Eén plek - vele stichtingen

Op 1 juli 2025, toen het gemeentelijk openbaar administratief servicecentrum officieel van start ging, werden een reeks procedures rechtstreeks naar dorpen en gehuchten gebracht. Dit betekende een doorbraak in de administratieve hervorming en digitale transformatie op lokaal niveau. Na ruim twee weken in bedrijf te zijn geweest, kampt het "one-stop shop for the people"-model echter nog steeds met veel problemen – van technische infrastructuur en personeel tot de toegang tot digitale openbare diensten – waardoor de betrokkenheid van het gehele politieke systeem nodig is om oplossingen te vinden.

Een uniform proces

In conclusie nr. 160-KL/TW van het Politbureau is een lijst opgesteld met 1060 taken en verantwoordelijkheden die naar gemeentelijk en wijkniveau moeten worden overgedragen. Deze taken bestrijken vele terreinen, zoals burgerlijke stand, grondzaken, financiën, onderwijs, gezondheidszorg, bouw, sociale zekerheid, bemiddeling, stedenbouw, cultuur en gerechtelijke en burgerlijke registratie. De ongekende werklast vereist dat het gemeentelijk openbaar administratief servicecentrum professioneel en systematisch te werk gaat. Na ruim twee weken zijn de eerste veranderingen merkbaar, niet alleen in de snelheid waarmee aanvragen worden verwerkt, maar ook in de servicegerichtheid en het vermogen om problemen direct op lokaal niveau op te lossen.

In de grensgemeente Minh Tan heeft het one-stop-servicemodel in eerste instantie merkbare veranderingen teweeggebracht. Elke dag, al vroeg in de ochtend, komen tientallen mensen uit afgelegen dorpen naar het centrum om administratieve procedures af te handelen. Meneer Thao Chan Duong uit het dorp Tan Son was erg verrast toen hij voor het eerst met het nieuwe model in aanraking kwam: "Ik kwam een ​​vervangende geboorteakte voor mijn kind aanvragen. Omdat ik geen smartphone heb en niet wist hoe ik moest inloggen op het portaal voor overheidsdiensten om de aanvraag in te dienen, was meneer Duong behoorlijk in de war."

Kameraad Hau A Lenh, secretaris van het Provinciaal Partijcomité, bezoekt en moedigt vakbondsleden aan die mensen helpen bij het digitaal oplossen van administratieve procedures in de gemeente Chiem Hoa. Foto: Van Nghi

De medewerkers van het openbaar administratief centrum van de gemeente Minh Tan hebben meneer Duong echter van harte geholpen om de procedures snel af te ronden. Meneer Duong vertelde: "Voorheen moest ik voor veel procedures naar het district, wat een lange reis was en een hele dag in beslag nam. Nu, met de nieuwe gemeente en de nieuwe procedures, is het veel gemakkelijker voor de mensen. Op de afspraakbevestiging staat duidelijk de datum waarop ik de resultaten kan verwachten, dus ik hoef niet meer steeds heen en weer te gaan om de informatie op te vragen."

De sfeer in het openbaar administratief centrum van de gemeente Binh Xa is ook erg levendig, met mensen die zich bezighouden met administratieve procedures. Om een ​​soepele werking van de overheid te garanderen, inspecteert en superviseert de vicevoorzitter van het gemeentelijk comité en directeur van het centrum, Nong Van Viet, regelmatig de uitvoering van de taken in het centrum en voert hij gesprekken en dialogen met de bevolking om hen te helpen het nieuwe bestuursmodel beter te begrijpen.

De heer Nong Van Viet vertelde: "Doordat veel taken van het districtsniveau naar het gemeenteniveau zijn overgedragen, is het leven voor de mensen een stuk gemakkelijker geworden. Afstanden zijn korter, er is tijd bespaard en de kosten zijn verlaagd. We hebben de medewerkers van de gemeente opgedragen om de moeilijkheden te overwinnen en de taken af ​​te ronden, zodat de resultaten tijdig en zelfs eerder dan gepland aan de mensen worden geleverd."

In de wijk Minh Xuan, waar na de fusie de bevolking de 70.000 inwoners overstijgt, is de werkdruk enorm. Alleen al in de eerste tien dagen na de opening ontving het centrum ongeveer 3.000 burgers, met op sommige dagen zelfs 400. Adjunct-directeur Nguyen Manh Cuong verklaarde: "Er zijn 14 ambtenaren en overheidsmedewerkers ingezet op basis van hun expertise, en er zijn twee informatiebalies direct bij de ingang om burgers te helpen bij het bepalen van de juiste procedures en het controleren van documenten, waardoor de verwerkingstijd aanzienlijk wordt verkort."

Werken terwijl je in de rij staat

Ondanks de aanvankelijke ondersteuning stuit de implementatie van het 'one-stop shop'-model op gemeentelijk niveau nog steeds op veel obstakels. Het nieuwe systeem moet functioneren onder omstandigheden waarin de infrastructuur nog niet volledig is gesynchroniseerd, de technologie nog zwak is en het personeel niet goed is opgeleid... Zoals veel lokale ambtenaren het verwoorden: "We werken terwijl we in de rij staan ​​en we pakken problemen aan zodra ze zich voordoen."

