«Vi vil bruke programvare for å evaluere tjenestemenns KPI-er for å unngå subjektivitet.»

Innenriksdepartementet kunngjorde at de studerer bruken av programvare for å evaluere tjenestemenns ytelse (KPI-er) basert på stillinger for å øke åpenheten i prosessen og minimere subjektive faktorer.

Herr Nguyen Quang Dung, direktør for avdelingen for offentlig ansatte, innenriksdepartementet.

Regjeringen har nettopp lagt frem et lovutkast om kadrer og embetsmenn (endret) for nasjonalforsamlingen , som inkluderer bestemmelser for evaluering av embetsmenn basert på resultater og produkter i henhold til deres stillingsnivå, i hvilken grad de oppfyller jobbkrav og etikk i offentlig tjeneste. Arbeidsytelsen vil bli målt etter mengde, kvalitet og fremdrift av produkter (Key Performance Indicator - KPI).

Nguyen Quang Dung, direktør for avdelingen for offentlig ansatte (innenriksdepartementet), uttalte at evalueringen av offentlig ansatte for tiden stort sett er overfladisk, og at flertallet blir klassifisert som «at de har utført sine plikter godt». Samtidig har privat sektor lenge brukt KPI-er fordi det er enkelt å kvantifisere arbeidsprestasjoner.

«Det er vanskeligere å bygge KPI-er i offentlig sektor fordi det er vanskelig å måle arten av administrativt arbeid», sa Dung, og viste til eksemplet med administrativt personale ved sentre hvis effektivitet kan måles ved antall behandlede filer, men det er vanskelig å tallfeste policyutformende ansatte på grunn av den langsiktige karakteren av arbeidet deres. Derfor krever evaluering av KPI-er i offentlig sektor en kombinasjon av kvantitative og kvalitative aspekter, inkludert: behandlingsfremdrift, dokumentkvalitet og innbyggertilfredshet.

Direktøren for avdelingen for offentlig ansatte uttalte at utviklingen av KPI-kriterier skreddersydd for de spesifikke egenskapene til hver stilling vil bli bestemt og implementert av lederen for hver enhet i henhold til en plan, som testes i kvalifiserte enheter før den utvides, med støtte fra programvare for sporing av arbeidsfremdrift. Etter at loven er vedtatt, vil innenriksdepartementet råde regjeringen til å utstede et dekret som gir detaljert veiledning om planen, kriteriene og prosessen for evaluering av offentlig ansatte i henhold til KPI-er.

For tiden brukes mange KPI-evalueringsprogrammer i næringslivet i Vietnam, og noen av dem har potensial til å bli tilpasset for bruk i offentlig sektor.

Khanh Hoa-provinsen implementerte offisielt KPI-er i hele det politiske systemet fra 1. april 2025, etter flere måneders pilotering. Provinsens mål er å innovere ledelsesmetoder, forbedre kvaliteten på personalet, effektivisere bemanning basert på arbeidseffektivitet og eliminere tankegangen om «livstidsarbeid». Implementeringsprosessen inkluderer at embetsmenn selv rapporterer arbeidet sitt og at ledere evaluerer ytelse basert på programvaredata og direkte tilbakemeldinger.

Ytelsesevaluering basert på KPI-er for å eliminere ansatte som «møter på jobb om morgenen og drar om kvelden uten å gjøre noe».

Representant Trinh Xuan An, et heltidsmedlem av nasjonalforsamlingens komité for nasjonalt forsvar, sikkerhet og utenrikssaker, argumenterte for at dagens embetsverk fortsatt er svært byråkratisk og mangler fleksible mekanismer for å screene og erstatte inkompetente tjenestemenn. Situasjonen med «bare å komme inn, ikke å komme seg ut», «å bære en paraply på jobb om morgenen og bære den hjem om kvelden», og til og med «gjennomsnittlig ytelse fører fortsatt til regelmessige forfremmelser» er utbredt.

Ifølge An er den underliggende årsaken mangelen på et virkelig effektivt verktøy for å evaluere jobbprestasjoner. «Hvis offentlig tjeneste mangler et klart og transparent evalueringssystem, vil det være svært vanskelig å identifisere og utvikle talentfulle individer, og samtidig vil det være umulig å fjerne de som ikke oppfyller kravene», sa han.

Herr An vurderte anvendelsen av et KPI-basert evalueringssystem for offentlig ansatte som en grunnleggende løsning og i tråd med moderne ledelsestrender. Denne tilnærmingen har blitt implementert i privat sektor i lang tid med klar effektivitet, mens offentlig sektor fortsatt er nølende og mangler besluttsomhet. Derfor er det nå riktig tidspunkt å gradvis innføre KPI-er i evaluering av offentlig ansatte.

Representant Trinh Xuan An. Foto: Nasjonalforsamlingens offisielle nettside.

Delegat An foreslo at KPI-er bør være tett knyttet til lederrollen til enhetens leder. Det er de som best forstår detaljene i arbeidet og sine underordnedes evner, og de bør være direkte ansvarlige for å utforme KPI-systemet basert på tre faktorer: arbeidsresultater, outputprodukter og etikk i offentlig tjeneste. I tillegg til arbeidsmengde bør KPI-er også gjenspeile kvaliteten på ytelsen og administrative standarder for hver stilling og hvert felt.

