Eén deur - Veel trusts

Op 1 juli 2025, toen het Commune-level Public Administration Service Center officieel van start ging, werd een reeks procedures ingevoerd in de dorpen. Dit betekende een doorbraak in bestuurlijke hervorming en digitale transformatie op lokaal niveau. Na meer dan twee weken operationeel te zijn geweest, kent het "one-stop-shop dicht bij de mensen"-model echter, naast positieve veranderingen in de dienstverlening en een vermindering van de reislast, nog steeds veel problemen - van technische infrastructuur en personeelszaken tot de mogelijkheid om toegang te krijgen tot digitale overheidsdiensten - waarvoor de deelname van het hele politieke systeem vereist is om oplossingen te vinden.

Een uniform proces

Conclusie nr. 160-KL/TW van het Politbureau stelde een lijst op van 1060 taken en bevoegdheden die moesten worden overgedragen aan de gemeente- en districtsniveaus. Deze taken en bevoegdheden bestrijken vele gebieden zoals burgerlijke stand, grondzaken, financiën, onderwijs, gezondheidszorg, bouw, sociale zekerheid, bemiddeling, stedelijkheid, cultuur, justitie en burgerlijke stand... De ongekende omvang van het werk vereist dat het Centrum voor de Dienstverlening aan de Overheid op gemeentelijk niveau professioneel en methodisch te werk gaat. Na meer dan twee weken operationeel te zijn geweest, zijn er niet alleen eerste veranderingen opgetreden in de snelheid van dossierverwerking, maar ook in de servicegerichte houding en het vermogen om werk op lokaal niveau te verwerken.

In de grensgemeente Minh Tan heeft het one-stop-shopmodel aanvankelijk duidelijke veranderingen teweeggebracht. Vanaf het begin kwamen dagelijks tientallen mensen uit afgelegen dorpen naar het centrum om administratieve procedures uit te voeren. Dhr. Thao Chan Duong, uit het dorp Tan Son, was zeer verrast toen hij voor het eerst met het nieuwe model in aanraking kwam: "Ik kwam een ​​nieuwe geboorteakte voor mijn kind aanvragen." Omdat hij geen smartphone gebruikt en niet weet hoe hij moet inloggen op het portaal van de overheidsdienst om de aanvraag in te dienen, raakte dhr. Duong in de war.

De provinciale partijsecretaris Hau A Lenh bezocht de vakbondsleden en moedigde hen aan om mensen te ondersteunen bij het uitvoeren van administratieve procedures in de digitale omgeving in de gemeente Chiem Hoa. Foto: Van Nghi

Maar het personeel van het Minh Tan Commune Public Administration Service Center steunde meneer Duong enthousiast om de procedures snel af te ronden. Hij deelde mee: "Vroeger moesten veel procedures op districtsniveau worden uitgevoerd, de lange afstanden duurden een hele dag om af te leggen. Nu heeft de gemeente een nieuwe manier van werken, het is handiger voor de mensen. Op het afspraakformulier voor de uitslagen staat duidelijk de datum vermeld, dus je hoeft niet meer heen en weer te gaan om het meerdere keren te vragen."

De sfeer bij de administratieve procedures voor de inwoners van het Centrum voor Openbare Administratie van de gemeente Binh Xa was ook zeer gespannen. Om de overheid soepel te laten functioneren, inspecteerde de vicevoorzitter van het Volkscomité van de gemeente en directeur van het Centrum, Nong Van Viet, regelmatig rechtstreeks de uitvoering van taken in het centrum en drong hij erop aan. Hij sprak en voerde dialogen met de inwoners om hen te helpen het nieuwe bestuursmodel beter te begrijpen.

De heer Nong Van Viet deelde mee: "Doordat veel nieuwe taken van het vorige districtsniveau naar het gemeentelijk niveau zijn overgeheveld, is er veel gemak voor de mensen gecreëerd, zijn de afstanden en de tijd verkort en zijn er kosten bespaard. We hebben het gemeentelijk personeel opgedragen zich in te spannen om de moeilijkheden te overwinnen, de resultaten op tijd en vóór de deadline af te ronden en aan de mensen te retourneren."

In de wijk Minh Xuan, waar de bevolking na de fusie de 70.000 inwoners overtrof, was de werkdruk enorm. Alleen al in de eerste tien dagen ontving het centrum ongeveer 3.000 burgers, soms wel 400 mensen per dag. Adjunct-directeur van het centrum, Nguyen Manh Cuong, zei: "14 functionarissen en ambtenaren werden ingedeeld op basis van hun expertise. Direct bij de ingang werden twee informatiebalies ingericht om mensen te ondersteunen bij het classificeren van procedures en het vroegtijdig controleren van documenten, waardoor de verwerkingstijd aanzienlijk werd verkort."

