Sistem ini membantu menyediakan informasi, panduan prosedural, dan jawaban atas pertanyaan dengan cepat, akurat, dan nyaman, sehingga berkontribusi mengurangi beban kerja bagi para pejabat dan pegawai negeri sipil.
Hasil awal menunjukkan bahwa ini adalah solusi yang tepat dalam proses transformasi digital, yang bertujuan untuk membangun sistem administrasi yang modern, transparan, profesional, dan berpusat pada manusia.
Warga menghemat waktu dalam proses pengurusan prosedur.
Setelah penggabungan, sistem Pusat Pelayanan Administrasi Publik Provinsi Phu Tho diorganisasikan menjadi tiga fasilitas yang berlokasi di kelurahan Viet Tri, Vinh Phuc, dan Hoa Binh. Secara bersamaan, 148 kecamatan dan desa di provinsi tersebut telah menyelesaikan pembentukan Pusat Pelayanan Administrasi Publik tingkat kecamatan dan telah beroperasi sejak 1 Juli 2025.
Seiring dengan penyederhanaan struktur organisasi, permintaan akan prosedur administrasi dari warga dan pelaku usaha semakin meningkat. Menurut Dinas Dalam Negeri Provinsi, dari tanggal 1 Januari 2026 hingga saat ini, seluruh provinsi telah menerima lebih dari 320.000 berkas prosedur administrasi; di antaranya, jumlah berkas yang diajukan secara daring mencapai lebih dari 95%, dan tingkat penerbitan hasil elektronik, digitalisasi berkas, dan hasil penyelesaian semuanya mencapai lebih dari 92%...
Di banyak daerah dengan volume transaksi tinggi, seperti kelurahan Viet Tri, Vinh Yen, dan Hoa Binh; serta kecamatan Tho Tang, Phung Nguyen, dan Yen Tri, pusat layanan satu atap menerima rata-rata lebih dari 50 permohonan per hari. Angka-angka ini jelas mencerminkan beban kerja besar yang harus ditangani oleh para pejabat dan pegawai negeri sipil setiap hari, yang membutuhkan sumber daya manusia yang signifikan serta prosedur pemrosesan yang efisien dan akurat. Hal ini menuntut inovasi dalam metode kerja dan penerapan transformasi digital untuk meningkatkan produktivitas dan mengurangi tekanan pada para pejabat dan pegawai negeri sipil.
Sejak September 2025, VNPT Phu Tho telah berkolaborasi dalam penerapan sistem asisten virtual AI di Pusat Pelayanan Administrasi Publik Provinsi dan beberapa daerah dengan volume transaksi tinggi. Sistem ini terintegrasi langsung ke dalam platform pemrosesan prosedur administrasi dan komputer di pusat pelayanan satu atap. Asisten virtual AI dapat membantu petugas dan warga dalam mencari informasi, mengidentifikasi komponen dokumen, meringkas dokumen hukum, memandu proses prosedur administrasi, menyediakan formulir, biaya, dan waktu pemrosesan.
Di Pusat Pelayanan Administrasi Publik Kelurahan Hoa Binh, pukul 09.00 pagi tanggal 16 Juni, Bapak Bach Duc Nghia mengatakan: “Sebelumnya, setiap kali saya pergi untuk mengurus prosedur, saya harus bertanya ke banyak tempat untuk mencari tahu dokumen apa yang perlu saya siapkan. Tetapi sejak memiliki asisten AI, saya hanya perlu menggunakan ponsel saya untuk mencari semua prosedur yang diperlukan, sehingga menghemat waktu dan perjalanan. Antarmuka mudah digunakan, dan stafnya membantu, sehingga pencarian informasi menjadi lebih cepat dan efisien.”
Pemerintah mengurangi beban kerja.
Program percontohan untuk prosedur administrasi yang dibantu AI telah menunjukkan bahwa waktu pemrosesan untuk permohonan administrasi telah berkurang dari sekitar 10 menit menjadi 5 menit. Kemampuan untuk memberikan dukungan otomatis 24/7 memungkinkan warga untuk dengan mudah mengakses informasi terlepas dari jam kerja kantor administrasi. Hal ini sangat berguna bagi orang-orang di daerah terpencil atau mereka yang tidak dapat mengunjungi pusat layanan terpadu secara langsung untuk menanyakan tentang prosedur.