Han bemerket imidlertid også at KPI-er ikke kan bygges ved hjelp av en rigid, standardisert tilnærming. Kriteriesystemet må utformes for å passe til de spesifikke egenskapene til hver bransje, nivå og lokalitet. Derfor foreslo han at regjeringen utsteder et rammedekret som skal tjene som en generell retningslinje for departementer, sektorer og lokaliteter for å bygge sine egne passende KPI-systemer.

Etter at KPI-systemet er ferdigstilt, må enhetslederen gjennomføre periodiske evalueringer av underordnede på månedlig, kvartalsvis og årlig basis. Disse evalueringene vil også bli en KPI for enhetslederen. Hvis lederen mangler objektivitet, er subjektiv eller gjennomfører evalueringer kun som en formalitet, vil dette umiddelbart gjenspeiles i manglende oppfyllelse av KPI-mål.

«Mekanismen for å kontrollere evalueringen av tjenestemenn er ekstremt viktig for å unngå situasjoner der følelser og subjektivitet overstyrer fornuft, noe som fører til at staten mister talentfulle mennesker samtidig som de som mangler de nødvendige egenskapene beholder systemet», understreket An.

Han foreslo at offentlige etater bør ta i bruk flerlags KPI-er – fra enkeltpersoner og avdelinger til kollektive enheter – i likhet med resultatstyringsmodellen til private bedrifter og selskaper. Dette er en nødvendig retning for å modernisere offentlig tjeneste, skape motivasjon og forbedre kvaliteten på tjenestemenn og embetsmenn.

Innlemme kriteriet «tør å tenke, tør å handle» i KPI-ene for evaluering av tjenestemenn.

Delegat Ha Sy Dong, tidligere fungerende leder av Quang Tri-provinsens folkekomité, mener at bruk av KPI-er i evalueringen av embetsmenn er et viktig skritt mot å kvantifisere standardene, kvaliteten og ansvarsfølelsen til teamet av tjenestemenn og embetsmenn. Denne tilnærmingen vil bidra til å overvinne situasjonen med «livstids embetsmenn» – som betyr at når de først er kommet inn i systemet, er det mindre sannsynlig at de blir oppsagt, selv om arbeidseffektiviteten deres er lav.

Representant Ha Sy Dong. Foto: Nasjonalforsamlingens offisielle nettside.

Han understreket at utviklingen av KPI-er må være tett knyttet til tilfredsheten til innbyggere og bedrifter, samtidig som den gjenspeiler koordineringskapasiteten mellom avdelinger, etater og enheter. «For tiden er behandlingstiden for dokumenter digitalisert og offentliggjort. Hastigheten på behandlingsprosedyrene er grunnlaget for å evaluere arbeidseffektiviteten til embetsmenn, spesielt på sensitive områder som areal, miljø, investeringer og næringsliv», sa han.

For å unngå rigide og stereotype evalueringer argumenterte imidlertid delegat Ha Sy Dong for at KPI-er må være sentrert rundt innbyggere og bedrifter. En offentlig tjenestemann kan fullføre sine tildelte oppgaver riktig, men hvis de konsekvent mottar negative tilbakemeldinger fra innbyggere og bedrifter, er det tydelig at arbeidseffektiviteten deres er utilfredsstillende – fra kvaliteten på behandlingen til holdningen til servicen.

Et annet viktig element foreslått av Dong er å innlemme kriterier for evaluering av den innovative ånden til tjenestemenn og embetsmenn i KPI-systemet. Ifølge ham trenger ikke dette nødvendigvis å være en spesifikk oppgave, men ledere trenger kriterier for å anerkjenne, gi poeng til og belønne de som «tør å tenke, tør å handle», har initiativer, forbedrer metoder og skaper konkrete resultater.

«De som er betrodd rekruttering og ansettelse av ansatte bør også ha myndighet til å sette KPI-er for de de leder, spesielt for kriterier som ikke kan kvantifiseres absolutt, men som må evalueres gjennom faktisk arbeidsprestasjon», understreket han.

For eksempel må skatteansatte, i tillegg til sin plikt til å innkreve skatter korrekt og fullstendig, også spille en rolle i å veilede og forklare retningslinjer for innbyggere og bedrifter – og hjelpe dem med å unngå å gå seg «vill i labyrinten» av skatteregler. Tollansatte bør også evalueres ikke bare på antall behandlede saker, men også på nivået av støtte de gir innbyggere og bedrifter, deres serviceinnstilling og deres evne til å redusere kostnader, tid og prosedyrer for de som håndterer import- og eksportprosedyrer.

«Slike kriterier kan kvantifiseres gjennom undersøkelser og vurderinger av innbyggernes og bedriftenes tilfredshet. Hvis innbyggerne er misfornøyde, betyr det at tjenestemannen ikke har nådd sine KPI-er», understreket Dong, samtidig som han foreslo å inkludere undersøkelsesresultatene i den årlige ytelsesevalueringen og oppsummeringen av tjenestemenn.

HA (ifølge VnE)

Kilde: https://baohaiduong.vn/se-dung-phan-mem-danh-gia-kpi-cong-chuc-de-tranh-cam-tinh-411457.html