Penerapan notaris elektronik membantu masyarakat menghemat ratusan miliar dong

Diperkirakan dengan sekitar 8 juta dokumen yang diaktakan setiap tahun, penerapan notaris elektronik dapat menghemat biaya masyarakat ratusan miliar dong untuk penyimpanan dan pemrosesan dokumen.

Informasi di atas disampaikan pada lokakarya "Peran tanda tangan digital dan layanan tepercaya dengan notaris elektronik" yang diselenggarakan oleh Pusat Autentikasi Elektronik Nasional (NEAC), Kementerian Sains dan Teknologi, bekerja sama dengan Asosiasi Notaris Vietnam pada 19 September.

Platform untuk memastikan kepercayaan dalam transaksi elektronik

Ibu To Thi Thu Huong, Direktur NEAC, berkomentar: “Di era di mana data menjadi sumber daya baru dan transaksi digital semakin populer, memastikan kepercayaan digital merupakan prasyarat. Di Vietnam, tanda tangan digital dan layanan tepercaya bukan hanya perangkat teknis, tetapi juga fondasi untuk memastikan kepercayaan dalam transaksi elektronik, yang membentuk ekonomi digital, pemerintahan digital, dan masyarakat digital.”

Menurut Ibu Huong, lokakarya tersebut diadakan dalam konteks undang-undang tentang notaris yang menciptakan koridor hukum untuk notaris elektronik dan Keputusan Pemerintah 23/2025/ND-CP yang baru-baru ini dikeluarkan tentang tanda tangan elektronik dan layanan tepercaya yang menetapkan kerangka hukum lengkap untuk layanan tepercaya (tanda tangan digital, autentikasi pesan data, pemberian cap waktu, layanan pengiriman dan penerimaan data yang aman...).

Peraturan ini merupakan jembatan penting untuk menciptakan landasan hukum agar notaris elektronik dapat beroperasi secara efektif, memastikan bahwa semua dokumen notaris elektronik memiliki nilai hukum yang sama dengan dokumen kertas.

Ibu To Thi Thu Huong - Direktur Pusat Autentikasi Elektronik Nasional (NEAC). (Foto: PV/Vietnam+)

Menurut Undang-Undang Transaksi Elektronik 2023, tanda tangan digital adalah tanda tangan elektronik yang menggunakan algoritma kunci asimetris untuk mengautentikasi penanda tangan dan mengonfirmasi penerimaannya atas isi yang ditandatangani. Tanda tangan digital menjamin keaslian, integritas, dan nir-penyangkalan. Oleh karena itu, Undang-Undang Transaksi Elektronik menegaskan bahwa tanda tangan digital memiliki kekuatan hukum yang sama dengan tanda tangan tulisan tangan dalam transaksi tradisional, dan Undang-Undang Notaris 2024 menetapkan bahwa dokumen elektronik yang disahkan oleh notaris sah sejak ditandatangani dengan tanda tangan digital notaris dan tanda tangan digital organisasi praktik kenotariatan.

Seiring dengan semakin populernya transaksi elektronik, layanan terkait juga turut berkembang, salah satunya adalah layanan kepercayaan. Undang-Undang tentang Transaksi Elektronik menetapkan 3 jenis layanan kepercayaan, yaitu: layanan penandaan waktu; layanan autentikasi pesan data; dan layanan autentikasi tanda tangan digital publik.

Keputusan No. 23/2025/ND-CP memiliki peraturan yang rinci dan spesifik tentang layanan tepercaya, termasuk persyaratan yang harus dipatuhi terkait sumber daya manusia, teknologi, keuangan, dll. jika bisnis ingin menjalankan bisnis dalam jenis layanan ini.

Bagi bidang notaris elektronik, layanan terpercaya merupakan sarana efektif yang membantu notaris dan organisasi notaris menyederhanakan proses bisnis, secara bertahap mengubah transaksi notaris tradisional dari lingkungan nyata ke lingkungan digital, serta meningkatkan efisiensi kegiatan notaris elektronik.

