'Kami akan menggunakan perangkat lunak untuk mengevaluasi KPI pegawai negeri sipil guna menghindari subjektivitas.'

Kementerian Dalam Negeri mengumumkan bahwa mereka sedang mempelajari penerapan perangkat lunak untuk mengevaluasi kinerja pegawai negeri sipil (KPI) berdasarkan posisi pekerjaan guna meningkatkan transparansi dalam proses dan meminimalkan faktor subjektif.

Bapak Nguyen Quang Dung, Direktur Departemen Pegawai Negeri Sipil dan Karyawan Publik, Kementerian Dalam Negeri.

Pemerintah baru saja menyerahkan rancangan Undang-Undang tentang Kader dan Pegawai Negeri Sipil (yang telah diubah) kepada Majelis Nasional , yang mencakup ketentuan untuk mengevaluasi pegawai negeri sipil berdasarkan hasil dan produk sesuai dengan posisi pekerjaan mereka; sejauh mana mereka memenuhi persyaratan pekerjaan dan etika pelayanan publik. Kinerja kerja akan diukur berdasarkan kuantitas, kualitas, dan kemajuan produk (Indikator Kinerja Utama - KPI).

Bapak Nguyen Quang Dung, Direktur Departemen Pegawai Negeri Sipil dan Karyawan Publik (Kementerian Dalam Negeri), menyatakan bahwa saat ini, evaluasi pegawai negeri sipil sebagian besar bersifat dangkal, dengan mayoritas diklasifikasikan sebagai "telah melaksanakan tugasnya dengan baik." Sementara itu, sektor swasta telah lama menerapkan KPI karena kemudahan dalam mengukur kinerja kerja.

“Membangun KPI di sektor publik lebih sulit karena sifat pekerjaan administratif sulit diukur,” kata Bapak Dung, mengutip contoh staf administrasi di pusat-pusat yang efektivitasnya dapat diukur dari jumlah berkas yang diproses, tetapi staf pembuat kebijakan sulit dikuantifikasi karena sifat pekerjaan mereka yang jangka panjang. Oleh karena itu, evaluasi KPI di sektor publik membutuhkan kombinasi aspek kuantitatif dan kualitatif, termasuk: kemajuan pemrosesan, kualitas dokumen, dan tingkat kepuasan warga.

Direktur Departemen Pegawai Negeri Sipil dan Karyawan Publik menyatakan bahwa pengembangan kriteria KPI yang disesuaikan dengan karakteristik spesifik setiap posisi pekerjaan akan ditentukan dan diimplementasikan oleh kepala unit masing-masing sesuai dengan peta jalan, yang diujicobakan di unit-unit yang memenuhi syarat sebelum diperluas, dengan dukungan perangkat lunak pelacakan kemajuan pekerjaan. Setelah Undang-Undang disahkan, Kementerian Dalam Negeri akan menyarankan Pemerintah untuk mengeluarkan dekrit yang memberikan panduan rinci tentang peta jalan, kriteria, dan proses evaluasi pegawai negeri sipil berdasarkan KPI.

Saat ini, banyak program perangkat lunak evaluasi KPI yang digunakan di sektor bisnis di Vietnam, dan beberapa di antaranya berpotensi untuk diadaptasi dan diterapkan di sektor publik.

Provinsi Khanh Hoa secara resmi menerapkan KPI (Indikator Kinerja Utama) di seluruh sistem politiknya mulai 1 April 2025, setelah beberapa bulan masa uji coba. Tujuan provinsi ini adalah untuk berinovasi dalam metode manajemen, meningkatkan kualitas staf, merampingkan penempatan staf berdasarkan efisiensi kerja, dan menghilangkan pola pikir "pekerjaan seumur hidup". Proses implementasinya mencakup pelaporan mandiri kinerja pegawai negeri sipil dan evaluasi kinerja oleh para pemimpin berdasarkan data perangkat lunak dan umpan balik langsung.

Evaluasi kinerja berdasarkan KPI untuk menyingkirkan karyawan yang "datang kerja di pagi hari dan pulang di malam hari tanpa melakukan apa pun."

