Låser opp flyten av digitale data

Delte data er samfunnets livsnerve i den digitale tidsalderen. Mangelen på synkronisering mellom spesialiserte systemer skaper imidlertid utilsiktet en «digital manuell» prosess, som kaster bort tid for både lokale tjenestemenn og innbyggere. For å optimalisere denne ressursen må eliminering av teknologiske «øyer» gå hånd i hånd med en forpliktelse til å sikre at dataene er «nøyaktige, fullstendige, rene og levende» fra kilden.

Folk utfører transaksjoner på det offentlige administrative servicesenteret i Ha Giang 2-distriktet.

Flaskehalser som følge av mangel på tilkobling.

Informasjonsteknologisystemer skal frigjøre arbeidskraft, men i stedet skaper de et enormt press på både administrasjonsapparatet og folket.

Ly Thi Van Anh, en tjenestemann ved Public Administrative Service Center i Binh Thuan-distriktet, sitter ved skrivebordet sitt hver dag og har dataskjermen sin full av faner fra informasjonsportalene for administrative prosedyrer fra ulike departementer og etater. For å behandle én søknad må hun logge seg på flere systemer og gjentatte ganger skrive inn den samme identifikasjonsinformasjonen på grunn av mangelen på automatisk synkronisering. Det som kalles «interoperabilitet» i skriftlige dokumenter, har, når det implementeres i praksis, blitt til en «digital manuell» prosess. I stedet for å fysisk bevege seg mellom avdelinger som før, må tjenestemenn som Lan Anh nå manuelt navigere mellom uavhengige programvarer på tastaturene sine.

Nguyen Thi Chuc, en tjenestemann i justis- og sivilregisteravdelingen i Vinh Tuy kommune, deler det samme presset og sier at hun hver dag må sjonglere dusinvis av oppgaver på separate programvarer, noe som noen ganger fører til forvirring. Hovedårsaken er at de spesialiserte styringssystemene til enhetene for øyeblikket ikke kan kobles sammen, kommunisere med hverandre eller synkroniseres med den nasjonale befolkningsdatabasen.

Dette forlenger dokumentbehandlingstiden, og tvinger ansatte til å utføre mange repetitive manuelle oppgaver. I stedet for å bli effektivisert av teknologi, skaper mangelen på synkronisering mellom plattformer utilsiktet ytterligere barrierer, noe som reduserer den generelle effektiviteten og legger stort press på de ansatte på grasrotnivå, delte Chúc.

Ifølge en undersøkelse bruker en offentlig tjenestemann på kommunenivå for tiden opptil 15 forskjellige spesialiserte programvareprogrammer fra forskjellige departementer og etater samtidig. På grunn av inkonsekvente grensesnitt og dataarkitektur må tjenestemennene nå manuelt samle inn og legge sammen hvert tall for å lage rapporter, i stedet for å bare eksportere data med et klikk som før. For å «fikse» dette problemet har mange steder blitt tvunget til å gå tilbake til å bruke provinsens gamle delte programvare.

En gjennomgangsrapport fra Department of Science and Technology fremhevet tydelig denne situasjonen: Å operere på flere uavhengige systemer fører til økt arbeidsmengde, gjentatt dataregistrering og påvirker direkte fremdriften i administrative prosedyrer. Årsaken til dette paradokset ligger ikke i teknologiske begrensninger, men stammer fra en snever tankegang. Det faktum at forvaltningsenheter designer lukkede programvaresystemer for kun å tjene forvaltningsinteressene til sine respektive sektorer, har utilsiktet forvandlet data – en delt nasjonal ressurs – til separate private eiendeler.

Fru Ly Thi Van Anh, spesialist ved det offentlige administrative tjenestesenteret i Binh Thuan-distriktet, må stadig vise informasjonssystemfanene til ulike avdelinger for søking og kryssreferanser.

Utfordringen med kravet «riktig - tilstrekkelig - rent - beboelig».

Ikke bare sliter tjenestemenn med programvaren, men innbyggerne må også navigere i en fragmentert og til og med feilaktig dataflyt.

Etter nesten en måned med leting etter informasjon, fullførte Doan Xuan Viet fra landsbyen Kim Ban i Hung An kommune endelig prosedyrene for å registrere bilen i hans navn. Ifølge Viet ble bilen opprinnelig kjøpt i provinsen, og han trodde prosessen med å trekke tilbake registreringen ville være enkel, men det viste seg å være svært komplisert. Den opprinnelige registreringen var i Hanoi , men på grunn av mangelen på sømløs integrering av spesialiserte datasystemer tok det svært lang tid å verifisere og trekke tilbake originaldokumentene. I dagene han ventet på at dataene skulle behandles, måtte bilen stå ubrukt hjemme.

