عوامی انتظامی خدمات کو بہتر بنانے کے لیے ٹیکنالوجی کا استعمال۔

دا نانگ کے علاقے انتظام اور خدمات کی فراہمی میں نئے ماڈلز کے نفاذ کے ذریعے آہستہ آہستہ اپنی انتظامیہ کو جدید بنا رہے ہیں۔

Hoa Khanh وارڈ پیپلز کمیٹی میں "24/7 AI چیٹ بوٹ کے ساتھ مل کر آن لائن اپائنٹمنٹ شیڈولنگ ماڈل" لوگوں کو لچکدار طریقے سے اپنے وقت کا بندوبست کرنے اور لائن میں انتظار کرنے سے بچنے میں مدد کرتا ہے۔ تصویر: QUOC KHANH

انتظار کے اوقات کو کم کرنے اور تناؤ کو کم کرنے کے علاوہ، نافذ کیے جانے والے ماڈل شفافیت اور سہولت میں اضافہ کرتے ہیں، جس کا مقصد لوگوں کی زیادہ مؤثر طریقے سے خدمت کرنا ہے۔

وقت بچائیں۔

عمل میں آنے کے بعد، Hoa Khanh وارڈ پیپلز کمیٹی کے ون اسٹاپ سروس سینٹر میں "24/7 AI Chatbot کے ساتھ آن لائن اپائنٹمنٹ شیڈولنگ" ماڈل نمایاں طور پر موثر ثابت ہوا ہے، جو ابتدائی توقعات سے زیادہ ہے۔ اس نظام کو "ملٹی چینل، ملٹی ٹارگٹ سامعین" کے اصول پر ڈیزائن کیا گیا ہے، جو ٹیکنالوجی سے واقف افراد سے لے کر بزرگوں تک تمام شہریوں کے لیے خدمات کو یقینی بناتا ہے۔

پہنچنے پر، لوگ ایک الیکٹرانک ٹکٹ حاصل کرنے کے لیے QR کوڈ اسکین کرتے ہیں جس میں ان کی قطار نمبر، انتظار کا تخمینہ وقت، اور اصل وقت پر کارروائی کی حیثیت کے بارے میں مکمل معلومات ہوتی ہیں۔ یا وہ روایتی طریقے سے براہ راست کاؤنٹر پر نمبر حاصل کر سکتے ہیں۔ یہ لوگوں کو لچکدار طریقے سے اپنا وقت طے کرنے اور طویل انتظار سے بچنے کی اجازت دیتا ہے۔ اس کے علاوہ، آن لائن اپائنٹمنٹ شیڈولنگ فیچر لوگوں کو مناسب وقت پر پیشگی اپائنٹمنٹ بک کرنے کی اجازت دیتا ہے۔ یہ نظام خود بخود صارفین کو مختلف چینلز جیسے کہ SMS، ای میل اور Zalo OA کے ذریعے اپائنٹمنٹ کی یاد دلاتا ہے۔ آج تک، 200 سے زیادہ اپوائنٹمنٹس کامیابی کے ساتھ بک کی جا چکی ہیں، جو کہ اوقاتِ کار کے دوران دباؤ کو کم کرنے میں معاون ہے۔

ماڈل کی ایک اہم خصوصیت اس کا 24/7 AI چیٹ بوٹ ہے، جو طریقہ کار، دستاویزات اور عمل کے بارے میں سوالات کے فوری جواب دینے کی صلاحیت رکھتا ہے۔ چیٹ بوٹ نے تقریباً 3,000 انکوائریوں کو ہینڈل کیا ہے، جس سے عملے کے لیے کام کا بوجھ نمایاں طور پر کم ہوا ہے اور شہریوں کے لیے کسی بھی وقت معلومات تک رسائی کو آسان بنایا گیا ہے۔