Werken en in de rij staan ​​tegelijkertijd

Ondanks de aanvankelijk gunstige omstandigheden stuit de implementatie van het 'one-stop-shop'-model op gemeentelijk niveau nog steeds op veel moeilijkheden. Het nieuwe systeem moet functioneren in een omgeving van niet-gesynchroniseerde faciliteiten, zwakke technologische infrastructuur en ongeschoolde medewerkers. Zoals veel lokale functionarissen zeggen: "Werken terwijl je in de rij staat, problemen oplossen waar ze zich ook voordoen."

Omdat de aanvankelijke moeilijkheden duidelijk waren, stelde het Provinciaal Partijcomité 22 inspectieteams in om het leiderschap, de richting en de organisatie van politieke taken na de fusie in gemeenten en wijken te onderzoeken. Daarbij werd ook gekeken naar de activiteiten van het Centrum voor Openbare Administratie op gemeentelijk niveau.

Volgens het inspectieteam van het Permanent Comité van het Provinciaal Partijcomité in de gemeente Yen Nguyen zijn veel kantoren in het Centrum nog steeds krap en zijn de elektriciteits- en netwerksystemen vaak overbelast. Machines en apparatuur zoals printers, scanners en schermen met serienummers ontbreken of zijn kapot. Veel functionarissen moeten gelijktijdig functies bekleden en hebben geen grondige training gevolgd in nieuwe vakgebieden zoals land, justitie en burgerlijke stand, waardoor ze nog steeds verward zijn bij het benaderen van nieuwe taken.

Voorzitter van de Provinciale Volksraad Nguyen Van Son inspecteerde de werking van het Dienstverleningscentrum voor Openbare Administratie van de gemeente Son Vi. Foto: Ma Hung

In de gemeente Hong Thai is sommige gespecialiseerde software nog niet aangesloten; oude en verouderde IT-apparatuur beïnvloedt de voortgang van de gegevensverwerking. Dit is ook de realiteit in de gemeente Chiem Hoa, waar de koppeling van informatie en gegevens met nationale gemeenschappelijke gegevens of software de naam en gegevens van de gemeente niet heeft bijgewerkt; leiders, kaderleden en ambtenaren geen identificatieaccounts en digitale handtekeningen hebben gekregen om hun taken uit te voeren; de digitale vaardigheden van sommige kaderleden en ambtenaren nog steeds beperkt zijn; apparatuur met een lage configuratie voldoet niet aan de eisen voor werk in de netwerkomgeving...

De heer Nguyen Son Tung, specialist bij het Minh Xuan Ward Public Administration Service Center, sprak verder over de bovengenoemde problemen en bevestigde: "Er zijn veel gevallen waarin mensen komen om grondprocedures te regelen, maar de originele documenten niet zijn overhandigd, of de informatie niet overeenkomt met de systemen, waardoor deze niet direct kan worden verwerkt. Het nationale, onderling verbonden systeem is niet stabiel en soms zelfs lamgelegd."

Een andere moeilijkheid in berg- en grensgemeenten is dat de kennis van openbare diensten en digitale technologie nog steeds zeer beperkt is. Veel mensen spreken geen Mandarijn, zijn analfabeet en kunnen procedures niet zelf uitvoeren via het online portaal voor openbare diensten.

Mevrouw Giang Thi Lia (dorp Phin Lo, gemeente Son Vi) was in de war: "Ik spreek geen Mandarijn, ik begrijp de documenten niet, dus ik moet de gemeenteambtenaren om hulp vragen." Deze situatie zorgt ervoor dat de gemeenteambtenaren de mensen zowel moeten begeleiden als het werk voor hen moeten doen, wat leidt tot overbelasting. Op sommige plaatsen is het digitale technologieteam van de gemeenschap nog niet compleet – de kernmacht die mensen helpt toegang te krijgen tot online openbare diensten – wat het nog moeilijker maakt.

Synchroniseer beleid naar actie

De moeilijkheden die ontstonden bij de toepassing van het nieuwe model werden snel onderkend en opgelost door het politieke systeem, van de provincie tot aan de basis.

In de eerste week van de implementatie van het tweeledige bestuursmodel heeft het Volkscomité van de provincie Tuyen Quang een hotline opgezet voor feedback en ondersteuning bij administratieve procedures. Alle feedback en vragen met betrekking tot administratieve procedures en openbare diensten kunnen worden ontvangen via het Informatiecentrum voor Openbare Diensten van de Provincie Tuyen Quang (1022) op: 0219.1022 en via het officiële Zalo-account: 1022 Tuyen Quang Provincial Public Administration Service Center.

De provinciale politie heeft 36 punten ingericht voor de uitgifte van identiteitskaarten en elektronische identificatie in gemeenten en wijken, zodat mensen gemakkelijk toegang hebben en minder hoeven te reizen. De Tuyen Quang Provincial Youth Union heeft ook meer dan 140 vrijwillige jeugdteams ingezet, met 2000 leden, om mensen te ondersteunen bij het gebruik van online overheidsdiensten, het gebruik van de VNeID-applicatie, het geven van technologisch advies op locatie en het trainen van digitale vaardigheden voor ambtenaren op gemeentelijk niveau, met name in afgelegen gemeenten.

