بے تکلفی سے بولیں: ضرورت سے زیادہ ملاقاتوں کی وجہ سے فضول خرچی، ان کو کاٹنا چاہیے۔

ملاقاتیں ضروری ہیں لیکن بہت زیادہ، بہت طویل اور بے اثر ملاقاتیں بربادی کی سنگین شکل بنتی جا رہی ہیں۔

اگر آپ یہ سب شامل کر لیں تو ہر سال ملک بھر میں کتنی میٹنگیں ہوتی ہیں؟ کوئی بھی اس کا قطعی جواب نہیں دے سکتا۔ ہم صرف اتنا جانتے ہیں کہ بہت سی ایجنسیوں میں عہدیداروں اور سرکاری ملازمین کے شیڈول میٹنگز سے بھرے ہوتے ہیں۔

کچھ علاقوں اور سرکاری اداروں میں، صبح کی بریفنگ ایک لازمی طریقہ کار بن گئی ہے، حالانکہ مواد میں اکثر صرف ان معاملات پر رپورٹس کی سماعت ہوتی ہے جو پہلے سے تحریری طور پر درج ہیں۔ میٹنگ ختم ہونے کے بعد، کارآمد کام کا دن ختم ہو جاتا ہے۔

ملاقاتیں ضروری ہیں۔ قیادت اور انتظام میں میٹنگز کے کردار سے کوئی انکار نہیں کرتا۔ لیکن مسئلہ یہ ہے کہ بہت زیادہ ملاقاتیں، بہت طویل ملاقاتیں، اور بے اثر ملاقاتیں فضول خرچی کی انتہائی تشویشناک شکل بن رہی ہیں۔

اتنی ملاقاتیں کیوں ہوتی ہیں؟ سب سے پہلے، یہ فرسودہ انتظامی عادات کی وجہ سے ہے۔ جب بھی کوئی مسئلہ ہوتا ہے ملاقاتیں ہوتی ہیں۔ بہت سی ایجنسیوں میں، میٹنگز ایک طے شدہ آپریٹنگ طریقہ کار بن چکے ہیں۔ نئی ہدایات پر تبادلہ خیال کیا جاتا ہے، نئی دستاویزات کو لاگو کیا جاتا ہے، اور تاخیر کا ازالہ جائزہ اجلاسوں کے ذریعے کیا جاتا ہے۔ دوم، بہت سی ایجنسیوں نے مقصد پر مبنی یا آؤٹ پٹ پر مبنی انتظام کو مکمل طور پر نافذ نہیں کیا ہے۔ مخصوص ذمہ داریوں اور آخری تاریخوں کے ساتھ کام واضح طور پر مخصوص افراد کو تفویض نہیں کیے گئے ہیں، لہذا یاد دہانیوں اور فالو اپ کے لیے ملاقاتیں ضروری ہیں۔ سوم، ذمہ داری کا خوف "خطرے کو بانٹنے" کے لیے ملاقاتوں کا باعث بنتا ہے۔ وفود کے ذریعے بہت سے مسائل کو جلد حل کیا جا سکتا ہے، لیکن یونٹ کے رہنما اب بھی ملاقاتیں کرنے کا انتخاب کرتے ہیں۔ اجتماعی ذمہ داری کا احساس پیدا کرنے کے لیے بڑی میٹنگیں منعقد کی جاتی ہیں، اس بات کو یقینی بناتے ہوئے کہ جب غلطیاں ہوتی ہیں تو بوجھ بانٹ دیا جاتا ہے۔