اس کے علاوہ، 92,700 سے زیادہ افراد اور تنظیموں کی خدمت کرنا، اوسطاً تقریباً 7,000 ٹرانزیکشنز فی ماہ؛ اور 17,500 سے زیادہ دور دراز قطار کی نگرانی کے دوروں کے ساتھ، یہ ظاہر کرتا ہے کہ لوگوں کی عادات بتدریج ایک زیادہ فعال اور جدید نقطہ نظر کی طرف بدل رہی ہیں۔

ایک اندازے کے مطابق تقریباً ایک تہائی لین دین نے کم از کم ایک گھنٹہ انتظار کا وقت بچایا، جو کہ 30,900 گھنٹے یا تقریباً 3,900 یوم مزدور کے برابر ہے۔ اس سے نہ صرف کسٹمر کے تجربے میں اضافہ ہوتا ہے بلکہ ون سٹاپ سروس ڈیپارٹمنٹ کو زیادہ موثر طریقے سے کام کرنے میں بھی مدد ملتی ہے، ہر لین دین کے بعد ایک شفاف تشخیصی طریقہ کار کے ذریعے بھیڑ کو کم کرنے اور سروس کے معیار کو بہتر بنانے میں۔

ہوا خان وارڈ پبلک ایڈمنسٹریٹو سروس سینٹر کے ڈپٹی ڈائریکٹر مسٹر ٹران وان دی نے کہا کہ اس سے قبل ہفتے کے آغاز میں ون اسٹاپ سروس سینٹر اکثر اوور لوڈ ہوتا تھا جس کے باعث لوگوں کو جلدی قطار میں لگنا پڑتا تھا اور کئی گھنٹے انتظار کرنا پڑتا تھا۔ تاہم نئے نظام کے نفاذ کے بعد سے اس صورتحال میں نمایاں بہتری آئی ہے۔ الیکٹرانک ٹکٹوں اور QR کوڈز کے ساتھ، لوگوں کو اب ذاتی طور پر انتظار کرنے کی ضرورت نہیں ہے لیکن وہ اپنے فون پر اپنی باری کو فعال طور پر ٹریک کر سکتے ہیں، صرف اس وقت پہنچتے ہیں جب ان کی باری تقریباً ہو۔

عوامی طور پر دکھائے جانے والا پروسیسنگ آرڈر شفافیت اور انصاف کو یقینی بناتا ہے۔ ایک ہی وقت میں، لین دین کے بعد کی تشخیص کی خصوصیت عملے کے ذریعہ فراہم کردہ خدمات کے معیار کو بہتر بنانے میں معاون ہے۔ 24/7 AI چیٹ بوٹ پہلے سے چیکنگ کے طریقہ کار میں مدد کرتا ہے، جس سے دستاویزات غائب ہونے کی وجہ سے متعدد دوروں کی ضرورت کم ہوتی ہے۔ قابل ذکر بات یہ ہے کہ ماڈل اب بھی بزرگوں کی خدمت کے لیے قطار میں کھڑے روایتی نظام کو برقرار رکھتا ہے، اس بات کو یقینی بناتا ہے کہ کوئی پیچھے نہ رہے۔

عوام کا ساتھ دیں۔

کیم لی ڈسٹرکٹ میں، وارڈ کی پیپلز کمیٹی نے پبلک ایڈمنسٹریٹو سروس سینٹر کے لیے "2 سفر - 1 منزل" ماڈل نافذ کیا ہے تاکہ شہریوں، خاص طور پر کمزور گروہوں جیسے کہ بوڑھے، معذور افراد، سنگل والدین، اور ڈیجیٹل ٹیکنالوجی تک رسائی میں مشکلات کا سامنا کرنے والے افراد کی مدد کی جا سکے۔ یہ ماڈل نہ صرف عوامی انتظامی خدمات تک رسائی کو آسان بناتا ہے بلکہ اس علاقے میں انتظامی اصلاحات اور ڈیجیٹل تبدیلی کی کارکردگی کو بہتر بنانے میں بھی معاون ہے۔

