Memperkukuh pengurusan kerja dokumen dan arkib dalam proses penyusunan semula radas sistem politik.

Dilarang sama sekali untuk memiliki, memindahkan, atau memusnahkan dokumen dan pangkalan data dokumen secara haram; ia tidak dibenarkan merosakkan atau kehilangan dokumen dan pangkalan data dokumen semasa proses penyusunan semula radas.

Pada 19 Mac 2025, Kementerian Dalam Negeri telah mengeluarkan Surat Kiriman Rasmi No. 414/BNV-VTLTNN kepada Jawatankuasa Rakyat wilayah dan bandar yang dikendalikan secara berpusat mengenai pengukuhan pengurusan kerja dokumen dan arkib dalam proses penyusunan semula aparat sistem politik mengikut Kesimpulan No. 127-KL/TW Politburo.

Dilarang sama sekali untuk memiliki, memindahkan, atau memusnahkan dokumen dan pangkalan data dokumen secara haram.

Untuk memastikan kerja dokumen dan arkib yang lancar dan berterusan, pastikan pengurusan dokumen yang selamat sebelum, semasa dan selepas menyelesaikan penyusunan semula sistem politik mengikut Kesimpulan No. 127-KL/TW bertarikh 28 Februari 2025 Biro Politik dan Sekretariat mengenai pelaksanaan penyelidikan dan mencadangkan untuk meneruskan penyusunan semula sistem politik, melaksanakan permintaan dokumen dan pengurusan arkib Kementerian Dalam Negeri. Jawatankuasa Rakyat wilayah atau bandar yang dikendalikan oleh pusat untuk segera mengarahkan pelaksanaan beberapa tugas mendesak untuk memantapkan pengurusan kerja dokumen dan arkib dalam proses penyusunan semula aparat kerajaan tempatan seperti berikut:

Pertama, mematuhi dengan betul dan sepenuhnya peraturan undang-undang mengenai dokumen dan arkib, memenuhi keperluan berikut:

Pertama, semua dokumen dan pangkalan data dokumen yang dibentuk semasa aktiviti agensi dan organisasi mestilah diuruskan secara berpusat, seragam dan selamat mengikut setiap arkib; dokumen dan pangkalan data dokumen mana-mana agensi atau organisasi mesti dikira dan dikumpul mengikut arkib agensi atau organisasi tersebut.

Kedua, agensi atau organisasi hendaklah menutup arkibnya dari tarikh penamatan operasi. Agensi atau organisasi tidak boleh mengeluarkan dokumen pentadbiran di bawah kuasanya dari tarikh keputusan pihak berkuasa berwibawa mengenai penggabungan atau penamatan operasi berkuat kuasa.

Ketiga, sebelum dan semasa penyusunan organisasi, dokumen dan pangkalan data mesti terus disimpan di arkib Arkib Sejarah Wilayah dan Arkib Agensi (atau lokasi di mana ia dipelihara) unit pentadbiran sebelum penyusunan.

Keempat, adalah dilarang sama sekali untuk memiliki, memindahkan, atau memusnahkan dokumen dan pangkalan data dokumen secara haram; ia tidak dibenarkan merosakkan atau kehilangan dokumen dan pangkalan data dokumen semasa proses penyusunan semula radas.

Kedua, arkib sejarah wilayah bertanggungjawab untuk menerima dan menyelaras dengan ketua agensi, organisasi, dan unit pentadbiran untuk terus memelihara di tapak atau memulihara sementara semua dokumen arkib dan pangkalan data dokumen di wilayah dan menyerahkan dokumen mengikut kuasa pengurusan mereka kepada agensi, organisasi, dan unit pentadbiran baharu selepas penyusunan organisasi.

Ketiga, penyerahan dokumen dan pangkalan data dokumen selepas penyusunan organisasi dilaksanakan mengikut peruntukan undang-undang pihak berkuasa pengurusan arkib.

Keempat, melaksanakan dengan tegas peraturan undang-undang mengenai pengurusan dan penggunaan meterai dan sijil tandatangan digital untuk perkhidmatan awam; melindungi rahsia negara dan memastikan keselamatan maklumat, dokumen, dan data semasa melaksanakan tugas statistik, membungkus, menyerahkan, memelihara dan menggunakannya dalam proses penyusunan semula radas.

