Digitalizacja zarządzania usługami noclegowymi.

W kontekście odbudowy i przyspieszenia branży turystycznej, transformacja cyfrowa staje się nieuniknionym trendem w obiektach noclegowych. W Thanh Hoa – miejscowości liczącej obecnie około 1300 obiektów noclegowych – zastosowanie technologii cyfrowej nie tylko pomaga poprawić efektywność zarządzania, ale także przyczynia się do poprawy jakości usług, spełniając coraz wyższe wymagania turystów.

Recepcjonista w hotelu Muong Thanh Thanh Hoa przetwarza zameldowania, korzystając z hotelowego oprogramowania do zarządzania zakwaterowaniem.

Optymalizacja operacji, standaryzacja zarządzania

Wcześniej proces przyjmowania i obsługi gości w wielu hotelach odbywał się głównie ręcznie, od sprawdzania dokumentów tożsamości, kserowania, wypełniania formularzy informacyjnych, po raportowanie do władz. Proces ten był nie tylko czasochłonny, ale również podatny na błędy, co powodowało niedogodności zarówno dla klientów, jak i operatorów, zwłaszcza w szczycie sezonu turystycznego .

Właśnie z powodu tej praktycznej sytuacji wdrożenie oprogramowania do zarządzania zakwaterowaniem stało się pilnym rozwiązaniem. W wielu hotelach w prowincji proces zameldowania został znacznie usprawniony, ponieważ pracownicy recepcji muszą jedynie zeskanować kod QR z karty identyfikacyjnej z chipem, a wszystkie dane klienta są automatycznie aktualizowane w systemie. Dane są następnie synchronizowane z odpowiednimi organami, co zapewnia zgodność z przepisami i minimalizuje liczbę błędów.

W obiektach z dużą liczbą gości digitalizacja procesów nie tylko oszczędza czas, ale także znacznie zmniejsza presję na personel. Zamiast ręcznie przetwarzać każdy dokument, dział recepcji może skupić się na obsłudze klienta i jego wsparciu – co jest coraz ważniejszym czynnikiem w konkurencji na rynku usług. Pani Bui Thi Hoai Thuong, zastępca dyrektora ds. zakwaterowania w hotelu Muong Thanh Thanh Hoa, powiedziała: „Wcześniej proces zameldowania był dość skomplikowany, a personel musiał wykonywać wiele czynności manualnych, co prowadziło do błędów. Od czasu wdrożenia oprogramowania do zarządzania zakwaterowaniem, proces zameldowania został skrócony, dane są dokładniejsze, a bezpieczeństwo jest zapewnione. Klienci czują się również bardziej komfortowo i komfortowo, ponieważ nie muszą już wypełniać tylu dokumentów, co wcześniej”.

Oprogramowanie do zarządzania, poza samym odbiorem danych, pomaga połączyć i zsynchronizować wszystkie działania operacyjne, od zarządzania pokojami i monitorowania zajętości, po statystyki przychodów i raportowanie w czasie rzeczywistym. Digitalizacja i centralizacja danych ułatwia również firmom analizę i prognozowanie popytu rynkowego, a tym samym zwiększa efektywność biznesową.

Transformacja cyfrowa, która początkowo była wdrażana wyłącznie przez duże hotele, rozprzestrzeniła się obecnie na wiele obiektów noclegowych w różnych segmentach. Świadczy to o znaczącej zmianie w postrzeganiu roli technologii przez firmy – z narzędzia wspomagającego do kluczowej platformy zarządzania. Oprócz poprawy efektywności zarządzania wewnętrznego, transformacja cyfrowa otwiera również fundamentalne zmiany w sposobie, w jaki obiekty noclegowe podchodzą do klientów i obsługują ich.

Podnoszenie poziomu doświadczeń, przechodzenie na inteligentną turystykę.

Chociaż cyfryzacja pomaga firmom hotelarskim działać wydajniej, technologia zmienia również sposób, w jaki podróżni uzyskują dostęp do usług i z nich korzystają. Zamiast jak dotychczas polegać na bezpośrednich metodach rezerwacji, coraz więcej podróżnych decyduje się na wyszukiwanie, rezerwowanie i płacenie za pośrednictwem platform cyfrowych. Ten trend zmusza firmy hotelarskie do proaktywnej adaptacji i rozszerzania swojej obecności online, od mediów społecznościowych po aplikacje rezerwacyjne.

W Sam Son, nadmorskim centrum turystycznym prowincji Thanh Hoa, proces ten jest wyraźnie widoczny. Przy dużej liczbie obiektów noclegowych i presji związanej z obsługą turystów w szczycie sezonu, zastosowanie technologii nie tylko pomaga zwiększyć efektywność biznesową, ale także przyczynia się do stworzenia bardziej profesjonalnego i przejrzystego środowiska turystycznego. Pani Nguyen Thao Du, przedstawicielka hotelu Hai Yen w okręgu Sam Son, powiedziała: „Wcześniej goście przychodzili głównie bezpośrednio, aby zarezerwować pokoje, co było dość bierne. Dzięki promocji na platformach cyfrowych goście mogą proaktywnie rezerwować pokoje i płacić za pośrednictwem aplikacji. To pomaga nam dotrzeć do większej liczby klientów i ułatwia rezerwację i zarządzanie pokojami”.

W rzeczywistości, w wielu obiektach noclegowych odsetek gości rezerwujących online znacząco wzrósł, potencjalnie stanowiąc 60-70% całkowitej liczby gości w sezonie turystycznym. To nie tylko pomaga firmom w ekspansji na rynku, ale także zwiększa profesjonalizm obsługi. Informacje o pokojach, cenach i usługach są publicznie i transparentnie dostępne w środowisku cyfrowym, co ułatwia klientom wybór i podejmowanie decyzji. Z perspektywy zarządzania, digitalizacja danych o obiektach noclegowych przynosi również praktyczne korzyści. Informacje o gościach są aktualizowane w czasie rzeczywistym, wspierając władze w monitorowaniu, zarządzaniu oraz zapewnianiu bezpieczeństwa i porządku, szczególnie w kluczowych obszarach turystycznych, takich jak Sam Son.

Nie ulega wątpliwości, że cyfrowa transformacja w zarządzaniu usługami hotelarskimi to nie tylko rozwiązanie techniczne, ale staje się nowym fundamentem operacyjnym branży turystycznej. Od standaryzacji zarządzania i optymalizacji biznesu, po ulepszanie doświadczeń i zapewnianie bezpieczeństwa, technologia przyczynia się do kształtowania inteligentnego ekosystemu turystycznego. Będzie to kluczowy czynnik dla Thanh Hoa, który pozwoli na poprawę konkurencyjności i rozwój turystyki w kierunku profesjonalizmu, nowoczesności i zrównoważonego rozwoju w przyszłości.

Tekst i zdjęcia: Hong Tu

Źródło: https://baothanhhoa.vn/so-hoa-quan-ly-dich-vu-luu-tru-281979.htm