Enda viktigere var det at mangelen på synkronisering og hastverk i de innledende fasene av digitaliseringen av befolkningsdata førte til feil som forårsaket ulemper for innbyggerne. I noen områder, på grunn av press for å nå mål og at dataregistrerings- og verifiseringsprosessen ikke var grundig kalibrert, var det tilfeller der barn ikke var oppført i familiehusholdningsregistreringen i det elektroniske systemet.

Fru Tran Thi Hoai Phuong fra gruppe 8 i Nong Tien-distriktet fortalte at barnet hennes, som ble født i 2020, skal begynne i første klasse i år. Under registreringsprosessen ble hun sjokkert over å oppdage at barnets navn ikke var i familiens elektroniske husstandsregistreringsbok. Som et resultat måtte hun gå frem og tilbake for å be om bekreftelsesdokumenter og vente på at politiet skulle sortere og korrigere de opprinnelige dataene.

Problemet med datafeil, til og med fullstendige datablanker, vedvarer mange steder, noe som gjør det nesten umulig å dele og bruke informasjon på digital infrastruktur. Ifølge en rapport fra Department of Agriculture and Environment er det bare over 1,3 millioner som har blitt oppdatert i databasen (en beskjeden andel på omtrent 37 %), av over 3,6 millioner tomter som det er utstedt bruksrettsbevis for. Dette betyr at nesten 2,3 millioner tomter, tilsvarende 63 % av landressursene med tildelt eierskap , forblir utenfor det digitale systemet. Videre har 44 steder for øyeblikket ingen data i det hele tatt.

Ansatte ved Lung Phin kommunes offentlige administrative servicesenter bistår innbyggerne med å utføre administrative prosedyrer.

Å åpne den digitale flyten

For å sikre at den digitale flyten ikke lenger er fragmentert og isolert, og for å minimere disse unngåelige feilene, ligger løsningen absolutt ikke i å lage flere nye applikasjoner eller programvare. I stedet er det behov for en omfattende og synkronisert integrasjonsstrategi på makronivå.

Fru Ho Thi Phuong Lan, leder for avdelingen for digital transformasjon ved Institutt for vitenskap og teknologi, analyserte: For å løse denne situasjonen definitivt og gjenopprette dataenes rettmessige posisjon som en drivende ressurs, er det i fremtiden obligatorisk å integrere og synkronisere alle spesialiserte data med det nasjonale datasenteret, under tett koordinering og samarbeid mellom departementer og sektorer.

For å realisere dette målet mener eksperter på teknologi og administrativ styring at fokus bør rettes mot to kjerneområder. For det første er det på tide å eliminere den «isolerte» tankegangen ved å utstede et obligatorisk rammeverk for tekniske standarder fra sentralt til lokalt nivå. Departementer og etater kan ikke opprettholde en «min måte eller verre»-mentalitet, men må ta ansvar for å åpne opp forbindelser, tvinge spesialiserte systemer til å «kommunisere» og dele data med hverandre på en felles plattform. Samtidig må arkitekturen til informasjonssystemet for håndtering av administrative prosedyrer redesignes, ved å bruke lokale tjenestemenns og borgeres bekvemmelighet som et mål på effektivitet, og resolutt eliminere situasjonen der den samme informasjonen må legges inn flere ganger.

Synkronisert integrasjon frigjør ikke bare arbeidskraft i det administrative apparatet, men er også den eneste måten å sikre at dataressursene oppfyller to avgjørende kriterier: «renslighet» ved å minimere feil fra manuell dataregistrering, og «levedyktighet» gjennom kontinuerlig oppdatering og utveksling i sanntid. Et nasjonalt digitalt kart kan bare fullføres når dataflyten er uhindret og blir en kontinuerlig kilde som tjener utviklingen av hele samfunnet.

