رقمنة إدارة خدمات الإقامة.

في ظل تعافي قطاع السياحة وتسارعه، بات التحول الرقمي اتجاهاً لا مفر منه بالنسبة لمؤسسات الإقامة. ففي ثانه هوا، التي تضم حالياً حوالي 1300 مؤسسة إقامة، لا يساهم تطبيق التكنولوجيا الرقمية في تحسين كفاءة الإدارة فحسب، بل يساهم أيضاً في رفع جودة الخدمات، وتلبية الطلب المتزايد للسياح.

يقوم موظف الاستقبال في فندق موونغ ثانه ثانه هوا بمعالجة إجراءات تسجيل الوصول باستخدام برنامج إدارة الإقامة الخاص بالفندق.

تحسين العمليات، وتوحيد الإدارة

في السابق، كانت عملية استقبال وإدارة النزلاء في العديد من الفنادق تتم يدوياً في الغالب، بدءاً من التحقق من وثائق الهوية، وتصويرها، وتعبئة استمارات المعلومات، وصولاً إلى تقديم التقارير إلى السلطات. لم تكن هذه العملية تستغرق وقتاً طويلاً فحسب، بل كانت أيضاً عرضة للأخطاء، مما تسبب في إزعاج كل من النزلاء والعاملين في الفندق، لا سيما خلال مواسم الذروة السياحية .

لهذا السبب تحديدًا، أصبح استخدام برامج إدارة أماكن الإقامة حلاً ملحًا. ففي العديد من فنادق المحافظة، تم تبسيط إجراءات تسجيل الوصول بشكل ملحوظ، إذ يكفي موظفو الاستقبال مسح رمز الاستجابة السريعة (QR) الموجود على بطاقة الهوية الشخصية المزودة بشريحة إلكترونية، ليتم تحديث جميع بيانات النزلاء تلقائيًا في النظام. ثم تتم مزامنة البيانات مع الجهات المختصة، مما يضمن الامتثال للوائح ويقلل الأخطاء إلى أدنى حد.

بالنسبة للمنشآت التي تستقبل أعدادًا كبيرة من النزلاء، لا يوفر التحول الرقمي للعمليات الوقت فحسب، بل يقلل أيضًا الضغط على الموظفين بشكل ملحوظ. فبدلاً من معالجة كل وثيقة يدويًا، يمكن لقسم الاستقبال التركيز بشكل أكبر على خدمة العملاء ودعمهم، وهو عامل بالغ الأهمية في ظل المنافسة المتزايدة في قطاع الخدمات. وقالت السيدة بوي ثي هواي ثونغ، نائبة مدير قسم الإقامة في فندق موونغ ثانه ثانه هوا: "في السابق، كانت عملية تسجيل الوصول معقدة للغاية، حيث كان على الموظفين القيام بالعديد من الخطوات اليدوية، مما كان يؤدي إلى حدوث أخطاء. ومنذ تطبيق برنامج إدارة الإقامة، أصبحت عملية تسجيل الوصول أقصر، والبيانات أكثر دقة، والأمان مضمون. كما يشعر النزلاء براحة أكبر لأنهم لم يعودوا مضطرين لتقديم الكثير من الأوراق كما كان في السابق."

لا يقتصر دور برامج الإدارة على استقبال البيانات فحسب، بل يساعد أيضاً في ربط جميع الأنشطة التشغيلية والتحكم بها بشكل متزامن، بدءاً من إدارة الغرف ومراقبة الإشغال وصولاً إلى إحصاءات الإيرادات والتقارير الفورية. كما أن رقمنة البيانات وتوحيدها يُسهّل على الشركات تحليل الطلب في السوق والتنبؤ به، مما يُحسّن كفاءة العمل.

بعد أن كان التحول الرقمي مقتصراً على الفنادق الكبيرة، امتد ليشمل العديد من مؤسسات الإقامة في مختلف القطاعات. وهذا يدل على تحول كبير في نظرة الشركات إلى دور التكنولوجيا، من كونها أداة مساعدة إلى منصة أساسية في الإدارة. وبالإضافة إلى تحسين كفاءة الإدارة الداخلية، يُحدث التحول الرقمي تغييرات جذرية في كيفية تعامل مؤسسات الإقامة مع العملاء وخدمتهم.

الارتقاء بالتجربة، والتحرك نحو السياحة الذكية.

بينما تُسهم الرقمنة في رفع كفاءة عمل شركات الإقامة، تُغير التكنولوجيا أيضاً طريقة وصول المسافرين إلى الخدمات واستخدامها. فبدلاً من الاعتماد على طرق الحجز المباشر كما كان سابقاً، يتجه المزيد من المسافرين إلى البحث والحجز والدفع عبر المنصات الرقمية. هذا التوجه يُجبر شركات الإقامة على التكيف بشكل استباقي وتوسيع حضورها الإلكتروني، بدءاً من وسائل التواصل الاجتماعي وصولاً إلى تطبيقات الحجز.

في سام سون، مركز السياحة الساحلية في مقاطعة ثانه هوا، يتجلى هذا التوجه بوضوح. فمع وجود عدد كبير من أماكن الإقامة والضغط المتزايد لخدمة السياح خلال موسم الذروة، لا يساهم تطبيق التكنولوجيا في تحسين كفاءة العمل فحسب، بل يساهم أيضاً في خلق بيئة سياحية أكثر احترافية وشفافية. وقد صرّحت السيدة نغوين ثاو دو، ممثلة فندق هاي ين في حي سام سون، قائلةً: "في السابق، كان النزلاء يأتون مباشرةً لحجز الغرف، وهو ما كان يُعتبر إجراءً سلبياً. أما الآن، فمنذ الترويج عبر المنصات الرقمية، أصبح بإمكان النزلاء حجز الغرف والدفع عبر التطبيق. وهذا يساعدنا في الوصول إلى المزيد من العملاء، ويُسهّل علينا ترتيب الغرف وإدارتها."

في الواقع، شهدت العديد من أماكن الإقامة ارتفاعًا ملحوظًا في نسبة الحجوزات الإلكترونية، لتصل إلى ما بين 60 و70% من إجمالي عدد النزلاء خلال الموسم السياحي. ولا يقتصر هذا على مساعدة الشركات في توسيع نطاق خدماتها فحسب، بل يُعزز أيضًا من احترافية الخدمة. فالمعلومات المتعلقة بالغرف والأسعار والخدمات متاحة للجميع بشفافية تامة في البيئة الرقمية، مما يُسهّل على العملاء الاختيار واتخاذ القرارات. ومن منظور إداري، تُحقق رقمنة بيانات أماكن الإقامة فوائد عملية أيضًا، حيث يتم تحديث معلومات النزلاء لحظيًا، مما يُساعد السلطات في المراقبة والإدارة وضمان الأمن والنظام، لا سيما في المناطق السياحية الرئيسية مثل سام سون.

من الواضح أن التحول الرقمي في إدارة خدمات الإقامة ليس مجرد حل تقني، بل أصبح الركيزة التشغيلية الجديدة لقطاع السياحة. فمن توحيد الإدارة وتحسين الأعمال إلى تعزيز التجارب وضمان الأمن، تُسهم التكنولوجيا في بناء منظومة سياحية ذكية. وسيكون هذا عاملاً أساسياً لمدينة ثانه هوا لتعزيز قدرتها التنافسية وتطوير السياحة فيها نحو الاحترافية والحداثة والاستدامة في المستقبل.

نص وصور: هونغ تو

المصدر: https://baothanhhoa.vn/so-hoa-quan-ly-dich-vu-luu-tru-281979.htm