Pedoman digitalisasi prosedur administrasi di komune Nam Dong.

Bersikap proaktif dan memastikan kelayakan.

Dalam konteks reformasi administrasi, pengembangan pemerintahan digital, dan pembentukan model pemerintahan lokal dua tingkat, implementasi Undang-Undang Pencatatan Sipil sangat penting, terkait dengan hak, kepentingan, dan kehidupan sehari-hari warga negara. Sejalan dengan kebijakan desentralisasi dan pendelegasian wewenang, sebelum tanggal 1 Juli 2025, Departemen Kehakiman menyarankan Komite Rakyat Kota untuk menerbitkan dua rencana dan sejumlah dokumen panduan bagi Komite Rakyat tingkat kecamatan dan desa, untuk memastikan mereka memiliki kondisi yang diperlukan untuk menerima wewenang pencatatan sipil penuh.

Departemen Kehakiman juga segera menerbitkan daftar prosedur administratif, proses internal dan elektronik yang disetujui, menciptakan dasar bagi komune dan kelurahan untuk menangani berkas sejak hari pertama beroperasinya model baru tersebut; pada saat yang sama, departemen tersebut menyelenggarakan konferensi pelatihan tentang pencatatan sipil, membantu petugas tingkat akar rumput untuk memahami peraturan dan prosedur dengan baik, dan meminimalkan kebingungan saat menjalankan tugas.

Ibu Van Thi Phuong, seorang petugas kehakiman dan pencatatan sipil di komune Dan Dien, mengatakan bahwa pengalihan kewenangan pencatatan sipil ke tingkat komune telah mendekatkan pencatatan sipil kepada masyarakat. Para pejabat komune telah menerima pelatihan menyeluruh dari Departemen Kehakiman tentang prosedur, keterampilan profesional, dan perangkat lunak elektronik; daftar dan proses prosedur internal dan elektronik telah dikeluarkan dengan cepat, memastikan pemrosesan aplikasi yang tidak terganggu. Ketika masalah muncul, pejabat setempat dapat berkomunikasi secara daring dengan tim pendukung Departemen untuk mendapatkan panduan cepat dan penanganan kasus-kasus kompleks yang efisien.

Bapak Pham Cong Phuoc, Wakil Ketua Komite Rakyat Komune Dan Dien, menyampaikan bahwa pada awal pengambilalihan wewenang penuh untuk pencatatan sipil, para pejabat komune mau tidak mau menghadapi kesulitan, terutama dengan berkas yang melibatkan unsur asing. Lebih jauh lagi, sistem komputer yang sudah usang dengan spesifikasi rendah dan kapasitas jaringan yang tidak memadai menghambat pemrosesan dan penanganan prosedur. Departemen Kehakiman memberikan dukungan tepat waktu, khususnya melalui saluran dukungan daring, yang membantu para pejabat komune secara bertahap mendapatkan lebih banyak kepercayaan diri, memproses berkas dengan benar, dan meminimalkan kesalahan.

Berkat solusi yang tersinkronisasi, pekerjaan pencatatan sipil di kota setelah 1 Juli 2025 telah berjalan relatif stabil, memenuhi kebutuhan masyarakat dan menghindari hambatan yang berkepanjangan. Namun, beban kerja di tingkat kecamatan sangat besar sementara jumlah staf belum meningkat secara proporsional, terutama di daerah perkotaan yang padat penduduk; beberapa prosedur kompleks yang dipindahkan dari tingkat distrik ke tingkat kecamatan telah mengakibatkan kesalahan operasional, memaksa Departemen Kehakiman untuk menyarankan Komite Rakyat Kota untuk membatalkan atau mencabut beberapa berkas untuk memastikan keabsahan hukum.

Terobosan dalam pendaftaran sipil online

Seiring dengan desentralisasi kewenangan, Departemen Kehakiman telah mempercepat implementasi pendaftaran sipil daring dan pemrosesan prosedur tanpa memandang tempat tinggal. Hasilnya cukup signifikan: dari 1 Januari 2025 hingga November 2025, Komite Rakyat di tingkat komune dan kelurahan menerima dan memproses 8.981 berkas pendaftaran sipil, di mana berkas daring mencapai 99%.

