Fra et «one-stop-shop» til et «ingen ansatte»-system.

VHO – Overflødige kontorer etter fusjoner og effektivisering, flytting av statlige administrative apparater etter omstrukturering … er presserende problemer som lokalsamfunn står overfor. En løsning som vurderes er bruk av digital teknologi på administrative kontorer, et langvarig krav som har vært sent å implementere.

Offentlige tjenester … uten ansatte.

Et komplett servicesenter for offentlig forvaltning kan eliminere behovet for ansatte på stedet ganske enkelt ved å installere dataskjermer og AI-programvare.

Når innbyggere og bedrifter går gjennom administrative prosedyrer, trenger de bare å fremvise identifikasjonsdokumentene sine gjennom en skanner, så vil AI-programvaren gjenkjenne dem for å fortsette med registreringsprosedyrer, be om skanning av relevante dokumenter osv.

Denne kontrollprosessen innebærer å motta forespørsler fra innbyggere og gjennomføre etterkontroller; innbyggerne trenger bare å bekrefte og ta ansvar for erklæringene sine.

Luong Ngoc Tuan, en ekspert på informasjonsteknologi (IT) og digital transformasjon i Ho Chi Minh- byen, fortalte at dette trinnet med å jobbe med AI i utgangspunktet løser 60 % av folks prosedyremessige behov.

Innbyggere skanner QR-koder for å betale gebyrer for administrative prosedyrer på «one-stop»-servicesenteret.

Kun prosedyrer med komplikasjoner, manglende relevante dokumenter eller som krever sertifisering fra avdelingsspesialister, vil kreve kontakt via telefon eller tekstmelding med den ansvarlige personen. Til slutt, hvis problemet er for komplisert, vil den administrerende spesialisten avtale et møte med innbyggeren.

Administrative operasjoner støttet av AI vil bli svært strømlinjeformet og effektiv, og unngå de negative aspektene ved ansikt-til-ansikt-kommunikasjon. Offentlige administrative servicesentre vil også redusere arbeidsmengden betydelig, bli «menneskefrie» kontorer, og dermed senke kostnadene betraktelig.

«Nå som konteksten er annerledes, bør forvaltningsorganer revurdere denne problemstillingen. De kan anvende kunstig intelligens på et høyere nivå, og integrere mer programvare i tjenester folk bruker, for eksempel kabel-TV-abonnementer og fiberoptiske internettpakker, slik at folk kan registrere seg og fullføre administrative prosedyrer hjemmefra», vurderte Luong Ngoc Tuan.

Ifølge teknologikonsulentteamet til ungdomsunionen i Ho Chi Minh City er AI-løsninger et essensielt krav i den digitale transformasjonsprosessen i offentlige kontorer.

Provinsielle og kommunale administrasjonsnivåer må tilnærme seg digitalisering fra dette perspektivet, og ta i bruk intelligente AI-applikasjoner for å redusere tiden brukt på prosedyrer, minimere overflødige kontroller og verifiseringstrinn, og viktigst av alt, redusere ulempene for innbyggere som ikke får tilstrekkelig støtte.

Automatiserte offentlige tjenester er en måte å effektivisere administrative prosedyrer og øke borgernes initiativ og selvinnsikt. Hvis borgerne er usikre, kan de kombinere dette med å leie inn private støttetjenester.

Forbedre effektiviteten i tjenestene som tilbys publikum.

Ifølge konsulenter eier et stort antall mennesker i dag, spesielt i byområder, smarttelefoner, verktøy som muliggjør enkel samhandling med AI.

Derfor, med retningslinjer som oppmuntrer til og veileder bruken av AI-applikasjoner integrert i administrativ programvare via mobiltelefoner, vil folk raskt tilpasse seg det digitale miljøet i offentlige tjenester.

Spesielt med politikken for å fremme borgernes samfunnsansvar, gjennom oppgraderingen av identitetsverifisering med det nasjonale ID-kortet som sentralregjeringen iverksetter, blir borgernes ansvar og forpliktelser stadig mer tydelige.

Fremveksten av «ubemannede» kontorer ved implementering av digital teknologi sparer ytterligere tid og krefter, og eliminerer behovet for å «bevise seg selv» overfor myndighetene, og forbedrer dermed effektiviteten i statsforvaltningen fullstendig.

På samme måte vil digitalisering gjennom AI-integrasjon forkorte tiden som kreves for nødvendige registreringsprosedyrer for bedrifter, hovedsakelig ved å kreve at bedrifter selv deklarerer og tar ansvar for sin forretnings- og investeringsaktivitet overfor myndighetene og loven.

Bedrifter vil derfor gå fra å passivt vente på lisenser og tillatelser fra myndighetene til proaktivt å registrere og utføre forretningsaktiviteter.

Bedrifters investeringsaktiviteter vil bli mer transparente, spesielt når det gjelder skatteforpliktelser og samfunnsansvar. Personalavdelinger i bedrifter, som regnskap og bedriftskontroll, vil bli stadig mer strømlinjeformede og effektive.

Ifølge Luong Ngoc Tuan er den største hindringen for digitalisering og fremgangen av AI-anvendelse i administrasjonskontorer i dag om kapasiteten og bevisstheten til ansatte og embetsmenn kan holde tritt.

Denne saken fremmes faktisk av sentralregjeringen gjennom politikk som effektivisering av administrasjonen, sammenslåing av lokaliteter og forbedring av statusen til grasrotadministrative enheter.

Derfor må embetsmenn i provinser, byer og departementer tydelig erkjenne sitt ansvar for å studere og forbedre seg selv, og avgjørende endre tankegangen sin til å «tjene i stedet for å lede».

Når denne ånden forstås grundig, vil det administrative apparatet på lokalt nivå endre seg, bli både strømlinjeformet og fleksibelt, samtidig som det er tett på linje med spesifikke handlingskrav, og arbeider til fordel for folket.

Når digital teknologi gjennomsyrer det administrative apparatet, vil ikke lenger offentlige kontorer være begrenset til hovedkvarteret sitt, og de vil heller ikke strengt følge regelen om «8 gylne timer». I stedet vil de være proaktive og fleksible, og sørge for at hver person oppfyller sine plikter for å tjene folket best mulig. Det er det avgjørende kriteriet for administrativ effektivisering.

Kilde: https://baovanhoa.vn/nhip-song-so/tu-mot-cua-den-khong-nguoi-145482.html