文書・業務ファイル管理ソフトウェアを使用して電子ファイルを作成することは、 ハティン省の行政管理の改善と電子政府構築プロセスの促進に役立つ。
歴史的に、権限のある当局者の署名と印鑑によって認証された紙文書は、法的効力を持つとみなされ、国家行政機関の運営、指示、取引に用いられてきた。内務部はまた、省人民委員会に対し、紙文書の管理と作成に関する多数の指示とガイドラインを発行するよう助言してきた。
しかしながら、一部の機関や部署における従来の文書保存およびアーカイブ手順の実施は、文書が完全にファイリングされていない、未処理のままである、収集、整理、または価値の評価が行われていないなど、現行の規制に準拠していません。このような現状を踏まえ、ハティン省は2021年に、文書および業務ファイル管理ソフトウェアを使用した電子ファイルの作成イニシアチブを試験的に実施しました。
電子記録を作成することで、役人や公務員が行政手続きを処理する際の業務が円滑化されるだろう。
内務省副局長で、この取り組みの発案者でもあるマイ・チュオン・シン氏によると、「電子ファイルの作成と電子文書の保存は、従来の紙ベースのファイル作成とは多くの点で異なる新しいタイプのシステムです。文書は電子機器上で作成されるか、他の記憶媒体上の文書からデジタル化されます。文書管理システムに統合されたファイル作成機能のおかげで、デジタル文書はネットワーク環境において自動的にファイルとして作成できます。」
評価によると、ハティン省は電子記録の作成と電子文書のデジタル化の実施、文書の活用を組織化してオンライン公共サービスを部分的または全面的に効果的に実施する点で、先進的な地域の一つである。
記録はオンラインでシームレスなプロセスで作成されるため、紙の保管スペースが節約されます。
2021年、ハティン省は6つの省レベルの機関（省人民委員会事務局、内務局、財務局、情報通信局、科学技術局、司法局）と3つの郡レベルの機関（ハティン市人民委員会、カムスエン郡人民委員会、タックハ郡人民委員会）でこのシステムを試験的に導入し、3,231件の電子ファイルを作成しました。
2022年までに、業務ファイルソフトウェアによる電子ファイルの作成は、省のすべての部局および機関、ならびに地区、市、町の人民委員会で実施されました。これらの部局および地域で作成されたファイルの総数は51,600件を超え、そのうち13,000件以上が完成しました。2023年、ハティン省は業務ファイルソフトウェアによる電子ファイルの作成を引き続き積極的に推進し、省レベルでは業務ファイルの90%、地区レベルでは80%、コミューンレベルでは30%（国家機密に分類されるファイルや複雑な文書を含むファイルを除く）が作成されることを目指しました。
実際には、電子記録の作成は国家管理に数多くの利点をもたらし、行政改革を促進し、文書管理とアーカイブの効率性を向上させることが証明されている。
電子記録を作成することで、文書の検索と処理のプロセスを迅速化できる。
行政改革・文書保管部（内務省）の専門家であるホー・ティ・ニエム氏は次のように述べています。「業務管理ソフトウェアで電子ファイルの作成を導入して以来、まず第一に、以前使用していた紙ベースのファイル保管量が大幅に削減されました。さらに、ファイルがオンラインで作成されるため、情報や文書の検索と処理がより迅速かつ便利になりました。さまざまな部署からフィードバックを得るために紙の文書を繰り返し印刷する無駄な時間がなくなったため、文書の編集もより簡単かつ迅速になりました。加えて、電子ファイルは、紙のファイルで起こりやすい文書紛失のリスクも軽減します。」
業務記録ソフトウェアで電子記録を作成するもう一つの利点は、電子文書が配布される際に、すべての公務員と職員が同じシステム内で文書の処理と解決に参加できることです。これにより、円滑かつ一貫性のある文書処理が保証されます。また、各機関や部署の責任者が、タスクのリーダーに任命された際に、各公務員と職員の助言や業務処理プロセスを管理するのに役立ちます。
同部署は、実践的な研修を通じて、省内の全216のコミューン、区、町を対象に、文書・業務ファイル管理ソフトウェア上での電子ファイルの作成を実施している。また、業務ファイル管理ソフトウェア上での電子ファイル作成手順を解説した文書も発行しており、主な内容として、電子文書の作成と署名の手順、機関のファイルカタログを文書・業務ファイル管理ソフトウェアに入力する手順、文書・業務ファイル管理ソフトウェア上での電子ファイル作成手順などが挙げられる。電子ファイルの作成は複雑ではあるが、電子政府やデジタル政府の構築過程において不可欠な要件であると言える。
マイ・チュオン・シン氏
内務局副局長
フッククアン - マイホアン
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