Perwakilan Trinh Xuan An, anggota tetap Komite Pertahanan Nasional, Keamanan, dan Luar Negeri Majelis Nasional, berpendapat bahwa birokrasi saat ini masih sangat kaku, kurang memiliki mekanisme fleksibel untuk menyeleksi dan mengganti pejabat yang tidak kompeten. Situasi "hanya masuk, tidak keluar," "membawa payung ke kantor di pagi hari dan membawanya pulang di malam hari," dan bahkan "kinerja rata-rata tetap berujung pada promosi rutin" masih lazim terjadi.

Menurut Bapak An, akar permasalahannya adalah kurangnya alat yang benar-benar efektif untuk mengevaluasi kinerja pekerjaan. "Jika layanan publik tidak memiliki sistem evaluasi yang jelas dan transparan, akan sangat sulit untuk mengidentifikasi dan mengembangkan individu-individu berbakat, dan pada saat yang sama, akan mustahil untuk memberhentikan mereka yang tidak memenuhi persyaratan," katanya.

Bapak An menilai penerapan sistem evaluasi pegawai negeri sipil berbasis KPI sebagai solusi mendasar dan sejalan dengan tren manajemen modern. Pendekatan ini telah diterapkan di sektor swasta sejak lama dengan efektivitas yang jelas, sementara sektor publik masih ragu-ragu dan kurang tegas. Oleh karena itu, sekarang adalah waktu yang tepat untuk secara bertahap memperkenalkan KPI ke dalam evaluasi pegawai negeri sipil.

Perwakilan Trinh Xuan An. Foto: Situs web resmi Majelis Nasional.

Delegasi An menyarankan agar KPI (Indikator Kinerja Utama) dikaitkan erat dengan peran kepemimpinan kepala unit. Merekalah yang paling memahami kekhususan pekerjaan dan kemampuan bawahan mereka, dan merekalah yang harus bertanggung jawab langsung dalam merancang sistem KPI berdasarkan tiga faktor: hasil kerja, produk keluaran, dan etika pelayanan publik. Selain beban kerja, KPI juga harus mencerminkan kualitas kinerja dan standar administrasi setiap posisi dan setiap bidang.

Namun, ia juga mencatat bahwa KPI tidak dapat dibangun menggunakan pendekatan yang kaku dan terstandarisasi. Sistem kriteria perlu dirancang agar sesuai dengan karakteristik spesifik setiap industri, tingkatan, dan wilayah. Oleh karena itu, ia mengusulkan agar Pemerintah mengeluarkan dekrit kerangka kerja untuk berfungsi sebagai pedoman umum bagi kementerian, sektor, dan wilayah untuk membangun sistem KPI yang sesuai bagi mereka sendiri.

Setelah menyelesaikan sistem KPI, kepala unit harus melakukan evaluasi berkala terhadap bawahannya secara bulanan, triwulanan, dan tahunan. Evaluasi ini sendiri juga akan menjadi KPI bagi kepala unit. Jika manajer kurang objektif, subjektif, atau melakukan evaluasi hanya sebagai formalitas, hal ini akan langsung tercermin dalam kegagalan mencapai target KPI.

"Mekanisme pengendalian evaluasi pejabat sangat penting untuk menghindari situasi di mana emosi dan subjektivitas mengalahkan akal sehat, yang menyebabkan negara kehilangan orang-orang berbakat sementara mempertahankan mereka yang kurang memiliki kualitas yang dibutuhkan dalam sistem," tegas Bapak An.

Ia menyarankan agar instansi pemerintah mengadopsi KPI bertingkat – dari individu dan departemen hingga unit kolektif – serupa dengan model manajemen kinerja bisnis dan korporasi swasta. Ini adalah arah yang diperlukan untuk memodernisasi pelayanan publik, menciptakan motivasi, dan meningkatkan kualitas pejabat dan pegawai negeri sipil.

Integrasikan kriteria "berani berpikir, berani bertindak" ke dalam KPI untuk mengevaluasi pegawai negeri sipil.

