Digitalisering av administrasjon av overnattingstjenester.

I sammenheng med reiselivsnæringens gjenoppretting og akselerasjon er digital transformasjon i ferd med å bli en uunngåelig trend for overnattingssteder. I Thanh Hoa – et område med for tiden omtrent 1300 overnattingssteder – bidrar ikke bruken av digital teknologi bare til å forbedre ledelsens effektivitet, men bidrar også til å forbedre servicekvaliteten, og møter dermed turistenes stadig høyere etterspørsel.

Resepsjonisten på Muong Thanh Thanh Hoa Hotel behandler innsjekkinger ved hjelp av hotellets programvare for overnattingsadministrasjon.

Optimalisering av drift, standardisering av ledelse

Tidligere ble prosessen med å motta og håndtere gjester på mange hoteller hovedsakelig gjort manuelt, fra kontroll av identifikasjonsdokumenter, kopiering, utfylling av informasjonsskjemaer til rapportering til myndighetene. Denne prosessen var ikke bare tidkrevende, men også utsatt for feil, noe som forårsaket ulemper for både kunder og operatører, spesielt i høysesongen for turister .

Det er nettopp på grunn av denne praktiske situasjonen at bruken av programvare for overnattingsadministrasjon har blitt en presserende løsning. På mange hoteller i provinsen har innsjekkingsprosessen blitt betydelig effektivisert, ettersom resepsjonspersonalet bare trenger å skanne QR-koden på det chip-integrerte borger-ID-kortet, og all kundeinformasjon oppdateres automatisk i systemet. Dataene synkroniseres deretter med relevante myndigheter, noe som sikrer samsvar med regelverket samtidig som feil minimeres.

For etablissementer med et stort antall gjester sparer digitalisering av prosesser ikke bare tid, men reduserer også presset på de ansatte betydelig. I stedet for å behandle hvert dokument manuelt, kan resepsjonsavdelingen fokusere mer på kundeservice og support – en stadig viktigere faktor i servicekonkurransen. Bui Thi Hoai Thuong, assisterende direktør for overnatting ved Muong Thanh Thanh Hoa Hotel, sa: «Tidligere var innsjekkingsprosessen ganske komplisert, der de ansatte måtte håndtere mange manuelle trinn, noe som førte til feil. Siden implementeringen av programvare for overnattingsadministrasjon har innsjekkingsprosessen blitt forkortet, dataene er mer nøyaktige og sikkerheten er sikret. Kundene føler seg også mer komfortable og komfortable, ettersom de ikke trenger å gi like mye papirarbeid som før.»

Utover å bare motta data, hjelper administrasjonsprogramvare med å koble til og synkront kontrollere alle driftsaktiviteter, fra romadministrasjon og beleggsovervåking til inntektsstatistikk og sanntidsrapportering. Digitaliseringen og sentraliseringen av data gjør det også enklere for bedrifter å analysere og forutsi markedsetterspørsel, og dermed forbedre forretningseffektiviteten.

Fra å kun ha blitt implementert av store hoteller, har digital transformasjon nå spredt seg til mange overnattingssteder på tvers av ulike segmenter. Dette viser et betydelig skifte i bedrifters oppfatning av teknologiens rolle – fra et støtteverktøy til en kjerneplattform i ledelsen. Utover å bare forbedre effektiviteten i den interne ledelsen, åpner digital transformasjon også for grunnleggende endringer i hvordan overnattingssteder nærmer seg og betjener kunder.

Løfter opplevelsen, beveger seg mot smart turisme.

Selv om digitalisering hjelper overnattingsbedrifter med å operere mer effektivt, endrer teknologi også hvordan reisende får tilgang til og bruker tjenester. I stedet for å stole på direkte bestillingsmetoder som før, velger stadig flere reisende å søke, bestille og betale via digitale plattformer. Denne trenden tvinger overnattingsbedrifter til proaktivt å tilpasse og utvide sin tilstedeværelse på nett, fra sosiale medier til bestillingsapplikasjoner.

I Sam Son, kystturistsenteret i Thanh Hoa-provinsen, er denne prosessen ganske tydelig. Med et stort antall overnattingssteder og presset om å betjene turister i høysesongen, bidrar ikke bruken av teknologi bare til å forbedre forretningseffektiviteten, men bidrar også til å skape et mer profesjonelt og transparent turistmiljø. Fru Nguyen Thao Du, representant for Hai Yen Hotel i Sam Son-distriktet, delte: «Tidligere kom gjestene hovedsakelig direkte for å bestille rom, noe som var ganske passivt. Siden markedsføringen på digitale plattformer har blitt gjort, kan gjestene proaktivt bestille rom og betale gjennom applikasjonen. Dette hjelper oss med å nå flere kunder og gjør det enklere å ordne og administrere rom.»

Faktisk har andelen gjester som bestiller på nett økt betydelig ved mange overnattingssteder, og utgjør potensielt 60–70 % av det totale antallet gjester i turistsesongen. Dette hjelper ikke bare bedrifter med å utvide markedet, men forbedrer også profesjonaliteten i servicen. Informasjon om rom, priser og tjenester er offentlig og transparent tilgjengelig i det digitale miljøet, noe som gjør det enklere for kunder å velge og ta avgjørelser. Fra et ledelsesperspektiv gir digitalisering av overnattingsdata også praktiske fordeler. Gjesteinformasjon oppdateres i sanntid, noe som støtter myndighetene i å overvåke, administrere og sikre sikkerhet og orden, spesielt i viktige turistområder som Sam Son.

Det er tydelig at digital transformasjon innen overnattingstjenester ikke bare er en teknisk løsning, men er i ferd med å bli det nye operative fundamentet for reiselivsnæringen. Fra standardisering av administrasjon og optimalisering av virksomheten til å forbedre opplevelser og sikre sikkerhet, bidrar teknologi til å forme et smart turismeøkosystem. Dette vil være en nøkkelfaktor for Thanh Hoa for å forbedre sin konkurranseevne og utvikle turisme i en profesjonell, moderne og bærekraftig retning i fremtiden.

Tekst og bilder: Hong Tu

Kilde: https://baothanhhoa.vn/so-hoa-quan-ly-dich-vu-luu-tru-281979.htm