Namun, hambatan terkait interoperabilitas data dan kerangka hukum tetap menjadi "kendala" yang perlu segera diatasi.
Syarat-syarat yang diperlukan dan mencukupi
Catatan sekolah digital diharapkan dapat mengurangi prosedur administratif, meningkatkan efisiensi manajemen, dan mendorong transformasi digital dalam pendidikan . Namun, implementasi aktual di banyak daerah menunjukkan bahwa ini bukan sekadar mengganti catatan kertas dengan versi elektronik.
Bapak Nguyen Huu Thinh, Kepala Sekolah SMA Huong Phung ( Quang Tri ), mengatakan bahwa sekolah tersebut telah menggunakan sistem manajemen siswa VNEDU selama bertahun-tahun dan akan menerapkan rapor digital untuk siswa kelas 12 mulai tahun ajaran 2025-2026. Semua guru telah diberikan tanda tangan digital, sehingga proses operasinya relatif lancar.
Namun, menurut Bapak Thinh, tantangan terbesar saat ini adalah sinkronisasi data antar sistem. Setiap semester, data harus ditransfer dari perangkat lunak manajemen sekolah ke basis data industri, tetapi masalah masih muncul karena platform tersebut belum sepenuhnya terpadu. Beliau menyarankan agar kode untuk mata pelajaran seperti Teknologi dan Bahasa Asing distandarisasi dalam basis data industri sesegera mungkin untuk memastikan interoperabilitas data.
Senada dengan pandangan tersebut, Bapak Vo Dang Chin, Kepala Sekolah SD dan SMP Etnis Tra Nam (Tra Linh, Kota Da Nang ), meyakini bahwa kendala terbesar saat ini adalah kurangnya konektivitas. Menurutnya, meskipun rekam medis digital siswa telah diterapkan selama bertahun-tahun, data antar tahun ajaran masih belum terhubung secara mulus. Ketika siswa naik kelas, informasi dan tanda tangan digital dari tahun ajaran sebelumnya tidak muncul dalam rekam medis saat ini, sehingga memaksa guru untuk mengakses setiap tahun ajaran secara terpisah untuk mencari atau mencetak ulang data tersebut.
Selain itu, penggunaan berbagai platform manajemen yang berbeda juga meningkatkan risiko kesalahan. Bahkan perbedaan kecil dalam karakter atau format data dapat menyebabkan sistem melaporkan kesalahan, memaksa guru untuk memeriksa dan memperbaiki masalah tersebut secara manual. Menurut administrator pendidikan, rekam medis digital siswa kemungkinan besar tidak akan efektif jika data tetap tersebar, kurang terstandarisasi, dan tidak memiliki platform terpadu di seluruh negara.
Dari perspektif infrastruktur, Bapak Vo Thanh Phuoc, Kepala Sekolah Menengah Nguyen Hue (Distrik Hai Chau, Kota Da Nang), mengatakan bahwa meskipun telah diterapkan pada sistem data lokal, perlambatan atau kemacetan jaringan masih terjadi pada jam-jam sibuk.
Kesulitan-kesulitan tersebut bahkan lebih terasa di daerah pegunungan. Menurut Bapak Vo Dang Chin, di akhir tahun ajaran, banyak guru harus bergegas memasukkan data larut malam atau dini hari untuk menghindari kelebihan beban sistem. Di tempat-tempat dengan koneksi internet yang tidak stabil, bahkan kesalahan teknis kecil pun dapat menyebabkan pemrosesan dokumen memakan waktu berjam-jam.
Menurut para administrator pendidikan, jika rekam medis digital diimplementasikan secara nasional dalam waktu dekat, investasi dalam infrastruktur teknologi, peningkatan kapasitas pengolahan data, dan memastikan interoperabilitas akan menjadi prasyarat agar sistem tersebut dapat beroperasi secara efektif.
Menyelesaikan tautan terakhir
Di Sekolah Dasar Le Dinh Chinh (Hoa Cuong, Kota Da Nang), ketika sistem rekam medis elektronik siswa pertama kali diterapkan, sekolah memberikan dukungan finansial kepada para guru untuk mendaftar tanda tangan digital pribadi. Bersamaan dengan itu, staf administrasi, guru TIK, dan administrator sekolah ditugaskan untuk mempelajari sistem tersebut terlebih dahulu guna membimbing dan mendukung para guru di seluruh sekolah.
