Создание электронных записей

Создание электронных записей в программном обеспечении для управления документами и рабочими записями помогает Ха Тиню улучшить деятельность по административному управлению и содействовать процессу создания электронного правительства.

До настоящего времени бумажные документы и документы, заверенные подписью и печатью компетентного органа, обеспечивали их законность и использовались для управления, руководства и осуществления операций государственными административными органами. Министерство внутренних дел также рекомендовало Провинциальному народному комитету издать ряд документов, регламентирующих и направляющих управление и создание бумажных документов.

Однако в некоторых учреждениях и подразделениях реализация традиционных процедур сохранения и архивирования еще не обеспечена в соответствии с действующими правилами, например: документы не полностью зарегистрированы, все еще находятся в отставании, не собраны, не отредактированы и не оценены... Исходя из этого, в 2021 году Ха Тинь запустил пилотную инициативу по созданию электронных записей в программном обеспечении для управления документами и рабочими записями.

Создание электронных записей облегчит должностным лицам и государственным служащим выполнение административных процедур.

Заместитель директора Департамента внутренних дел Май Труонг Синх, автор инициативы, отметил: «Создание электронных записей и хранение электронных документов – это новый тип, имеющий множество отличий по сравнению с традиционными бумажными документами. Документы создаются на электронных носителях или оцифровываются из документов на других носителях информации. Цифровые документы могут быть автоматически преобразованы в записи в сетевой среде благодаря функции создания записей, интегрированной в систему управления документами».

Согласно оценке, Хатинь является одним из ведущих населенных пунктов по внедрению электронных записей и оцифровке электронных документов, организации использования документов для эффективного развертывания государственных услуг в режиме онлайн в полном объеме и частично.

Записи создаются в режиме онлайн с помощью бесперебойного процесса, что экономит место на бумаге.

В 2021 году в городе Хатинь программа была запущена в пилотном режиме в 6 подразделениях на провинциальном уровне (Управление народного комитета провинции, Министерство внутренних дел, Министерство финансов, Министерство информации и коммуникаций, Министерство науки и технологий, Министерство юстиции) и в 3 подразделениях на районном уровне (Народный комитет города Хатинь, район Камсюен, район Тхатьха), в результате чего было создано 3231 электронная запись.

К 2022 году создание электронных записей в программном обеспечении для учета трудовой деятельности будет развернуто во всех провинциальных департаментах, филиалах и народных комитетах районов, городов и поселков. Общее количество записей, созданных в подразделениях и населенных пунктах, составляет более 51 600, из которых количество полных записей достигнет более 13 000. В 2023 году Хатинь продолжит активно внедрять создание электронных записей в программном обеспечении для учета трудовой деятельности, стремясь обеспечить создание 90% записей о трудовой деятельности на провинциальном уровне, 80% записей о трудовой деятельности на уровне районов, 30% записей о трудовой деятельности на уровне коммун (за исключением записей о трудовой деятельности, относящихся к сфере государственной тайны, записей со сложными компонентами документов и т.д.).

На практике создание электронных документов принесло много пользы государственному управлению, способствовало проведению административной реформы и повысило эффективность документооборота и архивной работы.

Благодаря созданным электронным записям процесс поиска и обработки документов будет происходить быстро.

Г-жа Хо Тхи Нием, специалист Департамента административной реформы и архивов документов (Министерство внутренних дел), отметила: «С момента внедрения создания электронных документов в системе управления рабочим процессом, первое преимущество заключается в значительном сокращении объёма хранения бумажных документов, как раньше. Более того, при создании документов в сетевой среде поиск и обработка текстовой информации становятся быстрыми и удобными. Редактирование документов также становится простым и быстрым, поскольку больше не требуется многократная печать и перепечатка бумажных документов для получения заключений от департаментов и офисов, как раньше. Кроме того, электронные документы предотвращают потерю документов, что часто случается с бумажными документами».

Еще одним преимуществом создания электронных записей в системе учета трудовых отношений является то, что при передаче электронных документов все государственные служащие и должностные лица могут участвовать в процессе обработки и разрешения документов в одной системе. Это обеспечивает бесперебойность и последовательность процесса обработки документов. С другой стороны, это помогает руководителям учреждений и подразделений управлять процессом консультирования и обработки работы каждого государственного служащего и должностного лица, назначенного руководителем процесса разрешения.

Департамент внедряет создание электронных записей в системе управления документацией и трудовыми документами для всех 216 коммун, районов и городов провинции в виде инструкций для личного пользования. Подразделение также выпустило руководство по созданию электронных записей в системе управления трудовыми документами, содержащее следующие основные положения: процесс составления и подписания электронных документов; процесс внесения в реестр ведомства в системе управления документацией и трудовыми документами; процесс создания электронных записей в системе управления документацией и трудовыми документами. Можно сказать, что создание электронных записей – довольно сложная задача, но в процессе построения электронного правительства и цифрового правительства это неизбежное требование.

Г-н Май Труонг Синх

Заместитель директора Департамента внутренних дел

Фук Куанг - Май Хоанг

Источник: https://baohatinh.vn/chinh-quyen/tao-lap-ho-so-dien-tu-nen-mong-xay-dung-chinh-quyen-so/255967.htm