الیکٹرانک پروفائل بنائیں

دستاویز اور ورک فائل مینجمنٹ سوفٹ ویئر کا استعمال کرتے ہوئے الیکٹرانک فائلیں بنانا Ha Tinh کو انتظامی انتظام کو بہتر بنانے اور ای حکومت بنانے کے عمل کو فروغ دینے میں مدد کرتا ہے۔

تاریخی طور پر، مجاز حکام کے دستخطوں اور مہروں سے تصدیق شدہ کاغذی دستاویزات کو قانونی طور پر درست سمجھا جاتا ہے اور ریاستی انتظامی اداروں کے آپریشن، سمت اور لین دین کے لیے استعمال کیا جاتا ہے۔ محکمہ داخلہ نے صوبائی پیپلز کمیٹی کو کاغذی فائلوں کے انتظام اور تخلیق کے حوالے سے متعدد ہدایات اور رہنما خطوط جاری کرنے کا مشورہ بھی دیا ہے۔

تاہم، کچھ ایجنسیوں اور اکائیوں میں روایتی دستاویز کے تحفظ اور آرکائیونگ کے طریقہ کار پر عمل درآمد اب بھی موجودہ ضوابط کی تعمیل نہیں کرتا، جیسے: دستاویزات مکمل طور پر فائل نہیں کیے گئے، ان پر عمل نہیں کیا گیا، اور ان کی قدر کے لیے جمع، منظم، یا اندازہ نہیں کیا گیا...

الیکٹرانک ریکارڈ بنانا - ڈیجیٹل حکومت بنانے کی بنیاد۔

الیکٹرانک ریکارڈ بنانے سے انتظامی طریقہ کار کو سنبھالنے میں حکام اور سرکاری ملازمین کے کام میں آسانی ہوگی۔

ڈپارٹمنٹ آف انٹرنل افیئرز کے ڈپٹی ڈائریکٹر اور اس اقدام کے مصنف مائی ٹرونگ سن کے مطابق: "الیکٹرانک فائلز بنانا اور الیکٹرانک دستاویزات کو اسٹور کرنا روایتی کاغذ پر مبنی فائل تخلیق کے مقابلے میں بہت سے اختلافات کے ساتھ ایک نئی قسم کا نظام ہے۔ دستاویزات الیکٹرانک ڈیوائسز پر بنائی جاتی ہیں یا دیگر اسٹوریج میڈیا پر موجود دستاویزات سے ڈیجیٹائز کی جاتی ہیں۔ ڈیجیٹل دستاویزات خود بخود فائل مینجمنٹ سسٹم میں فائلوں کی تخلیق کے نظام میں فائلوں کی تخلیق کے نظام میں خود بخود تخلیق کی جا سکتی ہیں۔"

جائزوں کے مطابق، Ha Tinh الیکٹرانک ریکارڈز کی تخلیق اور الیکٹرانک دستاویزات کو ڈیجیٹائز کرنے کے عمل میں سرفہرست علاقوں میں سے ایک ہے۔ جزوی اور مکمل طور پر آن لائن عوامی خدمات کو مؤثر طریقے سے نافذ کرنے کے لیے دستاویزات کے استحصال کو منظم کرنا۔

الیکٹرانک ریکارڈ بنانا - ڈیجیٹل حکومت بنانے کی بنیاد۔

ریکارڈز بغیر کسی رکاوٹ کے عمل کے ساتھ آن لائن بنائے جاتے ہیں، کاغذی ذخیرہ پر بچت ہوتی ہے۔

2021 میں، ہا ٹِنہ صوبے نے 6 صوبائی سطح کی اکائیوں (صوبائی عوامی کمیٹی کے دفتر، محکمہ داخلہ، محکمہ خزانہ، محکمہ اطلاعات و مواصلات، محکمہ سائنس و ٹیکنالوجی، اور محکمہ انصاف) اور 3 ضلعی سطح کی اکائیوں (پیپلز کمیٹی آف ہا ٹین ہِن سٹی، ڈسٹرکٹ کیم ہِن ہِن سٹی، ضلع کی تخلیق کے نتیجے) میں نظام کو شروع کیا۔ 3,231 الیکٹرانک فائلیں۔

2022 تک، ورک فائل سافٹ ویئر پر الیکٹرانک فائلوں کی تخلیق تمام صوبائی محکموں اور ایجنسیوں کے ساتھ ساتھ اضلاع، شہروں اور قصبوں کی عوامی کمیٹیوں میں لاگو ہو چکی تھی۔ ان اکائیوں اور علاقوں میں کل فائلوں کی تعداد 51,600 سے زیادہ تھی جن میں سے 13,000 سے زیادہ مکمل ہو چکی ہیں۔ 2023 میں، Ha Tinh نے ورک فائل سافٹ ویئر پر الیکٹرانک فائلوں کی تخلیق کو سختی سے نافذ کرنا جاری رکھا، جس کا مقصد اس بات کو یقینی بنانا ہے کہ صوبائی سطح پر 90% ورک فائلز، 80% ضلعی سطح پر، اور 30% کمیون لیول پر (سرکاری راز کے طور پر درجہ بند فائلوں کو چھوڑ کر یا پیچیدہ دستاویزات پر مشتمل) بنائی جائیں۔