Nadat de aanvankelijke moeilijkheden duidelijk waren vastgesteld, stelde het Permanent Comité van de Provinciale Partij 22 inspectieteams in om het leiderschap, de richting en de uitvoering van politieke taken na de fusie in gemeenten en wijken te beoordelen, inclusief inspecties van de werking van de openbare administratieve dienstencentra op gemeentelijk niveau.

Volgens bevindingen van het inspectieteam van het Permanent Comité van de Provinciale Partij in de gemeente Yen Nguyen zijn veel kantoren in het centrum overvol en zijn de elektriciteits- en netwerksystemen regelmatig overbelast. Apparatuur zoals printers, scanners en schermen voor het weergeven van wachtnummers ontbreekt of functioneert niet goed. Veel medewerkers moeten meerdere taken uitvoeren en hebben geen gespecialiseerde training gekregen in nieuwe gebieden zoals landbeheer, justitie en burgerlijke stand, wat leidt tot problemen bij de aanpassing aan nieuwe taken.

Kameraad Nguyen Van Son, voorzitter van de Provinciale Volksraad, inspecteert de werking van het Openbaar Bestuurscentrum van de gemeente Son Vi. Foto: Ma Hung.

In de gemeente Hong Thai zijn sommige gespecialiseerde softwareprogramma's nog niet met elkaar verbonden; de IT-apparatuur is oud en verouderd, wat de voortgang van de documentverwerking belemmert. Dit is ook de realiteit in de gemeente Chiem Hoa, waar de verbinding met de nationale databank ontbreekt, of waar de software niet is bijgewerkt met de naam en gegevens van de gemeente; leiders, ambtenaren en andere overheidsmedewerkers beschikken niet over identificatieaccounts en digitale handtekeningen om hun taken uit te voeren; de digitale vaardigheden van sommige ambtenaren en overheidsmedewerkers zijn nog beperkt; en de apparatuur is ondermaats en voldoet niet aan de eisen van een netwerkomgeving.

De heer Nguyen Son Tung, specialist bij het openbaar administratief centrum van de wijk Minh Xuan, lichtte deze problemen verder toe en bevestigde: "Er zijn veel gevallen waarin mensen landgerelateerde procedures komen afhandelen, maar de originele documenten niet worden overhandigd, of de informatie in de systemen niet overeenkomt, waardoor onmiddellijke verwerking onmogelijk is. Het nationale, onderling verbonden systeem is bovendien instabiel en soms zelfs volledig lamgelegd."

Een andere uitdaging waar gemeenten in bergachtige gebieden en aan de grens momenteel mee te maken hebben, is het beperkte begrip van openbare diensten en digitale technologie onder de lokale bevolking. Veel mensen spreken de gangbare taal niet, zijn analfabeet en kunnen procedures via online portals van openbare diensten niet zelfstandig afhandelen.

Mevrouw Giang Thi Lia (dorp Phin Lo, gemeente Son Vi) uitte haar verwarring: "Ik spreek geen standaard Vietnamees en ik begrijp de documenten niet, dus ik moet de gemeenteambtenaren om hulp vragen." Deze situatie dwingt gemeenteambtenaren om inwoners te begeleiden én te helpen, wat leidt tot een overbelasting van het werk. In sommige gebieden wordt de situatie nog moeilijker gemaakt door het ontbreken van een goed functionerend digitaal technologieteam – de kern van de dienstverlening waarmee mensen toegang krijgen tot online publieke diensten.

Synchronisatie van beleid naar actie

De moeilijkheden die zich voordeden tijdens de implementatie van het nieuwe model werden snel onderkend en aangepakt door het politieke systeem, van provinciaal tot lokaal niveau.

Al in de eerste week van de invoering van het tweelaagse bestuursmodel heeft het Volkscomité van de provincie Tuyen Quang een hotline opgezet om feedback te ontvangen en vragen over administratieve procedures te beantwoorden. Alle feedback en vragen met betrekking tot administratieve procedures en openbare diensten kunnen worden ingediend via de informatiehotline voor openbare diensten van de provincie Tuyen Quang, nummer 1022: 0219.1022, en via het officiële Zalo-account: 1022 Tuyen Quang Provincial Public Administrative Service Center.

De provinciale politie heeft 36 punten in gemeenten en wijken ingericht voor de uitgifte van identiteitskaarten en elektronische identificatie om de toegang te vergemakkelijken en reizen te minimaliseren. De jeugdvereniging van de provincie Tuyen Quang heeft bovendien meer dan 140 vrijwilligersteams met 2000 leden ingezet om mensen te ondersteunen bij het gebruik van online overheidsdiensten, de VNeID-app, het geven van technologisch advies ter plaatse en het trainen van digitale vaardigheden aan ambtenaren op gemeentelijk niveau – met name in afgelegen en achtergestelde gebieden.

