الیکٹرانک پروفائل بنائیں

دستاویز اور ورک ریکارڈ مینجمنٹ سوفٹ ویئر پر الیکٹرانک ریکارڈ بنانا ہا ٹین کو انتظامی انتظامی سرگرمیوں کو بہتر بنانے اور ای حکومت بنانے کے عمل کو فروغ دینے میں مدد کرتا ہے۔

اب تک، مجاز اتھارٹی کے دستخط اور مہر سے تصدیق شدہ کاغذی دستاویزات اور کاغذات نے اپنی قانونی حیثیت کو یقینی بنایا ہے اور ریاستی انتظامی ایجنسیوں کے انتظام، سمت اور لین دین کے لیے استعمال کیا جاتا رہا ہے۔ محکمہ داخلہ نے صوبائی پیپلز کمیٹی کو کاغذی ریکارڈ کے انتظام اور تخلیق کی ہدایت اور رہنمائی کرنے والے بہت سے دستاویزات جاری کرنے کا مشورہ بھی دیا ہے۔

تاہم، کچھ ایجنسیوں اور اکائیوں میں روایتی تحفظ اور آرکائیونگ کے طریقہ کار پر عمل درآمد کو موجودہ ضوابط کے مطابق ابھی تک یقینی نہیں بنایا گیا ہے جیسے: دستاویزات مکمل طور پر ریکارڈ نہیں کیے گئے ہیں، ابھی تک بیک لاگ میں ہیں، جمع نہیں کیے گئے، ترمیم اور قدر نہیں کی گئی ہے... اس حقیقت سے، 2021 میں، Ha Tinh نے دستاویز اور ورک ریکارڈ مینجمنٹ سوفٹ ویئر پر الیکٹرانک ریکارڈ بنانے کی پہل کی۔

الیکٹرانک ریکارڈ بنانا - ڈیجیٹل حکومت کی تعمیر کی بنیاد

الیکٹرانک ریکارڈ بنانے سے حکام اور سرکاری ملازمین کو انتظامی طریقہ کار کو سنبھالنے میں مدد ملے گی۔

محکمہ داخلہ کے ڈپٹی ڈائریکٹر مائی ترونگ سنہ - اس اقدام کے مصنف نے کہا: "الیکٹرانک ریکارڈ بنانا اور الیکٹرانک دستاویزات کو محفوظ کرنا ایک نئی قسم ہے، روایتی کاغذی ریکارڈوں کے مقابلے میں بہت سے اختلافات کے ساتھ۔ دستاویزات الیکٹرانک آلات پر بنائی جاتی ہیں یا دیگر معلومات فراہم کرنے والے دستاویزات سے ڈیجیٹائز کی جاتی ہیں۔ ڈیجیٹل دستاویزات خود بخود ریکارڈ میں بن سکتی ہیں۔

تشخیص کے مطابق، Ha Tinh الیکٹرانک ریکارڈ کو نافذ کرنے اور الیکٹرانک دستاویزات کو ڈیجیٹائز کرنے میں سرکردہ علاقوں میں سے ایک ہے۔ آن لائن عوامی خدمات کو جزوی اور مکمل طور پر مؤثر طریقے سے تعینات کرنے کے لیے دستاویزات کے استحصال کو منظم کرنا۔

الیکٹرانک ریکارڈ بنانا - ڈیجیٹل حکومت کی تعمیر کی بنیاد

ریکارڈز بغیر کسی رکاوٹ کے عمل کے ساتھ آن لائن بنائے جاتے ہیں، کاغذ کے ذخیرہ کو بچاتے ہیں۔

2021 میں، ہا ٹنہ نے صوبائی سطح پر 6 یونٹس میں پروگرام شروع کیا (صوبائی پیپلز کمیٹی کا دفتر، محکمہ داخلہ، محکمہ خزانہ، محکمہ اطلاعات و مواصلات، محکمہ سائنس اور ٹیکنالوجی، محکمہ انصاف) اور 3 یونٹس ضلعی سطح پر (پیپلز کمیٹی آف ہا ٹین سٹی، کیم 3 کے ساتھ ضلع 3، 2013 کے نتائج)۔ الیکٹرانک ریکارڈ.

2022 تک، ورک ریکارڈ سافٹ ویئر پر الیکٹرانک ریکارڈ کی تخلیق تمام صوبائی محکموں، برانچوں اور اضلاع، شہروں اور قصبوں کی پیپلز کمیٹیوں میں تعینات کی جائے گی۔ اکائیوں اور علاقوں میں بنائے گئے ریکارڈز کی کل تعداد 51,600 ریکارڈز سے زیادہ ہے، جن میں سے مکمل ریکارڈز کی تعداد 13,000 سے زیادہ ہے۔ 2023 میں، Ha Tinh کام کے ریکارڈ کے سافٹ ویئر پر الیکٹرانک ریکارڈز کی تخلیق کو مضبوطی سے جاری رکھے گا، جس کا مقصد اس بات کو یقینی بنانا ہے کہ صوبائی سطح پر 90% ورک ریکارڈ، ضلعی سطح پر 80% ورک ریکارڈ، کمیون لیول پر 30% ورک ریکارڈز (ماسوائے ورک ریکارڈز کے دائرہ کار کے اندر) ریاستی رازوں کے کمپلیکس کے ساتھ بنائے گئے ریکارڈز، کمپلیکسز کے ساتھ ریکارڈ کیے گئے ہیں۔

