Notarisasi elektronik: Menghemat waktu, biaya, dan mengurangi kerumitan.

Dokumen yang telah dilegalisasi secara elektronik dapat digunakan untuk mengakses layanan publik di Portal Layanan Publik Nasional atau portal layanan publik elektronik dari daerah, instansi, dan organisasi.

Lakukan pengesahan notaris secara bersamaan dari lokasi yang berbeda.

Saat ini, implementasi notarisasi elektronik sedang dipromosikan oleh organisasi profesional. Alih-alih menandatangani dengan tinta dan membubuhkan stempel manual pada dokumen, notaris akan menggunakan tanda tangan digital dan stempel elektronik untuk mengesahkan dokumen. Proses ini mirip dengan notarisasi tradisional, tetapi lebih unggul karena kemampuannya untuk melakukan transaksi online, memungkinkan para pihak untuk menandatangani secara bersamaan dari berbagai lokasi di bawah pengawasan online notaris di setiap lokasi.

Dao Duy An, Sekretaris Jenderal Asosiasi Notaris Vietnam. Foto: PV

Menurut Dao Duy An, Sekretaris Jenderal Asosiasi Notaris Vietnam, notarisasi elektronik merupakan elemen wajib untuk implementasi penuh layanan publik daring. Bagi warga dan pelaku usaha, notarisasi elektronik membantu menghemat waktu dan biaya, serta mengurangi ketidaknyamanan.

Untuk mempromosikan notarisasi elektronik, Asosiasi Notaris Vietnam telah berkolaborasi dengan otoritas yang berwenang untuk menstandarisasi prosedur penerimaan dan penggunaan dokumen notaris elektronik, serta prosedur penanganan layanan publik daring dengan masukan dari dokumen notaris elektronik dan salinan yang telah dilegalisir, sehingga penyediaan layanan publik menjadi lebih mudah.

Mengurangi penipuan dan kurangnya transparansi.

Seorang notaris memandu klien melalui proses notarisasi elektronik. Foto: PV

Menurut notaris Hoang Thu Huong dari Asosiasi Notaris Kota Hanoi , penyediaan layanan publik melalui platform digital umumnya membawa manfaat yang sangat besar, tidak hanya bagi warga yang membutuhkan pengesahan notaris tetapi juga bagi masyarakat secara keseluruhan.

Dokumen elektronik yang dinotariskan memungkinkan verifikasi yang mudah dan 100% akurat, sehingga secara signifikan mengurangi kemungkinan pemalsuan. Dokumen elektronik dapat disimpan di perangkat elektronik, mudah dikirim dan diterima, serta dicadangkan tanpa batas sambil tetap mempertahankan validitas hukumnya.

"Dengan menerapkan proses notarisasi elektronik, praktik curang dan tidak transparan, baik oleh klien maupun notaris, hampir sepenuhnya dihilangkan. Semua aktivitas dilacak untuk verifikasi. Secara bersamaan, pemalsuan dokumen berkurang karena notaris memiliki akses ke basis data otoritas penerbit."

Keamanan hukum adalah hal wajib ketika menotariskan dokumen, baik itu notarisasi tradisional maupun elektronik. Namun, dengan notarisasi elektronik, kami memiliki alat modern untuk membantu memastikan keamanan yang lebih besar, seperti verifikasi validitas tanda tangan otomatis, identifikasi biometrik, dan perekaman otomatis waktu penandatanganan kontrak,” kata Ibu Hoang Thu Huong.

Notaris Hoang Thu Huong. Foto: PV

Diperlukan proses terpadu untuk menerima dokumen yang telah dinotarisasi secara elektronik.

Berbicara kepada wartawan, Bapak Nguyen Van Giang (beralamat di 161 Yen Phu, Hanoi) mengatakan bahwa sebelumnya beliau telah melalui prosedur pengesahan salinan elektronik dan penandatanganan kontrak hipotek menggunakan notarisasi elektronik.

“Sebelumnya, saya biasa membuat kontrak hipotek menggunakan notarisasi elektronik, lalu mendaftarkan hipotek secara online dengan sangat cepat. Saya tidak perlu menyerahkan dokumen apa pun atau pergi ke mana pun; saya hanya melakukannya di ponsel saya. Saya cukup terkejut dengan betapa cepat dan nyamannya layanan tersebut, dan biayanya tetap sama,” kata Bapak Giang.

Agar notarisasi elektronik dapat berkembang, dokumen yang dinotarisasi secara elektronik perlu diterima oleh instansi administrasi. Di Hanoi, Pusat Layanan Administrasi Publik Kota baru-baru ini sangat aktif berkoordinasi dengan Asosiasi Notaris Vietnam untuk melaksanakan banyak kegiatan. Pusat tersebut telah menerima dokumen yang dinotarisasi secara elektronik untuk memproses prosedur pendaftaran pengalihan tanah, dan yang terbaru, telah sepakat dengan organisasi notarisasi di Hanoi dan Bank Negara Vietnam Wilayah 1 untuk menerima pendaftaran online transaksi yang dijamin.

Warga tidak perlu pergi ke kantor pendaftaran atau pusat layanan administrasi publik; mereka dapat mendaftar dari rumah, dan waktu pemrosesannya juga cepat. Hasilnya akan dikirim ke akun warga di Portal Layanan Publik Nasional atau ke email mereka.

"Ini adalah reformasi yang saya anggap inovatif, sangat praktis, dan bank-bank sekarang sangat mendukung dan berkoordinasi erat dengan kantor notaris untuk menerapkannya."

“Kami sangat berharap proses penerimaan dokumen notaris elektronik dapat diterima secara nasional. Saat ini, hanya beberapa provinsi dan kota yang memiliki proses terpadu, sementara sebagian besar lainnya masih dalam proses implementasi, sehingga bahkan para pejabat yang menerima data elektronik pun masih belum terbiasa dengannya. Kami berharap dalam waktu dekat, masyarakat di seluruh negeri dapat menggunakan layanan ini dengan mudah,” kata Bapak Dao Duy An.

Sumber: https://hanoimoi.vn/cong-chung-dien-tu-tiet-kiem-thoi-gian-chi-phi-giam-bot-phien-ha-973526.html