Hva kan man lære av internasjonale erfaringer?

Nylig testet Khanh Hoa- provinsen et system for ytelsesevaluering (KPI) for å måle arbeidskvaliteten til kadrer, embetsmenn og offentlig ansatte.

Nylig har Khanh Hoa-provinsen testet et system for ytelsesevaluering (KPI) for å måle kvaliteten på arbeidet til kadrer, embetsmenn og offentlig ansatte. Dette er et viktig skritt i å forbedre ledelseseffektiviteten og tjenestekvaliteten til det lokale statlige administrative apparatet.

KPI (Key Performance Indicator) ble utviklet i USA på 1980-tallet, men det var ikke før 1992 at denne metoden ble bredt brukt. Siden den gang har KPI blitt brukt av mange land, bedrifter, etater og organisasjoner over hele verden , inkludert Vietnam. KPI-indeksene har imidlertid endret seg for å passe til skalaen, driften, målene og kravene til hvert sted.

Hvordan anvender land KPI-er i offentlig forvaltning ?

Noen offentlige etater i USA har brukt KPI-er for å måle arbeidsytelse ved å bruke kriteriesettet «Balanced Scorecard» (BSC).

Khanh Hoa piloterer KPI-applikasjon for ansatte, tjenestemenn og offentlig ansatte. Illustrasjonsbilde

For eksempel reduserte føderale etater i det amerikanske budsjettkontoret (Office of Management and Budget) administrasjonskostnadene med omtrent 5 % i løpet av de første to årene etter å ha implementert BSC i budsjettstyringen. Etatene var i stand til å fordele budsjetter mer effektivt, med omtrent 90 % av statlige programmer fullført i tide og oppnådd budsjettmål (sammenlignet med 75 % før BSC ble tatt i bruk).

Singapore er også et typisk land når det gjelder å bruke KPI-er for å forbedre arbeidseffektiviteten til tjenestemenn og embetsmenn. Den singaporske regjeringen har bygget et KPI-basert system for ytelsesevaluering kalt «Offentlig tjenesteytelsesrammeverk». Dette systemet inkluderer indikatorer som kvalitet på offentlig tjeneste, innbyggertilfredshet, respons og effektivitet i problemløsning. Spesielt i Singapore evaluerer KPI-er ikke bare arbeidsytelse, men tar også hensyn til faktorer som kreativitet og innovasjon i arbeidet. Dette hjelper embetsmenn med å bli motiverte til å maksimere kreativiteten sin og forbedre arbeidsprosesser.

I Japan bruker myndighetene målinger som behandlingstid, innbyggertilfredshet og budsjettutgifter for å sikre åpenhet og effektivitet. En viktig metode er PDCA (Plan-Do-Check-Act), som bidrar til å overvåke og kontinuerlig forbedre offentlig politikk. I transportsektoren har Japan for eksempel som mål å redusere togforsinkelser (Plan), implementere sanntidsovervåkingsteknologi (Do), evaluere data om forsinkelser (Check) og justere vedlikeholdstrinn eller togplaner for å optimalisere ytelsen (Act). Ved å bruke KPI-er og PDCA kan Japan raskt justere politikk, forbedre effektiviteten i offentlig forvaltning og tilby bedre tjenester til folket.

Hva kan Khanh Hoa lære av internasjonale erfaringer?

Khanh Hoa er for tiden i ferd med å utvikle kriterier for vurdering av KPI-er. Internasjonale erfaringer kan derfor hjelpe Khanh Hoa med å få et komplett, optimalt og gjennomførbart verktøysett for å evaluere og forbedre arbeidseffektiviteten til kadrer, embetsmenn, offentlig ansatte og tjenestekvaliteten til det statlige administrative apparatet i fremtiden.

Khanh Hoa kan studere Japans erfaring med å anvende PDCA-syklusen for å overvåke og kontinuerlig forbedre administrative prosedyrer, som for eksempel å forkorte tiden det tar å utstede forretningslisenser.

Eller bygge et evalueringssystem for offentlig ansatte som ikke bare er basert på ytelse, men som også oppmuntrer til kreativitet i arbeidet etter Singapore-modellen. I tillegg kan den amerikanske Balanced Scorecard (BSC)-modellen bidra til å optimalisere budsjetter og sikre at offentlige prosjekter fullføres i tide.

Bruken av KPI-systemet for å evaluere produktiviteten og arbeidskapasiteten til kadrer og embetsmenn i Khanh Hoa viser en sterk forpliktelse til administrativ reform. For å være virkelig effektivt må systemet imidlertid være fleksibelt i å bygge KPI-indikatorer, kombinert med opplæring, tett oppfølging og læring av erfaringer fra andre land. Først da kan kvaliteten på arbeidet til kadrer og embetsmenn forbedres, noe som fremmer bærekraftig utvikling av lokale myndigheter.

Japans PDCA-modell:

PDCA (Planlegg - Gjør - Sjekk - Handle) er en populær kvalitetsstyringsmodell, mye brukt i Japan for å forbedre arbeidsytelsen i både offentlig og privat sektor. Dette er en iterativ prosess som hjelper organisasjoner med kontinuerlig å forbedre effektivitet og tjenestekvalitet. Trinnene inkluderer:

Plan: Identifiser problemet som skal løses, sett konkrete mål og utarbeid en implementeringsplan. For eksempel kan en myndighet ha som mål å redusere administrativ behandlingstid ved å digitalisere søknadsprosessen.

Gjør (Implementer): Implementer planen i henhold til den foreslåtte strategien. Når japanske byråer bruker det elektroniske registreringssystemet, tester de prosessen på en liten gruppe før de utvider.

Sjekk: Sammenlign faktiske resultater med mål, identifiser styrker og svakheter. For eksempel, etter 3 måneder med implementering av online registrering, samlet Tokyo-myndighetene inn tilbakemeldinger fra innbyggere for å vurdere tilfredshet.

Handling (forbedringshandling): Juster prosessen for å optimalisere effektiviteten basert på vurderingen. Når mange poster viser seg å være feilaktige på grunn av feil informasjonsinntasting, må systemet forbedres ved å legge til en automatisk feilkontrollfunksjon.

Kilde: https://congthuong.vn/khanh-hoa-thi-diem-kpi-hoc-gi-tu-kinh-nghiem-quoc-te-376115.html