Digitalisering van het beheer van accommodatiediensten.

In de context van het herstel en de versnelling van de toeristische sector, wordt digitale transformatie een onvermijdelijke trend voor accommodaties. In Thanh Hoa – een plaats met momenteel ongeveer 1300 accommodaties – helpt de toepassing van digitale technologie niet alleen de managementefficiëntie te verbeteren, maar draagt ​​het ook bij aan een hogere servicekwaliteit en het voldoen aan de steeds hogere eisen van toeristen.

De receptioniste van het Muong Thanh Thanh Hoa Hotel verwerkt de incheckprocedures met behulp van de hotelsoftware voor accommodatiebeheer.

Optimalisatie van de bedrijfsvoering, standaardisatie van het management.

Voorheen verliep het ontvangen en beheren van gasten in veel hotels voornamelijk handmatig, van het controleren van identiteitsdocumenten en het kopiëren ervan tot het invullen van informatieformulieren en het rapporteren aan de autoriteiten. Dit proces was niet alleen tijdrovend, maar ook foutgevoelig, wat ongemak veroorzaakte voor zowel gasten als hotelmedewerkers, met name tijdens het hoogseizoen .

Juist vanwege deze praktische situatie is de toepassing van accommodatiemanagementsoftware een dringende oplossing geworden. Bij veel hotels in de provincie is het incheckproces aanzienlijk gestroomlijnd, omdat het receptiepersoneel alleen nog maar de QR-code op de chip van de identiteitskaart hoeft te scannen. Alle klantgegevens worden vervolgens automatisch in het systeem bijgewerkt. De gegevens worden vervolgens gesynchroniseerd met de relevante autoriteiten, waardoor de naleving van de regelgeving wordt gewaarborgd en fouten tot een minimum worden beperkt.

Voor accommodaties met een groot aantal gasten bespaart het digitaliseren van processen niet alleen tijd, maar vermindert het ook de werkdruk voor het personeel aanzienlijk. In plaats van elk document handmatig te verwerken, kan de receptie zich meer richten op klantenservice en -ondersteuning – een steeds belangrijkere factor in de concurrentiestrijd. Mevrouw Bui Thi Hoai Thuong, adjunct-directeur Accommodatie bij het Muong Thanh Thanh Hoa Hotel, zegt: "Voorheen was het incheckproces vrij ingewikkeld, met veel handmatige handelingen voor het personeel, wat tot fouten leidde. Sinds de implementatie van accommodatiemanagementsoftware is het incheckproces verkort, zijn de gegevens nauwkeuriger en is de beveiliging gewaarborgd. Gasten ervaren het ook als gemakkelijker en comfortabeler, omdat ze minder papierwerk hoeven te overleggen."

Managementsoftware doet meer dan alleen gegevens ontvangen; het helpt ook bij het verbinden en synchroon aansturen van alle operationele activiteiten, van kamerbeheer en bezettingsmonitoring tot omzetstatistieken en realtime rapportage. De digitalisering en centralisatie van gegevens maakt het voor bedrijven bovendien gemakkelijker om de marktvraag te analyseren en te voorspellen, waardoor de bedrijfsefficiëntie verbetert.

Wat aanvankelijk alleen door grote hotels werd toegepast, heeft zich nu verspreid naar tal van accommodaties in verschillende segmenten. Dit toont een significante verschuiving in de perceptie van bedrijven over de rol van technologie – van een ondersteunend hulpmiddel naar een kernplatform in het management. Naast het verbeteren van de interne managementefficiëntie, opent digitale transformatie ook de weg naar fundamentele veranderingen in de manier waarop accommodaties hun klanten benaderen en bedienen.

De ervaring naar een hoger niveau tillen, op weg naar slim toerisme.

Hoewel digitalisering accommodatiebedrijven helpt efficiënter te werken, verandert technologie ook de manier waarop reizigers toegang krijgen tot diensten en deze gebruiken. In plaats van zoals voorheen rechtstreeks te boeken, kiezen steeds meer reizigers ervoor om via digitale platforms te zoeken, te boeken en te betalen. Deze trend dwingt accommodatiebedrijven ertoe zich proactief aan te passen en hun online aanwezigheid uit te breiden, van sociale media tot boekingsapps.

In Sam Son, het toeristische centrum aan de kust van de provincie Thanh Hoa, is dit proces duidelijk zichtbaar. Met een groot aantal accommodaties en de druk om toeristen te bedienen tijdens het hoogseizoen, helpt de toepassing van technologie niet alleen de bedrijfsefficiëntie te verbeteren, maar draagt ​​het ook bij aan een professionelere en transparantere toeristische omgeving. Mevrouw Nguyen Thao Du, vertegenwoordiger van het Hai Yen Hotel in de wijk Sam Son, vertelde: "Voorheen kwamen gasten vooral rechtstreeks naar ons toe om kamers te boeken, wat vrij passief was. Sinds we actief zijn op digitale platforms, kunnen gasten proactief kamers boeken en betalen via de app. Dit helpt ons meer klanten te bereiken en maakt het gemakkelijker om kamers te regelen en te beheren."

Sterker nog, bij veel accommodaties is het percentage gasten dat online boekt aanzienlijk gestegen, mogelijk goed voor 60-70% van het totale aantal gasten tijdens het toeristenseizoen. Dit helpt bedrijven niet alleen hun markt uit te breiden, maar verbetert ook de professionaliteit van de dienstverlening. Informatie over kamers, prijzen en diensten is openbaar en transparant beschikbaar in de digitale omgeving, waardoor het voor klanten gemakkelijker is om te kiezen en beslissingen te nemen. Vanuit managementperspectief biedt het digitaliseren van accommodatiegegevens ook praktische voordelen. Gastinformatie wordt in realtime bijgewerkt, wat de autoriteiten helpt bij het monitoren, beheren en waarborgen van veiligheid en orde, met name in belangrijke toeristische gebieden zoals Sam Son.

Het is duidelijk dat digitale transformatie in het beheer van accommodatiediensten niet alleen een technische oplossing is, maar de nieuwe operationele basis van de toeristische sector vormt. Van het standaardiseren van management en het optimaliseren van de bedrijfsvoering tot het verbeteren van de ervaringen en het waarborgen van de veiligheid: technologie draagt ​​bij aan de vorming van een slim toeristisch ecosysteem. Dit zal een cruciale factor zijn voor Thanh Hoa om haar concurrentievermogen te vergroten en het toerisme in de toekomst op een professionele, moderne en duurzame manier te ontwikkelen.

Tekst en foto's: Hong Tu

Bron: https://baothanhhoa.vn/so-hoa-quan-ly-dich-vu-luu-tru-281979.htm