Ambtenaren en functionarissen van het ministerie van Binnenlandse Zaken intensiveren de toepassing van informatietechnologie, met name software voor het monitoren en evalueren van prestaties op basis van KPI's, in het werkbeheer en de beoordeling van ambtenaren.
Het meten van de effectiviteit van publieke diensten aan de hand van werkresultaten.
Jarenlang vond de evaluatie van ambtenaren in overheidsinstanties voornamelijk plaats aan het einde van het jaar. De evaluatiecriteria waren grotendeels gebaseerd op opmerkingen over verantwoordelijkheid, naleving van disciplinaire maatregelen en het voltooien van taken. Hoewel deze methode de juiste procedures waarborgde, was deze soms kwalitatief van aard en gaf deze niet volledig weer hoeveel en hoe effectief het werk van elke individuele medewerker gedurende het jaar was geweest.
Volgens kameraad Tran Van Hoa, adjunct-directeur van het ministerie van Binnenlandse Zaken, introduceert decreet nr. 335/2025/ND-CP een nieuwe aanpak: de focus van de evaluatie verschuift van samenvattende opmerkingen naar het meten van de resultaten van de taakuitvoering. Elke toegewezen taak moet gekoppeld worden aan specifieke output die kan worden gemonitord, geverifieerd en beoordeeld. De evaluatie vindt niet langer alleen aan het einde van het jaar plaats, maar wordt regelmatig uitgevoerd op basis van de voortgang van het werk, maandelijks of per kwartaal. De rangschikking weerspiegelt het gehele werkproces, in plaats van alleen samenvattende opmerkingen.
Een opvallend punt is dat het beoordelingssysteem is aangepast om prioriteit te geven aan werkprestaties. Criteria met betrekking tot politieke kwaliteiten, ethiek en discipline worden nog steeds meegewogen, maar tellen slechts voor maximaal 30% mee in de totale score; de resultaten van de taakuitvoering tellen daarentegen voor maximaal 70% mee. Dit betekent dat de mate van werkvoltooiing – weerspiegeld in de kwantiteit, kwaliteit en tijdigheid van de resultaten – de doorslaggevende factor is geworden bij de beoordeling van ambtenaren.
Bovendien wordt de toepassing van informatietechnologie bij monitoring en evaluatie als een cruciale vereiste beschouwd. Via taakbeheersoftware wordt elke taak bijgewerkt, gevolgd en worden gegevens gedurende de uitvoering ervan vastgelegd. Elk werkproduct laat een duidelijk "spoor" achter, waardoor evaluatie transparanter wordt, subjectieve opmerkingen worden geminimaliseerd en een uitgebreide database ontstaat voor jaaroverzichten en ranglijsten.
Van beleid naar concrete implementatie
Om de nieuwe evaluatiemethode in de praktijk te brengen, heeft de provincie Phu Tho proactief een plan ontwikkeld voor de implementatie van decreet nr. 335/2025/ND-CP in de hele provincie. De focus ligt op het opzetten van een systeem van evaluatiecriteria gekoppeld aan functies, terwijl tegelijkertijd de takenlijst en werkresultaten van elk agentschap en elke eenheid worden gestandaardiseerd.
Volgens het ministerie van Binnenlandse Zaken moeten agentschappen en eenheden hun functies en taken herzien; een lijst met taken opstellen die gekoppeld zijn aan outputproducten en deze omzetten in standaardproducteenheden. Deze standaardeenheden moeten dienen als basis voor het toewijzen van taken, het monitoren en evalueren van de prestaties van ambtenaren. Elke toegewezen taak moet duidelijk de eisen met betrekking tot kwantiteit, kwaliteit en deadline definiëren. De monitoring en beoordeling van het werk zal plaatsvinden op basis van de voortgang, in plaats van alleen de resultaten aan het einde van het jaar te verzamelen zoals voorheen.
Tegelijkertijd stimuleert de provincie de toepassing van informatietechnologie in werkbeheer en de evaluatie van ambtenaren. Software voor het volgen en evalueren op basis van KPI's is gekoppeld aan het documentbeheer- en operationeel systeem, waardoor regelmatige updates over de voortgang van taken en de samenvoeging van evaluatieresultaten mogelijk zijn. Hierdoor wordt het gehele proces van taaktoewijzing, -uitvoering en -afronding vastgelegd in het datasysteem, wat een transparante basis vormt voor de rangschikking van ambtenaren.
Ter voorbereiding op de implementatie organiseerde het ministerie van Binnenlandse Zaken trainingsconferenties voor 164 agentschappen en eenheden, met bijna 700 functionarissen als deelnemers. De training richtte zich op het ontwikkelen van evaluatiecriteria die gekoppeld zijn aan functies, methoden voor het bepalen van werkresultaten en procedures voor het monitoren en beoordelen van taakuitvoering.
Volgens het stappenplan zullen de agentschappen en eenheden in maart 2026 de evaluatiecriteria en het softwareprogramma voor werkregistratie afronden. Van april tot en met juni 2026 zal de evaluatie van ambtenaren op basis van KPI's als pilotproject worden uitgevoerd bij ongeveer 20 agentschappen, waaronder 5 departementen en 15 gemeenten en wijken. Op basis van de resultaten van de pilot zal dit model naar verwachting vanaf juli 2026 synchroon in de hele provincie worden geïmplementeerd.
In navolging van de algemene richtlijnen hebben veel instanties proactief specifieke voorbereidende stappen gezet. Bij het Ministerie van Landbouw en Milieu is de implementatie van Decreet 335 systematisch uitgevoerd, gezien de unieke kenmerken als een multisectorale en multiveldbeheerinstantie met momenteel bijna 20 ondergeschikte eenheden, waaronder gespecialiseerde afdelingen, subafdelingen en gelieerde eenheden. De heer Le Xuan Dang, hoofd van de afdeling Personeel en Organisatie (Ministerie van Landbouw en Milieu), zei dat deelname aan de evaluatie van ambtenaren op basis van KPI's een kans is om de haalbaarheid van het nieuwe evaluatiemodel in de praktijk te testen.
Volgens het plan zijn de afdelingen en eenheden binnen het ministerie begonnen met het herzien van hun functies en taken. Ze hebben een lijst opgesteld met werkzaamheden die gekoppeld zijn aan de gewenste resultaten en hebben standaardwerkproducteenheden vastgesteld die als basis dienen voor de omrekening en evaluatie van de taakprestaties. Op basis hiervan wordt elke taak gekwantificeerd op basis van kwantiteit, kwaliteit en voortgang, waardoor een basis wordt gelegd voor monitoring en beoordeling aan de hand van KPI-indicatoren.
Deze voorbereidende stappen zijn niet alleen bedoeld om de op KPI's gebaseerde evaluatie van ambtenaren in een aantal agentschappen en afdelingen te testen, maar dragen ook bij aan het perfectioneren van de algemene criteria van de provincie voordat deze op grote schaal wordt ingevoerd. Wanneer taken worden gestandaardiseerd in specifieke werkproducten en worden gemonitord door een datasysteem, zal de evaluatie van ambtenaren steeds meer inhoudelijk, transparant en op werkefficiëntie gebaseerd zijn.
Huong Giang
Bron: https://baophutho.vn/kpi-thuoc-do-minh-bach-trong-danh-gia-cong-chuc-249983.htm