Met name in de landbouwsector – een lastig en gevoelig gebied – heeft het Ministerie van Landbouw en Milieu vier speciale werkgroepen opgericht om gemeenten te ondersteunen bij het beheren van kadastrale databases en het afhandelen van administratieve procedures. Volgens adjunct-directeur Nguyen Thi Thanh Thuy: “Deze werkgroepen zullen regelmatig actief zijn en staan ​​klaar om op elk moment gemeenten te bezoeken om professionele ondersteuning te bieden en ambtenaren van de landadministratie bij te scholen in de procedures. Het ministerie heeft officieel een door AI aangedreven virtuele assistent-software gelanceerd met het domein https://trolyaocanbocongchuc.dx.gov.vn/ om ambtenaren en burgers te helpen bij het uitvoeren van administratieve procedures met betrekking tot landbouw en milieu binnen het tweeledige lokale bestuurssysteem.”

Het Ministerie van Natuurlijke Hulpbronnen en Milieu heeft onlangs het "Handboek voor Landbeheer in een tweelaags bestuur" uitgegeven – een specialistisch document met specifieke richtlijnen voor lokale ambtenaren. Het Volkscomité op gemeentelijk niveau heeft maar liefst 45 taken, en de voorzitter van het Volkscomité op gemeentelijk niveau heeft 44 specifieke taken met betrekking tot landzaken. Dit vormt een belangrijke basis voor gemeenten om hun bevoegdheden correct uit te oefenen en overlappingen en fouten in de afhandeling van procedures te voorkomen.

Bij het openbaar administratief servicecentrum van wijk Ha Giang 2 staat een computer met internettoegang vlak bij de ingang, zodat burgers online kunnen inloggen en aanvragen kunnen indienen. Medewerkers staan ​​klaar om te helpen indien nodig. Daarnaast zijn er twee bureaus in de wachtruimte waar burgers hun formulieren gemakkelijk kunnen invullen.

Mevrouw Pham Thi Nguyet, specialist bij het Openbaar Bestuurscentrum van wijk Ha Giang 2, zei: "Om de aanvankelijke moeilijkheden te overwinnen, moeten we voortdurend blijven leren, onze vaardigheden, bekwaamheden en politieke kwaliteiten verbeteren, elke burger als een 'speciale klant' beschouwen en de tevredenheid van deze 'speciale klanten' gebruiken als maatstaf voor het voltooien van onze taak."

Om het publieke bewustzijn over digitale transformatie te vergroten, voeren het Vietnamese Vaderlands Front Comité en zijn aangesloten organisaties bovendien hun propaganda- en bewustwordingscampagnes op. De heer Phan Van Dui, voorzitter van het Vietnamese Vaderlands Front Comité van de gemeente Minh Tan, zei: "De meeste mensen in de gemeente behoren tot etnische minderheden die de gangbare taal niet spreken, in moeilijke omstandigheden leven, geen smartphones gebruiken en weinig kennis hebben van online overheidsdiensten. Om deze moeilijkheden te overwinnen, gaan we bij elk huis langs om ondersteuning te bieden, met als doel mensen in staat te stellen zelfstandig toegang te krijgen tot overheidsdiensten."

Met gecoördineerde en tijdige oplossingen zal naar verwachting het functioneren van het openbaar bestuurscentrum op gemeentelijk niveau spoedig worden overwonnen. Zoals luitenant-generaal Trinh Van Quyet, secretaris van het Centraal Comité van de Communistische Partij van Vietnam en hoofd van de Algemene Politieke Afdeling van het Vietnamese Volksleger, tijdens de ceremonie op 30 juni 2025 waarin de resolutie en het besluit over de samenvoeging van provinciale bestuurseenheden en de herstructurering van gemeentelijke bestuurseenheden in de provincie Tuyen Quang werden aangekondigd, heeft aangegeven: Alle taken binnen de bevoegdheid van beide niveaus (provincie en gemeente) moeten soepel, zonder vertraging of verzuim, worden uitgevoerd met als doel de bevolking en het bedrijfsleven beter van dienst te zijn; en met behoud van het imago en de houding van ambtenaren "van administratieve dienstverlening naar dienstverlening aan de bevolking".

Voor gemeenten die geen gespecialiseerd personeel hebben, moet de provincie snel en adequaat ondersteuning bieden en versterken om een ​​soepele en effectieve werking te garanderen. Voor grensgemeenten en berggemeenten die ver van het provinciecentrum liggen, soms meer dan 300 km verderop, is het noodzakelijk om de toepassing van wetenschap en technologie en digitale transformatie krachtig te bevorderen om de denkwijze en methoden van beheer en bestuur te veranderen en de kloof tussen de provinciale overheid en de gemeenten en de bevolking te overbruggen.

Bron: https://baotuyenquang.com.vn/xa-hoi/202507/mot-cua-nhieu-niem-tin-cf955dc/