Duy úr anyakönyvi adatait és feldolgozzák a kérelmet; az eredményeket röviddel ezután megkapta…

2025. július 1-jétől napjainkig a Long Phu Község Közigazgatási Szolgáltató Központja 204 kérelmet kapott, ebből 177 online, 27 pedig személyesen és postai úton. A Központ 203 kérelmet a tervezettnél korábban feldolgozott, és 1 kérelem feldolgozása még folyamatban van.

Ho Quoc Hung úr, a Long Phu Község Népi Bizottságának alelnöke és a Község Közigazgatási Szolgáltató Központjának igazgatója kijelentette: „A község maximalizálta az információs technológia alkalmazását és az elektronikus anyakönyvi és -nyilvántartási rendszer használatát az anyakönyvezésben és az anyakönyvezéssel kapcsolatban. Ezenkívül a Község Népi Bizottsága nyilvánosan közzétette az anyakönyvezéssel kapcsolatos szabályzatokat a község hatáskörébe tartozó ügyekben a Központban. Az anyakönyvi tisztviselők mindig hatáskörükön belül járnak el, és a törvényben előírt eljárásokat követik, a lakosság zaklatása vagy kellemetlensége nélkül.”

O Mon kerületben a lakossági anyakönyvi kivonatok fogadásának és kezelésének folyamata is számos pozitív változást hozott, ami a lakosság nagy tetszését elnyerte. Nguyen Cong Chanh úr, a kerület Népi Bizottságának lakossági anyakönyvi tisztviselője elmondta: „Jelenleg a lakossági anyakönyvi adatok digitalizáltak, így nem sok időt töltünk az ellenőrzésükkel, és a lakosság számára a lakossági anyakönyvezéssel kapcsolatos adminisztratív dokumentumok fogadásának és kezelésének folyamata gyors.”

A közszolgáltatások minőségének javítása

Korábban a városban az anyakönyvi nyilvántartások kezelése elsősorban a papíralapú nyilvántartásokban tárolt információkra támaszkodott. Bár ez a módszer biztosította az eredeti adatok megőrzését és a bizalmas jelleget, hatalmas mennyiségű anyakönyvi feljegyzést és dossziét eredményezett. Az anyakönyvi hivatalnak minden évben új születési, házassági, halotti, örökbefogadási és gyámsági anyakönyveket kellett nyitnia. Ezenkívül minden egyes anyakönyvi típushoz külön akták és dokumentumok tartoztak, például születési anyakönyvi dossziék, amelyekhez születési anyakönyvi kivonatok és születési anyakönyvi nyomtatványok szükségesek; valamint házassági anyakönyvi dossziék, amelyekhez házassági anyakönyvi nyomtatványok és családi állapotot igazoló bizonyítványok szükségesek. Minden anyakönyvi eseményt külön nyilvántartásban rögzítettek, ami az egyes anyakönyvi adatok szétszórtságához és keresésének nehézségeihez vezetett.

Lakosok anyakönyvezik anyakönyvi kivonatukat az O Mon kerület Közigazgatási Szolgáltató Központjában. Fotó: Chan Hung

Az elektronikus anyakönyvi és kezelőrendszer az elektronikus anyakönyvi adatbázis alapja, amely magában foglalja az Igazságügyi Minisztérium által tervezett és fejlesztett regisztrációs és kezelőszoftvereket, valamint egyéb alkalmazás- és szolgáltatásszoftvereket. A Can Tho Városi Igazságügyi Minisztérium szerint ez a szoftver eszközöket biztosít a hivatalok számára az anyakönyvi adatok regisztrálásához, kezeléséhez, frissítéséhez, digitalizálásához, szabványosításához és kezeléséhez, valamint az elektronikus anyakönyvi adatbázis hatékony használatához.

