Opprett en elektronisk profil

Å lage elektroniske filer ved hjelp av programvare for dokument- og arbeidsfilhåndtering hjelper Ha Tinh med å forbedre den administrative styringen og fremme prosessen med å bygge e-forvaltning.

Historisk sett har papirdokumenter autentisert av signaturer og segl fra kompetente myndigheter blitt ansett som juridisk gyldige og brukt til drift, ledelse og transaksjoner i statlige administrative etater. Innenriksdepartementet har også rådet den provinsielle folkekomiteen til å utstede en rekke direktiver og retningslinjer for håndtering og opprettelse av papirfiler.

Implementeringen av tradisjonelle prosedyrer for dokumentbevaring og arkivering i noen etater og enheter er imidlertid fortsatt ikke i samsvar med gjeldende regelverk, for eksempel: dokumenter er ikke fullstendig arkivert, forblir ubehandlet og har ikke blitt samlet inn, organisert eller vurdert for verdi ... Basert på denne realiteten startet Ha Tinh-provinsen i 2021 et pilotprosjekt med å opprette elektroniske filer ved hjelp av programvare for dokument- og arbeidsfilhåndtering.

Oppretting av elektroniske registre – grunnlaget for å bygge en digital forvaltning.

Å opprette elektroniske registre vil forenkle arbeidet til tjenestemenn og embetsmenn med å håndtere administrative prosedyrer.

Ifølge Mai Truong Sinh, visedirektør i Department of Internal Affairs og forfatteren av initiativet: «Oppretting av elektroniske filer og lagring av elektroniske dokumenter er en ny type system med mange forskjeller sammenlignet med tradisjonell papirbasert filoppretting. Dokumenter opprettes på elektroniske enheter eller digitaliseres fra dokumenter på andre lagringsmedier. Digitale dokumenter kan automatisk opprettes til filer i et nettverksmiljø takket være filopprettingsfunksjonen som er integrert i dokumenthåndteringssystemet.»

Ifølge vurderinger er Ha Tinh en av de ledende lokalitetene når det gjelder implementering av opprettelse av elektroniske registre og digitalisering av elektroniske dokumenter; organisering av utnyttelsen av dokumenter for å effektivt implementere offentlige tjenester på nett, både delvis og fullstendig.

Oppretting av elektroniske registre – grunnlaget for å bygge en digital forvaltning.

Journalene opprettes på nett med en sømløs prosess, noe som sparer papirlagring.

I 2021 testet Ha Tinh-provinsen systemet i seks enheter på provinsielt nivå (det provinsielle folkekomiteens kontor, innenriksdepartementet, finansdepartementet, informasjons- og kommunikasjonsdepartementet, vitenskaps- og teknologidepartementet og justisdepartementet) og tre enheter på distriktsnivå (folkekomiteen i Ha Tinh by, Cam Xuyen-distriktet og Thach Ha-distriktet), noe som resulterte i opprettelsen av 3231 elektroniske filer.

Innen 2022 var opprettelsen av elektroniske filer i arbeidsfilprogramvaren implementert i alle provinsielle avdelinger og etater, samt i folkekomiteene i distrikter, byer og tettsteder. Det totale antallet filer som ble opprettet i disse enhetene og lokalitetene var over 51 600, hvorav over 13 000 ble fullført. I 2023 fortsatte Ha Tinh å implementere opprettelsen av elektroniske filer i arbeidsfilprogramvaren på en kraftig måte, med mål om å sikre at 90 % av arbeidsfilene på provinsnivå, 80 % på distriktsnivå og 30 % på kommunenivå (unntatt filer klassifisert som statshemmeligheter eller som inneholder komplekse dokumenter) opprettes.

I praksis har opprettelse av elektroniske dokumenter vist seg å gi en rekke fordeler for statsforvaltningen, fremme administrativ reform og forbedre effektiviteten av dokumenthåndtering og arkivering.

Oppretting av elektroniske registre – grunnlaget for å bygge en digital forvaltning.

Oppretting av elektroniske dokumenter vil bidra til å fremskynde prosessen med å søke og behandle dokumenter.

Fru Ho Thi Niem, spesialist i avdelingen for administrativ reform og dokumentarkivering (Innriksdepartementet), delte: «Siden implementeringen av opprettelse av elektroniske filer i arbeidsstyringsprogramvaren, er den første fordelen en betydelig reduksjon i mengden papirbasert fillagring som ble brukt tidligere. Videre, når filer opprettes på nett, er prosessen med å søke og behandle informasjon og dokumenter raskere og mer praktisk. Redigering av dokumenter blir også enklere og raskere, ettersom det ikke lenger kastes bort tid på å gjentatte ganger skrive ut papirdokumenter for å få tilbakemeldinger fra ulike avdelinger. I tillegg reduserer elektroniske filer også risikoen for dokumenttap, noe som er mer sannsynlig med papirfiler.»

En annen fordel med å opprette elektroniske registre i arbeidsjournalprogramvaren er at når elektroniske dokumenter sirkuleres, kan alle tjenestemenn og embetsmenn delta i behandlingen og løsningen av dokumenter i samme system. Dette sikrer smidig og konsistent dokumentbehandling. På den annen side hjelper det ledere av etater og enheter med å administrere rådgivnings- og arbeidshåndteringsprosessen for hver tjenestemann og embetsmann når de får tildelt en oppgave.

Oppretting av elektroniske registre – grunnlaget for å bygge en digital forvaltning.

Departementet implementerer opprettelse av elektroniske filer i programvaren for dokument- og arbeidsfilhåndtering for alle 216 kommuner, bydeler og tettsteder i provinsen gjennom en praktisk opplæringstilnærming. Enheten har også utstedt et dokument som veileder prosessen med å opprette elektroniske filer i programvaren for arbeidsfilhåndtering, med hovedinnhold som inkluderer: prosessen med å utarbeide og signere elektroniske dokumenter; prosessen med å legge inn etatens filkatalog i programvaren for dokument- og arbeidsfilhåndtering; og prosessen med å opprette elektroniske filer i programvaren for dokument- og arbeidsfilhåndtering. Det kan sies at det å opprette elektroniske filer er ganske komplekst, men i prosessen med å bygge e-forvaltning og digital forvaltning er dette et essensielt krav.
Mr. Mai Truong Sinh
Nestleder i avdelingen for innenrikssaker

Phuc Quang - Mai Hoang

Kilde