Mengeluarkan dokumen yang mengawal selia senarai kod pengenalan untuk dokumen, rekod dan simbol teks agensi dan organisasi baharu

Bagi Jawatankuasa Rakyat wilayah-wilayah dan bandar-bandar yang dikendalikan secara berpusat, Kementerian Dalam Negeri mengesyorkan bahawa Pengerusi Jawatankuasa Rakyat Wilayah hendaklah bertanggungjawab sebagai ketua dalam melaksanakan pengurusan arkib negeri di lokaliti dalam skop tugas dan kuasa; memastikan keselamatan dokumen dan pangkalan data dokumen di bawah kuasa pengurusan mereka mengikut peruntukan undang-undang sepanjang proses penyusunan semula radas.

Mengeluarkan segera Arahan Pengerusi Jawatankuasa Rakyat Wilayah mengenai pengukuhan pengurusan negeri bagi kerja dokumen dan arkib.

Membangunkan rancangan untuk menyusun semula arkib sejarah Negeri di peringkat wilayah dalam Projek untuk menyusun semula dan menyusun semula unit pentadbiran di semua peringkat dan membina model organisasi kerajaan tempatan dua peringkat, menyerahkannya kepada pihak berkuasa yang berwibawa untuk dinilai dan dilaksanakan.

Sejurus selepas melengkapkan susunan organisasi, adalah perlu untuk melaksanakan tugas-tugas berikut dengan segera:

Pertama, keluarkan dokumen yang mengawal selia senarai kod pengenalan untuk dokumen, rekod dan simbol teks agensi dan organisasi baharu di bawah pengurusan.

Kedua, mengarahkan ketua agensi dan organisasi baharu untuk menerima dokumen dan pangkalan data di bawah kuasa pengurusan mereka; ketua-ketua unit pentadbiran akar umbi baharu untuk menerima dokumen di bilik dan gudang di kawasan pengurusan yang diuruskan sementara oleh Arkib Sejarah Wilayah.

Ketiga, mengarahkan unit mengurus dan mengendalikan Sistem untuk melaksanakan penyelesaian teknikal bagi memastikan kesinambungan dan penerusan aktiviti pengeluaran dokumen dan penyelesaian kerja agensi dan organisasi di bawah pengurusannya.

Keempat, mengarahkan pembangunan projek dan rancangan untuk mengurus dan memproses operasi perniagaan untuk dokumen yang disusun sebelum ini.

Kelima, memastikan sumber untuk melaksanakan tugas perkeranian dan arkib dengan selamat dan lancar sebelum, semasa dan selepas penyusunan organisasi.

Keenam, laporkan status pelaksanaan kepada KDN untuk KDN untuk disintesis dan dilaporkan kepada Kerajaan .

Mengeluarkan Rancangan untuk melaksanakan Arahan Pengerusi Jawatankuasa Rakyat Wilayah mengenai pengukuhan pengurusan kerja dokumen dan arkib.

Bagi Jabatan Hal Ehwal Dalam Negeri, nasihatkan Pengerusi Jawatankuasa Rakyat Wilayah mengeluarkan Arahan pengukuhan pengurusan kerja dokumen dan arkib dalam proses penyusunan semula radas sistem politik tempatan.

Mengeluarkan Pelan untuk melaksanakan Arahan Pengerusi Jawatankuasa Rakyat Wilayah mengenai pengukuhan pengurusan kerja dokumen dan arkib dalam proses penyusunan semula aparatus sistem politik tempatan.

Arkib Sejarah Wilayah menugaskan pegawai untuk mengatur kumpulan kerja kepada agensi, organisasi dan unit untuk menerima, menyelaraskan pemeliharaan dokumen di tapak, dan mengehadkan pangkalan data dokumen pada Sistem.

Arahkan Arkib Sejarah Wilayah untuk mengambil langkah secara proaktif untuk mengumpul rekod yang dipelihara secara kekal yang telah disunting sepenuhnya di agensi dan organisasi yang merupakan sumber dokumen yang diserahkan kepada Arkib Sejarah Wilayah.

Menasihati Pengerusi Jawatankuasa Rakyat Wilayah untuk mengatur sumber yang mencukupi untuk memastikan keselamatan dokumen dan pangkalan data dokumen di dalam bilik dan gudang yang telah disahkan dan dimeterai oleh Arkib Sejarah Wilayah sehingga ia diserahkan kepada agensi atau organisasi pengurusan yang bertanggungjawab selepas radas disusun semula.