A szabályozásnak megfelelően a lakossági anyakönyvi hivatal az Elektronikus Civil Anyakönyvi és Kezelőrendszert használja az Elektronikus Civil Anyakönyvi Adatbázisban található információk frissítésére, beleértve: az egyének lakossági anyakönyvi adatait, valamint szüleik, házastársuk vagy partnerük lakossági anyakönyvi adatait, amennyiben azok változások miatt (házasság, változások, lakossági anyakönyvi adatok javítása, lakossági anyakönyvi adatok kiegészítése, etnikai hovatartozás újbóli meghatározása; származás elismerése; gyámság; örökbefogadás; haláleseti anyakönyvezés); a lakossági anyakönyvi nyilvántartásban bekövetkezett változások rögzítése az illetékes állami szervek ítéleteinek és határozatainak megfelelően; valamint a vietnami állampolgárok lakossági anyakönyvi nyilvántartási ügyeinek rögzítése az anyakönyvi könyvben, amelyeket külföldi országok illetékes hatóságai rendeztek.

Nguyen Thi Phuong Thu, a városi Igazságügyi Minisztérium Igazgatási és Igazságügyi Támogatási Osztályának vezetője szerint az Elektronikus Anyakönyvi Nyilvántartási és Kezelőrendszer alkalmazása jelentősen csökkenti az anyakönyvi tisztviselők által a helyi szinten az időszakos statisztikai adatok jelentésére fordított időt. A szoftveren mindössze néhány kattintással elérhetők a konkrét adatok, ahelyett, hogy a korábbiakhoz hasonlóan külön kellene megszámolni az anyakönyvi könyv minden egyes oldalát. A funkcionalitást tekintve az Elektronikus Anyakönyvi Nyilvántartási és Kezelőrendszer keresési, nyomtatási és paraméterbeállításai nagyon hatékonyan, gyorsan és nagy pontossággal működnek. A szoftver jelentős rugalmasságot is kínál; konkrétan az anyakönyvi tisztviselők először egy tervezeten rögzíthetik az állampolgárok anyakönyvi iratainak feldolgozásának eredményeivel kapcsolatos információkat, majd ellenőrizhetik a pontosságot, mielőtt a hivatalos archívumba továbbítanák. Amikor az Elektronikus Anyakönyvi Nyilvántartási és Kezelőrendszer országos szinten bevezetésre kerül, a polgárok bárhonnan kérhetnek másolatot az iratokról, függetlenül a közigazgatási határoktól…

Az Elektronikus Polgári Anyakönyvi és Igazgatási Rendszer alkalmazása kielégítette a lakossági nyilvántartási adatokhoz való időben történő és pontos hozzáférés és megosztás iránti igényt. A kijelölt hatáskörtől függően a hivatalok és osztályok hozzáférhetnek és felhasználhatják a polgárok lakossági nyilvántartási adatait speciális tevékenységekhez, hozzájárulva az adminisztratív eljárások egyszerűsítéséhez, a közszolgáltatások minőségének javításához, a hatékonyabb államigazgatáshoz és a polgárok költségeinek megtakarításához azáltal, hogy kiküszöböli a különböző helyszínekre való többszöri utazás szükségességét.

Egy elektronikus népesség-nyilvántartási adatbázis bevezetése kulcsfontosságú szerepet játszik egy teljes, pontos és átfogó népességi adatforrás kiépítésében. Ez viszont növeli az emberek hozzáférését a szociális jóléti szolgáltatásokhoz, például az oktatáshoz és az egészségügyi ellátáshoz, és elősegíti a helyi fejlesztési politikák végrehajtását.

A lakossági anyakönyvi adatok digitalizálása nemcsak stratégiai lépés a nemzeti digitális átalakulásban, hanem gyakorlati előnyökkel is jár mind a polgárok, mind az állami igazgatási szervek számára. Kulcsfontosságú alapja az e-kormányzat kiépítésének, az igazgatási hatékonyság javításának és a közszolgáltatások minőségének javításának. Can Tho város folyamatosan törekszik lakossági anyakönyvi adatainak digitalizálására és teljessé tételére, hozzájárulva az ország fenntartható fejlődéséhez a digitális korban.

Chấn Hưng - Kim Ngọc

Forrás: https://baocantho.com.vn/tien-ich-tu-viec-so-hoa-du-lieu-ho-tich-a189795.html