رقمنة السجلات بفعالية باستخدام نظام VNPT eDiG

يُعدّ تخزين السجلات الورقية أمرًا صعبًا ويستغرق وقتًا طويلًا ويتطلب جهدًا كبيرًا عند البحث عن المعلومات. تحتاج السجلات الورقية إلى مساحة تخزين، وإذا لم تُخزّن بشكل صحيح، فإنها ستتلف وتتلف وتتعفن، مما يؤثر بشكل مباشر على صحة الإنسان.

إذا طبّقت الشركات والمؤسسات التكنولوجيا في الإدارة، فستُعالج أوجه القصور المذكورة أعلاه وتُسهم في تحسين مساحة استخدام الوحدات. في عصر التطور التكنولوجي الذي تُغطي فيه الثورة الصناعية الرابعة جميع مجالات الحياة، يُعدّ تطبيق تكنولوجيا المعلومات في الرقمنة وبناء قواعد البيانات الحديثة الحل الأمثل الذي اختارته المؤسسات والشركات لتعزيز الإصلاح، وتحسين كفاءة تسوية الإجراءات الإدارية، وتقديم الخدمات للعملاء والأفراد بشكل أسرع وأفضل، وتحقيق كفاءة أكبر لجميع الأطراف. ومن الضروري تحويل المستودعات المادية المذكورة أعلاه، التي تُخزّن السجلات المُرهِقة والمُستهلكة للمساحة، إلى "مستودع افتراضي"، وهو قاعدة بيانات حديثة ومتزامنة ذات سعة تخزين كبيرة، وتخزين ذكي، وإدارة تشغيل آمنة، واسترجاع سريع، وسهولة البحث ومشاركة المعلومات.

نظام VNPT eDiG.

استجابةً لمتطلب المنظمات والشركات، تُعد منصة رقمنة الأرشيف عبر الإنترنت VNPT eDiG التابعة لمجموعة فيتنام للبريد والاتصالات ( VNPT ) أحد الحلول الفعالة، حيث توفر العديد من الفوائد مثل توفير مساحة لتخزين المستندات والوثائق؛ المساعدة في تخزين المعلومات واسترجاعها في أي وقت وفي أي مكان؛ القدرة على تحرير البيانات وإعادة استخدامها؛ وجود نسخ احتياطية للمخاطر التي قد تحدث؛ التغلب على تدهور المستندات الأصلية؛ ضمان أمن وسلامة البيانات. تم تصميم VNPT eDiG للامتثال للتعميم رقم 02/2019 الصادر عن وزارة الشؤون الداخلية والذي ينص على معايير بيانات معلومات الإدخال ومتطلبات الحفاظ على الأرشيفات الإلكترونية، والتوجيه الرسمي 903 لعام 2023 لإدارة السجلات والمحفوظات الحكومية الذي يوجه جمع الأرشيفات والوثائق الإلكترونية وتقديمها إلى الأرشيفات التاريخية. بالإضافة إلى ذلك، فإن المنتج موجه لتلبية أعمال الأرشفة الرقمية ونظام إدارة وثائق الأرشيف الرقمي وفقًا لقانون الأرشيف (المعدل في عام 2024). VNPT eDiG هو نظام برمجي يساعد العملاء على تحويل البيانات من السجلات الورقية إلى بيانات إشارة رقمية، والتي يمكن فهمها وقراءتها وتخزينها بواسطة أجهزة الكمبيوتر في مستودع قاعدة بيانات الوحدة. يتميز هذا النظام بالمرونة في النشر؛ ويتكامل بسهولة بناءً على الحالة الحالية للعملاء؛ ويساعد في إنشاء قاعدة بيانات مفتوحة وسهلة البحث والوصول إليها والاستفادة منها. وبفضل ذلك، يمكن للوحدات إنشاء تقارير إحصائية عن السجلات وتوليف البيانات بسرعة. تتوافق عملية تطوير المنتج مع عملية إنتاج البرنامج، التي تم إنشاؤها وفقًا لمتطلبات نظام إدارة جودة المنتج TCVN ISO 9001:2022 ومعيار أمن المعلومات وفقًا لـ TCVN ISO 27001:2015. يساعد VNPT eDiG في تحديد المعلومات النصية واستخراجها وتقليل عمليات إدخال البيانات يدويًا؛ وإدارة المعلومات المخزنة باستخدام أداة بحث وإدارة المستندات بشكل ملائم وسريع ودقيق. يدعم النظام الطباعة والقراءة عن طريق الباركود؛ يساعد في إدارة التسجيل والاقتراض والإرجاع وتوسيع نطاق استخدام المستندات الورقية أو المستندات عبر الإنترنت بسرعة وسهولة ...، ويلبي جيدًا تنفيذ رقمنة المستندات للعديد من مجموعات العملاء المختلفة مثل الأقسام والفروع والصناعات والشركات والمستشفيات ... إلى جانب القدرة على الاجتماع على نطاق واسع للعملاء الكبار وفقًا لنموذج الحوسبة السحابية، يمكن لـ VNPT eDiG تلبية تخزين العديد من مستويات المستندات - بما في ذلك معلومات المستندات غير المحددة. يحتوي النظام حاليًا على 12 نظامًا فرعيًا مع 66 مجموعة وظيفية وأكثر من 600 ميزة. بفضل التكنولوجيا المتقدمة الحديثة والعديد من المرافق العملية، تم تكريم الحل في جوائز Sao Khue الرئيسية، ضمن أفضل 4.0 تقنية في عام 2023 في مجال خدمات التحول الرقمي. في الواقع، يحظى VNPT eDiG بتقدير كبير من قبل المستخدمين لمزاياه المتميزة، والمصمم ليناسب أي نظام تخزين من مختلف الأحجام والمؤسسات والأنواع. حاليًا، تم نشر الحل للعديد من شرائح العملاء من المستويات المركزية إلى المحلية مثل: لجنة حزب كتلة الأعمال المركزية، وجمعية مزارعي فيتنام الوسطى، ومكاتب لجنة الحزب الإقليمي في هاو جيانج وفينه لونج؛ ووزارة الشؤون الخارجية في دا نانغ؛ ووزارة الشؤون الداخلية والمعلومات والاتصالات في كاو بانج؛ إدارات المعلومات والاتصالات في لاي تشاو وسوك ترانج ... وفي الوقت نفسه، يجري تجريب النظام للاستخدام من قبل الضمان الاجتماعي في فيتنام، والإدارة الوطنية للسياحة في فيتنام، والإدارة العامة للأرصاد الجوية المائية، والقسم V01 التابع لوزارة الأمن العام، ومفتشية الحكومة، ومراكز تخزين البيانات التابعة لإدارات الشؤون الداخلية في المقاطعات/المدن، والمؤسسات المملوكة للدولة والشركات الصغيرة والمتوسطة... لمزيد من المعلومات، يمكن للعملاء الاطلاع على الموقع الإلكتروني vnpt.com.vn أو الاتصال بالخط الساخن المجاني 18001260. المصدر: https://dantri.com.vn/suc-manh-so/so-hoa-ho-so-hieu-qua-voi-he-thong-vnpt-edig-20240617163637387.htm