Menurut Bapak Nguyen Ngoc Phuoc, Kepala Departemen Penyebaran Hukum dan Administrasi Peradilan Departemen Kehakiman, kota ini sejauh ini telah mendigitalisasi lebih dari 1,2 juta kasus dari buku catatan sipil kertas, menjadikannya salah satu daerah pertama di seluruh negeri yang menyelesaikan tugas ini. Pekerjaan peninjauan dan pembersihan data perkawinan dilaksanakan sesuai dengan rencana intensif 90 hari, yang berkontribusi pada pengurangan prosedur untuk mengkonfirmasi status perkawinan dan mengurangi ketidaknyamanan bagi warga.

Mulai April 2025, penerbitan salinan ekstrak catatan sipil tanpa memandang tempat tinggal akan diterapkan, yang secara signifikan memudahkan warga. Prosedur administrasi elektronik yang saling terhubung seperti pendaftaran kelahiran - pendaftaran tempat tinggal tetap - penerbitan kartu asuransi kesehatan untuk anak di bawah 6 tahun, atau pendaftaran kematian - pencabutan pendaftaran tempat tinggal tetap - tunjangan pemakaman telah membantu mempersingkat waktu pemrosesan dan mengurangi jumlah perjalanan.

Sebagai penerima manfaat langsung, Ibu Tran Thi Lan, warga komune Chan May, distrik Lang Co, mengatakan bahwa sebelumnya, mendapatkan akta kelahiran untuk anaknya membutuhkan beberapa kali perjalanan. Sekarang, ia hanya perlu mengajukan permohonan secara daring, dengan prosedur yang saling terhubung antar instansi, sehingga menjadi lebih mudah, transparan, dan hemat waktu.

Saat ini, Kota Hue memiliki 118 pegawai negeri sipil di sektor peradilan dan pencatatan sipil, yang sebagian besar memiliki gelar sarjana hukum atau lebih tinggi dan telah menerima pelatihan profesional. Ini adalah kekuatan inti yang memastikan kualitas pekerjaan pencatatan sipil di tingkat akar rumput; namun, beberapa kecamatan masih hanya memiliki satu pegawai negeri sipil di sektor peradilan dan pencatatan sipil, yang menimbulkan potensi risiko gangguan pekerjaan, dan banyak pegawai negeri sipil yang baru diangkat kurang berpengalaman dalam menangani kasus-kasus kompleks.

Bapak Nguyen Van Hung, Direktur Departemen Kehakiman, menegaskan bahwa pengalihan seluruh kewenangan pencatatan sipil kepada Komite Rakyat tingkat kecamatan adalah tepat dan sesuai dengan reformasi administrasi. Pengalaman praktis di Hue menunjukkan bahwa kebijakan ini dapat diterapkan dengan persiapan yang matang, kerja sama yang erat, dan investasi yang terkoordinasi dalam sumber daya manusia dan infrastruktur. Di masa mendatang, Departemen Kehakiman akan terus mengusulkan penguatan pelatihan profesional, peningkatan perangkat lunak, dan alokasi lebih banyak personel dan peralatan kepada otoritas tingkat kecamatan untuk melayani masyarakat dengan lebih baik.

Melalui upaya berkelanjutan, Departemen Kehakiman secara bertahap mewujudkan tujuannya untuk mendekatkan layanan pencatatan sipil kepada masyarakat, membuatnya mudah diakses oleh masyarakat dan bermanfaat bagi mereka, serta berkontribusi dalam membangun sistem administrasi yang modern, profesional, dan efisien.

Teks dan foto: THAI BINH

Sumber: https://huengaynay.vn/chinh-polit-xa-hoi/dua-cong-tac-ho-tich-ve-cap-xa-161330.html