Digitaliseer dringend gegevens bij het inrichten van administratieve eenheden

Ho Chi Minhstad: proactief digitaliseren en op tijd leveren

Volgens verslaggevers van SGGP hebben veel wijken en districten in Ho Chi Minhstad de afgelopen dagen met spoed ambtenaren en ambtenaren aangesteld om ervoor te zorgen dat dossiers en documenten volgens de regelgeving worden opgeslagen en bewerkt.

Bij het Volkscomité van wijk 14 (District 10) is, na een periode van proactieve, vroege implementatie, de correctie van archieven ten behoeve van digitalisering en de bouw van een modern archief voltooid. Volgens de heer Ha Tuan Phuong, voorzitter van het Volkscomité van wijk 14, voert de wijk jaarlijks proactief de correctie en digitalisering van archieven en documenten uit. Voor archieven en documenten die dateren van begin 2025 tot nu, blijft de wijk corrigeren en digitaliseren. Momenteel is het archief van de wijk bijna 60 vierkante meter breed en bevat het meer dan 156 meter aan documentenplanken (één meter documentenplank is 1 meter lang aan documenten die verticaal en dicht op elkaar op de plank staan - PV), gecorrigeerd vanaf 1971 tot heden.

Ook in de wijk An Lac (district Binh Tan) wordt met spoed gewerkt aan het digitaliseren en archiveren van partijblokbestanden. Mevrouw Tran Thi Thu Huong, adjunct-secretaris van het partijcomité van de wijk An Lac, zei dat de wijk de bewerking van 760 permanente en 201 tijdelijke bestanden uit de periode 2003-2020 heeft voltooid en dat er nog steeds ongeveer 12 meter aan documenten wordt bewerkt van juni 2020 tot heden. Het doel is om dit vóór 25 juni te voltooien en tegelijkertijd alle documenten uit de periode 2003-2025 vóór 15 juni te scannen.

Ambtenaren van de wijk An Lac (district Binh Tan, Ho Chi Minhstad) bekijken en bewerken dossiers en documenten van het partijblok. Foto: VAN MINH

Veel districten, provincies en de stad Thu Duc hebben proactief documenten gecontroleerd, bewerkt en gedigitaliseerd. Zo bedraagt het aantal bewerkte bestanden en documenten in het district Binh Tan, op basis van controle en statistieken van 2003 tot en met 2018, 5.230 permanente bestanden. Momenteel is het district druk bezig met het bewerken en scannen van bestanden om de archivering van 2019 tot heden voort te zetten en zich voor te bereiden op de overdracht na de implementatie van de organisatorische indeling van het politieke systeem en de bestuurlijke eenheden in het district.

In District 10 zei mevrouw Nguyen Thi Thu Huong, voorzitter van het District People's Committee, dat het district de opdracht heeft gegeven tot het samenstellen en inventariseren van bewerkte papieren documenten, de voorlopige bewerking van onbewerkte documenten en de voorbereiding op de overdracht aan de nieuwe eenheid. Tegelijkertijd controleert het district elektronische documenten, isoleert gegevens, extraheert deze naar opslagapparaten en waarborgt de veiligheid en integriteit van de gegevens voor overdracht.

Hanoi : zorgen voor gecentraliseerde en onderling verbonden gegevens

In Hanoi heeft het Volkscomité van de stad het project "Het opzetten van een gedeelde database door het digitaliseren van gecentraliseerde documenten van instanties in Hanoi" goedgekeurd en het Hanoi Public Administration Service Center aangewezen om de uitvoering van het project te leiden en te organiseren. Dit project is bedoeld om bestanden en documenten te digitaliseren en te herschikken ten behoeve van de opschorting van administratieve activiteiten op districtsniveau en de fusie van gemeenten, conform de voortgang in Conclusie nr. 127-KL/TW van 28 februari 2025 van het Politbureau en het Secretariaat over de uitvoering van onderzoek en het voorstel om de organisatie van het politieke systeem verder te herstructureren.

