문서 및 업무 파일 관리 소프트웨어를 사용하여 전자 파일을 생성하는 것은 하띤시 의 행정 관리를 개선하고 전자 정부 구축 과정을 촉진하는 데 도움이 됩니다.
역사적으로 권한 있는 당국의 서명과 인장이 날인된 종이 문서는 법적 효력을 갖는 것으로 간주되어 국가 행정 기관의 운영, 지시 및 거래에 사용되어 왔습니다. 내무부 또한 지방 인민위원회에 종이 문서의 관리 및 작성에 관한 수많은 지침과 가이드라인을 발표하도록 권고해 왔습니다.
그러나 일부 기관 및 부서에서는 전통적인 문서 보존 및 보관 절차가 여전히 현행 규정을 준수하지 못하고 있습니다. 예를 들어, 문서가 제대로 정리되지 않거나, 처리되지 않은 채 방치되어 있거나, 수집, 정리 또는 가치 평가가 이루어지지 않고 있습니다. 이러한 현실을 바탕으로 하띤성은 2021년 문서 및 업무 파일 관리 소프트웨어를 활용한 전자 파일 시스템 구축 시범 사업을 시작했습니다.
전자 기록 시스템을 구축하면 공무원들이 행정 절차를 처리하는 데 도움이 될 것입니다.
내무부 차장 겸 이 계획의 입안자인 마이 쯔엉 신에 따르면, "전자 파일 생성 및 전자 문서 저장은 기존의 종이 기반 파일 생성 방식과는 여러 면에서 차이가 있는 새로운 시스템입니다. 문서는 전자 기기에서 생성되거나 다른 저장 매체에 있는 문서를 디지털화하여 만들어집니다. 문서 관리 시스템에 통합된 파일 생성 기능 덕분에 디지털 문서는 네트워크 환경에서 자동으로 파일로 생성될 수 있습니다."
평가에 따르면, 하띤성은 전자 기록 생성 및 전자 문서 디지털화, 문서 활용 체계 구축을 통한 온라인 공공 서비스의 효과적인 구현(부분적 또는 완전)에 있어 선도적인 지역 중 하나입니다.
기록은 온라인에서 원활한 과정을 통해 생성되므로 종이 보관 공간을 절약할 수 있습니다.
2021년 하띤성은 6개 성급 기관(성 인민위원회 사무실, 내무부, 재정부, 정보통신부, 과학기술부, 법무부)과 3개 시급 기관(하띤시 인민위원회, 깜쑤옌구, 타익하구)에서 해당 시스템을 시범 운영하여 총 3,231건의 전자 파일을 생성했습니다.
2022년까지 모든 성(省) 산하 부서 및 기관과 시·군·읍 인민위원회에서 업무 파일 관리 소프트웨어를 이용한 전자 파일 생성이 완료되었습니다. 이들 기관에서 생성된 파일 수는 총 51,600건이 넘었으며, 그중 13,000건 이상이 완료되었습니다. 2023년 하띤성은 업무 파일 관리 소프트웨어를 이용한 전자 파일 생성 사업을 적극적으로 추진하여, 국가기밀 또는 복잡한 문서를 제외한 성급 파일의 90%, 시·군·읍·면 단위 파일의 80%, 면 단위 파일의 30%를 전자 파일로 생성하는 것을 목표로 삼았습니다.
실제로 전자 기록의 생성은 국가 관리 측면에서 수많은 이점을 제공하는 것으로 입증되었으며, 행정 개혁을 촉진하고 문서 관리 및 보관의 효율성을 향상시킵니다.
전자 기록을 생성하면 문서 검색 및 처리 과정을 가속화하는 데 도움이 될 것입니다.
행정개혁 및 문서보관부(내무부)의 호 티 니엠 전문가는 “업무 관리 소프트웨어에 전자 파일 생성 시스템을 도입한 이후 가장 큰 이점은 기존에 사용하던 종이 문서 보관량이 크게 줄었다는 것입니다. 또한, 파일을 온라인으로 생성하면 정보 및 문서 검색과 처리 과정이 더욱 빠르고 편리해집니다. 문서 편집 역시 간소화되고 신속해졌는데, 여러 부서의 의견을 수렴하기 위해 종이 문서를 반복적으로 인쇄하는 데 드는 시간이 사라졌기 때문입니다. 뿐만 아니라, 전자 파일은 종이 문서 분실 위험을 줄여줍니다.”라고 밝혔습니다.
업무기록 관리 소프트웨어를 통해 전자 기록을 작성하는 또 다른 이점은 전자 문서가 공유될 때 모든 공무원과 담당자가 동일 시스템 내에서 문서 처리 및 해결에 참여할 수 있다는 점입니다. 이는 원활하고 일관된 문서 처리를 보장합니다. 또한, 부서 및 단위 책임자가 업무를 배정받았을 때 각 공무원의 자문 및 업무 처리 과정을 관리하는 데 도움이 됩니다.
해당 부서는 실무 교육을 통해 도내 216개 면, 동, 읍면 전체에 전자 문서 및 업무 파일 관리 소프트웨어 사용 교육을 시행하고 있습니다. 또한, 전자 문서 작성 및 서명 절차, 기관 파일 목록 입력 절차, 전자 문서 및 업무 파일 관리 소프트웨어에 전자 파일 생성 절차 등을 포함한 전자 파일 생성 지침서를 발행했습니다. 전자 파일 생성은 다소 복잡하지만, 전자정부 및 디지털 정부 구축 과정에서 필수적인 요소입니다.
마이 쯔엉 신 씨
내무부 차장
푸꽝 - 마이 호앙
원천
댓글 (0)