Sejurus selepas melengkapkan susunan organisasi, adalah perlu untuk melaksanakan tugas-tugas berikut dengan segera:

Nasihatkan Pengerusi Jawatankuasa Rakyat Wilayah untuk segera mengumumkan senarai kod pengenalan untuk dokumen, rekod dan simbol teks agensi dan organisasi yang dibentuk selepas penyusunan semula radas di bawah skop pengurusannya.

Serahkan kepada Jawatankuasa Rakyat Wilayah rancangan dan projek untuk pengurusan dan pemprosesan dokumen agensi dan organisasi sebelum menyusun semula radas.

Menyelaras dengan unit pengurusan dan operasi Sistem untuk membangunkan pelan penyerahan, menyepadukan dokumen dan pangkalan data dokumen dalam Sistem.

Jika perlu, rujuk Jabatan Rekod dan Arkib Negeri mengenai pelan pengurusan dan pemprosesan bagi blok dokumen dan pangkalan data dokumen yang telah disusun sebelum menyusun struktur organisasi.

Sentiasa membimbing dan menjawab soalan agensi, organisasi dan individu tentang dokumen dan arkib sebelum, semasa dan selepas penstrukturan semula organisasi.

Sahkan penyerahan dokumen dan pangkalan data dokumen agensi dan organisasi sebelum menyusun semula radas

Bagi arkib sejarah wilayah, Kementerian Dalam Negeri mengesyorkan agar pegawai mengatur untuk membimbing pengiraan, penyusunan, pembungkusan, pengedap, pengesahan jumlah dan keadaan dokumen kertas dan dokumen pada pembawa maklumat lain (jika ada), dan menerima dan menyelaras pemeliharaan di tapak atau pemeliharaan sementara berpusat bagi dokumen agensi dan organisasi.

Menyelaras dengan unit pengurusan dan operasi Sistem untuk menentukan bilangan dokumen digital dan mengehadkan pangkalan data dokumen pada Sistem setiap agensi, organisasi dan unit pentadbiran.

Buat senarai semua dokumen dan pangkalan data dokumen yang sedang disimpan di Arkib Sejarah Wilayah; terus memastikan keselamatan, integriti dan kebolehgunaan dokumen dan pangkalan data dokumen di Arkib Sejarah Wilayah sehingga dokumen dan pangkalan data dokumen diserahkan kepada agensi dan organisasi yang berwibawa selepas struktur organisasi disusun semula.

Mensintesis kuantiti, status dokumen, pangkalan data dokumen dan melaporkan kepada Jabatan Dalam Negeri untuk melaporkan kepada KDN.

Sejurus selepas melengkapkan susunan organisasi, adalah perlu untuk melaksanakan tugas-tugas berikut dengan segera:

Pusat tumpuan mengatur dan mengesahkan penyerahan dokumen dan pangkalan data dokumen agensi dan organisasi sebelum susunan organisasi kepada agensi atau organisasi pengurusan yang kompeten selepas susunan organisasi.

Menasihati Jabatan Dalam Negeri untuk membangunkan rancangan dan projek untuk mengurus dan mengendalikan dokumen dan pangkalan data dokumen yang telah disusun oleh agensi dan organisasi sebelum menyusun semula radas.

Menyelaras dengan agensi dan organisasi berkaitan untuk mengatur pelaksanaan projek dan rancangan untuk mengurus dan memproses dokumen dan pangkalan data yang telah disusun sebelum menyusun semula radas.
Mengumpul fail dengan tempoh pemeliharaan kekal yang telah disunting sepenuhnya sebelum ini di agensi dan organisasi yang menjadi sumber dokumen yang diserahkan kepada Arkib Sejarah Wilayah. Sekiranya tiada arkib khusus, Arkib Sejarah Wilayah akan menasihati Jabatan Hal Ehwal Dalam Negeri untuk mengatur bilik dan gudang bagi memastikan keselamatan dokumen yang dikumpul semasa proses penyusunan semula radas.

Daftar untuk membuka akaun baharu atau membuka semula akaun organisasi, pemimpin dan setiausaha pada Sistem untuk memastikan pengeluaran dan penerimaan dokumen.

Bagi ketua agensi, organisasi dan unit pentadbiran, Kementerian Dalam Negeri menghendaki ketua agensi, organisasi, dan Pengerusi Jawatankuasa Rakyat di peringkat daerah dan komune bertanggungjawab memastikan keselamatan dokumen dan pangkalan data dokumen di bawah kuasa pengurusan mereka mengikut peruntukan undang-undang semasa proses penstrukturan semula aparat sehingga dokumen dan pangkalan data agensi Sejarah diserahkan kepada Badan Bersejarah. menyusun semula radas.