Volgens de heer Truong Viet Dung, hoofd van het kantoor van het Volkscomité van Hanoi, is de implementatie van het project gericht op het vormen van een gedeelde database met documenten van de partij, de overheid en massaorganisaties in Hanoi, waarmee gecentraliseerde, onderling verbonden, gedeelde en herbruikbare gegevens worden gegarandeerd. Anderzijds is het gericht op het verbeteren van de efficiëntie, effectiviteit en prestaties van management en administratie door geen papieren documenten te gebruiken, kunstmatige intelligentie te integreren en gegevens eenvoudig te exploiteren en te gebruiken. Momenteel bedraagt de geschatte hoeveelheid documenten die op districts- en gemeenteniveau in Hanoi moet worden bewerkt meer dan 68.860 miljoen; het totale aantal documenten dat op districts- en gemeenteniveau moet worden gedigitaliseerd, is meer dan 94 miljoen A4-pagina's. Dit is een zeer grote hoeveelheid, daarom is de digitalisering van documenten verdeeld in twee fasen. Fase 1 zal documenten van instanties digitaliseren, met vijf prioriteiten, waaronder: 1 is het bewerken en digitaliseren van documenten van de partij en de overheid op districtsniveau; 2 is het bewerken en digitaliseren van documenten van de partij en de overheid op gemeenteniveau; 3 is het bewerken en digitaliseren van documenten van de Partij op stadsniveau; 4 is het bewerken en digitaliseren van documenten van de regering op stadsniveau; 5 is het bewerken en digitaliseren van documenten van massa-organisaties op 3 niveaus.

Volgens de heer Cu Ngoc Trang, directeur van het Hanoi Public Administration Service Center, zal het centrum zich vanaf nu tot en met 30 juni richten op de implementatie van prioriteit 1 en 2: het digitaliseren van documenten met een permanente bewaartermijn. Deze documenten worden regelmatig hergebruikt door de partij en de regering op districts- en gemeenteniveau en vormen naar schatting ongeveer 25% van het ruwe volume en 5% van het bewerkte volume. Om de kwaliteit van gedigitaliseerde documenten te waarborgen, worden de gegevens gesynchroniseerd en niet opnieuw gedigitaliseerd, om tijd- en budgetverspilling te voorkomen.

Op weg naar een modern bestuur

Sommige experts en afgevaardigden van de Nationale Assemblee (NA) gaven aan dat het bewerken en digitaliseren van documenten en documenten niet alleen een technische taak is, maar ook transparantie, veiligheid en efficiëntie waarborgt tijdens de reorganisatie van het apparaat, wat gemak creëert voor burgers en bedrijven. Dit is tevens een belangrijke stap in de richting van een modern bestuur dat beter aansluit bij de maatschappelijke behoeften in de nieuwe tijd.

De afgevaardigde van de Nationale Assemblee, Nguyen Quang Huan, benadrukte de sleutelrol van digitalisering van documenten in de huidige context en benadrukte dat bij het samenvoegen van bestuurlijke eenheden de administratieve grenzen breder zullen zijn, de infrastructuur 5-10 jaar nodig zal hebben om te voltooien, waardoor het in het begin zeker moeilijk zal zijn om te reizen voor administratieve procedures. Als digitale technologie niet wordt benut, zal het daarom veel ongemak veroorzaken als mensen naar overheidsinstanties moeten gaan om documenten te verwerken. Volgens hem is het noodzakelijk om alle documenten te digitaliseren, administratieve procedures in de netwerkomgeving te implementeren om tekortkomingen te minimaliseren en een basis te creëren voor de implementatie van een digitale overheid en een digitale samenleving. Dit moet snel en synchroon gebeuren en niet wachten op instructies van de centrale overheid, maar lokale overheden moeten het nu proactief implementeren.

Bovendien stelde Pham Van Hoa, afgevaardigde van de Nationale Assemblee, tijdens het proces van het beoordelen en opslaan van documenten dat lokale partijcomités en -autoriteiten voortdurend resoluut moeten aansturen, inspecteren en waarschuwen om verlies, vermissing of zelfs opzettelijke vernietiging van documenten te voorkomen. "Als we niet voorzichtig zijn en documenten verliezen, heeft dat niet alleen gevolgen voor overheidsinstanties, maar ook voor mensen en bedrijven. Daarom is het nu noodzakelijk om de specifieke verantwoordelijkheden van organisaties, eenheden, personen en leiders duidelijk te definiëren als documenten verloren gaan, vermissing of onrechtmatige vernietiging van documenten", merkte Pham Van Hoa, afgevaardigde van de Nationale Assemblee, op.

Om een soepele en continue document- en archiefverwerking te garanderen en veilig documentbeheer te garanderen vóór, tijdens en na de voltooiing van de reorganisatie van het politieke systeem in Ho Chi Minhstad, heeft het Volkscomité van Ho Chi Minhstad Richtlijn 04 uitgevaardigd. De richtlijn stelt duidelijk: de hoofden van afdelingen, afdelingen en sectoren van de stad, Thu Duc City, districten en provincies moeten dringend opdracht geven tot de uitvoering van een aantal dringende taken om het beheer van document- en archiefwerk te versterken in het proces van de reorganisatie van het politieke systeem in de stad.

BESCHAVING - PHAN THAO - NATIONALE DAG

Bron: https://www.sggp.org.vn/khan-truong-so-hoa-ho-so-khi-sap-xep-don-vi-hanh-chinh-post799633.html