Apa yang dapat dipelajari dari pengalaman internasional?

Baru-baru ini, provinsi Khanh Hoa menguji coba sistem evaluasi kinerja (KPI) untuk mengukur kualitas kerja kader, pegawai negeri sipil, dan pegawai publik.

Baru-baru ini, Provinsi Khanh Hoa telah menguji coba sistem evaluasi kinerja (KPI) untuk mengukur kualitas kerja kader, pegawai negeri sipil, dan pegawai negeri sipil. Hal ini merupakan langkah penting dalam meningkatkan efisiensi manajemen dan kualitas layanan aparatur administrasi negara setempat.

KPI (Indikator Kinerja Utama) dikembangkan di Amerika Serikat pada tahun 1980-an, tetapi metode ini baru diterapkan secara luas pada tahun 1992. Sejak saat itu, KPI telah diterapkan oleh banyak negara, bisnis, lembaga, dan organisasi di seluruh dunia , termasuk Vietnam. Namun, rangkaian indeks KPI telah berubah menyesuaikan dengan skala, operasional, tujuan, dan kebutuhan masing-masing tempat.

Bagaimana negara menerapkan KPI dalam manajemen administrasi publik ?

Beberapa lembaga pemerintah di Amerika Serikat telah menerapkan KPI untuk mengukur kinerja kerja dengan menerapkan serangkaian kriteria "Balanced Scorecard" (BSC).

Khanh Hoa menguji coba aplikasi KPI untuk staf, pegawai negeri sipil, dan pegawai negeri sipil. Foto ilustrasi

Misalnya, di Kantor Manajemen dan Anggaran AS, setelah menerapkan BSC ke dalam manajemen anggaran, lembaga-lembaga federal mengurangi biaya manajemen sekitar 5% dalam 2 tahun pertama. Lembaga-lembaga tersebut mampu mengalokasikan anggaran secara lebih efektif, dengan sekitar 90% program pemerintah selesai tepat waktu dan mencapai target anggaran (dibandingkan dengan 75% sebelum menerapkan BSC).

Singapura juga merupakan negara yang tipikal dalam menerapkan KPI untuk meningkatkan efisiensi kerja pejabat dan pegawai negeri sipil. Pemerintah Singapura telah membangun sistem evaluasi kinerja berbasis KPI yang disebut "Kerangka Kerja Kinerja Pelayanan Publik". Sistem ini mencakup indikator-indikator seperti kualitas pelayanan publik, kepuasan warga, daya tanggap, dan efisiensi dalam penyelesaian masalah. Khususnya di Singapura, KPI tidak hanya mengevaluasi kinerja, tetapi juga mempertimbangkan faktor-faktor seperti kreativitas dan inovasi dalam bekerja. Hal ini membantu pegawai negeri sipil termotivasi untuk memaksimalkan kreativitas mereka dan meningkatkan proses kerja.

Di Jepang, pemerintah menggunakan metrik seperti waktu pemrosesan, kepuasan warga, dan kinerja anggaran untuk memastikan transparansi dan efisiensi. Salah satu metode penting adalah PDCA (Plan - Do - Check - Act), yang membantu memantau dan terus meningkatkan kebijakan publik. Misalnya, di sektor transportasi, Jepang bertujuan untuk mengurangi keterlambatan kereta (Plan), menerapkan teknologi pemantauan waktu nyata (Do), mengevaluasi data keterlambatan (Check), dan menyesuaikan langkah-langkah perawatan atau jadwal kereta untuk mengoptimalkan kinerja (Act). Dengan menerapkan KPI dan PDCA, Jepang dapat dengan cepat menyesuaikan kebijakan, meningkatkan efisiensi manajemen publik, dan memberikan layanan yang lebih baik kepada masyarakat.

Apa yang dapat dipelajari Khanh Hoa dari pengalaman internasional?

Saat ini, Khanh Hoa sedang dalam proses menyusun kriteria penilaian KPI. Oleh karena itu, pengalaman internasional dapat membantu Khanh Hoa memiliki perangkat yang lengkap, optimal, dan layak untuk mengevaluasi dan meningkatkan efisiensi kerja kader, pegawai negeri sipil, pegawai negeri, serta kualitas layanan aparatur administrasi negara di masa mendatang.

Khanh Hoa dapat mempelajari pengalaman Jepang dalam menerapkan siklus PDCA untuk membantu memantau dan terus meningkatkan prosedur administratif, seperti mempersingkat waktu penerbitan izin usaha.

Atau, bangun sistem evaluasi pegawai negeri sipil yang tidak hanya berbasis kinerja tetapi juga mendorong kreativitas dalam bekerja, mengikuti model Singapura. Selain itu, model Balanced Scorecard (BSC) AS dapat membantu mengoptimalkan anggaran dan memastikan proyek-proyek publik selesai tepat waktu.

Penerapan sistem KPI dalam mengevaluasi produktivitas dan kapasitas kerja kader dan pegawai negeri sipil di Khanh Hoa menunjukkan komitmen yang kuat terhadap reformasi administrasi. Namun, agar benar-benar efektif, sistem ini perlu fleksibel dalam membangun indikator KPI, dikombinasikan dengan pelatihan, pengawasan ketat, dan pembelajaran dari pengalaman negara lain. Hanya dengan demikian, kualitas kerja kader dan pegawai negeri sipil dapat ditingkatkan, yang pada gilirannya akan mendorong pembangunan berkelanjutan pemerintah daerah.

Model PDCA Jepang:

PDCA (Plan - Do - Check - Act) adalah model manajemen mutu yang populer dan banyak diterapkan di Jepang untuk meningkatkan kinerja di sektor publik maupun swasta. Ini merupakan proses iteratif untuk membantu organisasi terus meningkatkan efisiensi dan kualitas layanan. Langkah-langkahnya meliputi:

Rencana: Identifikasi masalah yang perlu dipecahkan, tetapkan tujuan spesifik, dan susun rencana implementasi. Misalnya, pemerintah mungkin ingin mengurangi waktu pemrosesan administrasi dengan mendigitalkan proses pengajuannya.

Lakukan (Implementasi): Implementasikan rencana sesuai dengan strategi yang diusulkan. Saat menerapkan sistem pendaftaran daring, agensi-agensi di Jepang menguji proses pada kelompok kecil sebelum memperluas cakupan.

Periksa: Bandingkan hasil aktual dengan target, identifikasi kekuatan dan kelemahan. Misalnya, setelah 3 bulan menerapkan pendaftaran daring, pemerintah Tokyo mengumpulkan umpan balik dari warga untuk menilai kepuasan.

Tindakan (Tindakan Perbaikan): Berdasarkan penilaian, sesuaikan proses untuk mengoptimalkan efisiensi. Jika banyak catatan ditemukan salah karena input informasi yang salah, sistem perlu ditingkatkan dengan menambahkan fungsi pemeriksaan kesalahan otomatis.

Sumber: https://congthuong.vn/khanh-hoa-thi-diem-kpi-hoc-gi-tu-kinh-nghiem-quoc-te-376115.html