Mengarahkan unit dan individu untuk menyusun dan membungkus rekod dan dokumen mengenai kerja yang telah siap dan rekod dan dokumen mengenai kerja yang belum siap (buat senarai kerja yang belum siap bagi setiap unit).

Menugaskan unit dan individu untuk mensintesis dan membuat senarai kerja agensi atau organisasi yang belum selesai; mempunyai fail dan dokumen yang dilampirkan, dibungkus secara berasingan dan dikumpulkan untuk diserahkan kepada Arkib agensi.

Mengarahkan arkib agensi perangkaan, membungkus dokumen dalam arkib dan membimbing unit dan individu untuk menyusun dan membungkus fail dan dokumen yang belum diserahkan dalam arkib; menerima fail dan dokumen daripada unit dan individu dan mengumpulkannya di dalam arkib dan bilik storan berpusat dan gudang. Adalah perlu untuk memberi perhatian, mengumpul secara berasingan dan mempunyai nota yang jelas untuk fail dan dokumen mengenai kerja yang belum selesai.

Susun gudang, peralatan dan sumber manusia yang diperlukan untuk melindungi dan menyimpan dokumen dengan selamat sehingga diserahkan kepada pihak berkuasa atau organisasi yang kompeten untuk pengurusan selepas menyusun semula radas.

Mengarahkan unit mengurus dan mengendalikan sistem statistik untuk mengesahkan bilangan dokumen dan pangkalan data dokumen kerja yang telah siap dan belum siap; mengehadkan data pada sistem atau mengekstraknya ke peranti storan dan memastikan keselamatan dan integriti dokumen dan pangkalan data sehingga diserahkan kepada arkib sejarah wilayah atau agensi dan organisasi yang kompeten selepas penyusunan semula radas.

Pengerusi Jawatankuasa Rakyat Daerah menugaskan Jabatan Hal Ehwal Dalam Negeri untuk memberi nasihat mengenai susunan gudang dan peralatan yang diperlukan untuk mengumpul dan menyimpan secara berpusat dokumen agensi khusus di bawah Jawatankuasa Rakyat Daerah; mengatur pasukan untuk melindungi keselamatan dokumen sehingga ia diserahkan kepada agensi atau organisasi pengurusan yang kompeten selepas pengaturan organisasi.

Sejurus selepas melengkapkan susunan organisasi, ketua agensi, organisasi atau unit pentadbiran baharu perlu mengarahkan dengan segera:

Mendaftar untuk membuka akaun baharu atau membuka semula akaun organisasi, pemimpin dan setiausaha pada Sistem untuk memastikan pengeluaran dan penerimaan dokumen; mendaftar untuk mengeluarkan meterai dan sijil tandatangan digital untuk perkhidmatan awam khusus mengikut peraturan.

Selaras dengan Arkib Sejarah Wilayah, unit pengurusan dan operasi Sistem serta unit dan individu yang berkaitan untuk menerima dokumen dan pangkalan data dokumen mengenai kerja yang belum selesai di bawah kuasa pengurusan mereka untuk penyelesaian selanjutnya.

Menerima dokumen, pangkalan data dokumen di bawah kuasa pengurusan dan dokumen di bilik dan gudang di kawasan pengurusan; berkoordinasi dengan Arkib Sejarah untuk membangunkan rancangan pemprosesan perniagaan untuk blok dokumen tersebut.

Kira, tutup dan simpan dokumen dengan selamat dalam arkib dan gudang agensi.

Untuk arkib agensi, jabatan arkib agensi atau orang yang ditugaskan untuk mengarkib di agensi, organisasi atau unit hendaklah melaksanakan tugas berikut:

Mengarahkan unit dan individu untuk menyusun dan membungkus fail dan dokumen dan menyerahkannya kepada bilik penyimpanan berpusat dan gudang terlebih dahulu; menyediakan gudang dan syarat-syarat yang diperlukan untuk menyimpan dengan selamat dokumen yang diterima daripada unit dan individu.

Kira, meterai dan simpan dokumen dengan selamat di pejabat atau arkib agensi atau organisasi sehingga dokumen diserahkan kepada Arkib Sejarah Wilayah atau agensi atau organisasi yang berwibawa selepas struktur organisasi disusun semula.

