Hur man optimerar Outlook för effektivare e-posthantering än Gmail.

Bemästra dessa 10 anpassningstips för Outlook för att automatiskt rensa din inkorg, blockera spårning och använda genvägar i Gmail för att maximera din produktivitet.

Även om Gmail för närvarande är marknadsledande, har Microsoft Outlook fortfarande många kraftfulla funktioner som kan optimera arbetsflöden avsevärt. Många användbara verktyg i Outlook är dock inte aktiverade som standard, vilket gör att användare missar möjligheter att förvandla en rörig inkorg till en professionell arbetsyta. Nedan följer några viktiga tips för att förbättra din e-posthantering.

Förbättra integriteten och blockera spårning.

Företag använder ofta dolda "spårningspixlar" i e-postmeddelanden för att veta när du öppnar dem. För att skydda din integritet på Outlook.com, gå till Inställningar (kugghjulsikonen) > E-post > Skräppost . Under Säkerhetsalternativ väljer du Blockera bilagor, bilder och länkar från alla som inte finns i min lista över betrodda avsändare och domäner. Detta hjälper till att förhindra dold spårning och nätfiskeförsök.

Du kan dessutom gå till E-post > Layout för att inaktivera "Visa inte avsändarbilder" och på fliken Meddelandehantering avmarkera alternativet för att visa avsändarlogotyper relaterade till shopping. För att säkerställa att viktiga e-postmeddelanden inte kommer bort, lägg till betrodda adresser till Säkra avsändare i samma inställningsmeny.

Rensa din inkorg automatiskt med rensningsfunktionen.

Rensningsfunktionen är ett kraftfullt verktyg som automatiserar rensningen av e-postmeddelanden från specifika avsändare. Du kan till exempel ställa in Outlook så att det bara sparar banktransaktionsmejl från de senaste 10 dagarna och automatiskt arkiverar äldre e-postmeddelanden.

För att göra detta, välj ett e-postmeddelande, klicka på fliken Hem och välj Rensa . Ett fönster visas med fyra huvudsakliga bearbetningsalternativ:

Det här gränssnittet låter dig ställa in funktionen för borttagning av e-postmeddelanden så att de automatiskt flyttar eller tar bort dem enligt en fastställd regel.

• Flytta alla meddelanden från inkorgen.
• Flytta alla nuvarande och framtida meddelanden.
• Spara bara de senaste meddelandena.
• Flytta automatiskt meddelanden som är äldre än 10 dagar.

Snabba upp bearbetningen med svepgester och Gmail-genvägar.

I mobilappen kan du anpassa vänster- eller högersvingesten för att radera, arkivera eller flagga e-postmeddelanden genom att gå till Inställningar > E-post > Svepalternativ . För datoranvändare som är bekanta med Googles kortkommandon tillåter Outlook att växla till Gmails kortkommandon i Inställningar > Allmänt > Tillgänglighet > Kortkommandon .

En funktion värd att notera är Snabbsteg . Det här verktyget låter dig kombinera flera åtgärder i ett enda klick, till exempel att markera ett e-postmeddelande som läst och flytta det till arkivmappen. Du kan ställa in detta under E-post > Snabbsteg .

Styr AI och kompletterande funktioner.

Om du vill ha absolut datasäkerhet och inte vill använda Copilot AI kan du gå till Inställningar > Copilot för att inaktivera den här funktionen. Dessutom bör du i avsnittet Sekretess och data inaktivera alternativ för insamling av diagnostikdata och innehållsanalys för att säkerställa att Microsoft inte samlar in information från dina e-postmeddelanden.

Slutligen, aktivera funktionen Ångra skicka i E-post > Skriv och svara . Du kan ställa in en timeout på upp till 30 sekunder så att du kan återkalla fellevererade eller felaktiga e-postmeddelanden innan de faktiskt skickas.

Reklam

Källa: https://baonghean.vn/cach-toi-uu-hoa-outlook-de-quan-ly-email-hieu-qua-hon-gmail-10338732.html