การรับรองเอกสารทางอิเล็กทรอนิกส์: ประหยัดเวลา ค่าใช้จ่าย และลดความยุ่งยาก

เอกสารที่ได้รับการรับรองทางอิเล็กทรอนิกส์สามารถใช้เพื่อเข้าถึงบริการสาธารณะบนพอร์ทัลบริการสาธารณะแห่งชาติ หรือพอร์ทัลบริการสาธารณะอิเล็กทรอนิกส์ของท้องถิ่น หน่วยงาน และองค์กรต่างๆ ได้

ดำเนินการรับรองเอกสารพร้อมกันจากสถานที่ต่างกัน

ปัจจุบัน องค์กรวิชาชีพต่างๆ กำลังส่งเสริมการนำระบบรับรองเอกสารอิเล็กทรอนิกส์มาใช้ แทนที่จะเซ็นชื่อด้วยหมึกและประทับตราด้วยมือ ผู้รับรองเอกสารจะใช้ลายเซ็นดิจิทัลและตราประทับอิเล็กทรอนิกส์ในการรับรองเอกสาร กระบวนการนี้คล้ายกับการรับรองเอกสารแบบดั้งเดิม แต่มีข้อดีกว่าตรงที่สามารถทำธุรกรรมออนไลน์ได้ ทำให้คู่กรณีสามารถลงนามพร้อมกันจากหลายสถานที่ภายใต้การสังเกตการณ์ออนไลน์ของผู้รับรองเอกสารในแต่ละสถานที่ได้

ดาว ดุย อัน เลขาธิการสมาคมทนายความแห่งเวียดนาม ภาพ: PV

นายดาว ดุย อัน เลขาธิการสมาคมผู้รับรองเอกสารแห่งเวียดนาม กล่าวว่า การรับรองเอกสารอิเล็กทรอนิกส์เป็นองค์ประกอบที่จำเป็นสำหรับการให้บริการสาธารณะออนไลน์อย่างเต็มรูปแบบ สำหรับประชาชนและธุรกิจ การรับรองเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ช่วยประหยัดเวลาและค่าใช้จ่าย และลดความไม่สะดวก

เพื่อส่งเสริมการรับรองเอกสารทางอิเล็กทรอนิกส์ สมาคมทนายความแห่งเวียดนามได้ร่วมมือกับหน่วยงานที่เกี่ยวข้องในการกำหนดมาตรฐานขั้นตอนการรับและใช้เอกสารรับรองทางอิเล็กทรอนิกส์ และขั้นตอนการจัดการบริการสาธารณะออนไลน์โดยใช้เอกสารรับรองทางอิเล็กทรอนิกส์และสำเนาที่ได้รับการรับรอง ทำให้การให้บริการสาธารณะสะดวกยิ่งขึ้น

ลดการฉ้อโกงและการขาดความโปร่งใส

เจ้าหน้าที่รับรองเอกสารให้คำแนะนำแก่ลูกค้าเกี่ยวกับขั้นตอนการรับรองเอกสารทางอิเล็กทรอนิกส์ ภาพ: PV

นางโฮอัง ทู ฮวง ทนายความรับรองเอกสารแห่งสมาคมทนายความนคร ฮานอย กล่าวว่า การให้บริการสาธารณะผ่านแพลตฟอร์มดิจิทัลนั้นก่อให้เกิดประโยชน์มหาศาล ไม่เพียงแต่ต่อประชาชนที่ต้องการรับรองเอกสารเท่านั้น แต่ยังรวมถึงสังคมโดยรวมด้วย

เอกสารรับรองอิเล็กทรอนิกส์ช่วยให้การตรวจสอบง่ายและถูกต้องแม่นยำ 100% ลดโอกาสการปลอมแปลงได้อย่างมาก เอกสารอิเล็กทรอนิกส์สามารถจัดเก็บไว้ในอุปกรณ์อิเล็กทรอนิกส์ ส่งและรับได้ง่าย และสำรองข้อมูลได้ไม่จำกัด โดยยังคงรักษาความถูกต้องตามกฎหมายไว้ได้

"เมื่อใช้กระบวนการรับรองเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ การทุจริตและการกระทำที่ไม่โปร่งใส ทั้งจากลูกค้าและผู้รับรองเอกสาร จะถูกกำจัดไปเกือบหมด กิจกรรมทั้งหมดจะถูกติดตามเพื่อตรวจสอบความถูกต้อง ในขณะเดียวกัน การปลอมแปลงเอกสารก็จะลดลง เนื่องจากผู้รับรองเอกสารสามารถเข้าถึงฐานข้อมูลของหน่วยงานที่ออกเอกสารได้"