Met name in de landsector – een moeilijke en gevoelige sector – heeft het ministerie van Landbouw en Milieu vier speciale werkgroepen opgericht om gemeenten te ondersteunen bij het beheren van landdatabases en het afhandelen van administratieve procedures. Adjunct-directeur van het ministerie, mevrouw Nguyen Thi Thanh Thuy, zei: "De werkgroepen zullen regelmatig worden bijgewoond en staan ​​klaar om op elk moment naar de gemeenten te gaan om professionele ondersteuning te bieden en tegelijkertijd de procedures voor landambtenaren bij te scholen. Het ministerie heeft officieel virtuele assistentsoftware (AI) geïmplementeerd met de domeinnaam https://trolyaocanbocongchuc.dx.gov.vn/ om vragen te beantwoorden en ambtenaren en medewerkers te ondersteunen bij het uitvoeren van administratieve procedures met betrekking tot het gebied van Landbouw en Milieu bij de implementatie van een lokaal bestuur op twee niveaus."

Het Ministerie van Natuurlijke Hulpbronnen en Milieu heeft onlangs het "Handboek Landbeheer in Tweeledig Bestuur" gepubliceerd - een gespecialiseerd document met specifieke richtlijnen voor lokale functionarissen. Het Volkscomité op gemeentelijk niveau heeft 45 taken, terwijl de voorzitter van het Volkscomité op gemeentelijk niveau 44 afzonderlijke taken heeft met betrekking tot de landsector. Dit vormt een belangrijke basis voor gemeenten om hun bevoegdheden naar behoren uit te oefenen en overlappingen en fouten in de procedures te voorkomen.

In het Ha Giang 2 Ward Public Administration Service Center staat een computer met internetverbinding vlak bij de deur. Mensen kunnen online inloggen en documenten indienen, en indien nodig assisteren medewerkers. Daarnaast staan ​​er twee tafels in de wachtruimte waar mensen gemakkelijk formulieren kunnen invullen.

Mevrouw Pham Thi Nguyet, specialist bij het Public Administration Service Center van wijk 2 van Ha Giang, deelde het volgende: "Om de eerste moeilijkheden te overwinnen, moeten we voortdurend studeren, onze kwalificaties, capaciteiten en politieke kwaliteiten verbeteren, elke burger als een 'speciale klant' beschouwen en de tevredenheid van de 'speciale' klanten beschouwen als een maatstaf voor de mate waarin onze taken zijn voltooid."

Om het bewustzijn van de digitale transformatie te vergroten, hebben het Comité van het Vietnamese Vaderlandfront en de aangesloten organisaties bovendien de propaganda geïntensiveerd en de bevolking bewust gemaakt. De heer Phan Van Dui, voorzitter van het Comité van het Vietnamese Vaderlandfront van de Minh Tan-commune, zei: "De meeste mensen in de commune behoren tot een etnische minderheid, spreken de gemeenschappelijke taal niet, hebben een moeilijk leven, gebruiken geen smartphones en hebben weinig kennis van online openbare diensten. Om deze problemen te overwinnen, gaan we ook naar elk huis om te ondersteunen en vooruitgang te boeken, zodat mensen zelf openbare diensten kunnen verlenen."

Met synchrone en tijdige oplossingen geloven wij dat de moeilijkheden bij de werking van het Commune-level Public Administration Service Center spoedig zullen worden overwonnen. Zoals bevolen door Senior Luitenant-Generaal Trinh Van Quyet, Secretaris van het Centraal Comité van de Partij, Directeur van de Algemene Afdeling Politiek van het Vietnamese Volksleger tijdens de ceremonie ter aankondiging van de Resolutie en het Besluit over de samenvoeging van provinciale bestuurseenheden en de herindeling van gemeentelijke bestuurseenheden van de provincie Tuyen Quang, op 30 juni 2025: Alle werkzaamheden onder het gezag van de twee niveaus (provincie en gemeente) moeten soepel, zonder vertraging en zonder gemiste werkzaamheden worden uitgevoerd, in de geest van een betere dienstverlening aan mensen en bedrijven; met behoud van het imago en de stijl van ambtenaren "van het dienen van de administratie tot het dienen van de bevolking".

Voor gemeenten zonder gespecialiseerd personeel moet de provincie snel en volledig inspelen op de behoeften, versterking, ondersteuning en ondersteuning om een ​​soepele en effectieve werking te garanderen. Voor grens- en berggemeenten is de afstand tot het provinciaal centrum erg groot, soms meer dan 300 km; daarom is het noodzakelijk om de toepassing van wetenschap en technologie drastisch te bevorderen en digitale transformatie te stimuleren om denk- en managementmethoden te veranderen, zonder een kloof te creëren tussen de provinciale overheid, het gemeentelijk niveau en de bevolking.

Bron: https://baotuyenquang.com.vn/xa-hoi/202507/mot-cua-nhieu-niem-tin-cf955dc/