مقامی حکام عوام کی بہتر خدمت کے لیے اپنے انتظامی نظام کو بتدریج جدید بنا رہے ہیں۔ تصویر: QUOC KHANH

اس ماڈل کو لاگو کرتے ہوئے، وارڈ پبلک ایڈمنسٹریٹو سروس سینٹر نے مخصوص معاون طریقہ کار تیار کیا ہے، عملے کے ہر رکن کو واضح طور پر کام تفویض کیے ہیں، اور کافی عملہ اور سامان مختص کیا ہے۔ آپریشنل عمل درج ذیل اصولوں کو یقینی بناتا ہے: خدمات میں شہریوں اور تنظیموں کو ترجیح دینا؛ شفافیت اور بروقت حل؛ انفارمیشن ٹیکنالوجی کا بہتر اطلاق اور محکموں کے درمیان مربوط کوششیں؛ اور خدمت وصول کنندگان کے خلاف غیر امتیازی سلوک، کمزور گروپوں کو ترجیح دی جائے۔

اس حقیقت کی بنیاد پر کہ بہت سے شہریوں کو اب بھی آن لائن طریقہ کار کو انجام دینے میں مشکلات کا سامنا کرنا پڑتا ہے جیسے کہ پبلک سروس اکاؤنٹس بنانا، الیکٹرانک شناخت کے ساتھ لاگ ان کرنا، درخواستیں جمع کرنا، یا آن لائن ادائیگی کرنا، ماڈل کو دو اہم عملوں کے ساتھ بنایا گیا ہے: درخواستیں جمع کرانے میں شہریوں کی مدد کرنا (ذاتی طور پر اور آن لائن) اور نتائج حاصل کرنا۔ ایک اہم خصوصیت "ون سٹاپ شاپ" کا نظام ہے، جہاں اہلکار پالیسی سے فائدہ اٹھانے والوں، بوڑھوں، بیماروں، یا مشکل حالات میں لوگوں کے گھروں تک براہ راست نتائج پہنچاتے ہیں۔

عمل درآمد کے بعد، ماڈل نے بہت سے مثبت نتائج حاصل کیے ہیں. خاص طور پر، مرکز نے مدد فراہم کی ہے اور 180 افراد کے گھروں کو نتائج فراہم کیے ہیں۔ 100% شہری اس سروس سے مطمئن ہیں۔ یہ ماڈل سفر کے وقت اور اخراجات کو کم کرنے، آن لائن پبلک سروس کے استعمال کی شرح کو بڑھانے، دستاویزات کی غلطیوں کو کم کرنے اور شہریوں کے لیے ڈیجیٹل مہارتوں کو بڑھانے میں مدد کرتا ہے۔ لوگوں کے گھروں تک نتائج پہنچانے والے اہلکاروں کی تصویر نہ صرف انتظامی اصلاحات کی نشاندہی کرتی ہے بلکہ حکومت کی انسان دوست فطرت اور لوگوں سے قربت کا بھی اظہار کرتی ہے۔

کیم لی وارڈ کی پیپلز کمیٹی کے وائس چیئرمین Nguyen Thi Hien کے مطابق، آنے والے وقت میں، وارڈ سروس کے معیار کو بہتر بنانے، ڈیجیٹل تبدیلی کو فروغ دینے، حمایت کے دائرہ کار کو وسیع کرنے اور ماڈل کو نقل کرنے کے عمل کو بہتر بنانے کے لیے جاری رکھے گا۔ یہ ایک عملی سمت سمجھا جاتا ہے، جو ایک جدید، دوستانہ انتظامیہ کی تعمیر میں حصہ ڈالتا ہے جو لوگوں کی بہتر خدمت کرتا ہے۔

ماخذ: https://baodanang.vn/ung-dung-cong-nghe-nang-tam-phuc-vu-hanh-chinh-cong-3337701.html