عملی طور پر، الیکٹرانک ریکارڈز کی تخلیق نے ریاستی نظم و نسق کو بہت سے فوائد حاصل کیے ہیں، انتظامی اصلاحات کو فروغ دیا ہے اور دستاویز اور آرکائیو کے کام کی کارکردگی کو بہتر بنایا ہے۔

الیکٹرانک ریکارڈ بنانا - ڈیجیٹل حکومت کی تعمیر کی بنیاد

بنائے گئے الیکٹرانک ریکارڈ کے ساتھ، دستاویزات کی تلاش اور پروسیسنگ کا عمل تیزی سے ہوگا۔

محترمہ ہو تھی نیم - ایڈمنسٹریٹو ریفارم اینڈ ڈاکیومنٹ آرکائیوز ڈپارٹمنٹ (محکمہ داخلہ) کی ماہر نے شیئر کیا: "ورک مینجمنٹ سوفٹ ویئر پر الیکٹرانک ریکارڈ بنانے کے عمل میں آنے کے بعد سے، پہلا فائدہ یہ ہے کہ اس سے پہلے کی طرح کاغذی ریکارڈ کے ذخیرہ میں بہت کمی آئی ہے۔ مزید برآں، جب نیٹ ورک کے ماحول پر ریکارڈ بنائے جاتے ہیں، تو دستاویزات کی فوری تلاش اور متن کی تلاش کا عمل بھی تیز ہوجاتا ہے۔ سادہ اور تیز، کیونکہ اب پہلے کی طرح محکموں اور دفاتر سے رائے مانگنے کے لیے کاغذی دستاویزات کو چھاپنے اور دوبارہ پرنٹ کرنے کا وقت نہیں ہے، اس کے علاوہ، الیکٹرانک ریکارڈ بھی دستاویزات کے نقصان کو محدود کرتے ہیں، جو کہ کاغذی ریکارڈ کے ساتھ ہونا آسان ہے۔

ورک ریکارڈ سافٹ ویئر پر الیکٹرانک ریکارڈ بنانے کا ایک اور فائدہ یہ ہے کہ الیکٹرانک دستاویزات کو گردش کرتے وقت تمام سرکاری ملازمین اور سرکاری ملازمین اسی نظام میں دستاویزات پر کارروائی اور حل کرنے کے عمل میں حصہ لے سکتے ہیں۔ یہ دستاویزات کی پروسیسنگ کے عمل میں ہمواری اور مستقل مزاجی کو یقینی بناتا ہے۔ دوسری طرف، یہ ایجنسیوں اور اکائیوں کے رہنماؤں کو ہر سرکاری ملازم اور سرکاری ملازم کے کام کو مشاورت اور ہینڈل کرنے کے عمل کو منظم کرنے میں مدد کرتا ہے جب قرارداد کی صدارت کے لیے تفویض کیا جاتا ہے۔

الیکٹرانک ریکارڈ بنانا - ڈیجیٹل حکومت کی تعمیر کی بنیاد

محکمہ صوبے کے تمام 216 کمیونز، وارڈز اور ٹاؤنز کے لیے دستاویز اور ورک فائل مینجمنٹ سوفٹ ویئر پر الیکٹرانک ریکارڈز کی تخلیق پر عمل درآمد کر رہا ہے۔ یونٹ نے ایک دستاویز بھی جاری کی ہے جو ورک فائل سافٹ ویئر پر الیکٹرانک ریکارڈ بنانے کے عمل کی رہنمائی کرتی ہے جس میں اہم مواد شامل ہیں جیسے: الیکٹرانک دستاویزات کے مسودے اور دستخط کرنے کا عمل؛ دستاویز اور ورک فائل مینجمنٹ سوفٹ ویئر پر ایجنسی کے ریکارڈ کی فہرست میں داخل ہونے کا عمل؛ دستاویز اور ورک فائل مینجمنٹ سوفٹ ویئر پر الیکٹرانک ریکارڈ بنانے کا عمل۔ یہ کہا جا سکتا ہے کہ الیکٹرانک ریکارڈ بنانا کافی پیچیدہ ہے، لیکن ای گورنمنٹ اور ڈیجیٹل حکومت بنانے کے عمل میں یہ ایک ناگزیر ضرورت ہے۔
مسٹر مائی ترونگ سنہ
محکمہ داخلہ کے ڈپٹی ڈائریکٹر

Phuc Quang - Mai Hoang

ماخذ