Создать электронный профиль

Создание электронных файлов с использованием программного обеспечения для управления документами и рабочими файлами помогает провинции Ха Тинь улучшить административное управление и продвинуть процесс построения электронного правительства.

Исторически сложилось так, что бумажные документы, заверенные подписями и печатями компетентных органов, считались юридически действительными и использовались для функционирования, управления и осуществления операций государственного административного органа. Министерство внутренних дел также рекомендовало Народному комитету провинции издать многочисленные директивы и указания по ведению и созданию бумажных документов.

Однако внедрение традиционных процедур сохранения и архивирования документов в некоторых учреждениях и подразделениях до сих пор не соответствует действующим нормам, например: документы не полностью систематизированы, остаются необработанными, не собраны, не систематизированы и не оценены с точки зрения их ценности... Исходя из этого, в 2021 году в провинции Хатинь была запущена пилотная инициатива по созданию электронных файлов с использованием программного обеспечения для управления документами и рабочими файлами.

Создание электронных документов — основа для построения цифрового правительства.

Создание электронных записей облегчит работу должностных лиц и государственных служащих при выполнении административных процедур.

По словам Май Чыонг Синха, заместителя директора Департамента внутренних дел и автора инициативы: «Создание электронных файлов и хранение электронных документов — это новый тип системы, имеющий множество отличий от традиционного создания бумажных файлов. Документы создаются на электронных устройствах или оцифровываются с документов на других носителях информации. Благодаря функции создания файлов, интегрированной в систему управления документами, цифровые документы могут автоматически преобразовываться в файлы в сетевой среде».

Согласно оценкам, Хатинь является одним из ведущих регионов по внедрению создания электронных реестров и оцифровке электронных документов, а также по организации эффективного использования документов для предоставления государственных услуг в режиме онлайн, как частично, так и в полном объеме.

Создание электронных документов — основа для построения цифрового правительства.

Документация создается в режиме онлайн с помощью удобного процесса, что позволяет экономить на хранении бумажных документов.

В 2021 году провинция Хатинь запустила пилотный проект системы в 6 органах провинциального уровня (Управление народного комитета провинции, Департамент внутренних дел, Департамент финансов, Департамент информации и коммуникаций, Департамент науки и технологий и Департамент юстиции) и 3 органах районного уровня (Народный комитет города Хатинь, район Камсюен и район Тхачаха), в результате чего было создано 3231 электронное дело.

К 2022 году создание электронных файлов в программном обеспечении для ведения рабочих файлов было внедрено во всех провинциальных департаментах и ведомствах, а также в народных комитетах районов, городов и поселков. Общее количество созданных файлов в этих подразделениях и населенных пунктах составило более 51 600, из которых более 13 000 были завершены. В 2023 году провинция Хатинь продолжила активно внедрять создание электронных файлов в программном обеспечении для ведения рабочих файлов, стремясь обеспечить создание 90% рабочих файлов на провинциальном уровне, 80% на районном уровне и 30% на уровне коммуны (за исключением файлов, классифицируемых как государственная тайна или содержащих сложные документы).

На практике создание электронных документов доказало свою эффективность, предоставляя многочисленные преимущества государственному управлению, способствуя административной реформе и повышая эффективность управления документами и архивирования.

Создание электронных документов — основа для построения цифрового правительства.

Создание электронных архивов поможет ускорить процесс поиска и обработки документов.

Г-жа Хо Тхи Нием, специалист отдела административной реформы и архивирования документов (Департамент внутренних дел), поделилась: «После внедрения создания электронных файлов в программном обеспечении для управления рабочими процессами, первым преимуществом стало значительное сокращение объема бумажного хранения документов, использовавшегося ранее. Кроме того, при создании файлов в режиме онлайн процесс поиска и обработки информации и документов становится быстрее и удобнее. Редактирование документов также становится проще и быстрее, поскольку больше не тратится время на многократную распечатку бумажных документов для получения обратной связи от различных отделов. Помимо этого, электронные файлы снижают риск потери документов, который гораздо выше при использовании бумажных файлов».

Еще одно преимущество создания электронных записей в программном обеспечении для учета трудовой деятельности заключается в том, что при распространении электронных документов все государственные служащие и должностные лица могут участвовать в обработке и разрешении вопросов, связанных с документами, в рамках одной системы. Это обеспечивает бесперебойную и согласованную обработку документов. С другой стороны, это помогает руководителям ведомств и подразделений управлять процессом консультирования и распределения задач между каждым государственным служащим и должностным лицом, когда им поручено руководить выполнением задачи.

Создание электронных документов — основа для построения цифрового правительства.

Департамент внедряет создание электронных файлов в программном обеспечении для управления документами и рабочими файлами для всех 216 коммун, районов и городов провинции посредством практического обучения. Подразделение также выпустило документ, описывающий процесс создания электронных файлов в программном обеспечении для управления рабочими файлами, с ключевым содержанием, включающим: процесс составления и подписания электронных документов; процесс ввода каталога файлов ведомства в программное обеспечение для управления документами и рабочими файлами; и процесс создания электронных файлов в программном обеспечении для управления документами и рабочими файлами. Можно сказать, что создание электронных файлов — довольно сложный процесс, но в процессе построения электронного правительства и цифрового правительства это является необходимым условием.
Г-н Май Чыонг Синь
Заместитель директора Департамента внутренних дел

Фук Куанг - Май Хоанг

Источник