Menetapkan peraturan untuk pengelolaan dan penggunaan catatan sekolah digital.

Kementerian Pendidikan dan Pelatihan baru saja merilis draf Surat Edaran yang mengatur pengelolaan dan penggunaan rekam medis digital siswa di lembaga pendidikan umum dan pendidikan berkelanjutan untuk meminta masukan dari berbagai instansi, organisasi, dan individu.

Siswa kelas sembilan di Sekolah Menengah Ngo Si Lien (Distrik Hoan Kiem, Hanoi ) mengulang pelajaran mereka bersama-sama di perpustakaan sekolah. (Sumber foto: Thanh Tung/TTXVN)

Penerbitan Surat Edaran ini merupakan dasar penting untuk menyatukan pembuatan, penandatanganan digital, penerbitan, pemanfaatan, berbagi, penyimpanan, dan perlindungan transkrip siswa digital di seluruh sektor pendidikan . Pada saat yang sama, hal ini berkontribusi untuk mendorong transformasi digital dalam manajemen pendidikan, mengurangi pekerjaan administrasi, mempermudah pembelajaran dan kenyamanan orang tua, serta meningkatkan efisiensi manajemen negara.

Menurut draf Surat Edaran tersebut, catatan sekolah digital adalah data elektronik yang sah secara hukum yang secara sistematis mencatat proses pembelajaran, hasil akademik, hasil pelatihan, komentar, evaluasi, dan informasi terkait peserta didik selama studi mereka di lembaga pendidikan.

Catatan sekolah digital, jika dibuat oleh otoritas yang berwenang, mengikuti prosedur yang benar, mematuhi standar data, memuat semua konten yang dibutuhkan, dan ditandatangani secara digital dengan sah, memiliki validitas hukum yang sama dengan catatan sekolah kertas; catatan tersebut dapat digunakan dalam manajemen pendidikan, prosedur administratif, dan transaksi hukum terkait.

Salah satu poin penting dalam draf Surat Edaran tersebut adalah bahwa setelah transkrip digital, transkrip elektronik, atau ekstrak elektronik dari transkrip digital memenuhi persyaratan penggunaan, lembaga atau organisasi penerima tidak diperbolehkan meminta siswa, orang tua, atau wali untuk menyerahkan transkrip kertas tambahan, kecuali dalam kasus di mana undang-undang menetapkan sebaliknya. Hal ini membantu menstandarisasi dan menghindari duplikasi dalam pengelolaan dan penggunaan transkrip digital; dan mendorong digitalisasi dalam manajemen pendidikan dan bagi siswa.

Draf Surat Edaran tersebut menetapkan bahwa setiap siswa akan diberikan catatan akademik digital unik yang terhubung dengan nomor catatan pembelajaran sepanjang hayat mereka. Data yang digunakan untuk membuat catatan akademik digital harus diverifikasi, dirujuk silang, dan diautentikasi dari catatan siswa, data identifikasi, dan data manajemen pendidikan lembaga pendidikan.

Transkrip akademik digital secara resmi digunakan setelah selesainya verifikasi data, otentikasi, dan penandatanganan digital. Penandatanganan digital dilakukan oleh individu dan lembaga pendidikan yang berwenang; ini mencakup langkah-langkah seperti pengisian data, verifikasi, perbandingan, konfirmasi, tanda tangan digital individu, tanda tangan digital lembaga, dan pembaruan status penandatanganan digital pada sistem. Setiap kali transkrip akademik digital diterbitkan, versi elektronik atau ekstraknya harus dicatat dalam sistem, untuk memastikan bahwa transkrip tersebut dapat diverifikasi, diotentikasi, dan dilacak kembali ke asalnya.

Menurut draf Surat Edaran tersebut, rekam medis digital akan digunakan dalam kegiatan seperti transfer sekolah, pendaftaran, konfirmasi hasil akademik dan pelatihan, penilaian penyelesaian program, penilaian kenaikan kelas, penerbitan salinan elektronik, pengambilan dan verifikasi informasi akademik, pelaksanaan prosedur administrasi, dan pelayanan manajemen pendidikan.

Untuk mempermudah siswa, orang tua, sekolah, dan lembaga pengelola, siswa diperbolehkan mengakses, mencari, dan menggunakan catatan akademik digital mereka; mereka dapat meminta lembaga pendidikan untuk memeriksa dan memperbaiki data jika ditemukan kesalahan; dan mereka dapat secara sah menggunakan catatan akademik digital mereka dalam transaksi, prosedur administratif, dan kegiatan lain yang ditentukan. Orang tua atau wali dari siswa di bawah umur dapat melihat data catatan akademik digital anak mereka, memantau prestasi akademik dan perilaku, dan meminta verifikasi data jika dianggap perlu.

Draf Surat Edaran tersebut dengan jelas menyatakan bahwa transkrip nilai digital siswa di lembaga pendidikan harus terhubung dan tersinkronisasi dengan Basis Data Nasional Pendidikan dan Pelatihan sesuai dengan standar data dan teknis yang ditetapkan oleh Kementerian Pendidikan dan Pelatihan ; memastikan kemampuan untuk mengintegrasikan dan memanfaatkannya pada platform pendidikan digital nasional, Portal Layanan Publik Nasional, aplikasi identitas nasional VNeID, dan sistem informasi terkait ketika memenuhi syarat untuk koneksi, otentikasi, dan keamanan informasi.

Pemanfaatan dan pembagian catatan sekolah digital harus berada dalam wewenang, tujuan, dan target audiens yang tepat, dan hanya dalam lingkup data yang diperlukan; harus diautentikasi, hak akses diberikan, dan riwayat pembagian dan pemanfaatan dicatat.

Data transkrip akademik digital harus dijaga keamanannya selama seluruh proses pembuatan, pembaruan, penyimpanan, transmisi, pemanfaatan, penggunaan, dan pembagian; akses tanpa izin, modifikasi, penghapusan, atau pemalsuan data, pengungkapan, pembagian, penjualan, atau penggunaan tanpa izin atas data transkrip akademik digital; pemalsuan tanda tangan digital, kode otentikasi, salinan elektronik, atau ekstrak elektronik dari transkrip akademik digital dilarang keras.

Menurut draf tersebut, Kementerian Pendidikan dan Pelatihan akan mengatur, memperbarui, dan menerbitkan standar data rekam medis digital siswa, formulir, struktur data, standar tampilan, standar koneksi, dan persyaratan teknis; mengatur koneksi dan sinkronisasi data; serta memeriksa dan memantau pelaksanaannya.

Sumber: https://baotintuc.vn/ban-tron-giao-duc/xay-dung-quy-dinh-ve-quan-ly-va-su-dung-hoc-ba-so-20260525185042150.htm