Opprett elektroniske poster

Å opprette elektroniske poster i programvare for dokument- og arbeidsjournalhåndtering hjelper Ha Tinh med å forbedre administrative styringsaktiviteter og fremme prosessen med å bygge e-forvaltning.

Frem til nå har papirdokumenter og dokumenter som er autentisert med underskrift og stempel fra den kompetente myndigheten, sikret deres lovlighet og har blitt brukt til forvaltning, veiledning og transaksjoner i statlige forvaltningsorganer. Innenriksdepartementet har også rådet den provinsielle folkekomiteen til å utstede mange dokumenter som styrer og veileder forvaltningen og opprettelsen av papirdokumenter.

Implementeringen av tradisjonelle bevarings- og arkiveringsprosedyrer ved enkelte etater og enheter er imidlertid ennå ikke sikret i henhold til gjeldende regelverk, slik som: dokumenter er ikke fullstendig registrert, ligger fortsatt på etterslep, er ikke samlet inn, redigert og verdsatt... Ut fra denne realiteten har Ha Tinh i 2021 startet et pilotprosjekt med å opprette elektroniske dokumenter i programvare for dokument- og arbeidsjournalhåndtering.

Oppretting av elektroniske registre vil gjøre det enklere for tjenestemenn og offentlig ansatte å håndtere administrative prosedyrer.

Nestleder i innenriksdepartementet, Mai Truong Sinh – forfatteren av initiativet – sa: «Oppretting av elektroniske registre og lagring av elektroniske dokumenter er en ny type, med mange forskjeller sammenlignet med tradisjonelle papirregistre. Dokumenter opprettes på elektroniske medier eller digitaliseres fra dokumenter på andre informasjonsbærere. Digitale dokumenter kan automatisk opprettes til registre i et nettverksmiljø takket være funksjonen for oppretting av registre som er integrert i dokumenthåndteringssystemet.»

Ifølge vurderingen er Ha Tinh en av de ledende lokalitetene innen implementering av elektroniske registre og digitalisering av elektroniske dokumenter; organisering av utnyttelsen av dokumenter for effektivt å distribuere offentlige tjenester på nett, både delvis og i sin helhet.

Journaler opprettes på nett med en sømløs prosess, noe som sparer papirlagring.

I 2021 piloterte Ha Tinh programmet i 6 enheter på provinsielt nivå (kontoret til den provinsielle folkekomiteen, departementet for innenrikssaker, departementet for finans, departementet for informasjon og kommunikasjon, departementet for vitenskap og teknologi, departementet for justis) og 3 enheter på distriktsnivå (folkekomiteen i Ha Tinh by, Cam Xuyen-distriktet, Thach Ha-distriktet), med det resultat at det ble opprettet 3231 elektroniske registre.

Innen 2022 vil opprettelse av elektroniske registre i arbeidsjournalprogramvare bli implementert i alle provinsielle avdelinger, avdelinger og folkekomiteer i distrikter, byer og tettsteder. Det totale antallet registre opprettet i enheter og lokaliteter er over 51 600, hvorav antallet komplette registre vil nå over 13 000. I 2023 vil Ha Tinh fortsette å i stor grad distribuere opprettelse av elektroniske registre i arbeidsjournalprogramvare, med sikte på å sikre at 90 % av arbeidsregistrene på provinsnivå, 80 % av arbeidsregistrene på distriktsnivå, 30 % av arbeidsregistrene på kommunenivå (med unntak av arbeidsregistre innenfor rammen av statshemmeligheter, registre med komplekse dokumentkomponenter...) opprettes.

I praksis har opprettelsen av elektroniske registre gitt mange fordeler for statsforvaltningen, fremmet administrativ reform og forbedret effektiviteten i dokument- og arkivarbeid.

Med de opprettede elektroniske dokumentene vil prosessen med å søke og behandle dokumenter gå raskt.

Fru Ho Thi Niem – spesialist i avdelingen for administrativ reform og dokumentarkiv (innenriksdepartementet) delte: «Siden implementeringen av opprettelsen av elektroniske dokumenter i programvaren for arbeidsstyring, er den første fordelen at lagringen av papirdokumenter har blitt betraktelig redusert, slik som før. Dessuten, når dokumenter opprettes i nettverksmiljøet, er prosessen med å søke og behandle tekstinformasjon rask og praktisk. Redigering av dokumenter blir også enkelt og raskt, fordi det ikke lenger tar tid å skrive ut og skrive ut papirdokumenter mange ganger for å be om meninger fra avdelinger og kontorer, slik som før. I tillegg begrenser elektroniske dokumenter også tap av dokumenter, noe som lett kan skje med papirdokumenter.»

En annen fordel med å opprette elektroniske registre i programvaren for arbeidsregistrering er at alle tjenestemenn og offentlig ansatte kan delta i prosessen med å behandle og løse dokumenter i samme system når elektroniske dokumenter sirkuleres. Dette sikrer smidighet og konsistens i prosessen med å behandle dokumenter. På den annen side hjelper det ledere av etater og enheter med å administrere prosessen med å konsultere og håndtere arbeidet til hver enkelt tjenestemann og offentlig ansatt når de er tildelt oppgaven å lede løsningen.

Departementet implementerer opprettelse av elektroniske poster i programvaren for dokument- og arbeidsjournalhåndtering for alle 216 kommuner, bydeler og tettsteder i provinsen i form av håndholdte instruksjoner. Enheten har også utstedt et dokument som veileder prosessen med å opprette elektroniske poster i programvaren for arbeidsjournalhåndtering med hovedinnhold som: prosessen med å utarbeide og signere elektroniske dokumenter; prosessen med å legge inn etatens postliste i programvaren for dokument- og arbeidsjournalhåndtering; prosessen med å opprette elektroniske poster i programvaren for dokument- og arbeidsjournalhåndtering. Det kan sies at det å opprette elektroniske poster er ganske komplisert, men i prosessen med å bygge e-forvaltning og digital forvaltning er dette et uunngåelig krav.

Mr. Mai Truong Sinh

Nestleder i innenriksdepartementet

Phuc Quang - Mai Hoang

Kilde: https://baohatinh.vn/chinh-quyen/tao-lap-ho-so-dien-tu-nen-mong-xay-dung-chinh-quyen-so/255967.htm