電子プロフィールを作成する

文書および作業ファイル管理ソフトウェアを使用して電子ファイルを作成することにより、ハティンは行政管理を改善し、電子政府の構築プロセスを促進することができます。

歴史的に、権限のある当局の署名と印章によって認証された紙文書は法的に有効とみなされ、国家行政機関の運営、指示、取引に使用されてきました。内務省は省人民委員会に対し、紙文書の管理と作成に関する数多くの指示とガイドラインを発行するよう勧告しています。

しかし、一部の機関や部署では、従来の文書保存およびアーカイブ手順の実装が依然として現在の規制に準拠しておらず、文書が完全にファイルされていない、未処理のままになっている、収集、整理、価値評価されていないなど、問題が残っています...この現実に基づき、2021年にハティン省は文書および作業ファイル管理ソフトウェアを使用して電子ファイルを作成するイニシアチブを試験的に導入しました。

電子記録の作成 - デジタル政府構築の基盤。

電子記録を作成することで、行政手続きを処理する公務員や公務員の作業が容易になります。

内務省副局長であり、この取り組みの立案者であるマイ・チュオン・シン氏は次のように述べています。「電子ファイルの作成と電子文書の保管は、従来の紙ベースのファイル作成とは多くの点で異なる新しいタイプのシステムです。文書は電子機器上で作成されるか、他の記憶媒体上の文書からデジタル化されます。文書管理システムに統合されたファイル作成機能により、ネットワーク環境においてデジタル文書を自動的にファイルに作成できます。」

評価によれば、ハティン省は電子記録の作成と電子文書のデジタル化を実施し、文書の活用を組織してオンライン公共サービスを部分的または全体的に効果的に実施する先進的な地域の 1 つです。

電子記録の作成 - デジタル政府構築の基盤。

記録はシームレスなプロセスでオンラインで作成されるため、紙の保管スペースが節約されます。

2021年、ハティン省は省レベルの6つの部署（省人民委員会事務局、内務局、財務局、情報通信局、科学技術局、司法局）と地区レベルの3つの部署（ハティン市人民委員会、カムスエン郡、タックハー郡）でシステムを試験的に導入し、3,231件の電子ファイルを作成した。

2022年までに、省レベルの全部門・機関、および各区・市・鎮人民委員会において、作業ファイルソフトウェアによる電子ファイル化が実施されました。これらの部署・地区で作成されたファイル総数は51,600件を超え、そのうち13,000件以上が完了しました。2023年、ハティン省は作業ファイルソフトウェアによる電子ファイル化を引き続き強力に推進し、省レベルの作業ファイルの90%、区レベルの作業ファイルの80%、社レベルの作業ファイルの30%（国家機密に該当するファイルや複雑な文書を含むファイルは除く）の作成を目指しました。

実際には、電子記録の作成は行政改革を促進し、文書管理とアーカイブの効率を向上させるなど、国家管理に多くの利点をもたらすことが証明されています。

電子記録の作成 - デジタル政府構築の基盤。

電子記録を作成すると、文書の検索と処理のプロセスが高速化されます。

行政改革・文書保管部（内務省）の専門家であるホー・ティ・ニエム氏は次のように述べています。「業務管理ソフトウェア上で電子ファイルの作成を導入して以来、まず第一のメリットは、これまで紙ベースで保管していたファイル量が大幅に削減されたことです。さらに、ファイルをオンラインで作成することで、情報や文書の検索・処理がより迅速かつ便利になりました。各部署からのフィードバックを得るために紙の文書を何度も印刷する時間がなくなるため、文書の編集もよりシンプルかつ迅速になります。さらに、電子ファイルは、紙のファイルで発生しやすい文書紛失のリスクも軽減します。」

業務記録ソフトウェアで電子記録を作成するもう一つの利点は、電子文書を回覧することで、すべての公務員と職員が同じシステム内で文書の処理と解決に参加できることです。これにより、スムーズで一貫性のある文書処理が実現します。また、機関や部署のリーダーは、各公務員と職員がタスクのリーダーに任命された場合、その助言と業務処理のプロセスを管理しやすくなります。

電子記録の作成 - デジタル政府構築の基盤。

省内全216の町、区、鎮を対象に、文書・作業ファイル管理ソフトウェアを用いた電子ファイル作成を実地研修方式で実施しています。また、作業ファイル管理ソフトウェアを用いた電子ファイル作成手順を解説する文書も発行しており、主な内容は、電子文書の作成と署名手順、文書・作業ファイル管理ソフトウェアへの機関ファイルカタログの入力手順、文書・作業ファイル管理ソフトウェアを用いた電子ファイル作成手順などです。電子ファイル作成は非常に複雑ですが、電子政府・デジタル政府構築のプロセスにおいては不可欠な要件です。
マイ・チュオン・シン氏
内務省副長官

フック・クアン - マイ・ホアン

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