Hva kan vi lære av internasjonale erfaringer?

Nylig testet Khanh Hoa- provinsen et system med nøkkelindikatorer (KPI) for å måle kvaliteten på arbeidet til tjenestemenn, embetsmenn og offentlig ansatte.

Nylig testet Khanh Hoa-provinsen et system med nøkkelindikatorer (KPI) for å måle kvaliteten på arbeidet som utføres av tjenestemenn, embetsmenn og offentlig ansatte. Dette er et viktig skritt i å forbedre effektiviteten i ledelsen og kvaliteten på tjenestene som tilbys av det lokale myndighetsapparatet.

KPI-er (Key Performance Indicators) ble utviklet i USA på 1980-tallet, men det var ikke før i 1992 at denne metoden ble bredt tatt i bruk. Siden den gang har KPI-er blitt brukt av mange land, bedrifter, etater og organisasjoner over hele verden , inkludert Vietnam. KPI-settene har imidlertid blitt modifisert for å passe til omfanget, driften, målene og kravene til hver organisasjon.

Hvordan anvender andre land KPI-er i offentlig forvaltning ?

Noen offentlige etater i USA har tatt i bruk KPI-er for å måle jobbprestasjon ved å bruke kriteriene for «Balanced Scorecard» (BSC).

Khanh Hoa-provinsen tester ut bruken av KPI-er for sine ansatte, embetsmenn og offentlig ansatte. (Illustrasjonsbilde)

For eksempel så det amerikanske budsjett- og administrasjonskontoret (OSHA) at føderale etater reduserte administrasjonskostnadene med omtrent 5 % i løpet av de to første årene etter implementeringen av Balanced Scorecard (BSC). Etatene var i stand til å fordele budsjetter mer effektivt, med omtrent 90 % av statlige programmer fullført i tide og oppfylt budsjettmål (sammenlignet med 75 % før implementeringen av BSC).

Singapore er også et godt eksempel på bruk av KPI-er for å forbedre ytelsen til sine tjenestemenn og embetsmenn. Den singaporske regjeringen har utviklet et KPI-basert system for ytelsesevaluering kalt «Offentlig tjenesteytelsesrammeverk». Dette systemet inkluderer indikatorer som kvaliteten på offentlige tjenester, innbyggertilfredshet og evnen til å reagere raskt og effektivt på problemer. Det er verdt å merke seg at KPI-er i Singapore ikke bare vurderer arbeidsytelse, men også vurderer faktorer som kreativitet og innovasjon. Dette motiverer tjenestemenn og embetsmenn til å maksimere kreativiteten sin og forbedre arbeidsprosesser.

I Japan bruker myndighetene målinger som behandlingstid, innbyggertilfredshet og effektivitet i budsjettbruken for å sikre åpenhet og effektivitet. En viktig metode er PDCA-systemet (Plan-Do-Check-Act), som bidrar til kontinuerlig overvåking og forbedring av offentlig politikk. I transportsektoren har Japan for eksempel som mål å redusere antall togforsinkelser (Plan), implementere teknologi for sanntidsovervåking (Do), evaluere data om forsinkelser (Check) og justere vedlikeholdstrinn eller togplaner for å optimalisere effektiviteten (Act). Ved å bruke KPI-er og PDCA kan Japan raskt justere politikk, forbedre effektiviteten i offentlig forvaltning og tilby bedre tjenester til innbyggerne.

Hva kan Khanh Hoa lære av internasjonale erfaringer?

Khanh Hoa er for tiden i ferd med å utvikle kriterier for evaluering av KPI-er. Derfor kan erfaringer fra internasjonale kilder hjelpe Khanh Hoa med å lage et komplett, optimalisert og gjennomførbart sett med verktøy for å evaluere og forbedre arbeidseffektiviteten til tjenestemenn, embetsmenn og offentlig ansatte, samt kvaliteten på tjenestene som leveres av det statlige administrative apparatet i fremtiden.

Khanh Hoa kunne studere Japans erfaring med å anvende PDCA-syklusen for kontinuerlig å overvåke og forbedre administrative prosedyrer, som for eksempel å forkorte tiden det tar å utstede forretningslisenser.

Alternativt kan vi bygge et evalueringssystem for offentlig ansatte som ikke bare er basert på ytelse, men som også oppmuntrer til kreativitet på arbeidsplassen, etter Singapore-modellen. I tillegg kan den amerikanske Balanced Scorecard (BSC)-modellen bidra til å optimalisere budsjetter og sikre at offentlige prosjekter fullføres i tide.

Bruken av KPI-systemet for å evaluere produktiviteten og arbeidskapasiteten til tjenestemenn og embetsmenn i Khanh Hoa viser en sterk forpliktelse til administrativ reform. For å være virkelig effektivt trenger systemet imidlertid fleksibilitet i utviklingen av KPI-indikatorer, kombinert med grundig opplæring og veiledning, og læring av erfaringer fra andre land. Først da kan kvaliteten på arbeidet til tjenestemenn og embetsmenn forbedres, noe som fremmer bærekraftig utvikling av lokalforvaltningen.

Den japanske PDCA-modellen:

PDCA (Planlegg - Gjør - Sjekk - Handle) er en populær kvalitetsstyringsmodell, bredt tatt i bruk i Japan for å forbedre arbeidsytelsen i både offentlig og privat sektor. Det er en iterativ prosess som er utformet for å hjelpe organisasjoner med kontinuerlig å forbedre effektivitet og tjenestekvalitet. Trinnene inkluderer:

Plan: Identifiser problemet som skal løses, sett konkrete mål og utarbeid en implementeringsplan. For eksempel kan myndighetene sikte på å redusere tiden det tar å behandle administrative dokumenter ved å digitalisere dokumentmottaksprosessen.

Gjør (Utførelse): Implementer planen nøyaktig som beskrevet. Når japanske byråer bruker det elektroniske registreringssystemet, tester de prosessen på en liten gruppe før de utvider den.

Sjekk (sjekk, evaluer): Sammenlign faktiske resultater med mål, identifiser styrker og svakheter. For eksempel, etter 3 måneder med implementering av online registrering, samlet Tokyo-myndighetene inn tilbakemeldinger fra innbyggerne for å vurdere tilfredshetsnivået.

Tiltak (forbedringshandling): Juster prosessen for å optimalisere effektiviteten basert på vurderingen. Når mange poster viser seg å være feilaktige på grunn av feil informasjonsinntasting, må systemet forbedres ved å legge til en automatisk feilkontrollfunksjon.

Kilde: https://congthuong.vn/khanh-hoa-thi-diem-kpi-hoc-gi-tu-kinh-nghiem-quoc-te-376115.html