ويشير كا ماو إلى أن رقمنة المستندات يجب أن تكون انتقائية من حيث الوقت والمستندات التي تحتاج إلى رقمنة، ولا ينبغي رقمنتها بشكل جماعي، لتجنب الهدر.

في فترة ما بعد الظهر من يوم 21 أبريل 2025، عقد الرفيق نجوين دوك هين، نائب السكرتير الدائم للجنة الحزب الإقليمية كا ماو، جلسة عمل مع ممثلي قيادة الهيئات الاستشارية والداعمة للجنة الحزب الإقليمية، ولجنة جبهة الوطن، والمنظمات الاجتماعية والسياسية على مستوى المقاطعة، ولجان الحزب في المقاطعات، ولجان الحزب في المدن، ولجان الحزب التابعة مباشرة للجنة الحزب الإقليمية حول عمل الأرشفة وإدارة الوثائق وقواعد بيانات الوثائق ورقمنة الوثائق في عملية إعادة تنظيم جهاز النظام السياسي.

مشهد اللقاء

في جلسة العمل، تم إبلاغ المندوبين بالنشرة الرسمية رقم 64-CV/TW، المؤرخة في 10 أبريل 2025 من الأمانة العامة بشأن أرشفة وإدارة الوثائق وقواعد بيانات الوثائق في عملية ترتيب وتنظيم جهاز النظام السياسي والوحدات الإدارية على المستوى المحلي؛ والنشرة الرسمية رقم 14204-CV/VPTW، المؤرخة في 9 أبريل 2025 من المكتب المركزي للحزب والتي توجه عددًا من المحتويات حول رقمنة الوثائق عند ترتيب الوحدات الإدارية وعدد من الوثائق ذات الصلة.

تحدث ممثلو بعض الهيئات والوحدات عن النتائج التي تم تحقيقها في الأرشفة وإدارة الوثائق وقواعد بيانات الوثائق ورقمنة أرشيف الهيئات والوحدات؛ وفي الوقت نفسه، ناقشوا الصعوبات والمشاكل في الموظفين والمعدات والمالية التي تخدم الأرشفة وإدارة الوثائق وقواعد بيانات الوثائق ورقمنة الوثائق في عملية إعادة تنظيم الجهاز.

- أبلغ ممثل لجنة التفتيش بمقاطعة كا ماو عن الوضع الحالي للوثائق المؤرشفة في لجنة التفتيش التابعة للجنة الحزب الإقليمية؛ وتنفيذ الرقمنة وتطبيق برنامج لجنة التفتيش المركزية على إدارة السجلات في الوقت الماضي: وبناءً على ذلك، تم ترتيب وفهرسة سجلات التفتيش والإشراف المخزنة في الوكالة، وتم رقمنة 5914/9396 وثيقة واردة، وتم رقمنة 2700/3176 وثيقة صادرة (الفترة 2020-2025)؛ وتقوم الإدارات المتخصصة بتحديث الالتماسات وملفات القضايا إلى برنامج لجنة التفتيش المركزية؛ وبالنسبة للجنة التفتيش على مستوى المنطقة، فإنهم يقومون بتحرير ورقمنة الوثائق وملفات القضايا (أكملت وحدة واحدة التحرير والرقمنة)، ولم يتم تحديث الالتماسات والملفات إلى برنامج لجنة التفتيش المركزية على مستوى المنطقة، ولم يتم ذلك، والبرنامج لا يعمل بشكل مستقر، وبعض الأماكن غير متصلة؛ في الوقت نفسه، أفادت اللجنة بوجود عدد من الصعوبات والمشاكل في عملية تحرير الوثائق ورقمنتها، منها: نقص الماسحات الضوئية وأجهزة USB الآمنة لنسخ الوثائق السرية، وصعوبات في تحديث السجلات على برنامج لجنة التفتيش المركزية. "لم تتم مزامنة المعلومات المتعلقة بالمنظمات الحزبية وأعضائها مع قاعدة البيانات، مما أدى إلى صعوبات في تحديث حقول رمز المنظمة الحزبية ورمز عضو الحزب، ونقص المعلومات؛ ولا يسمح برنامج الالتماسات بإرفاق ملفات الالتماسات بالنظام، مما يتطلب إدخالها يدويًا، وهو ما يستغرق وقتًا طويلاً ... ".

واختتم الرفيق نجوين دوك هين، نائب السكرتير الدائم للجنة الحزب الإقليمية لكا ماو ، قائلاً: من خلال التقرير، لم تلبِّ رقمنة الوثائق المؤرشفة لبعض الوكالات والوحدات التوقعات؛ وطلب من الوكالات الاستشارية والداعمة للجنة الحزب الإقليمية والوكالات والوحدات والمنظمات الحزبية التابعة مباشرة للجنة الحزب الإقليمية تحديد رقمنة الوثائق كمتطلب عاجل، وإعطاء الأولوية للموارد لتحرير الوثائق ورقمنتها على الفور، من أجل ضمان الوقت المحدد وفقًا لتوجيهات اللجنة المركزية؛ وعدم إلقاء اللوم على الوثائق السرية، هذا أو ذاك، لتجنب التأخير في رقمنة الوثائق. واقترح أن يجتمع قادة الوكالات والوحدات لمناقشة الأساليب وطرق التنفيذ ووقت الإنجاز بعناية، والحاجة إلى إنشاء فرق، وتجنيد المزيد من الكوادر والموظفين المدنيين، وتعيين المهام بوضوح لتحرير الوثائق ورقمنتها بشكل مشترك؛ لاحظ أنه عند الرقمنة، من الضروري تحديد الإطار الزمني والوثائق التي تحتاج إلى رقمنة. لا تُرقمن على نطاق واسع، لأنه عند اكتمال الرقمنة دون استغلالها أو مشاركتها أو استخدامها في العمل، لن تكون الرقمنة فعّالة، بل ستكون مُبذّرة. كُلِّف مكتب لجنة الحزب الإقليمية بتقديم التوجيهات بشأن رقمنة الوثائق، وفي الوقت نفسه، تلخيص الصعوبات والمشاكل ومقترحات الهيئات والوحدات، وإبلاغ اللجنة الدائمة للجنة الحزب الإقليمية لتوجيهها بإزالتها، مما يُساعد منظمات الحزب والهيئات والوحدات على إتمام أعمال التحرير والرقمنة في أسرع وقت ممكن وفقًا للروح والوقت المحددين.

خان هونغ

المصدر: https://ubkttw.vn/danh-muc/tin-tuc-thoi-su/ca-mau-chi-dao-so-hoa-tai-lieu-can-co-chon-loc-thoi-gian-tai-lieu-can-so-hoa-khong-nen-so-hoa-o-at-nham-tranh-lang-phi.html