پارٹی کی مرکزی کمیٹی سیکرٹریٹ کے مستقل رکن ٹران کیم ٹو نے کام کرنے کے طریقوں کو درست کرنے اور سیاسی نظام کی کارکردگی کو بہتر بنانے کے بارے میں سیکرٹریٹ کے اختتام پر دستخط کرکے اسے جاری کیا ہے۔ سیکرٹریٹ کے مطابق سیاسی نظام کے تنظیمی اپریٹس کی حالیہ تنظیم نو اور ہموار کرنے میں اہم نتائج حاصل ہوئے ہیں۔ تاہم، کچھ مسائل کو ابھی بھی درست کرنے اور حل کرنے کی ضرورت ہے، جیسے کہ دستاویزات اور ملاقاتوں کا ضرورت سے زیادہ اجراء۔ لہذا، سیکرٹریٹ کو سالانہ اجلاسوں کی تعداد میں کم از کم 10% کی کمی، غیر ضروری میٹنگز کو محدود کرنے، میٹنگ کے اوقات کو مختصر کرنے اور اس بات کو یقینی بنانے کی ضرورت ہے کہ لیڈروں کے اختتامی ریمارکس 50 منٹ سے زیادہ نہ ہوں۔ یہ ہدایت ظاہر کرتی ہے کہ "ملاقاتوں سے مغلوب" اب کوئی ذاتی خیال نہیں ہے، بلکہ پورے نظام کو متاثر کرنے والا مسئلہ ہے۔

کئی گھنٹے تک جاری رہنے والی میٹنگ، جس میں درجنوں، یہاں تک کہ سینکڑوں، حاضرین ہوتے ہیں، کا مطلب ہے کہ کام کے سینکڑوں گھنٹے "منجمد" ہیں۔ دریں اثنا، زیادہ تر مواد کو تحریری دستاویزات، الیکٹرانک رپورٹس، یا مختصر آن لائن تبادلے کے ذریعے مکمل طور پر سنبھالا جا سکتا ہے۔

زیادہ اہم بات یہ ہے کہ جب اہلکار میٹنگوں میں بہت زیادہ وقت صرف کرتے ہیں، تو وہ وقت جو وہ اصل کام، فیلڈ، اور لوگوں اور کاروبار کی خدمت کے لیے وقف کر سکتے ہیں نمایاں طور پر کم ہو جاتا ہے۔ کام میں تاخیر ہوتی ہے، کارکردگی میں کمی آتی ہے، اور بالآخر معاشرے کو اس کے نتائج بھگتنا پڑتے ہیں۔

زیادہ خطرناک بات یہ ہے کہ بہت زیادہ ملاقاتیں خوش فہمی اور رسمیت کا احساس پیدا کرتی ہیں۔ اگر کوئی مسئلہ ہے… میٹنگ ہے۔ اگر ذمہ داریاں واضح نہیں ہیں… ایک اور میٹنگ ہے۔ اگر کوئی کام ختم نہیں ہوتا ہے… تجربے سے سیکھنے کے لیے ایک میٹنگ ہے۔

ملاقاتوں کو کم کرنے کا مطلب قیادت یا کارکردگی کو کم کرنا نہیں ہے۔ اس کے برعکس، یہ عملے کے وقت اور سماجی وسائل کا احترام کرتے ہوئے آپریشنل کارکردگی کو بڑھانے کا ایک طریقہ ہے۔ جب ہر میٹنگ پر غور سے غور کیا جائے گا، مؤثر طریقے سے منظم کیا جائے گا، اس مسئلے کو براہ راست حل کیا جائے گا، اور واضح نتائج کی طرف لے جائے گا، نظام آسانی سے کام کرے گا اور کام شیڈول کے مطابق آگے بڑھے گا۔

اب وقت آ گیا ہے کہ ایک دوسرے کے ساتھ کھل کر بات کریں اور یہ تسلیم کریں کہ ضرورت سے زیادہ ملاقاتوں سے ہونے والی بربادی اب کوئی معمولی مسئلہ نہیں ہے۔ غیر ضروری ملاقاتوں کو کاٹنا بنیادی طور پر پوشیدہ لیکن مستقل فضلہ کی ایک شکل کو ختم کرنا ہے۔ اس وقت کو عمل کے لیے، مسائل کے حل کے لیے اور لوگوں کی زندگیوں کو بہتر بنانے کے لیے وقف ہونا چاہیے۔

ماخذ: https://nld.com.vn/hop-khong-con-la-chuyen-nho-196251215220249649.htm