Para ahli mengatakan bahwa manfaat notaris elektronik bagi individu dan masyarakat terutama adalah penghematan waktu dan biaya. Beberapa jenis dokumen dapat dinotariskan secara daring langsung di rumah, tanpa perlu berkali-kali datang ke kantor notaris. Dokumen elektronik diproses dengan cepat, dan dokumen yang telah dinotariskan dapat diterbitkan hampir segera setelah notaris menandatanganinya secara digital.

Selain itu, notaris elektronik juga akan meningkatkan keamanan dan transparansi. Setiap dokumen yang diaktakan secara elektronik disertai tanda tangan digital dan stempel waktu, yang dapat diperiksa daring untuk memastikan keasliannya. Catatan disimpan dalam bentuk elektronik, sehingga menghindari risiko kehilangan, kerusakan, atau pemalsuan.

Notaris elektronik juga terhubung dengan berbagai layanan publik dan transaksi elektronik lainnya. Dokumen notaris elektronik dapat digunakan langsung dalam prosedur pendaftaran bisnis, transaksi properti, perbankan, dll. tanpa perlu menyerahkan salinan kertas tambahan, sehingga mengurangi duplikasi dan memberikan kemudahan maksimal bagi masyarakat.

Diperkirakan dengan sekitar 8 juta dokumen yang diaktakan setiap tahun, penerapan notaris elektronik dapat menghemat biaya masyarakat ratusan miliar dong untuk penyimpanan dan pemrosesan dokumen.

Menuju implementasi notaris elektronik yang sinkron

Sebagai penyedia layanan sertifikasi elektronik nasional (RootCA), NEAC berkomitmen untuk mendampingi lembaga dan unit terkait dalam menerapkan notaris elektronik.

Perwakilan NEAC menegaskan akan berkoordinasi dengan unit-unit terkait di Kementerian Kehakiman dan Ikatan Notaris Vietnam dalam hal sosialisasi, pelatihan, dan peningkatan kapasitas notaris dalam penggunaan tanda tangan digital, sehingga tercipta landasan teknis dan hukum yang siap untuk implementasi notarisasi elektronik. Di saat yang sama, Pusat Nasional untuk Autentikasi Elektronik bertanggung jawab untuk menyosialisasikan dan membimbing masyarakat tentang manfaat tanda tangan digital dan layanan yang andal, mendorong penggunaan tanda tangan digital pribadi untuk memajukan ekonomi digital dan masyarakat digital, dengan target 50% penduduk dewasa memiliki tanda tangan digital pada akhir tahun 2025.

Para delegasi yang menghadiri lokakarya. (Foto: PV/Vietnam+)

Di samping konten kebijakan, para delegasi yang hadir dalam Lokakarya juga secara langsung berpartisipasi dalam diskusi dan mendengarkan perwakilan organisasi penyedia layanan sertifikasi tanda tangan digital (CA) yang memaparkan makalah, memperkenalkan solusi teknis, berbagi pengalaman implementasi, dan memberikan panduan kepada notaris tentang cara mendaftarkan dan menggunakan tanda tangan digital serta layanan terpercaya di bidang notaris elektronik, membantu notaris mengakses teknologi yang diterapkan dalam pekerjaan sehari-hari.

Para delegasi sepakat bahwa penerapan notaris elektronik untuk menyederhanakan prosedur memiliki kerangka hukum dasar untuk implementasinya. Dalam waktu dekat, tanda tangan digital dan layanan tepercaya telah dipastikan memiliki nilai hukum dan pada dasarnya memenuhi kebutuhan masyarakat dan bisnis, membantu mereka menghemat waktu dan mengurangi dokumen.

Pada tahap selanjutnya, perlu dilakukan percepatan pelaksanaan notaris elektronik, penyiapan perangkat hukum sesuai kebutuhan agar selaras dengan kebijakan transformasi digital Partai dan Negara, pemenuhan kebutuhan masyarakat, dan tidak menunggu semua regulasi rampung sepenuhnya baru memulai./.

(Vietnam+)

Sumber: https://www.vietnamplus.vn/app-dung-cong-chung-dien-tu-giup-tieu-kiem-cho-xa-hoi-hang-tram-ty-dong-post1062857.vnp