Wat moeten bedrijven doen om fiscale risico's te vermijden?

Voor bedrijven zijn originele gegevens bijzonder belangrijk en vereisen ze strikte controle om juridische risico's te vermijden.

Datatransparantie vormt de basis van legitiem bestuur.

In de context van snelle digitale transformatie raken bedrijfsprocessen steeds meer verweven met diverse datasystemen. Hoewel het diversifiëren van tools de managementefficiëntie verbetert, verhoogt het ook het risico op datafragmentatie, inconsistenties tussen afdelingen en een gebrek aan synchronisatie tussen management- en financiële systemen.

Transparante gegevens zijn essentieel voor bedrijven om aan hun belastingverplichtingen te voldoen. (Illustratieve afbeelding)

De uitdagingen van datastandaardisatie en het beperken van juridische risico's in het bedrijfsleven werden besproken door experts tijdens het online seminar "Transparantie in de boekhouding - De grens tussen goed bestuur en overtreding", georganiseerd door het tijdschrift Economic and Financial in samenwerking met de belastingdienst op 8 mei.

Tijdens het seminar verklaarde mevrouw Truong Thi Mai Phuong, adjunct-hoofd van de afdeling Toezicht op de Bedrijfsboekhouding van het Bureau voor Toezicht op de Boekhouding en Audit ( Ministerie van Financiën ), dat de Wet op de Boekhouding reeds bepalingen bevat over management accounting in ondernemingen. Management accounting omvat het verzamelen, analyseren en verstrekken van financiële informatie die nodig is voor het management en de besluitvorming door de eigenaar van de onderneming. Ondernemingen kunnen hun management accounting daarom afstemmen op hun specifieke managementbehoeften.

Management accounting richt zich op analyse, prognoses en besluitvorming, terwijl financiële accounting de transacties weergeeft die hebben plaatsgevonden om de jaarrekening op te stellen en aan de openbaarmakingsverplichtingen te voldoen. "Als de gegevens in de management accounting onjuist zijn, zullen de gegevens in de financiële accounting dat ook zijn," benadrukte mevrouw Mai Phuong.

Volgens haar blijft het belangrijkste criterium voor het onderscheiden van legitiem bestuur en risico's op wangedrag dat de gegevens waarheidsgetrouw, consistent, verifieerbaar, redelijk en traceerbaar moeten zijn.

Aanbevelingen om bedrijven te helpen datarisico's te verminderen.

Gezien de bovenstaande situatie is mevrouw Nguyen Thi Lan Anh, hoofd van de juridische afdeling van de belastingdienst (ministerie van Financiën), van mening dat originele gegevens vanuit het oogpunt van belastingbeheer een bijzonder belangrijke factor zijn.

Ten eerste moeten bedrijven zich richten op het opbouwen van een complete, nauwkeurige en consistente bron van primaire gegevens. Zodra de invoergegevens veilig zijn, zullen het daaropvolgende beheer, de boekhouding en de belastingaangifte veel eenvoudiger verlopen.

Ten tweede moeten bedrijven het aantal gegevensinvoer of handmatige bewerkingen in de verschillende fasen beperken, omdat dit gemakkelijk tot fouten kan leiden.

Ten derde, verbeter de gegevensuitwisseling tussen elektronische facturen, verkoop, boekhouding en bankzaken, en exporteer gegevens automatisch voor belastingaangifte om fouten te verminderen.

Daarnaast moeten bedrijven periodieke controles en afstemmingen uitvoeren. Als er afwijkingen worden geconstateerd, moet de oorzaak onmiddellijk worden vastgesteld, zodat er snel uitleg kan worden gegeven wanneer toezichthouders daarom vragen.

Daarnaast zijn gegevensopslag en het bijhouden van de bewerkingsgeschiedenis ook cruciaal. Bedrijven kunnen pas verantwoording afleggen als de gegevens volledig, duidelijk en traceerbaar zijn.

Mevrouw Lan Anh liet weten dat de belastingdienst bedrijven sterk aanmoedigt om informatietechnologie en kunstmatige intelligentie (AI) toe te passen in gegevensbeheer en belastingaangifte.

"De gegevens moeten consistent, transparant, verifieerbaar en een nauwkeurige weerspiegeling zijn van de aard van de bedrijfsactiviteiten," merkte mevrouw Lan Anh op.

Vanuit het perspectief van een technologiebedrijf is de heer Le Hong Quang, algemeen directeur van MISA Group, van mening dat bedrijven gestandaardiseerde dataprocessen moeten opzetten, waarin duidelijk wordt gedefinieerd hoe data wordt verzameld, verwerkt, bijgewerkt en tussen afdelingen wordt overgedragen. Daarnaast is het noodzakelijk om een ​​mechanisme te creëren voor het bijhouden van de bewerkingsgeschiedenis, zodat verificatie, vergelijking en toelichting mogelijk zijn wanneer dat nodig is.

Volgens de heer Quang kan de huidige technologie bedrijven helpen om gegevens in realtime te synchroniseren, inkomsten, facturen en banktransacties automatisch af te stemmen en zo de afhankelijkheid van handmatige processen te verminderen.

Technologie is echter slechts een ondersteunend hulpmiddel. "Het allerbelangrijkste blijft het nalevingsbewustzijn van bedrijven, samen met discipline in gegevensbeheer," benadrukte de heer Quang.

In een context waarin data steeds meer een kernbezit wordt, is het standaardiseren van databeheerprocessen essentieel voor bedrijven om juridische en fiscale risico's op de lange termijn te beperken.

Volgens de heer Le Hong Quang moeten bedrijven, om juridische risico's te beperken bij het gebruik van meerdere datasystemen, aandacht besteden aan vier factoren: uniforme brongegevens, minimalisering van handmatige bewerkingen, systeeminteroperabiliteit en volledige registratie van de gegevensgeschiedenis.

Bron: https://congthuong.vn/doanh-nghiep-can-lam-gi-de-tranh-rui-ro-thue-455307.html