Vereenvoudig procedures, minimaliseer tijd en papierwerk.
Administratieve hervormingen gaan niet alleen over het vereenvoudigen van procedures, maar ook over het opbouwen van een servicegerichte administratie, waarbij burgertevredenheid als maatstaf voor succes wordt gebruikt. Met dit in gedachten heeft het Volkscomité van de wijk Ngoc Ha het model "Eenmalige verklaring, levenslang gebruik" ingevoerd voor procedures met betrekking tot de verering van martelaren, met als doel de tijd, kosten en administratieve lasten voor burgers te verminderen.
Op basis van praktijkervaring constateerde de wijk Ngoc Ha dat de voorgaande procedures voor het ontvangen van de herdenkingsuitkering voor martelaren veel tussenstappen omvatten, waardoor mensen herhaaldelijk formulieren moesten invullen en documenten moesten aanvullen. Met name de meeste aanvragers waren oudere familieleden van martelaren met een zwakke gezondheid, waardoor reizen moeilijk was.
Op basis hiervan heeft de wijk Ngoc Ha het model "Eenmalige verklaring, levenslang gebruik" geïmplementeerd, waarbij de procedure voor het verifiëren van handtekeningen op volmachtdocumenten is geïntegreerd met de procedure voor het registreren van personen die martelaren vereren in één proces. Alle gegevens worden vanaf het begin gedigitaliseerd en in het systeem opgeslagen voor langdurig gebruik, waardoor burgers minder vaak oude documenten opnieuw hoeven in te dienen.
Een belangrijk pluspunt van het model is het nieuwe proces dat de verwerkingstijd verkort van 4,5 dagen naar ongeveer 2 dagen, waardoor het aantal benodigde bezoeken aanzienlijk wordt verminderd. Voor degenen die niet persoonlijk naar het administratiekantoor kunnen komen, bezoeken wijkfunctionarissen, samen met vrijwilligers en het snelle respons-team van de openbare administratie, hun huis om begeleiding en hulp te bieden bij het invullen van de benodigde formulieren.
Volgens de procedure krijgen burgers vanaf het allereerste begin volledige begeleiding en worden hun gegevens vergeleken met de nationale bevolkingsdatabase. Na verificatie en goedkeuring worden de documenten gedigitaliseerd, de gegevens gestandaardiseerd en voorzien van een identificatiecode voor elektronische opslag. Tegelijkertijd wordt het systeem gekoppeld aan de relevante autoriteiten voor verwerking, waardoor burgers hun aanvragen eenvoudig online kunnen volgen.
Klanttevredenheid gebruiken als maatstaf voor de kwaliteit van de dienstverlening.
Als een van degenen die de aanvraag verwerkten, waardeert de heer Nguyen Huu Son (nr. 2, steeg 281, Doi Canstraat), een familielid dat de martelaar Nguyen Huu Minh vereert, deze innovatie ten zeerste. Nadat hij een beroerte had gehad en met technologische beperkingen te kampen had, voltooide hij de procedure probleemloos dankzij de hulp van ambtenaren en vrijwilligers die bij hem thuis kwamen.
"Voorheen moest ik meerdere keren heen en weer reizen tussen de wijkcommissie en het volkscomité om bevestiging te krijgen, maar nu de gegevens gedigitaliseerd zijn, kan ik de informatie eenvoudig via het systeem opvragen. Door alleen de naam te noemen, krijg ik toegang tot alle familiegegevens. Dit model bespaart me veel tijd en moeite, en ik ben er zeer tevreden mee," aldus meneer Son.
De heer Pham Van Bao (wonend op 11 Alley 29, Lane 267 Hoang Hoa Tham Street), een familielid van martelaar Dang Doanh Chinh, deelde dit sentiment en was diep ontroerd door het verantwoordelijkheidsgevoel van de lokale ambtenaren die proactief naar zijn huis waren gekomen om de benodigde documenten te controleren en hem vanaf het begin te begeleiden bij het correct voorbereiden ervan.
"Ik vind dit model erg handig. We hoeven het maar één keer aan te geven en de gegevens worden voor langdurig gebruik opgeslagen. De verwerkingstijd is sneller en we hoeven niet meer naar veel verschillende locaties te reizen of meerdere keren aanvullende documenten in te dienen, zoals voorheen," aldus de heer Bao.
Volgens Ngo Thi Thuy Lan, hoofd van de afdeling Cultuur en Sociale Zaken van de wijk Ngoc Ha, vermindert het model niet alleen de papierwinkel en de verwerkingstijd, maar creëert het ook een uniforme database van mensen die gevallen soldaten vereren. Dit vormt een belangrijke basis voor het bevorderen van de digitale transformatie in de dienstverlening aan oorlogsveteranen en het verbeteren van de kwaliteit van de dienstverlening aan de bevolking.
De afdeling Cultuur en Sociale Zaken van de wijk Ngoc Ha controleert en verifieert informatie, bevestigt documenten en stelt een lijst samen van in aanmerking komende gevallen. Deze lijst wordt vervolgens doorgestuurd naar het Openbaar Bestuurscentrum nr. 2 voor afhandeling. Tegelijkertijd werkt de wijk nauw samen met het Ministerie van Binnenlandse Zaken om gegevens te verifiëren en te standaardiseren, zodat een nauwkeurige en correcte verwerking wordt gewaarborgd.
In de eerste zes maanden van 2026 ontving en verwerkte de wijk 26 aanvragen volgens het nieuwe model, en kreeg zeer positieve feedback van de inwoners.
In de komende periode zal de wijk Ngoc Ha de effectiviteit van het model blijven evalueren aan de hand van criteria zoals verwerkingstijd, digitaliseringsgraad en burgertevredenheid. Op basis hiervan zal de gemeente onderzoeken of het model kan worden uitgebreid naar andere administratieve procedures op het gebied van oorlogsveteranen en sociale voorzieningen, om zo bij te dragen aan de opbouw van een moderne en professionele administratie.
Bron: https://hanoimoi.vn/phuong-ngoc-ha-mot-lan-ke-khai-su-dung-tron-doi-nang-chat-luong-phuc-vu-nguoi-dan-1210533.html
