Cách tối ưu hóa Outlook để quản lý email hiệu quả hơn Gmail

Nắm vững 10 mẹo tùy chỉnh Outlook giúp dọn dẹp hộp thư tự động, chặn theo dõi và sử dụng phím tắt Gmail để tăng tối đa năng suất làm việc.

Báo Nghệ An•29/05/2026

Dù Gmail hiện đang dẫn đầu thị trường, Microsoft Outlook vẫn sở hữu nhiều tính năng mạnh mẽ có khả năng tối ưu hóa công việc vượt trội. Tuy nhiên, nhiều công cụ hữu ích trong Outlook không được bật mặc định, khiến người dùng bỏ lỡ cơ hội biến hộp thư hỗn độn thành không gian làm việc chuyên nghiệp. Dưới đây là những mẹo quan trọng để nâng cao trải nghiệm quản lý email.

Nâng cao quyền riêng tư và chặn theo dõi

Các doanh nghiệp thường sử dụng "pixel theo dõi" ẩn trong email để biết khi nào bạn mở thư. Để bảo vệ quyền riêng tư trên Outlook.com, bạn hãy truy cập Cài đặt (biểu tượng bánh răng) > Mail > Junk email. Tại phần Security options, chọn Block attachments, pictures, and links from anyone not in my Safe senders and domains list. Thao tác này giúp ngăn chặn việc theo dõi ngầm và các nguy cơ lừa đảo (phishing).

Ngoài ra, bạn có thể vào Mail > Layout để tắt Don't show sender images và trong tab Message handling, hãy bỏ chọn mục hiển thị logo người gửi liên quan đến mua sắm. Để đảm bảo thư quan trọng không bị thất lạc, hãy thêm địa chỉ đáng tin cậy vào Safe senders trong cùng menu cài đặt.

Dọn dẹp hộp thư tự động với tính năng Sweep

Tính năng Sweep (Quét) là công cụ mạnh mẽ giúp tự động hóa việc dọn dẹp thư từ các người gửi cụ thể. Ví dụ, bạn có thể thiết lập để Outlook chỉ giữ lại email giao dịch ngân hàng trong 10 ngày gần nhất và tự động lưu trữ các thư cũ hơn.

Để thực hiện, hãy chọn một email, nhấn vào tab Home và chọn Sweep. Một cửa sổ sẽ xuất hiện với bốn tùy chọn xử lý chính:

Các tùy chọn tính năng Sweep trong Outlook — Giao diện thiết lập tính năng Sweep để tự động di chuyển hoặc xóa email theo quy tắc.

Di chuyển tất cả tin nhắn khỏi Hộp thư đến.
Di chuyển tất cả tin nhắn hiện tại và tương lai.
Chỉ giữ lại tin nhắn mới nhất.
Tự động di chuyển tin nhắn cũ hơn 10 ngày.

Tăng tốc xử lý với cử chỉ vuốt và phím tắt Gmail

Trên ứng dụng di động, bạn có thể tùy chỉnh cử chỉ vuốt trái hoặc phải để xóa, lưu trữ hoặc gắn cờ email bằng cách vào Settings > Email > Swipe Options. Đối với người dùng máy tính quen thuộc với hệ thống phím tắt của Google, Outlook cho phép chuyển đổi sang bộ phím tắt Gmail trong phần Settings > General > Accessibility > Keyboard shortcuts.

Một tính năng không nên bỏ qua là Quick steps (Các bước nhanh). Công cụ này cho phép gộp nhiều hành động vào một cú nhấp chuột, chẳng hạn như vừa đánh dấu đã đọc vừa chuyển email vào thư mục lưu trữ (Archive). Bạn có thể thiết lập tại Mail > Quick steps.

Kiểm soát AI và các tính năng bổ trợ

Nếu muốn bảo mật dữ liệu tuyệt đối và không sử dụng Copilot AI, người dùng có thể vào Settings > Copilot để tắt tính năng này. Đồng thời, trong phần Privacy and data, bạn nên tắt các tùy chọn thu thập dữ liệu chẩn đoán và phân tích nội dung để đảm bảo Microsoft không thu thập thông tin từ email của bạn.

Cuối cùng, hãy kích hoạt tính năng Undo send (Hoàn tác gửi) trong mục Mail > Compose and reply. Bạn có thể thiết lập thời gian chờ lên đến 30 giây để kịp thời thu hồi những email gửi nhầm hoặc có lỗi sai sót trước khi chúng thực sự được chuyển đi.