Anggota Dewan Perwakilan Rakyat Ha Sy Dong, mantan Pelaksana Tugas Ketua Komite Rakyat Provinsi Quang Tri, percaya bahwa penerapan KPI dalam mengevaluasi pegawai negeri sipil merupakan langkah penting untuk mengukur standar, kualitas, dan rasa tanggung jawab tim pejabat dan pegawai negeri sipil. Pendekatan ini akan berkontribusi untuk mengatasi situasi "pegawai negeri sipil seumur hidup" - artinya, begitu mereka masuk ke dalam sistem, mereka cenderung tidak akan diberhentikan, meskipun efisiensi kerja mereka rendah.

Perwakilan Ha Sy Dong. Foto: Situs web resmi Majelis Nasional.

Ia menekankan bahwa pengembangan KPI harus terkait erat dengan kepuasan warga dan pelaku bisnis, sekaligus mencerminkan kapasitas koordinasi antar departemen, lembaga, dan unit. "Saat ini, waktu pemrosesan dokumen telah didigitalisasi dan dipublikasikan. Kecepatan prosedur pemrosesan merupakan dasar untuk mengevaluasi efisiensi kerja pegawai negeri sipil, terutama di bidang-bidang sensitif seperti pertanahan, lingkungan hidup, investasi, dan bisnis," katanya.

Namun, untuk menghindari evaluasi yang kaku dan stereotip, delegasi Ha Sy Dong berpendapat bahwa KPI harus berpusat pada warga dan bisnis. Seorang pegawai negeri mungkin menyelesaikan tugas yang diberikan dengan benar, tetapi jika mereka secara konsisten menerima umpan balik negatif dari warga dan bisnis, jelas bahwa efisiensi kerja mereka tidak memuaskan – mulai dari kualitas pemrosesan hingga sikap pelayanan.

Unsur penting lain yang diusulkan oleh Bapak Dong adalah memasukkan kriteria untuk mengevaluasi semangat inovatif para pejabat dan pegawai negeri sipil ke dalam sistem KPI. Menurut beliau, hal ini tidak harus berupa tugas spesifik, tetapi para pemimpin membutuhkan kriteria untuk mengenali, menilai, dan memberi penghargaan kepada mereka yang "berani berpikir, berani bertindak," memiliki inisiatif, memperbaiki metode, dan menciptakan hasil yang nyata.

"Mereka yang dipercayakan untuk merekrut dan mempekerjakan staf juga harus diberi wewenang untuk menetapkan KPI bagi mereka yang mereka kelola, terutama untuk kriteria yang tidak dapat diukur secara absolut tetapi perlu dievaluasi melalui kinerja kerja yang sebenarnya," tegasnya.

Sebagai contoh, petugas pajak, selain tugas mereka untuk memungut pajak dengan benar dan lengkap, juga harus berperan dalam membimbing dan menjelaskan kebijakan kepada warga dan pelaku usaha – membantu mereka menghindari "tersesat dalam labirin" peraturan pajak. Petugas bea cukai juga harus dievaluasi tidak hanya berdasarkan jumlah kasus yang diproses, tetapi juga berdasarkan tingkat dukungan yang mereka berikan kepada warga dan pelaku usaha, sikap pelayanan mereka, dan kemampuan mereka untuk mengurangi biaya, waktu, dan prosedur bagi mereka yang menangani prosedur impor dan ekspor.

"Kriteria tersebut dapat dikuantifikasi melalui survei dan penilaian kepuasan warga dan dunia usaha. Jika warga tidak puas, itu berarti pejabat tersebut belum memenuhi KPI mereka," tegas Bapak Dong, sambil juga mengusulkan untuk memasukkan hasil survei tersebut dalam evaluasi kinerja tahunan dan ringkasan pegawai negeri sipil.

HA (menurut VnE)

Sumber: https://baohaiduong.vn/se-dung-phan-mem-danh-gia-kpi-cong-chuc-de-tranh-cam-tinh-411457.html