Ketika melakukan beberapa prosedur yang telah disediakan dengan proses lengkap, orang melewatkan penyerahan dokumen kertas yang tidak diperlukan.

Langkah baru dalam reformasi administrasi

Pada 13 September 2025, Perdana Menteri mengeluarkan Arahan 24/CT-TTg tentang promosi solusi teknologi untuk melayani masyarakat dan bisnis, yang terkait dengan data kependudukan, identifikasi, dan autentikasi elektronik. Mulai 1 Oktober 2025, semua catatan dari 25 layanan publik daring dengan proses penuh akan diterima dan diproses secara elektronik, menggantikan catatan kertas sepenuhnya.

Sebagai daerah yang selalu terdepan dalam reformasi administrasi dan transformasi digital, kebijakan ini akan menjadi peluang bagi Kota Hue untuk membuat terobosan, menuju administrasi yang efisien dan transparan, serta melayani masyarakat dan pelaku bisnis dengan lebih baik. Penerapan model ini akan membantu meminimalkan prosedur yang rumit dan menghilangkan dokumen ganda. Masyarakat dapat mengakses layanan secara daring atau langsung ke Pusat Layanan Administrasi Publik untuk mendapatkan dukungan dalam pengajuan dokumen elektronik dan menerima hasil yang cepat, tanpa perlu membawa setumpuk dokumen seperti sebelumnya.

Menurut Bapak Nguyen Kim Tung, Wakil Direktur Departemen Sains dan Teknologi, masyarakat tidak perlu lagi khawatir tentang pencetakan dan fotokopi berbagai jenis dokumen; bisnis menghemat waktu dan biaya. Khususnya, sistem ini memungkinkan pelacakan progres pemrosesan dokumen secara real-time, sehingga meningkatkan transparansi dan tanggung jawab lembaga publik.

Daftar 25 layanan publik komprehensif ini mencakup berbagai bidang, termasuk prosedur seperti: pencatatan kelahiran, pencatatan kematian, penerbitan kartu jaminan kesehatan untuk anak di bawah 6 tahun; pendaftaran penduduk tetap dan sementara, penerbitan dan perpanjangan SIM, catatan kriminal, penyelesaian skema jaminan sosial, penyelesaian pajak penghasilan pribadi, penyediaan listrik baru, pemberitahuan kenaikan pangkat... Semua ini merupakan kelompok prosedur yang berkaitan erat dengan kehidupan masyarakat, produksi, dan aktivitas bisnis. Digitalisasi seluruh proses ini diharapkan dapat mendorong kebiasaan kerja daring bagi masyarakat dan pelaku bisnis.

Melalui pencatatan yang akurat, banyak orang mengungkapkan kegembiraan mereka. Ibu Nguyen Thi Thuy Duong (Kelurahan Thuy Xuan) mengatakan, "Pencatatan digital membantu masyarakat menghindari kehilangan dokumen, informasi pribadi tersimpan dengan jelas dan akurat. Kini data pribadi telah terintegrasi di VNeID, sehingga proses seperti pencatatan kelahiran atau konfirmasi kependudukan menjadi lebih cepat, tanpa perlu menyiapkan banyak salinan kertas. Bahkan bagi usaha kecil dan rumah tangga bisnis, penghapusan pencatatan kertas akan secara signifikan mengurangi biaya, waktu tunggu, dan waktu perjalanan. Jika sistem beroperasi secara stabil, pelaku usaha akan mendapatkan manfaat yang substansial, sehingga mendorong peningkatan investasi."

Seorang petugas Pusat Layanan Administrasi Publik Distrik Thuan Hoa juga mengakui bahwa ini adalah kesempatan bagi para pejabat dan pegawai negeri sipil untuk meningkatkan keterampilan digital mereka, mengubah metode kerja mereka, dan bergerak menuju gaya layanan yang profesional dan modern, dalam semangat sejati pemerintahan digital dan pemerintahan layanan.

Kebutuhan akan konektivitas dan keterampilan digital

Poin baru dari model ini adalah seluruh proses penerimaan, pemrosesan, dan persetujuan dokumen didigitalisasi. Hue memiliki banyak keunggulan karena telah membentuk platform digital Hue-S sejak dini, memiliki infrastruktur e-government yang sinkron, dan tingkat penggunaan layanan publik daring yang terus meningkat. Penerapan simultan di Pusat Layanan Administrasi Publik akan menciptakan kesatuan, menghindari situasi bekerja di satu tempat dan tidak bekerja di tempat lain, serta memastikan semua warga negara mendapatkan manfaat yang setara.

Namun, banyak pejabat layanan terpadu akar rumput masih khawatir dan cemas. Agar pencatatan elektronik dapat diproses secara akurat, basis data kependudukan dan data khusus harus lengkap dan tersinkronisasi. Namun kenyataannya, masih banyak kasus yang belum dilengkapi atau tidak akurat, seperti informasi tanggal penerbitan KTP yang belum diperbarui, status perkawinan yang tidak akurat, dan sebagainya. Hal ini membutuhkan koordinasi yang erat antara pemerintah kota, dinas, dan cabang untuk menstandardisasi dan menghubungkan data.

Selain itu, hambatan juga datang dari kebiasaan menggunakan dokumen tradisional; sebagian masyarakat belum menguasai teknologi, terutama di daerah terpencil; banyak yang belum memasang atau memperbarui VNeID level 2. Infrastruktur jaringan di beberapa daerah masih terbatas. Staf akar rumput juga membutuhkan lebih banyak waktu untuk meningkatkan keterampilan digital guna memenuhi persyaratan pemrosesan arsip elektronik.

Untuk mengatasi hal ini, pemerintah kota telah mengidentifikasi bahwa, selain investasi infrastruktur dan pelatihan sumber daya manusia, upaya komunikasi dan pendampingan masyarakat untuk menggunakan layanan digital merupakan faktor kunci. Tim teknologi digital komunitas terus berperan aktif, membantu masyarakat terbiasa dengan prosedur daring. Pemerintah kota juga sedang membangun sistem penyimpanan data terpusat yang aman untuk mendukung analisis dan peramalan dalam manajemen dan operasional. Selain itu, staf layanan terpadu juga perlu terus dilatih dalam keterampilan digital. Ketika sistem beroperasi secara stabil, pemrosesan prosedur akan lebih cepat, sehingga secara signifikan mengurangi tekanan pada instansi pemerintah dan warga negara.

Menurut orientasinya, setelah berhasil mengoperasikan 25 layanan publik berskala penuh, Hue akan memperluas penerapannya ke banyak bidang lain, bergerak menuju administrasi yang sepenuhnya elektronik, transparan, dan modern, mewujudkan tujuan mengubah Hue menjadi kota yang cerdas, ramah, dan melayani, sesuai dengan semangat Resolusi 57-NQ/TW Politbiro.

Artikel dan foto: HOAI THUONG

Sumber: https://huengaynay.vn/chinh-tri-xa-hoi/cai-cach-hanh-chinh/noi-khong-ho-so-giay-voi-cac-dich-vu-cong-toan-trinh-158101.html