عملی طور پر، الیکٹرانک ریکارڈز کی تخلیق نے ریاستی نظم و نسق، انتظامی اصلاحات کو فروغ دینے اور دستاویز کے نظم و نسق اور آرکائیونگ کی کارکردگی کو بہتر بنانے کے لیے بے شمار فوائد پیش کیے ہیں۔

الیکٹرانک ریکارڈ بنانا - ڈیجیٹل حکومت بنانے کی بنیاد۔

الیکٹرانک ریکارڈ بنانے سے دستاویزات کی تلاش اور پروسیسنگ کے عمل کو تیز کرنے میں مدد ملے گی۔

ایڈمنسٹریٹو ریفارم اینڈ ڈاکومنٹ آرکائیونگ ڈپارٹمنٹ (اندرونی امور کے شعبہ) کی ماہر محترمہ ہو تھی نیم نے شیئر کیا: "کام کے انتظام کے سافٹ ویئر پر الیکٹرانک فائلوں کی تخلیق کے نفاذ کے بعد سے، پہلا فائدہ کاغذ پر مبنی فائل اسٹوریج کی مقدار میں نمایاں کمی ہے جو پہلے استعمال کی جاتی ہے۔ مزید برآں، جب فائلیں بنائی جاتی ہیں اور معلومات کو آن لائن تلاش کرنے کے عمل میں تیزی سے اضافہ ہوتا ہے اور دستاویزات کی تلاش کا عمل تیز ہوتا ہے۔ دستاویزات میں ترمیم کرنا بھی آسان اور تیز تر ہو جاتا ہے، کیونکہ مختلف محکموں سے فیڈ بیک حاصل کرنے کے لیے کاغذی دستاویزات کو بار بار چھاپنے میں مزید وقت ضائع نہیں ہوتا، اس کے علاوہ، الیکٹرانک فائلیں بھی دستاویزات کے ضائع ہونے کا خطرہ کم کرتی ہیں، جس کا امکان کاغذی فائلوں کے ساتھ ہوتا ہے۔

ورک ریکارڈ سافٹ ویئر پر الیکٹرانک ریکارڈ بنانے کا ایک اور فائدہ یہ ہے کہ جب الیکٹرانک دستاویزات کو گردش میں لایا جاتا ہے تو تمام سرکاری ملازمین اور اہلکار اسی نظام کے اندر دستاویزات کی پروسیسنگ اور حل میں حصہ لے سکتے ہیں۔ یہ ہموار اور مستقل دستاویز کی کارروائی کو یقینی بناتا ہے۔ دوسری طرف، یہ ایجنسیوں اور اکائیوں کے لیڈروں کو ہر سرکاری ملازم اور اہلکار کی مشاورتی اور کام سے نمٹنے کے عمل کو منظم کرنے میں مدد کرتا ہے جب کسی کام کی قیادت کرنے کے لیے تفویض کیا جاتا ہے۔

الیکٹرانک ریکارڈ بنانا - ڈیجیٹل حکومت بنانے کی بنیاد۔

محکمہ ایک ہینڈ آن ٹریننگ اپروچ کے ذریعے صوبے کے تمام 216 کمیونز، وارڈز اور ٹاؤنز کے لیے دستاویز اور ورک فائل مینجمنٹ سوفٹ ویئر پر الیکٹرانک فائلوں کی تخلیق پر عمل درآمد کر رہا ہے۔ یونٹ نے ایک دستاویز بھی جاری کی ہے جس میں ورک فائل مینجمنٹ سوفٹ ویئر پر الیکٹرانک فائلیں بنانے کے عمل کی رہنمائی کی گئی ہے، جس میں کلیدی مواد شامل ہیں: الیکٹرانک دستاویزات کے مسودے اور دستخط کرنے کا عمل؛ ایجنسی کے فائل کیٹلاگ کو دستاویز اور ورک فائل مینجمنٹ سوفٹ ویئر میں داخل کرنے کا عمل؛ اور دستاویز اور ورک فائل مینجمنٹ سوفٹ ویئر پر الیکٹرانک فائلیں بنانے کا عمل۔ یہ کہا جا سکتا ہے کہ الیکٹرانک فائلیں بنانا کافی پیچیدہ ہے، لیکن ای گورنمنٹ اور ڈیجیٹل حکومت بنانے کے عمل میں یہ ایک لازمی ضرورت ہے۔
مسٹر مائی ترونگ سنہ
محکمہ داخلہ کے ڈپٹی ڈائریکٹر

Phuc Quang - Mai Hoang

ماخذ