Bac Ninh creează un „depozit digital de cunoștințe” pentru a servi e-guvernarea

Fotografie ilustrativă.

Construirea unui depozit digital de cunoștințe, păstrând valoarea documentelor

În perioada 2022-2024, Departamentul de Interne din Bac Ninh a colaborat cu o unitate de consultanță pentru implementarea software-ului de gestionare a arhivelor electronice. Acest software a implementat funcții importante, cum ar fi introducerea datelor, căutarea, autorizarea accesului și monitorizarea modificărilor.

Până în prezent, au fost digitalizate peste 31.300 de dosare, echivalentul a 3,3 milioane de pagini A4. Aceste documente sunt în principal documente directive și administrative ale Comitetului Popular Provincial și ale departamentelor și filialelor din perioada 1948-2014.

Până în prezent, sistemul și-a dovedit eficacitatea în aplicarea practică. Dacă în trecut, căutarea unui profil personal, a unei decizii administrative sau a datelor unui student absolvent necesita ore întregi de căutare în arhivele pe hârtie, acum sistemul poate returna rezultate precise, complete și legal valabile cu doar câteva cuvinte cheie și câteva minute de funcționare. Tehnologia digitală a contribuit la scurtarea timpului de căutare de 20-30 de ori față de metodele tradiționale. Sistemul de stocare asigură, de asemenea, securitatea prin controlul accesului, atribuirea drepturilor utilizatorilor și înregistrarea istoricului modificărilor. Datorită acestui fapt, în medie, în fiecare an sistemul înregistrează peste un milion de cititori și 1.500 de exploatări de profiluri online.

Proiectul de transformare digitală în stocarea documentelor marchează un pas important înainte de la metoda de „stocare tradițională” la sistemul de „gestionare a cunoștințelor” modern. Centrul de Arhive Istorice nr. 1 Bac Ninh a construit un ecosistem de date conectate în loc să continue să mențină un depozit de documente separat. În acest sistem, documente precum texte, rezoluții, depeșe oficiale și înregistrări ale funcționarilor publici sunt etichetate și conectate în funcție de factorii de timp, agențiile emitente, domenii și subiecte. Prin crearea unei „Arhive de Cunoștințe”, utilizatorii pot accesa informații în contexte specifice, deschizând astfel oportunități de aplicare a datelor în scopuri diferite, inclusiv administrație, cercetare, educație , cultură și drept, îmbunătățind în același timp capacitățile analitice și statistice.

Provocări și plan de extindere pentru perioada 2025 - 2029

Potrivit Centrului pentru Comunicare în Știință și Tehnologie, în ciuda numeroaselor realizări remarcabile, parcursul către digitalizare se confruntă încă cu numeroase provocări. Unele documente sunt vechi de zeci de ani și sunt grav deteriorate, ceea ce face dificilă scanarea, identificarea și corectarea datelor. Lipsa rezumatelor sau formatele inconsistente ale multor documente creează, de asemenea, un volum de muncă consumator de timp pentru procesarea afacerilor. Procesul de aprobare, evaluare și acceptare a produselor digitalizate conform reglementărilor actuale este prelungit, afectând progresul implementării. În plus, uneori apar întreruperi temporare în exploatarea datelor din cauza problemelor de transmitere de la serverul de stocare al Departamentului de Știință și Tehnologie. La sfârșitul anului 2020, rata documentelor digitalizate a atins doar aproximativ 75% din totalul documentelor stocate în depozit, în timp ce documente noi continuă să fie primite în fiecare an.

Pentru a depăși aceste deficiențe și a continua extinderea amploarei, Comitetul Popular al provinciei Bac Ninh a aprobat Proiectul „Digitalizarea documentelor la Arhivele Istorice Provinciale pentru perioada 2025 - 2029”. Se estimează că acest proiect va costa aproximativ 23 de miliarde VND, iar obiectivul este de a digitaliza încă 3,8 milioane de pagini de documente administrative de la Comitetul Popular Provincial și departamente și filiale. Acesta este un pas important pentru finalizarea întregului depozit digital de date administrative al provinciei, apropiindu-ne de modelul „Guvernare electronică - stocare electronică - în serviciul cetățenilor electronici”.

Departamentul de Interne va fi agenția principală în implementarea Proiectului, coordonându-se cu agențiile și unitățile relevante pentru a asigura acuratețea, integritatea și securitatea datelor. Centrul de Arhive Istorice Nr. 1 Bac Ninh va selecta parteneri tehnologici de renume, va organiza echipe specializate în digitalizare și va promova comunicarea pentru a ghida cetățenii cu privire la modul de exploatare a datelor digitale. Până la mijlocul anului 2025, Centrul a finalizat digitalizarea a peste 330.000 de pagini de documente ale Comitetului Popular Provincial și ale Departamentelor de Educație și Formare Profesională, Știință și Tehnologie, creând o bază solidă pentru următoarea fază.

Modelarea unei guvernări inteligente

Modelul Bac Ninh se remarcă prin integrarea infrastructurii de stocare digitală și a securității descentralizate multistratificate. Acest sistem nu numai că permite recuperarea rapidă a datelor, dar are și capacitatea de a urmări jurnalele de acces, de a detecta anomalii și de a proteja în totalitate datele originale. Acesta este un factor important în contextul promovării de către Guvern a Strategiei Naționale de Date până în 2030, care impune localităților să transforme modelul de stocare de la „păstrarea documentelor” la „gestionarea activelor de date”.

Bac Ninh construiește un model inteligent de stocare, cu scopul de a transforma datele istorice în resurse valoroase pentru viitor. Atunci când documentele istorice sunt digitalizate, conectate și securizate, acestea nu numai că vor servi activităților administrative, ci vor crea și o bază solidă pentru aplicații în analiză, prognoză, cercetare politică și educație în domeniul istoriei locale.

Hien Thao

Sursă: https://doanhnghiepvn.vn/chuyen-doi-so/bac-ninh-tao-kho-tri-thuc-so-phuc-vu-chinh-quyen-dien-tu/20251022042704967