Jak optimalizovat Outlook pro efektivnější správu e-mailů než Gmail.

Osvojte si těchto 10 tipů pro přizpůsobení Outlooku, abyste si automaticky vyčistili doručenou poštu, sledovali bloky a používali zkratky Gmailu pro maximalizaci své produktivity.

Přestože Gmail v současné době vede na trhu, Microsoft Outlook se stále může pochlubit mnoha výkonnými funkcemi, které dokáží výrazně optimalizovat pracovní postupy. Mnoho užitečných nástrojů v Outlooku však není ve výchozím nastavení povoleno, což uživatelům brání v proměně přeplněné schránky v profesionální pracovní prostor. Níže uvádíme několik důležitých tipů, jak vylepšit správu e-mailů.

Zlepšete soukromí a blokujte sledování.

Firmy v e-mailech často používají skryté „sledovací pixely“, aby věděly, kdy je otevřete. Chcete-li ochránit své soukromí na Outlook.com, přejděte do Nastavení (ikona ozubeného kola) > Pošta > Nevyžádaná pošta . V části Možnosti zabezpečení vyberte možnost Blokovat přílohy, obrázky a odkazy od všech, kteří nejsou v seznamu Bezpeční odesílatelé a domény . To pomáhá zabránit skrytému sledování a pokusům o phishing.

Dále můžete v nabídce Pošta > Rozvržení vypnout možnost „Nezobrazovat obrázky odesílatelů“ a na kartě Zpracování zpráv zrušit zaškrtnutí možnosti zobrazovat loga odesílatelů související s nakupováním. Abyste zajistili, že se důležité e-maily neztratí, přidejte důvěryhodné adresy do složky Bezpeční odesílatelé ve stejné nabídce nastavení.

Automaticky si vyčistěte doručenou poštu pomocí funkce Sweep.

Funkce Sweep je výkonný nástroj, který automatizuje čištění e-mailů od konkrétních odesílatelů. Můžete například nastavit Outlook tak, aby uchovával pouze e-maily s bankovními transakcemi z posledních 10 dnů a automaticky archivoval starší e-maily.

Chcete-li to provést, vyberte e-mail, klikněte na kartu Domů a zvolte možnost Uklidit . Zobrazí se okno se čtyřmi hlavními možnostmi zpracování:

Toto rozhraní umožňuje nastavit funkci Sweep tak, aby automaticky přesouvala nebo mazala e-maily podle nastaveného pravidla.

• Přesunout všechny zprávy ze složky Doručená pošta.
• Přesunout všechny aktuální i budoucí zprávy.
• Uchovávejte pouze nejnovější zprávy.
• Automaticky přesouvat zprávy starší než 10 dní.

Zrychlete zpracování pomocí gest přejetí prstem a zkratek Gmailu.

V mobilní aplikaci si můžete přizpůsobit gesto přejetí prstem doleva nebo doprava pro mazání, archivaci nebo označování e-mailů v Nastavení > E-mail > Možnosti přejetí prstem . Pro uživatele počítačů, kteří znají klávesové zkratky Google, Outlook umožňuje přepnout na klávesové zkratky Gmailu v Nastavení > Obecné > Zpřístupnění > Klávesové zkratky .

Jednou z funkcí, kterou stojí za zmínku, jsou Rychlé kroky. Tento nástroj umožňuje sloučit více akcí do jednoho kliknutí, například označit e-mail jako přečtený a přesunout ho do archivní složky. Nastavit to můžete v nabídce Pošta > Rychlé kroky .

Ovládejte umělou inteligenci a doplňkové funkce.

Pokud chcete absolutní zabezpečení dat a nechcete používat Copilot AI, můžete tuto funkci vypnout v Nastavení > Copilot . Dále byste v části Soukromí a data měli vypnout možnosti shromažďování diagnostických dat a analýzy obsahu, abyste zajistili, že Microsoft nebude shromažďovat informace z vašich e-mailů.

Nakonec povolte funkci Vrátit zpět odeslání v nabídce Pošta > Napsat a odpovědět . Můžete nastavit časový limit až 30 sekund, abyste si mohli chybně doručené nebo chybné e-maily odvolat před jejich skutečným odesláním.

Inzerce

Zdroj: https://baonghean.vn/cach-toi-uu-hoa-outlook-de-quan-ly-email-hieu-qua-hon-gmail-10338732.html