Ibu Huynh Thi Thu Nguyet, Kepala Sekolah Dasar Le Dinh Chinh, mengatakan bahwa transisi dari tanda tangan manual ke tanda tangan digital pada awalnya menimbulkan tekanan yang cukup besar pada para guru. Secara khusus, beberapa guru kontrak yang menggantikan guru yang sedang cuti melahirkan belum diberikan akun identifikasi untuk menggunakan tanda tangan digital.
Dalam kasus-kasus ini, sekolah harus menangani situasi secara fleksibel dengan meminta guru tetap untuk menandatangani atas nama staf setelah penyerahan tanggung jawab selesai, atau dengan menghubungi guru yang sedang cuti melahirkan untuk kembali dan membantu menyelesaikan dokumen. Ini adalah hambatan yang muncul selama proses transisi yang harus ditangani sekolah secara proaktif untuk menghindari terganggunya kemajuan pekerjaan.
Menurut Bapak Vo Thanh Phuoc, Kepala Sekolah Menengah Nguyen Hue (Distrik Hai Chau, Kota Da Nang), tanda tangan digital merupakan salah satu kesulitan pertama dalam implementasi rekam medis digital sekolah. Saat ini, terdapat dua bentuk yang ada secara bersamaan: tanda tangan digital yang dikeluarkan oleh Komite Sandi Pemerintah dan tanda tangan digital yang disediakan melalui layanan.
Namun, selama penggunaannya, banyak guru melaporkan bahwa tanda tangan digital gratis terkadang mengalami kesalahan atau membutuhkan waktu lama untuk diselesaikan ketika muncul masalah teknis. Untuk memastikan pekerjaan mereka berlanjut tanpa gangguan, banyak guru harus menggunakan layanan tanda tangan digital berbayar, yang biayanya mencapai beberapa ratus ribu dong per siklus penggunaan.
Namun, menurut Bapak Phuoc, kesulitan teknis bukanlah masalah terbesar. Yang mengkhawatirkan sekolah adalah meskipun telah berinvestasi dalam infrastruktur teknologi, melatih guru, membekali mereka dengan tanda tangan digital, dan menerapkan rapor elektronik, rapor digital masih belum sepenuhnya diakui memiliki nilai hukum untuk sepenuhnya menggantikan rapor kertas. Oleh karena itu, sebagian besar sekolah masih harus menyimpan catatan kertas dan elektronik secara bersamaan. Guru harus menandatangani secara digital di sistem dan mencetak rapor kertas untuk ditandatangani langsung dan disimpan. Ketika siswa pindah sekolah atau berganti kelas, catatan kertas tetap wajib dalam banyak kasus.
Bapak Vo Dang Chin meyakini bahwa inilah alasan mengapa tujuan pengurangan prosedur administratif belum tercapai seperti yang diharapkan. "Transformasi digital seharusnya membantu mengurangi beban kerja guru, tetapi di beberapa bidang, justru menciptakan lebih banyak pekerjaan," komentar Bapak Chin.
Menurut para administrator pendidikan, jika data tetap tersebar, sistem tidak terhubung secara sinkron, dan catatan kertas masih ada bersamaan dengan catatan elektronik, transformasi digital dalam pendidikan akan kesulitan mencapai tujuannya untuk mengurangi tekanan administratif, meningkatkan efisiensi manajemen, dan memanfaatkan data sebagaimana mestinya.
Rekam medis digital merupakan tren yang tak terhindarkan dan menawarkan banyak manfaat jangka panjang. Namun, agar sistem ini benar-benar menjadi kenyataan, persiapan di tingkat sekolah hanyalah sebagian dari cerita. Lebih penting lagi, ekosistem data pendidikan terpadu perlu dibangun secara nasional, di mana data siswa disimpan di seluruh kelas 1 hingga 12, platform dapat saling terhubung, tanda tangan digital digunakan dengan mudah, dan rekam medis digital diakui sepenuhnya secara hukum. - Bapak VO THANH PHUOC - Kepala Sekolah Menengah Atas Nguyen Hue (Hoa Cuong, Kota Da Nang)
Sumber: https://giaoducthoidai.vn/hoc-ba-so-go-vuong-tu-du-lieu-den-phap-ly-post781379.html