“การรักษาความปลอดภัยทางกฎหมายเป็นสิ่งจำเป็นอย่างยิ่งเมื่อทำการรับรองเอกสาร ไม่ว่าจะเป็นการรับรองเอกสารแบบดั้งเดิมหรือแบบอิเล็กทรอนิกส์ อย่างไรก็ตาม ด้วยการรับรองเอกสารแบบอิเล็กทรอนิกส์ เรามีเครื่องมือที่ทันสมัยเพื่อช่วยให้มั่นใจได้ถึงความปลอดภัยที่มากขึ้น เช่น การตรวจสอบความถูกต้องของลายเซ็นโดยอัตโนมัติ การระบุตัวตนด้วยระบบไบโอเมตริก และการบันทึกเวลาลงนามในสัญญาโดยอัตโนมัติ” นางสาวโฮอัง ทู ฮวง กล่าว

โนตารีพับลิค ฮว่าง ทู เฮือง. ภาพ: PV

จำเป็นต้องมีกระบวนการที่เป็นมาตรฐานเดียวกันสำหรับการรับเอกสารรับรองทางอิเล็กทรอนิกส์

นายเหงียน วัน เกียง (อาศัยอยู่ที่ 161 เยนฟู ฮานอย) กล่าวกับผู้สื่อข่าวว่า ก่อนหน้านี้เขาเคยดำเนินการรับรองสำเนาอิเล็กทรอนิกส์และลงนามในสัญญาจำนองโดยใช้การรับรองเอกสารทางอิเล็กทรอนิกส์มาแล้ว

“ก่อนหน้านี้ ผมเคยทำสัญญาจำนองโดยใช้การรับรองเอกสารทางอิเล็กทรอนิกส์ จากนั้นก็จดทะเบียนจำนองออนไลน์อย่างรวดเร็ว ผมไม่ต้องยื่นเอกสารหรือเดินทางไปไหนเลย ผมทำผ่านโทรศัพท์มือถือเท่านั้น ผมประหลาดใจมากกับความรวดเร็วและสะดวกสบายของบริการนี้ และค่าใช้จ่ายก็ยังคงเท่าเดิม” นายเจียงกล่าว

เพื่อให้การรับรองเอกสารอิเล็กทรอนิกส์พัฒนาไปได้ หน่วยงานราชการจำเป็นต้องยอมรับเอกสารรับรองอิเล็กทรอนิกส์ ในกรุงฮานอย ศูนย์บริการราชการส่วนท้องถิ่นได้ประสานงานกับสมาคมทนายความแห่งเวียดนามอย่างแข็งขันเพื่อดำเนินกิจกรรมต่างๆ มากมาย ศูนย์ฯ ได้ยอมรับเอกสารรับรองอิเล็กทรอนิกส์ในการดำเนินการจดทะเบียนโอนกรรมสิทธิ์ที่ดิน และล่าสุดได้ตกลงกับองค์กรรับรองเอกสารในกรุงฮานอยและธนาคารแห่งชาติเวียดนาม ภาค 1 เกี่ยวกับการยอมรับการจดทะเบียนธุรกรรมที่มีหลักประกันทางออนไลน์

ประชาชนไม่จำเป็นต้องเดินทางไปยังสำนักงานทะเบียนราษฎรหรือศูนย์บริการราชการ สามารถลงทะเบียนได้จากที่บ้าน และกระบวนการก็รวดเร็ว ผลการลงทะเบียนจะถูกส่งไปยังบัญชีของประชาชนในระบบบริการสาธารณะแห่งชาติหรือทางอีเมล

"นี่คือการปฏิรูปที่ผมมองว่าเป็นการเปลี่ยนแปลงครั้งสำคัญ สะดวกสบายมาก และปัจจุบันธนาคารต่าง ๆ ก็ให้การสนับสนุนเป็นอย่างดีและประสานงานอย่างใกล้ชิดกับสำนักงานทนายความเพื่อนำไปปฏิบัติ"

นายดาว ดุย อัน กล่าวว่า "เราหวังเป็นอย่างยิ่งว่ากระบวนการรับเอกสารรับรองอิเล็กทรอนิกส์จะได้รับการยอมรับทั่วประเทศ ปัจจุบันมีเพียงไม่กี่จังหวัดและเมืองเท่านั้นที่มีกระบวนการที่เป็นมาตรฐานเดียวกัน ในขณะที่ส่วนใหญ่ยังอยู่ในขั้นตอนการดำเนินการ ดังนั้นแม้แต่เจ้าหน้าที่ที่รับข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ก็ยังไม่คุ้นเคยกับกระบวนการนี้ เราหวังว่าในอนาคตอันใกล้ ประชาชนทั่วประเทศจะสามารถใช้บริการนี้ได้อย่างสะดวกสบายที่สุด"

ที่มา: https://hanoimoi.vn/cong-chung-dien-tu-tiet-kiem-thoi-gian-chi-phi-giam-bot-phien-ha-973526.html