Cara mengoptimumkan Outlook untuk pengurusan e-mel yang lebih cekap berbanding Gmail.

Walaupun Gmail kini menerajui pasaran, Microsoft Outlook masih mempunyai banyak ciri hebat yang mampu mengoptimumkan aliran kerja dengan ketara. Walau bagaimanapun, banyak alat berguna dalam Outlook tidak diaktifkan secara lalai, menyebabkan pengguna terlepas peluang untuk mengubah peti masuk yang bersepah menjadi ruang kerja profesional. Berikut ialah beberapa petua penting untuk mempertingkatkan pengalaman pengurusan e-mel anda.

Tingkatkan privasi dan sekat penjejakan.

Perniagaan sering menggunakan "piksel penjejakan" tersembunyi dalam e-mel untuk mengetahui bila anda membukanya. Untuk melindungi privasi anda di Outlook.com, pergi ke Tetapan (ikon gear) > Mel > E-mel sampah . Di bawah pilihan Keselamatan , pilih Sekat lampiran, gambar dan pautan daripada sesiapa sahaja yang tidak ada dalam senarai Penghantar dan domain Selamat saya . Ini membantu mencegah penjejakan rahsia dan percubaan pancingan data.

Selain itu, anda boleh pergi ke Mel > Tata Letak untuk mematikan "Jangan tunjukkan imej penghantar" dan dalam tab Pengendalian Mesej , nyahtanda pilihan untuk memaparkan logo penghantar yang berkaitan dengan membeli-belah. Untuk memastikan e-mel penting tidak hilang, tambahkan alamat yang dipercayai pada Penghantar Selamat dalam menu tetapan yang sama.

Bersihkan peti masuk anda secara automatik dengan ciri Sapu.

Ciri Sweep ialah alat berkuasa yang mengautomasikan pembersihan e-mel daripada penghantar tertentu. Contohnya, anda boleh menetapkan Outlook untuk hanya menyimpan e-mel transaksi perbankan daripada 10 hari terakhir dan mengarkibkan e-mel lama secara automatik.

Untuk melakukan ini, pilih e-mel, klik tab Laman Utama dan pilih Sapu . Tetingkap akan muncul dengan empat pilihan pemprosesan utama:

Các tùy chọn tính năng Sweep trong Outlook — Antara muka ini membolehkan anda menyediakan ciri Sweep untuk mengalihkan atau memadam e-mel secara automatik mengikut peraturan yang ditetapkan.

Alihkan semua mesej keluar dari Peti Masuk.
Alihkan semua mesej semasa dan akan datang.
Hanya simpan mesej terkini.
Alihkan mesej yang lebih lama daripada 10 hari secara automatik.

Percepatkan pemprosesan dengan gerak isyarat leret dan pintasan Gmail.

Pada aplikasi mudah alih, anda boleh menyesuaikan gerak isyarat leret kiri atau kanan untuk memadam, mengarkibkan atau menandai e-mel dengan pergi ke Tetapan > E-mel > Pilihan Leret . Bagi pengguna komputer yang biasa dengan pintasan papan kekunci Google, Outlook membenarkan pertukaran kepada pintasan papan kekunci Gmail dalam Tetapan > Umum > Kebolehcapaian > Pintasan papan kekunci .

Satu ciri yang perlu diberi perhatian ialah Quick Steps. Alat ini membolehkan anda menggabungkan berbilang tindakan dalam satu klik, seperti menanda e-mel sebagai telah dibaca dan memindahkannya ke folder arkib. Anda boleh menyediakannya di Mail > Quick Steps .

Kawal AI dan ciri-ciri tambahan.

Jika anda mahukan keselamatan data yang mutlak dan tidak mahu menggunakan Copilot AI, anda boleh pergi ke Tetapan > Copilot untuk mematikan ciri ini. Selain itu, dalam bahagian Privasi dan data , anda harus melumpuhkan pilihan untuk mengumpul data diagnostik dan analisis kandungan bagi memastikan Microsoft tidak mengumpul maklumat daripada e-mel anda.

Akhir sekali, dayakan ciri Buat asal penghantaran dalam Mel > Tulis dan balas . Anda boleh menetapkan tamat masa sehingga 30 saat untuk membolehkan anda memanggil semula e-mel yang salah atau salah sebelum ia benar-benar dihantar.

Sumber: https://baonghean.vn/cach-toi-uu-hoa-outlook-de-quan-ly-email-hieu-qua-hon-gmail-10338732.html