Selain itu, aplikasi AI secara signifikan mengurangi beban kerja staf administrasi, karena banyak pertanyaan berulang dijawab secara otomatis oleh sistem. Hal ini meningkatkan waktu yang tersedia untuk tugas-tugas khusus, sehingga meningkatkan produktivitas dan kualitas layanan. Secara khusus, standarisasi informasi dan prosedur pemrosesan meminimalkan kesalahan dalam pemrosesan dokumen, meningkatkan tingkat penyelesaian tepat waktu, dan meningkatkan kepuasan warga dan bisnis terhadap instansi pemerintah.
Seiring dengan model asisten virtual AI di pusat layanan satu atap, banyak daerah di provinsi ini telah secara proaktif menerapkan solusi digital. Baru-baru ini, Pusat Layanan Administrasi Publik Komune Tan Lac meluncurkan model "Aplikasi Asisten Digital Tan Lac" di platform Zalo. Ini adalah salah satu model transformasi digital yang khas di tingkat akar rumput, yang membantu masyarakat mengakses layanan publik dengan lebih mudah. Melalui aplikasi ini, masyarakat dapat mencari dokumen yang dibutuhkan, prosedur pemrosesan, dan biaya untuk prosedur administrasi di berbagai bidang seperti peradilan, pertanahan, pencatatan sipil, dll. Yang menarik, sistem ini juga memungkinkan penugasan nomor antrian online, pelacakan kemajuan pemrosesan dokumen, penjadwalan janji temu terlebih dahulu untuk transaksi yang kompleks, dan penyampaian umpan balik dan saran kepada instansi terkait.
Kamerad Nguyen Manh Hung, Wakil Ketua Komite Rakyat Komune Tan Lac, mengatakan: "Sebelumnya, di awal minggu atau pada jam sibuk, pusat layanan satu atap seringkali kelebihan beban, dan masyarakat harus menunggu berjam-jam. Implementasi asisten digital telah berkontribusi untuk menyederhanakan proses, mengurangi tekanan di loket transaksi, dan sekaligus meningkatkan transparansi dalam pelayanan. Selain memberikan informasi tentang prosedur administrasi, platform ini juga mengintegrasikan informasi bermanfaat tentang kehidupan, budaya, dan pariwisata, berkontribusi pada pembentukan lingkungan interaksi digital antara pemerintah dan masyarakat."
Untuk memastikan AI benar-benar menjadi alat yang ampuh dalam manajemen negara, Provinsi Phu Tho memberikan penekanan khusus pada pelatihan dan peningkatan kemampuan digital para pejabat dan pegawai negeri sipilnya. Hingga saat ini, 100% pejabat dan pegawai negeri sipil provinsi tersebut telah mengikuti kursus pelatihan tentang penerapan kecerdasan buatan dalam pekerjaan dan manajemen mereka. Secara bersamaan, provinsi ini menghubungkan implementasi Undang-Undang Kecerdasan Buatan dengan promosi transformasi dan inovasi digital, yang berkontribusi pada pembangunan sosial-ekonomi.
Hasil awal dari penerapan asisten virtual AI menunjukkan bahwa ini adalah arah yang tepat dalam proses membangun pemerintahan digital. Keberhasilan model percontohan telah membuka prospek replikasi di seluruh provinsi. Saat ini, Departemen Sains dan Teknologi secara aktif berkoordinasi dengan unit terkait untuk mengevaluasi efektivitas, meningkatkan sistem, dan menambahkan fitur baru seperti pengenalan dokumen cerdas, pencarian data otomatis, penilaian kepuasan warga, dan dukungan analisis data untuk manajemen; serta meneliti lebih lanjut penerapan dan perluasan model asisten virtual AI untuk administrasi publik di berbagai daerah di seluruh provinsi.
Dengan pendekatan yang berpusat pada masyarakat, penerapan AI dalam menyelesaikan prosedur administrasi merupakan pergeseran signifikan dalam pemikiran tata kelola modern. Hal ini akan menjadi fondasi untuk membangun administrasi yang lebih profesional, efisien, transparan, dan ramah masyarakat; berkontribusi pada terwujudnya tujuan membangun pemerintahan digital, warga digital, dan masyarakat digital di provinsi ini dalam beberapa tahun mendatang.
Sumber: https://nhandan.vn/ung-dung-ai-mang-lai-hieu-qua-thiet-thuc-post971767.html