Menyelaras dengan unit pengurusan dan operasi Sistem Perangkaan untuk mengesahkan bilangan dokumen dan pangkalan data dokumen agensi dan organisasi dalam Sistem.

Terima dan simpan secara berasingan fail dan dokumen kerja yang belum selesai mengikut senarai.

Serahkan atau susun, bungkus secara berasingan rekod yang telah siap sebelum ini dan disimpan secara kekal sedia untuk diserahkan kepada Arkib Sejarah.

Serahkan dokumen dan fail yang dibungkus dan senarai kerja yang belum selesai dalam keadaan asalnya.

Bagi penjawat awam, kakitangan awam, dan pekerja, menyusun dan membungkus rekod dan dokumen mengenai kerja yang telah siap dan rekod dan dokumen mengenai kerja yang belum siap; untuk kerja yang belum selesai, perlu membuat senarai dan nyatakan dengan jelas: nama kerja; nama orang yang ditugaskan untuk mengendalikannya; bilangan dokumen dan bahan sedia ada; tarikh akhir pengendalian (jika ada).

Simpan statistik rekod dan dokumen mengenai kerja yang telah siap dan rekod dan dokumen mengenai kerja yang belum selesai pada Sistem; buat senarai rekod kerja atau senarai dokumen mengenai kerja yang belum selesai pada Sistem.

Serahkan pakej asal dokumen dan fail serta senarai kerja yang belum selesai pada Sistem kepada agensi atau arkib unit, atau individu yang bertanggungjawab untuk mengumpul dokumen semasa proses penyusunan semula radas.

Sejurus selepas menyelesaikan penyusunan organisasi, adalah perlu untuk segera menyelaraskan dengan Arkib Agensi dan unit yang mengurus dan mengendalikan Sistem untuk menyerahkan rekod dan dokumen mengenai kerja yang belum selesai kepada unit atau individu yang bertanggungjawab untuk terus mengendalikannya.

Menutup akaun organisasi dan individu untuk agensi dan organisasi yang menghentikan operasi serta-merta selepas keputusan mengenai penstrukturan semula organisasi dibuat.

Bagi unit mengurus dan mengendalikan Sistem, KDN perlu mengenal pasti dan mengehadkan skop dokumen dan pangkalan data dokumen dalam Sistem mengikut setiap akaun agensi, organisasi, dan individu; di mana, berdasarkan senarai kerja unit dan individu yang belum selesai, menentukan skop data dan membuat senarai akaun organisasi dan individu dengan kerja yang belum selesai; sediakan pelan penyerahan apabila diarahkan.

Kumpul dan laporkan kepada Jawatankuasa Rakyat Wilayah dan Jabatan Hal Ehwal Dalam Negeri mengenai sistem kod pengenalan dokumen, kod fail dan simbol dokumen yang kini digunakan dalam Sistem untuk dijadikan asas untuk menetapkan kod pengenalan dokumen, kod fail dan simbol dokumen agensi dan organisasi selepas menyusun semula radas secara bersatu, disegerakkan, mengelakkan pertindihan.

Sejurus selepas melengkapkan susunan organisasi, adalah perlu untuk melaksanakan tugas-tugas berikut dengan segera:

Menutup akaun organisasi dan individu untuk agensi dan organisasi yang menghentikan operasi serta-merta selepas keputusan mengenai penstrukturan semula organisasi dibuat.

Kemas kini sistem kod pengenalan dokumen, kod fail dan simbol teks agensi dan organisasi baharu untuk memastikan sistem beroperasi dengan lancar.

Buka akaun untuk agensi, organisasi dan individu baharu, memastikan sambungan dengan dokumen dan pangkalan data dokumen yang berkaitan sebelum ini untuk memastikan tiada gangguan dalam pemprosesan kerja pada Sistem.
Mengekstrak dan membungkus dokumen dan pangkalan data dokumen agensi, organisasi dan unit yang tidak aktif dan menyerahkannya kepada Arkib Sejarah Wilayah atau agensi dan organisasi yang kompeten selepas penyusunan semula radas.

Mempunyai rancangan untuk menggunakan dokumen dan pangkalan data dokumen dalam Sistem untuk memenuhi keperluan mendesak agensi, organisasi dan individu semasa proses penstrukturan semula radas.
Sila lihat teks penuh Kiriman Rasmi No. 414/BNV-VTLTNN dalam FAIL yang dilampirkan:

Sumber: https://moha.gov.vn/tintuc/Pages/danh-sach-tin-noi-bat.aspx?ItemID=56987