Apa yang boleh kita pelajari daripada pengalaman antarabangsa?

Baru-baru ini, wilayah Khanh Hoa telah menjalankan percubaan sistem Petunjuk Prestasi Utama (KPI) untuk mengukur kualiti kerja pegawai, penjawat awam dan pekerja awamnya.

Baru-baru ini, wilayah Khanh Hoa telah menjalankan percubaan sistem Petunjuk Prestasi Utama (KPI) untuk mengukur kualiti kerja yang dilakukan oleh pegawai, penjawat awam dan pekerja awam. Ini merupakan langkah penting dalam meningkatkan kecekapan pengurusan dan kualiti perkhidmatan yang disediakan oleh pihak berkuasa tempatan.

KPI (Petunjuk Prestasi Utama) telah dibangunkan di Amerika Syarikat pada tahun 1980-an, tetapi kaedah ini baru digunakan secara meluas pada tahun 1992. Sejak itu, KPI telah digunakan oleh banyak negara, perniagaan, agensi dan organisasi di seluruh dunia , termasuk Vietnam. Walau bagaimanapun, set KPI telah diubah suai agar sesuai dengan skala, operasi, matlamat dan keperluan setiap organisasi.

Bagaimanakah negara lain mengaplikasikan KPI dalam pentadbiran awam ?

Sesetengah agensi kerajaan di Amerika Syarikat telah menerima pakai KPI untuk mengukur prestasi kerja dengan menggunakan kriteria "Kad Skor Seimbang" (BSC).

Wilayah Khanh Hoa sedang menjalankan percubaan penggunaan KPI untuk kakitangan, penjawat awam dan pekerja awamnya. (Imej ilustrasi)

Contohnya, Pejabat Bajet dan Pentadbiran A.S. (OSHA) menyaksikan agensi persekutuan mengurangkan kos pentadbiran sebanyak kira-kira 5% dalam tempoh dua tahun pertama selepas melaksanakan Kad Skor Seimbang (BSC). Agensi dapat memperuntukkan bajet dengan lebih berkesan, dengan kira-kira 90% program kerajaan disiapkan tepat pada masanya dan memenuhi sasaran bajet (berbanding 75% sebelum melaksanakan BSC).

Singapura juga merupakan contoh utama dalam mengaplikasikan KPI untuk meningkatkan prestasi pegawai dan penjawat awamnya. Kerajaan Singapura telah membangunkan sistem penilaian prestasi berasaskan KPI yang dipanggil "Rangka Kerja Prestasi Perkhidmatan Awam." Sistem ini merangkumi petunjuk seperti kualiti perkhidmatan awam, kepuasan rakyat dan keupayaan untuk bertindak balas dengan cepat dan berkesan terhadap masalah. Terutamanya, di Singapura, KPI bukan sahaja menilai prestasi kerja tetapi juga mempertimbangkan faktor seperti kreativiti dan inovasi. Ini mendorong pegawai dan penjawat awam untuk memaksimumkan kreativiti mereka dan menambah baik proses kerja.

Di Jepun, kerajaan menggunakan metrik seperti masa pemprosesan, kepuasan rakyat dan kecekapan perbelanjaan bajet untuk memastikan ketelusan dan keberkesanan. Satu kaedah penting ialah sistem PDCA (Rancang - Lakukan - Semak - Bertindak), yang membantu memantau dan menambah baik dasar awam secara berterusan. Contohnya, dalam sektor pengangkutan, Jepun berhasrat untuk mengurangkan kadar kelewatan kereta api (Rancang), melaksanakan teknologi pemantauan masa nyata (Lakukan), menilai data kelewatan (Semak) dan melaraskan langkah penyelenggaraan atau jadual kereta api untuk mengoptimumkan kecekapan (Bertindak). Dengan menggunakan KPI dan PDCA, Jepun boleh melaraskan dasar dengan cepat, meningkatkan kecekapan pentadbiran awam dan menyediakan perkhidmatan yang lebih baik kepada rakyatnya.

Apakah yang boleh dipelajari oleh Khanh Hoa daripada pengalaman antarabangsa?

Pada masa ini, Khanh Hoa sedang dalam proses membangunkan kriteria penilaian KPI. Oleh itu, pengalaman daripada sumber antarabangsa dapat membantu Khanh Hoa mewujudkan satu set alat yang lengkap, dioptimumkan dan boleh dilaksanakan untuk menilai dan meningkatkan kecekapan kerja pegawai, penjawat awam dan pekerja awam, serta kualiti perkhidmatan yang disediakan oleh aparat pentadbiran negeri pada masa hadapan.

Khanh Hoa boleh mengkaji pengalaman Jepun dalam mengaplikasikan kitaran PDCA untuk memantau dan menambah baik prosedur pentadbiran secara berterusan, seperti memendekkan masa pengeluaran lesen perniagaan.

Sebagai alternatif, kita boleh membina sistem penilaian penjawat awam yang bukan sahaja berdasarkan prestasi tetapi juga menggalakkan kreativiti di tempat kerja, mengikut model Singapura. Di samping itu, model Kad Skor Seimbang (BSC) AS boleh membantu mengoptimumkan bajet dan memastikan projek awam disiapkan mengikut jadual.

Penggunaan sistem KPI dalam menilai produktiviti dan kapasiti kerja pegawai dan penjawat awam di Khanh Hoa menunjukkan komitmen yang tinggi terhadap pembaharuan pentadbiran. Walau bagaimanapun, untuk benar-benar berkesan, sistem ini memerlukan fleksibiliti dalam membangunkan penunjuk KPI, digabungkan dengan latihan dan penyeliaan yang ketat, serta pembelajaran daripada pengalaman negara lain. Hanya dengan itu kualiti kerja pegawai dan penjawat awam dapat ditingkatkan, sekali gus menggalakkan pembangunan mampan kerajaan tempatan.

Model PDCA Jepun:

PDCA (Rancang - Lakukan - Semak - Bertindak) ialah model pengurusan kualiti yang popular, yang diguna pakai secara meluas di Jepun untuk meningkatkan prestasi kerja dalam sektor awam dan swasta. Ia merupakan proses berulang yang direka untuk membantu organisasi meningkatkan kecekapan dan kualiti perkhidmatan secara berterusan. Langkah-langkahnya termasuk:

Rancang: Kenal pasti masalah yang perlu diselesaikan, tetapkan matlamat khusus dan bangunkan pelan pelaksanaan. Contohnya, kerajaan mungkin bertujuan untuk mengurangkan masa yang diperlukan untuk memproses dokumen pentadbiran dengan mendigitalkan proses penerimaan dokumen.

Lakukan (Pelaksanaan): Laksanakan pelan seperti yang digariskan. Apabila menggunakan sistem pendaftaran dalam talian, agensi Jepun menguji proses tersebut pada kumpulan kecil sebelum mengembangkannya.

Semak (Semak, nilaikan): Bandingkan keputusan sebenar dengan sasaran, kenal pasti kekuatan dan kelemahan. Contohnya, selepas 3 bulan melaksanakan pendaftaran dalam talian, kerajaan Tokyo telah mengumpulkan maklum balas daripada rakyat untuk menilai tahap kepuasan.

Tindakan (Tindakan Penambahbaikan): Berdasarkan penilaian, laraskan proses untuk mengoptimumkan kecekapan. Apabila banyak rekod didapati salah disebabkan oleh kemasukan maklumat yang salah, sistem perlu diperbaiki dengan menambah fungsi semakan ralat automatik.

Sumber: https://congthuong.vn/khanh-hoa-thi-diem-kpi-hoc-gi-tu-kinh-nghiem-quoc-te-376115.html