تشير الحالة الحالية لتخزين المستندات الورقية في المؤسسات والشركات إلى أن العثور على المعلومات عند الحاجة إليها غالبًا ما يكون أمرًا صعبًا. علاوة على ذلك، إذا لم يتم حفظ السجلات الورقية بشكل صحيح، فإنها سوف تتدهور وتتعرض للتلف والعفن، مما يؤثر بشكل مباشر على صحة الإنسان ويلوث البيئة.
ناهيك عن تكلفة الموارد البشرية، فضلاً عن المساحة المهدرة للتخزين. إذا تم تطبيق التكنولوجيا على الإدارة، سيتم حل هذه المشاكل؛ ويساعد في نفس الوقت على تحسين المساحة للوحدات المستخدمة.
في عصر التطور التكنولوجي مع الثورة الصناعية 4.0 التي تغطي جميع مجالات الحياة، فإن تطبيق تكنولوجيا المعلومات في الرقمنة وبناء قواعد البيانات الحديثة هو الحل الذي اختارته المنظمات والشركات لتعزيز الإصلاح وتحسين كفاءة تسوية الإجراءات الإدارية وتقديم الخدمات للعملاء والأشخاص بشكل أسرع وأفضل وتحقيق المزيد من الكفاءة لجميع الأطراف. وعلى وجه التحديد، من الضروري تحويل الأرشيفات المادية المليئة بالغبار وتشغل مساحة كبيرة إلى "أرشيف افتراضي"، وهو عبارة عن قاعدة بيانات حديثة ومتزامنة ذات سعة كبيرة وتخزين ذكي وإدارة تشغيل آمنة ومأمونة واسترداد سريع وسهولة البحث ومشاركة المعلومات.
استجابة لهذا المطلب من المنظمات والشركات، فإن منصة رقمنة الأرشيف عبر الإنترنت VNPT eDiG التابعة لمجموعة البريد والاتصالات في فيتنام هي حل فعال، مع العديد من الفوائد مثل: توفير مساحة لتخزين المستندات والوثائق؛ يساعد على تخزين المعلومات واسترجاعها في أي وقت وفي أي مكان؛ القدرة على تحرير البيانات وإعادة استخدامها؛ احتفظ بنسخ احتياطية في حالة حدوث أي مخاطر؛ تصحيح تدهور الوثائق الأصلية؛ ضمان أمن البيانات وسلامتها.
تم إنشاء VNPT eDiG للامتثال للتعميم رقم 02/2019/TT-BNV المؤرخ 24 يناير 2019 لوزير الشؤون الداخلية الذي ينص على معايير بيانات الإدخال ومتطلبات الحفاظ على الأرشيفات الإلكترونية، والتوجيه الرسمي رقم 903/VTLTNN-QLII المؤرخ 21 أغسطس 2023 لدائرة السجلات والأرشيفات الحكومية الذي يوجه جمع السجلات والأرشيفات الإلكترونية وتقديمها إلى الأرشيفات التاريخية. بالإضافة إلى ذلك، يهدف المنتج إلى تلبية عمليات الأرشفة الرقمية ونظام إدارة وثائق الأرشيف الرقمي وفقًا لقانون الأرشيف (المعدل في عام 2024).
VNPT eDiG هو نظام برمجي يساعد العملاء على تحويل البيانات من السجلات الورقية إلى بيانات إشارة رقمية، والتي يمكن فهمها وقراءتها وتخزينها في قاعدة بيانات الوحدة بواسطة أجهزة الكمبيوتر. يتم نشر النظام بشكل مرن؛ التكامل السهل بناءً على الحالة الحالية للعميل؛ المساعدة في إنشاء قواعد بيانات مفتوحة يسهل البحث فيها والوصول إليها واستغلالها؛ يمكن للوحدات إنشاء تقارير إحصائية وتلخيص البيانات بسرعة كبيرة. تتوافق عملية تطوير المنتج مع عملية إنتاج البرمجيات، والتي تم إنشاؤها وفقًا لمتطلبات نظام إدارة جودة المنتج TCVN ISO 9001:2022 ومعايير أمن المعلومات وفقًا لـ TCVN ISO 27001:2015.
يساعد VNPT eDiG في تحديد المعلومات النصية واستخراجها وتقليل الإدخال اليدوي للبيانات؛ إدارة المعلومات المؤرشفة باستخدام أدوات البحث، وإدارة سجلات المستندات بشكل ملائم وسريع ودقيق. يدعم النظام طباعة وقراءة الباركود؛ يساعد في إدارة تسجيل الاستخدام / الاستعارة / الإرجاع / تمديد فترة استخدام المستندات الورقية أو المستندات عبر الإنترنت بسرعة وسهولة ...، مما يلبي بشكل جيد تنفيذ رقمنة المستندات للعديد من مجموعات العملاء المختلفة مثل الأقسام والفروع والصناعات والشركات والمستشفيات ...
بالإضافة إلى القدرة على خدمة العملاء الكبار على نطاق واسع باستخدام نموذج الحوسبة السحابية، يمكن لـ VNPT eDiG استيعاب تخزين مستويات وأنواع متعددة من السجلات - بما في ذلك معلومات السجلات غير المحددة. يحتوي النظام حاليًا على 12 نظامًا فرعيًا مع 66 مجموعة وظيفية وأكثر من 600 ميزة. بفضل التكنولوجيا الحديثة المتقدمة والعديد من المرافق العملية، تم تكريم الحل في جوائز Sao Khue 2020 Grand Awards، Top 4.0 Technology 2023 في مجال خدمات التحول الرقمي.
في الواقع، يحظى VNPT eDiG بتقدير كبير من قبل المستخدمين لمزاياه المتميزة، حيث تم تصميمه ليناسب أي نظام تخزين من مختلف الأحجام والمنظمات والأنواع. تم نشر الحل للعديد من شرائح العملاء من المستويات المركزية إلى المحلية مثل: لجنة حزب كتلة الأعمال المركزية، واتحاد المزارعين في فيتنام الوسطى، ومكاتب لجنة الحزب الإقليمية في هاو جيانج وفينه لونج؛ وزارة الشؤون الخارجية في دانانغ؛ وزارة الداخلية ووزارة المعلومات والاتصالات في كاو بانج؛ إدارات المعلومات والاتصالات في لاي تشاو وسوك ترانج... وفي الوقت نفسه، يتم تجريب النظام للاستخدام من قبل الضمان الاجتماعي في فيتنام، والإدارات العامة للسياحة والأرصاد الجوية المائية، وقسم V01 التابع لوزارة الأمن العام ، ومفتشية الحكومة، ومراكز تخزين البيانات التابعة لإدارات الشؤون الداخلية في المقاطعات والمدن، والمؤسسات المملوكة للدولة والشركات الصغيرة والمتوسطة...
لمزيد من المعلومات، يمكن للعملاء زيارة الموقع الإلكتروني vnpt.com.vn أو الاتصال بالخط الساخن المجاني 18001260.
مصدر
تعليق (0)