De "uma porta" para "ninguém"

VHO - Escritórios redundantes após fusões e otimizações, a mudança de locais de trabalho do aparato administrativo estatal após reestruturações... são questões importantes que afetam as localidades. A solução em estudo é a aplicação de tecnologia digital aos escritórios administrativos, uma necessidade que já vem sendo levantada há tempos, mas que tem sido implementada lentamente.

Serviços públicos… sem pessoas

Centro de atendimento administrativo público (balcão único), basta instalar telas de computador, instalar software de IA e não precisa mais de funcionários em serviço.

Quando pessoas físicas e jurídicas realizam procedimentos administrativos, basta apresentar seus documentos de identificação ao scanner, e o software de IA os reconhecerá para realizar os procedimentos de registro, solicitar a digitalização de documentos e papéis relacionados, etc.

Este controle tem como objetivo receber as solicitações dos cidadãos e verificá-las posteriormente. Os cidadãos precisam apenas confirmar que são responsáveis ​​por suas declarações.

O Sr. Luong Ngoc Tuan, especialista em tecnologia da informação (TI) e transformação digital na cidade de Ho Chi Minh , afirmou que essa etapa de trabalho com IA resolve basicamente 60% das necessidades processuais das pessoas.

As pessoas escaneiam códigos QR para pagar taxas de procedimentos administrativos no departamento de "atendimento único".

Somente quando os procedimentos estiverem travados, faltarem documentos relevantes ou for necessária a certificação de especialistas do departamento, será preciso entrar em contato por telefone ou mensagem de texto com o responsável. Por fim, se houver muitos problemas, o especialista em gestão agendará uma reunião com o cidadão.

As atividades administrativas com o auxílio da IA ​​serão muito mais ágeis e eficientes, evitando os aspectos negativos da comunicação interpessoal. Os centros de atendimento da administração pública, consequentemente, também minimizarão o aparato necessário, tornando-se ambientes de escritório "automatizados", o que reduzirá significativamente os custos.

“Agora o contexto é diferente, as agências administrativas devem reconsiderar essa questão, possivelmente aplicando IA em um nível mais elevado, organizando softwares adicionais incorporados aos serviços que as pessoas utilizam, como assinaturas de TV a cabo e pacotes de internet de fibra óptica, para que as pessoas possam se cadastrar e realizar procedimentos administrativos em casa”, avaliou o Sr. Luong Ngoc Tuan.

Segundo o grupo de consultoria tecnológica da União da Juventude da Cidade de Ho Chi Minh, as soluções de IA são um requisito inevitável no processo de transformação digital nos órgãos estatais.

Os atuais níveis de gestão administrativa provincial e municipal precisam abordar a digitalização sob essa perspectiva, implementando aplicações inteligentes de IA para ajudar a reduzir o tempo necessário para concluir os procedimentos, diminuir o número de etapas para verificar e validar procedimentos duplicados e, principalmente, minimizar os transtornos para as pessoas quando não recebem todo o suporte necessário.

Os serviços públicos não tripulados são uma forma de simplificar os procedimentos administrativos e aumentar a iniciativa e a autoconsciência das pessoas; caso as pessoas não compreendam claramente o processo, podem recorrer à contratação de serviços de apoio privados.

Aumentar a eficiência no atendimento às pessoas.

Segundo consultores, a maioria das pessoas hoje em dia, especialmente em áreas urbanas, possui smartphones, uma ferramenta que interage facilmente com ferramentas de IA.

Portanto, com políticas de incentivo e instruções sobre o uso de aplicativos de IA integrados em softwares de gestão administrativa por meio de celulares, as pessoas se adaptarão muito rapidamente ao ambiente digital dos serviços públicos.

Especialmente com a política de promoção da responsabilidade cívica dos cidadãos, através da modernização da identificação com cartões de identidade, conforme diretrizes do Governo Central, as responsabilidades e obrigações das pessoas estão se tornando cada vez mais transparentes.

A presença de escritórios "não tripulados" na implementação de tecnologia digital ajuda a economizar tempo e esforço, sem a necessidade de "provar o seu valor" às autoridades, melhorando assim significativamente a eficácia da gestão estatal.

Para as empresas também, os procedimentos digitais por meio da integração da IA ​​reduzirão o tempo necessário para o registro dos procedimentos necessários, exigindo principalmente que as empresas se autodeclarem e assumam a responsabilidade por seus negócios e investimentos... perante as autoridades e a lei.

Assim, as empresas deixarão de esperar passivamente por licenças e autorizações das autoridades e passarão a registrar e implementar proativamente suas atividades comerciais.

As atividades de investimento empresarial tornar-se-ão mais transparentes, especialmente no que diz respeito às obrigações fiscais e às responsabilidades sociais. Os departamentos de recursos humanos nas empresas, como contabilidade, controlo corporativo, etc., serão cada vez mais simplificados e eficazes.

Segundo o Sr. Luong Ngoc Tuan, o problema com a tecnologia digital e o progresso da aplicação da IA ​​nos escritórios administrativos hoje é se a capacidade e a conscientização da equipe e dos servidores públicos conseguem acompanhar o ritmo.

Essa questão está sendo promovida pelo Governo Central por meio da política de racionalização administrativa, fusões locais e fortalecimento do status das unidades administrativas de base.

Assim sendo, a equipe de servidores públicos das províncias, cidades e ministérios precisa reconhecer claramente sua responsabilidade de estudar e se capacitar, e mudar resolutamente sua mentalidade para "servir em vez de gerenciar".

Quando esse espírito for plenamente compreendido, o aparato administrativo nas localidades se transformará, tornando-se mais ágil e flexível, ao mesmo tempo que seguirá de perto as exigências específicas de ação, trabalhando para o povo.

Uma vez que a tecnologia digital permeie o aparato administrativo, os órgãos estatais não estarão mais confinados à sede, nem necessariamente se prenderão ao horário comercial tradicional de oito horas, mas serão proativos e flexíveis, de modo que cada pessoa possa cumprir sua missão de servir o povo da melhor maneira possível. Esse é o critério fundamental da racionalização administrativa.

Fonte: https://baovanhoa.vn/nhip-song-so/tu-mot-cua-den-khong-nguoi-145482.html