Tekst og bilder: Tuan Quang

---

Effektiv drift av delte data

Kamerat Nguyen Van Hien
Nestleder for Institutt for vitenskap og teknologi

I den senere tid har Tuyen Quang-provinsen aktivt koordinert med sentrale departementer og etater for å koble sammen, integrere og teste prosesser for løsning av administrative prosedyrer på de sentraliserte systemene til departementene og etatene. Imidlertid gjenstår det fortsatt noen vanskeligheter i den praktiske implementeringsprosessen, som ufullstendige driftsfunksjoner, inkonsekvent tilkobling med spesialisert programvare og begrenset IT-infrastruktur i noen avsidesliggende områder. For å sikre effektiv drift av det delte datalageret er det nødvendig å tillate parallell drift mellom provinsens informasjonssystem for løsning av administrative prosedyrer og departementets sentraliserte informasjonssystem for løsning av administrative prosedyrer i overgangsperioden. Fullstendig konvertering bør bare sikres når 100 % av de tekniske betingelsene er oppfylt for å unngå å forstyrre løsningen av administrative prosedyrer for innbyggere og bedrifter. Samtidig er det nødvendig å akselerere standardiseringen av data, fullføre sanntidssynkroniseringsfunksjoner, implementere elektroniske signaturer, elektronisk arkivering og sikre sømløs sammenkobling med den nasjonale offentlige tjenesteportalen. Samtidig må man fortsette å styrke den faglige opplæringen for grasrottjenestemenn; forske på implementeringsplaner som er tilpasset de faktiske forholdene på hvert sted.

---

Styrking av tilkoblingsmuligheter og datadeling mellom bransjer.

Kamerat Vu Hoai Nam
Direktør for VNPT Ha Giang

Etter min mening er den største årsaken til den nåværende manglende evnen til å standardisere data at utviklingen av spesialiserte databaser tidligere var fragmentert, der hver bransje og felt implementerte forskjellige standarder og plattformer, noe som førte til vanskeligheter med å koble til og dele data.

I mange tilfeller må den samme borgerens informasjon legges inn flere ganger i forskjellige systemer på grunn av mangel på fullstendig datainteroperabilitet. Noen databaser har blitt digitalisert, men datastandarder på tvers av sektorer er ikke standardiserte, noe som hindrer deling og utnyttelse av informasjon. Videre er IT-infrastrukturen i noen avsidesliggende og landlige områder ujevn, og noen lokale tjenestemenns kapasitet til å få tilgang til og bruke digitale data er fortsatt begrenset.

For å håndtere denne situasjonen er det nødvendig å fortsette å forbedre nasjonale databaser for kritiske data og databaser dannet av lokaliteter for å bli nasjonale databaser; fremme datatilkobling og deling mellom sektorer, gjøre datasentrisk i tjenesten til innbyggere og bedrifter, samtidig som behovet for at tjenestemenn og innbyggere må gi informasjon som staten allerede har, minimeres.

---

Maksimere fordelene med VNeID på nivå 2

Oberstløytnant Tran Van Hung
Nestleder for administrativ politiavdeling for sosial orden, provinspolitiet

I løpet av den siste perioden har politiavdelingen for administrativ styring av sosial orden proaktivt koordinert med relevante avdelinger, etater og enheter for regelmessig å gjennomgå, sammenligne, oppdatere og rydde opp i befolkningsdata. Samtidig har den aktivt deltatt i å koordinere konstruksjon, opprettelse, supplering, rengjøring og berikelse av spesialiserte data for å sikre nøyaktighet, konsistens og ensartethet mellom datasystemer, effektivt tjene statsforvaltningen og løse administrative prosedyrer for innbyggere og bedrifter.

I tillegg rådet enheten proaktivt lederne av provinspolitiet og den provinsielle folkekomiteen til å fortsette å instruere relevante avdelinger, styrker, fagkontorer og politi i kommuner og bydeler for å styrke propaganda, veiledning og støtte for folk til å registrere og aktivere elektroniske identifikasjonskontoer på nivå 2 (VNeID), integrere dokumentinformasjon, bidra til den omfattende utviklingen av VNeID-applikasjonen og gjøre den til en nasjonal digital superapp.

---

Klar til å samarbeide om oppdatering av data.

Fru Nong Thi Xuyen
Chang Tham landsby, Bang Lang kommune

For tiden er mye av offentlig informasjon oppdatert på digitale datasystemer. For å sikre at dataene forblir fullstendige, nøyaktige og gjenspeiler virkeligheten på riktig måte, er samarbeid mellom innbyggere og relevante etater avgjørende i prosessen med å gjennomgå og oppdatere informasjon.

Vi håper at relevante myndigheter regelmessig vil gi informasjon og veiledning når de gjennomgår og oppdaterer data, slik at folk er bevisste og kan samarbeide proaktivt. I realiteten er mange ennå ikke klar over hvilken informasjon som må oppdateres eller når det må gjøres, så spesifikk og rettidig veiledning er avgjørende.

Når det sendes en forespørsel om datagjennomgang og oppdatering, er vi klare til å gi nødvendig informasjon og samarbeide i henhold til instruksjonene. Vi håper at de oppdaterte dataene vil bli brukt konsekvent, slik at man unngår situasjoner der innbyggerne må oppgi den samme informasjonen flere ganger.

Kilde: https://baotuyenquang.com.vn/chuyen-muc-cai-cach-hanh-chinh/202606/khoi-thong-dong-chay-du-lieu-so-5db74ec/